5 cách quản lý hoá đơn điện tử đầu vào các kế toán nên biết

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thường là công việc hằng ngày của các nhân viên kế toán, nhưng làm thế nào để làm việc này một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian là một thách thức. Dưới đây, hay cùng Arito xem xét một số phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và tìm ra phương pháp quản lý hoá đơn đầu vào hiệu quả nhất.

Lợi ích của việc quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả

Việc quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả không chỉ đem lại những lợi ích rõ rệt mà còn giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ hơn. Đây không chỉ là việc thực hiện các quy trình theo đúng luồng công việc mà còn đem đến những lợi ích to lớn:

Kiểm soát tốt dòng tiền ra – vào: 

Hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra rõ ràng, minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền một cách chặt chẽ hơn. Bằng cách xác định rõ nguồn thu, chi, hạn chế thất thoát không cần thiết, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý tài chính một cách thông minh.

Tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực: 

Quản lý hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm không chỉ chi phí về việc lưu trữ vật lý mà còn làm giảm thời gian và công sức cho quá trình xử lý, đối soát hóa đơn.

Tra cứu và tìm kiếm dữ liệu dễ dàng: 

Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin. Việc lấy dữ liệu từ các hóa đơn trở nên nhanh chóng, đồng thời giúp đối soát và kiểm tra chính xác hơn.

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

Tăng cường tính minh bạch: 

Hóa đơn điện tử rõ ràng, chính xác giúp tăng cường tính minh bạch trong quá trình giao dịch, tránh được những tranh cãi không đáng có và làm tăng niềm tin từ phía đối tác.

Đối phó với rủi ro lưu trữ và pháp lý: 

Việc lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của tài liệu so với việc lưu trữ vật lý. Đồng thời, việc lưu trữ điện tử thường được điều chỉnh theo quy định pháp lý, giảm bớt rủi ro liên quan đến vấn đề pháp lý.

Những lợi ích này không chỉ đơn thuần là giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Một số quy định về quản lý hóa đơn điện tử đầu vào cần nắm

Việc quản lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thuế, kế toán tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử
• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
  • Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Đánh giá 5 cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay

Cách Quản Lý Hóa Đơn	Ưu Điểm	Hạn Chế
Cách 1: Tạo Email Mới	Quản lý email hóa đơn riêng, dễ theo dõi dữ liệu.	Gây thiếu chuyên nghiệp, nguy cơ mất dữ liệu, rủi ro sai sót nhập liệu.
Cách 2: In Hóa Đơn Điện Tử	Không cần tạo email mới, tránh mất dữ liệu.	Tốn kém chi phí in ấn, quản lý phức tạp, thiếu giải pháp kiểm tra tính hợp lệ, hạch toán thủ công.
Cách 3: Chụp Ảnh & Lưu Trữ	Dễ thao tác, phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ.	Không thao tác hàng loạt, khó lọc hóa đơn, nguy cơ sai sót, nguy cơ mất dữ liệu, nhập liệu thủ công.
Cách 4: Bảng Tính Excel	Tự quản lý dễ dàng, có thể tổ chức dữ liệu.	Tốn thời gian và công sức, nguy cơ sai sót, khó khăn khi quản lý lượng lớn hóa đơn.
Cách 5: Phần Mềm Quản Lý	Tích hợp dữ liệu tự động từ email, quản lý dữ liệu chính xác, dễ tra cứu, hỗ trợ tính năng đối chiếu.	Yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu, thời gian và công sức thích nghi, cần đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Cách 1: Tạo một Email mới để quản lý hóa đơn điện tử

Dùng một địa chỉ email mới dành riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào thay vì sử dụng email chính của công ty là lựa chọn phổ biến của nhiều kế toán.

Ưu điểm:

• Quản lý email hóa đơn riêng: Email chỉ dành cho hóa đơn đầu vào giúp tránh nhầm lẫn với các email khác của công ty, làm tăng tính chính xác và sắp xếp thông tin.
• Dễ theo dõi dữ liệu: Kế toán dễ dàng theo dõi và xử lý hóa đơn một cách chính xác hơn khi dữ liệu được tập trung ở một nơi.

Hạn chế:

• Gây thiếu chuyên nghiệp: Việc sử dụng email cá nhân có thể gây thiếu chuyên nghiệp và đánh mất sự tin tưởng từ nhà cung cấp. Họ có thể yêu cầu xác minh email nhiều lần, làm phức tạp thủ tục.
• Nguy cơ mất dữ liệu: Nếu tài khoản email bị khóa hoặc kế toán chuyển công việc, việc sao lưu dữ liệu sang một tài khoản mới có thể dẫn đến mất mát dữ liệu.
• Rủi ro sai sót nhập liệu: Việc hạch toán thủ công vào phần mềm kế toán vẫn còn, có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu.

Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ

Quản lý hóa đơn điện tử qua email có rủi ro mất dữ liệu, và việc kiểm tra hóa đơn đầu vào tốn thời gian, vì vậy, nhiều kế toán chọn cách in giấy hóa đơn điện tử ngay khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Điều này dẫn đến việc dữ liệu được lưu trữ ở hai nơi: trên email và trên chứng từ giấy.

Ưu điểm:

• Không cần tạo email mới: Không cần tạo email riêng để nhận hóa đơn đầu vào, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tránh mất dữ liệu: Việc lưu trữ dữ liệu trên giấy giúp tránh nguy cơ mất dữ liệu khi sử dụng email.

Nhược điểm:

• Tốn kém chi phí: Tăng chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn trên giấy.
• Quản lý phức tạp: Tra cứu và kiểm tra hóa đơn trở nên phức tạp khi dữ liệu phân tán ở nhiều nơi.
• Thiếu giải pháp kiểm tra tính hợp lệ: Không có giải pháp tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
• Hạch toán thủ công: Vẫn phải hạch toán thủ công vào phần mềm kế toán, có thể dẫn đến sai sót.

Cách 3: Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính

Việc nhận hóa đơn đầu vào qua email thường đòi hỏi kế toán kiểm tra và lưu trữ theo một thói quen nhất định. Họ thường kiểm tra các nội dung như ngày lập, ngày ký, đơn giá và xác nhận tính chất của hóa đơn trước khi tải về và lưu vào một Folder với tên gọi mang thông tin về ngày, tháng, năm, nhà cung cấp, và số hóa đơn. 

Ưu điểm:

• Dễ thao tác: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít có nhiều giao dịch mua hàng hoặc dịch vụ.

Hạn chế:

• Không thao tác hàng loạt: Không thể xử lý nhiều hóa đơn cùng một lúc, gây cản trở trong việc quản lý số lượng lớn hóa đơn.
• Khó lọc hóa đơn: Không thể lọc được tất cả hóa đơn của cùng một nhà cung cấp một cách dễ dàng khi cần tra cứu.
• Nguy cơ sai sót: Kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường có thể dẫn đến sai sót trong quá trình xác minh thông tin.
• Nguy cơ mất dữ liệu: Dữ liệu có thể mất khi máy tính lưu trữ gặp sự cố, ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ.
• Nhập liệu thủ công: Kế toán phải nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Quy trình rườm rà: Quy trình lưu trữ này có thể trở nên rườm rà và mất nhiều thời gian của kế toán.

Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel

Khi nhận hóa đơn điện tử qua email, nhiều kế toán thường sử dụng bảng tính Excel để quản lý. Họ thủ công nhập liệu từ email vào bảng tính để tiện theo dõi và liên kết đường dẫn tra cứu đến thư mục.

Sau đó, họ nhập dữ liệu từ Excel vào phần mềm kế toán và kiểm tra, so sánh với hóa đơn gốc.

Ưu điểm:

• Tự quản lý dễ dàng: Việc tạo bảng tính Excel giúp tự quản lý hóa đơn một cách linh hoạt và tiện lợi.
• Có thể tổ chức dữ liệu: Bảng tính Excel cho phép sắp xếp, lọc, và tổ chức dữ liệu theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Hạn chế:

• Tốn thời gian và công sức: Việc tạo bảng tính và cập nhật từng hóa đơn một có thể tốn kém thời gian và công sức.
• Nguy cơ sai sót: Có nguy cơ sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công trên bảng tính Excel.
• Khó khăn khi quản lý lượng lớn hóa đơn: Nếu có lượng lớn hóa đơn, việc quản lý và tìm kiếm thông tin có thể trở nên phức tạp và khó khăn.

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Theo quy định của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn.

Để đáp ứng yêu cầu này, việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách thủ công không còn phù hợp. Sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng độ chính xác trong quá trình kiểm tra và so sánh hóa đơn. Khi nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm, công cụ này sẽ tự động kiểm tra lỗi, xem xét tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và thông báo lỗi nếu có. Thông tin trên hóa đơn sau đó được nhập khẩu tự động lên phần mềm kế toán mà không cần kế toán phải thực hiện nhập liệu thủ công hay qua file Excel như trước.

Ưu điểm:

• Tích hợp dữ liệu tự động từ email vào phần mềm quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu thủ công.
• Quản lý dữ liệu chính xác và tự động, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
• Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn, giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ tính năng đối chiếu, kiểm tra nhanh chóng với hóa đơn gốc, tạo sự chính xác và minh bạch.

Nhược điểm:

• Yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cho việc triển khai và sử dụng phần mềm.
• Đôi khi cần thời gian và công sức để thích nghi với việc sử dụng phần mềm mới.
• Cần đảm bảo rằng phần mềm được cập nhật và bảo mật để tránh rủi ro về dữ liệu.

>>> Giới thiệu phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động Arito Invoice

Giới thiệu phần mềm quản lý hoá đơn điện tử đầu vào Safeinvoice của Arito

Safeinvoice của Arito là một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý hóa đơn một cách thuận tiện và chính xác với những điểm nổi bật như sau:

• Tích hợp Hóa đơn Điện tử: Safeinvoice cho phép doanh nghiệp nhận và xử lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng. Hệ thống tích hợp tương thích với các định dạng hóa đơn điện tử phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và giảm tối đa sự phức tạp trong quá trình xử lý.
• Quản lý Tài Liệu Liên Quan: Phần mềm giúp tổ chức thông tin với khả năng quản lý tài liệu liên quan đến mỗi hóa đơn. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xem và theo dõi các văn bản kèm theo, như hợp đồng hay biên lai, liên quan đến mỗi giao dịch.
• Bảo mật Dữ Liệu: Safeinvoice đặt sự an toàn và bảo mật dữ liệu lên hàng đầu. Tính năng bảo mật mạnh mẽ bao gồm mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập, giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp luôn được bảo vệ.
• Giao Diện Thân Thiện: Với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, Safeinvoice giúp người dùng nhanh chóng thích nghi và tận dụng mọi tính năng một cách hiệu quả. Các bước xử lý hóa đơn trở nên đơn giản và nhanh chóng.
• Tích hợp Dễ Dàng: Safeinvoice có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp, tạo ra một quy trình làm việc mượt mà và đồng bộ.

Với Safeinvoice của Arito, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự chắc chắn trong quá trình quản lý tài chính.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!