8 Mẫu báo cáo bán hàng phổ biến, chuẩn quy định 2026

Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu về doanh thu, đơn hàng, sản phẩm, khách hàng và hiệu suất nhân viên, từ đó đánh giá kết quả kinh doanh và đưa ra quyết định bán hàng chính xác hơn. Theo nghiên cứu State of Sales của Salesforce, nhân viên kinh doanh chỉ dành khoảng 28% thời gian trong tuần cho hoạt động bán hàng, trong khi phần lớn thời gian còn lại được sử dụng cho những công việc như quản lý giao dịch, nhập liệu và các tác vụ liên quan. Điều này cho thấy việc tổ chức dữ liệu và xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả có vai trò quan trọng trong việc giảm thời gian xử lý thủ công và giúp đội ngũ tập trung hơn vào hoạt động tạo doanh thu.

Vậy báo cáo bán hàng gồm những gì, nên theo dõi chỉ số nào và mẫu báo cáo nào phù hợp với doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, ARITO tổng hợp 8 mẫu báo cáo bán hàng phổ biến, đồng thời hướng dẫn cách xây dựng và ứng dụng báo cáo hiệu quả trong năm 2026.

1. Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng là tài liệu tổng hợp, trình bày và phân tích các dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy vào mục đích quản lý, báo cáo có thể phản ánh doanh thu, số lượng đơn hàng, sản phẩm đã bán, khách hàng, hiệu suất nhân viên, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu và các chỉ số kinh doanh khác.

Tùy quy mô và nhu cầu, báo cáo có thể được thực hiện thủ công trên Excel hoặc tự động hóa bằng phần mềm quản lý bán hàng, giúp giảm thời gian tổng hợp dữ liệu và hỗ trợ nhà quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh thuận tiện hơn.

2. Báo cáo bán hàng có vai trò gì trong doanh nghiệp?

Báo cáo bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hoạt động bán hàng. Một số vai trò chính gồm:

• Theo dõi kết quả kinh doanh: Tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng và lợi nhuận theo từng thời kỳ, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình bán hàng.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Theo dõi doanh số, số đơn hàng và mức độ hoàn thành KPI của từng nhân viên, từ đó có cơ sở đánh giá và cải thiện hiệu quả làm việc.
• Phân tích sản phẩm và kênh bán hàng: Xác định sản phẩm bán chạy, sản phẩm có doanh thu thấp cũng như các khu vực, kênh bán hàng đang mang lại hiệu quả tốt.
• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu để nhà quản lý đưa ra quyết định về giá bán, chương trình khuyến mãi, phân bổ nguồn lực và kế hoạch kinh doanh.
• Kiểm soát mục tiêu bán hàng: So sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu đề ra, giúp doanh nghiệp nhận diện khoảng cách và kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

 

3. Các mẫu báo cáo bán hàng phổ biến hiện nay

Tùy vào thời gian theo dõi và mục đích quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu báo cáo bán hàng khác nhau. Dưới đây là 8 mẫu phổ biến, có thể áp dụng linh hoạt theo nhu cầu thực tế:

3.1. Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày

Báo cáo bán hàng theo ngày giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng trong từng ngày, phù hợp với các cửa hàng và doanh nghiệp có số lượng giao dịch thường xuyên. Báo cáo có thể được cập nhật hằng ngày để nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt kết quả kinh doanh.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày

3.2. Mẫu báo cáo bán hàng theo tháng

Báo cáo bán hàng theo tháng tổng hợp kết quả kinh doanh trong một tháng, giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình bán hàng và mức độ hoàn thành mục tiêu theo từng tháng. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch và chỉ tiêu cho tháng tiếp theo.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo tháng

3.3. Mẫu báo cáo bán hàng theo năm

Báo cáo bán hàng theo năm cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả kinh doanh trong cả năm, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng tăng trưởng và so sánh kết quả giữa các giai đoạn. Mẫu báo cáo này thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả kinh doanh và lập kế hoạch cho năm tiếp theo.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo năm

3.4. Mẫu báo cáo bán hàng theo nhân viên

Báo cáo theo nhân viên tập trung vào kết quả bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất làm việc, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và có cơ sở phân bổ công việc phù hợp.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo nhân viên

3.5. Mẫu báo cáo bán hàng theo sản phẩm

Báo cáo theo sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Qua đó, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả tiêu thụ và đưa ra quyết định phù hợp về danh mục sản phẩm.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo sản phẩm

3.6. Mẫu báo cáo bán hàng theo khách hàng

Báo cáo theo khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hoạt động mua hàng của từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Thông tin từ báo cáo có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng và xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo khách hàng

3.7. Mẫu báo cáo bán hàng theo khu vực

Báo cáo bán hàng theo khu vực dùng để so sánh kết quả kinh doanh giữa các khu vực, chi nhánh hoặc thị trường. Mẫu báo cáo này phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tại nhiều địa bàn và cần đánh giá hiệu quả của từng khu vực.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo khu vực

3.8. Mẫu báo cáo bán hàng theo kênh

Báo cáo theo kênh giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng trên từng kênh phân phối, chẳng hạn như cửa hàng trực tiếp, website, sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định kênh hoạt động hiệu quả và có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp.

> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng theo kênh

4. Báo cáo bán hàng cần có những nội dung và chỉ số nào?

Một báo cáo bán hàng cần tập trung vào các chỉ số phản ánh kết quả kinh doanh, từ đơn hàng, sản phẩm đến doanh thu và hiệu suất nhân viên. Dưới đây là những nội dung quan trọng doanh nghiệp nên theo dõi.

4.1. Thông tin đơn hàng và sản phẩm

Báo cáo cần thể hiện các thông tin như mã đơn hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu và trạng thái đơn. Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng và xác định sản phẩm bán chạy hoặc có doanh số thấp.

4.2. Doanh thu, doanh số và lợi nhuận

Các chỉ số doanh thu, doanh số và lợi nhuận giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả và hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn. Doanh nghiệp có thể so sánh theo tháng, quý hoặc cùng kỳ để nhận biết xu hướng tăng giảm.

4.3. Số lượng đơn hàng và giá trị đơn hàng

Doanh nghiệp nên theo dõi tổng số đơn hàng, đơn thành công, đơn hủy/hoàn trả và giá trị đơn hàng trung bình (AOV). Các chỉ số này giúp đánh giá quy mô giao dịch và khả năng tạo doanh thu từ mỗi đơn hàng.

AOV = Tổng doanh thu / Tổng số đơn hàng

4.4. Hiệu suất nhân viên kinh doanh

Hiệu suất nhân viên có thể được đánh giá thông qua doanh số, số đơn hàng, số khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi và KPI đạt được. Qua đó, nhà quản lý dễ dàng xác định nhân viên có hiệu suất tốt và những trường hợp cần cải thiện.

4.5. Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu bán hàng

Chỉ số này phản ánh kết quả bán hàng thực tế so với mục tiêu đã đặt ra, giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ thực hiện kế hoạch. Khi tỷ lệ thấp hơn kỳ vọng, doanh nghiệp có thể sớm điều chỉnh kế hoạch và nguồn lực bán hàng.

Tỷ lệ hoàn thành (%) = Kết quả thực tế / Mục tiêu × 100%

5. Cách lập báo cáo bán hàng hiệu quả

Để lập báo cáo bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu chính xác, lựa chọn đúng chỉ số và trình bày thông tin rõ ràng. Quy trình có thể thực hiện theo 4 bước sau:

5.1. Xác định mục tiêu và phạm vi báo cáo

Trước tiên, cần xác định báo cáo phục vụ mục đích gì như theo dõi doanh thu, đánh giá nhân viên hay phân tích sản phẩm. Đồng thời, lựa chọn phạm vi thời gian theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm phù hợp với nhu cầu quản lý.

5.2. Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Dữ liệu bán hàng cần được tổng hợp từ các nguồn như đơn hàng, hóa đơn, Excel, CRM hoặc hệ thống ERP. Doanh nghiệp nên kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu trước khi đưa vào báo cáo.

5.3. Phân tích và đánh giá kết quả

Sau khi tổng hợp, doanh nghiệp cần so sánh các chỉ số như doanh thu, số đơn hàng, lợi nhuận và mức độ hoàn thành KPI với mục tiêu hoặc kỳ trước. Qua đó, nhà quản lý có thể nhận biết xu hướng và những điểm cần cải thiện trong hoạt động bán hàng.

5.4. Đưa ra nhận định và đề xuất

Báo cáo không nên chỉ dừng ở việc trình bày số liệu mà cần đưa ra nhận định dựa trên kết quả phân tích. Từ đó, doanh nghiệp có thể đề xuất giải pháp như điều chỉnh chỉ tiêu, tập trung vào sản phẩm tiềm năng hoặc tối ưu kênh bán hàng.

6. Lập báo cáo bán hàng bằng Excel: Ưu điểm và hạn chế

Lập báo cáo bán hàng bằng Excel là phương pháp phổ biến nhờ dễ sử dụng, linh hoạt và không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư hệ thống quản lý bán hàng phức tạp. Người dùng có thể sử dụng công thức, PivotTable, biểu đồ và bộ lọc để tổng hợp doanh thu, đơn hàng, sản phẩm hoặc hiệu suất nhân viên theo từng khoảng thời gian.

Tuy nhiên, khi lượng dữ liệu và số người dùng tăng lên, Excel có thể phát sinh một số hạn chế như nhập liệu thủ công mất thời gian, dễ sai sót, khó đồng bộ dữ liệu và khó cập nhật báo cáo theo thời gian thực. Vì vậy, Excel thường phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc dữ liệu chưa quá phức tạp; với nhu cầu quản trị lớn hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phần mềm quản lý để tự động hóa quá trình báo cáo.

7. Làm báo cáo bán hàng tự động bằng phần mềm quản lý

Khi dữ liệu bán hàng ngày càng lớn, việc tổng hợp báo cáo thủ công bằng Excel có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp tự động cập nhật dữ liệu, theo dõi doanh thu, đơn hàng và phân tích kết quả kinh doanh theo sản phẩm, khách hàng, khu vực hoặc nhân viên bán hàng.

Với phân hệ Quản lý Bán hàng của ARITO ERP, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung dữ liệu bán hàng và kết nối với các phân hệ liên quan như Kho, Tài chính – Kế toán và CRM. Nhờ đó, nhà quản lý có thể theo dõi số liệu, đối chiếu thực tế với kế hoạch và khai thác báo cáo phục vụ quá trình ra quyết định nhanh chóng hơn.

8. Những lưu ý khi xây dựng báo cáo bán hàng

Khi xây dựng báo cáo bán hàng, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố để đảm bảo số liệu chính xác, dễ theo dõi và có giá trị cho quá trình ra quyết định:

• Đảm bảo dữ liệu chính xác: Kiểm tra thông tin đơn hàng, doanh thu, sản phẩm và khách hàng trước khi tổng hợp để hạn chế sai lệch.
• Lựa chọn chỉ số phù hợp: Chỉ nên đưa vào báo cáo những chỉ số cần thiết như doanh thu, số đơn hàng, lợi nhuận, KPI hoặc tỷ lệ hoàn thành mục tiêu.
• Thống nhất cách tính: Các phòng ban cần sử dụng cùng công thức và tiêu chí tính toán để tránh chênh lệch số liệu khi đối chiếu.
• Xác định kỳ báo cáo hợp lý: Tùy mục đích quản lý, doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
• Trình bày trực quan, dễ hiểu: Kết hợp bảng, biểu đồ và so sánh giữa các kỳ để nhà quản lý nhanh chóng nhận biết xu hướng và biến động.
• Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Báo cáo cần sử dụng dữ liệu mới nhất để phản ánh sát tình hình bán hàng và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời.

9. Câu hỏi thường gặp về báo cáo bán hàng

9.1. Báo cáo bán hàng gồm những gì?

Báo cáo bán hàng thường gồm các thông tin như doanh thu, số lượng đơn hàng, sản phẩm đã bán, khách hàng, lợi nhuận và hiệu suất nhân viên kinh doanh. Nội dung cụ thể có thể thay đổi tùy theo mục tiêu và quy mô quản lý của doanh nghiệp.

9.2. Báo cáo bán hàng nên lập theo ngày hay tháng?

Doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy nhu cầu. Báo cáo ngày phù hợp để theo dõi hoạt động thường xuyên, trong khi báo cáo tháng giúp đánh giá xu hướng, hiệu quả kinh doanh và mức độ hoàn thành mục tiêu.

9.3. Báo cáo bán hàng và báo cáo doanh thu có giống nhau không?

Không giống nhau hoàn toàn. Báo cáo doanh thu chủ yếu tập trung vào số tiền doanh nghiệp thu được từ hoạt động kinh doanh, còn báo cáo bán hàng có phạm vi rộng hơn, bao gồm đơn hàng, sản phẩm, khách hàng, nhân viên và nhiều chỉ số liên quan.

9.4. Có thể lập báo cáo bán hàng tự động không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc hệ thống ERP để tự động tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo theo các tiêu chí cần theo dõi. Cách này giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và hỗ trợ cập nhật số liệu nhanh hơn.

10. Kết luận

Báo cáo bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, đơn hàng và hiệu suất kinh doanh mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để đánh giá kết quả và đưa ra quyết định phù hợp. Tùy theo mục tiêu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mẫu báo cáo theo ngày, tuần, tháng, sản phẩm, khách hàng, nhân viên hoặc kênh bán hàng.

Khi quy mô dữ liệu ngày càng lớn, việc lập báo cáo thủ công có thể mất nhiều thời gian và khó đảm bảo tính đồng bộ. Doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng từ ARITO ERP để tập trung dữ liệu, tự động hóa báo cáo và theo dõi tình hình kinh doanh thuận tiện hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ ra quyết định kịp thời.