Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh: Mẫu, Quy định và cách đăng ký

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng công nghệ vào mọi khía cạnh của kinh doanh trở nên không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu bắt buộc để cạnh tranh và phát triển bền vững. Hóa đơn điện tử, với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các hộ kinh doanh. Bài viết này ARITO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, cụ thể là về mẫu hóa đơn điện tử, quy định liên quan và hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh dễ dàng chuyển đổi và tận dụng hiệu quả công nghệ này.

Hóa đơn điện tử là gì?

• Hóa đơn là một chứng từ kế toán quan trọng được lập bởi cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ghi chép lại. Hóa đơn này có thể được biểu diễn dưới hình thức điện tử hoặc giấy, phụ thuộc vào quy định của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thông qua các phương tiện điện tử bởi những cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này tuân thủ theo các quy định pháp luật về kế toán và thuế, và có thể bao gồm cả loại hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà trước khi gửi cho người mua, cơ quan thuế đã cấp một mã đặc biệt. Mã này bao gồm số giao dịch độc nhất từ hệ thống của cơ quan thuế và một chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được tổ chức kinh doanh gửi đến người mua mà không kèm theo mã từ cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

Cách bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử:

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan cần được bảo quản, lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự chọn lựa phương pháp bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh và khả năng áp dụng công nghệ của mình.

Điều quan trọng cần đảm bảo là hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải luôn có khả năng được in ra giấy hoặc có thể tra cứu một cách dễ dàng khi có yêu cầu từ phía người dùng hoặc cơ quan quản lý.

Quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với các hộ kinh doanh tại Việt Nam. Cụ thể, có ba trường hợp chính mà hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Trường hợp này bao gồm các hộ kinh doanh đều đặn kê khai thuế với cơ quan thuế. Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng cường khả năng kiểm soát và quản lý thuế một cách hiệu quả hơn từ phía cơ quan quản lý. Đối với hộ kinh doanh, việc này không chỉ giúp minh bạch hóa các giao dịch mà còn tăng cường tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của họ. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích trong việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu dễ dàng, giảm thiểu rủi ro sai sót và lừa đảo. 
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Trong trường hợp này, hộ kinh doanh nộp thuế dựa trên một khoản thuế cố định được khoán trước với cơ quan thuế và không dựa trên doanh thu thực tế hoặc lợi nhuận. Nếu hộ kinh doanh này có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử cho từng lần giao dịch phát sinh. Điều này cho phép các hộ kinh doanh này tuân thủ quy định khi cần xuất hóa đơn cho các giao dịch cụ thể, giúp quản lý tài chính và thuế một cách rõ ràng hơn. 
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Trường hợp này tương tự như hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng áp dụng cho những hộ kinh doanh khai thuế dựa trên từng giao dịch cụ thể. Cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn điện tử cho mỗi lần giao dịch phát sinh theo yêu cầu. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi chép và quản lý đúng cách, tăng cường tính minh bạch và chính xác trong báo cáo thuế.

Quy định này nhấn mạnh tới việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng đối với hộ kinh doanh tại Việt Nam trong việc hiện đại hóa quản lý kinh doanh và thuế. Việc này không chỉ giúp cải thiện quản lý thuế và tăng cường minh bạch trong giao dịch kinh doanh mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc tận dụng lợi ích của công nghệ số, giảm thiểu chi phí và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. 

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh bao gồm những nội dung gì?

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, theo quy định pháp luật về thuế và kế toán, cần bao gồm các nội dung cơ bản sau để đảm bảo tính pháp lý và tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh:

• Thông tin của người bán:

• Tên, địa chỉ của tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Mã số thuế của người bán.

• Thông tin của người mua:

• Tên, địa chỉ của người mua hàng hóa, dịch vụ (nếu có).
• Mã số thuế của người mua (trong trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp).

• Thông tin về giao dịch:

• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Thuế suất VAT áp dụng (nếu có); số tiền thuế VAT; tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm cả thuế).

• Thông tin khác:

• Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản,…).
• Số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ (nếu có).
• Chữ ký số của người bán hoặc mã xác thực của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
• Ghi chú khác (nếu có), ví dụ như điều kiện giao hàng, chiết khấu,…

• Mã hóa đơn và mã kiểm tra:

• Mã hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp (nếu là hóa đơn có mã).
• Mã kiểm tra từ cơ quan thuế, giúp xác thực thông tin hóa đơn.

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định về định dạng và nội dung theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng trong giao dịch, cũng như khi kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế. Việc lập hóa đơn điện tử cần được thực hiện thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế phê duyệt và cấp phép, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu.

Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Theo thông tư 68/2019/TT-BTC đã hướng dẫn một số điều chỉnh về hóa đơn điện tử. Nhằm giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả, thông tư 68 đã ban kèm các mẫu hóa đơn sau đây:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng được lập theo mẫu hiển thị số 01.

Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng được áp dụng đối với trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương thức trực tiếp.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được tạo lập với mục đích ghi chép việc thực hiện xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Trong mẫu phiếu xuất kho cần đảm bảo nêu rõ các thành tố như Nội dung xuất kho, Thông tin vận chuyển, Phương tiện và người vận chuyển…

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được áp dụng cho các đối tượng quy định tại Điều 2 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù

Đây là mẫu hóa đơn được áp dụng trong các trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đặc thù. Trong mẫu hóa đơn giá trị gia tăng này không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung. Việc này được quy định rõ trong Khoản 3 Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Mẫu HĐĐT giá trị gia tăng cho các tổ chức, doanh nghiệp đặc thù được lập theo mẫu hiển thị số 04.

 

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dành cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân đặc thù bằng ngoại tệ được lập theo mẫu hiển thị số 05.

>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm in hóa đơn bán hàng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Cách đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Sau đây ARITO xin phép hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Mẫu số 06/ĐN-PSĐT theo quy định của Bộ Tài chính.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD của chủ hộ kinh doanh
• Bản sao hợp lệ Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ theo 2 cách:

• Nộp trực tiếp: Tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh đăng ký thuế.
• Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).

Bước 3: Các bước nộp hồ sơ trực tuyến:

• Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Đăng nhập bằng tài khoản Cổng thông tin điện tử quốc gia hoặc tài khoản khai thuế điện tử.
• Chọn “Dịch vụ trực tuyến” > “Hóa đơn điện tử” > “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
• Điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn trên hệ thống.
• Đính kèm các tập tin hồ sơ theo yêu cầu.
• Gửi hồ sơ và chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Thời gian xử lý hồ sơ: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Kết quả

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo cho hộ kinh doanh biết lý do và yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh, tuy nhiên cũng có thể gặp một số khó khăn trong quá trình đăng ký, sử dụng và quản lý. Do đó, nếu bạn thấy khó khăn trong bất kỳ bước nào, hãy liên hệ ngay với ARITO để được hỗ trợ:

• • Đáp ứng mọi nghiệp vụ hóa đơn cho mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực: ARITO cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện phù hợp với nhu cầu của mọi loại hình kinh doanh.
  • Tự động nhập liệu hóa đơn, giải phóng kế toán khỏi tác vụ thủ công: ARITO có khả năng tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn đầu vào, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho kế toán.
  • Tự động kiểm tra đối chiếu thông tin trên hóa đơn, tránh sai sót, thất lạc: ARITO tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu.
  • Tự động tổng hợp tình hình sử dụng của hóa đơn chi tiết, trực quan: chúng tôi cung cấp báo cáo thống kê chi tiết về việc sử dụng hóa đơn, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý.
  • Kết nối với Tổng Cục Thuế, Phần mềm kế toán, Chữ ký số, Thuế điện tử: ARITO tích hợp với các hệ thống khác giúp bạn thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng.

• Với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, ARITO sẽ hỗ trợ bạn:
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác.
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả.
• Giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Hãy liên hệ ngay với ARITO để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất có thể!

Những điều cần lưu ý về việc sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh:

• Hộ kinh doanh được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh trong những trường hợp nào?

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.
• Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh không có địa điểm kinh doanh cố định.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp:

• Đã ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản.
• Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước khi cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh.
• Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

• Hộ kinh doanh nào được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử có mã trong 12 tháng đầu tiên?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

• Khi nào hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã?

• Hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Hộ kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
• Hộ kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh.
• Hộ kinh doanh có hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về thuế.

>> Xem thêm: Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng chi tiết 

Đánh giá 5 cách quản lý hoá đơn đầu vào cho mọi doanh nghiệp

Kết luận:

Từ những thông tin chi tiết trên, chắc hẳn bạn đọc đã có một cái nhìn tổng thể cho việc áp dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Vì đó không chỉ là một bước tiến theo xu hướng số hóa mà còn là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy từ việc tiết kiệm chi phí, thời gian, đến việc tăng cường tính minh bạch, dễ dàng quản lý và lưu trữ. Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định thuế một cách hiệu quả, đồng thời tăng cường tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh cần lưu ý tuân thủ đúng các quy định về đăng ký, các mẫu hóa đơn điện tử và các lưu ý khi đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh. Đồng thời, hãy cân nhắc trong việc lựa chọn phần mềm giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện để không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình kinh doanh mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc kiểm soát và quản lý hóa đơn một cách chặt chẽ, từ đó giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. 

Trên đây là những điều cần lưu ý về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh mà ARITO muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng, những chia sẻ trên sẽ giúp hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử đúng quy định và lựa chọn giải pháp phù hợp, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn và hỗ trợ công tác làm việc hiệu quả nhất.

Nếu bạn có bất kỳ thông tin thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Arito để được tư vấn miễn phí!