Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời kỳ chuyển đổi số, đặc biệt là trong các ngành dịch vụ và bán lẻ. Với sự hỗ trợ của các quy định pháp lý mới nhất, hóa đơn điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình kê khai thuế. Sự kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh, mang lại lợi ích thiết thực cho cả người nộp thuế lẫn cơ quan thuế.

Cùng Arito tìm hiểu thêm về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ngay!

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn từ máy tính tiền là một loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền theo quy định của Điều 89 Luật Quản lý thuế (ban hành ngày 13/6/2019), Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn này được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Cấu trúc mã số của cơ quan thuế trên hóa đơn từ máy tính tiền bao gồm 23 ký tự, được sắp xếp theo dạng:
C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9–C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20.

2. 08 đối tượng nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Các đối tượng có thể sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, với hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Các loại hình kinh doanh bao gồm:

1. Trung tâm thương mại
2. Siêu thị
3. Bán lẻ hàng tiêu dùng
4. Ăn uống
5. Nhà hàng
6. Khách sạn
7. Bán lẻ thuốc tân dược
8. Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

Như vậy, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (như nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố,…) sẽ cần sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Nếu nhà hàng hoặc quán cafe của bạn chưa có máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Phần mềm này phải đáp ứng các tiêu chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo Quyết định 1510/QĐ-TCT ban hành ngày 21/9/2022.

3. 5 quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền cần nắm rõ

3.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Các đơn vị cần đáp ứng các điều kiện sau để sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế:

• Có đầy đủ các phương tiện điện tử như chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet và email.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần thay đổi phần mềm HĐĐT để đảm bảo đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

3.2. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc sau đây cần được tuân thủ khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

• Nhận biết hóa đơn: Đơn vị kinh doanh phải đảm bảo nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
• Không bắt buộc chữ ký số: Đơn vị kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
• Xác định nghĩa vụ thuế: Các hóa đơn mua hàng hoặc dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền đều được xem là hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế).

3.3. Nội dung hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Tương tự hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn từ máy tính tiền phải bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Mã định danh cá nhân, mã số thuế (nếu có yêu cầu).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên sản phẩm/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng giá trị.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn cần ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán có GTGT.

3.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Thời điểm xuất hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước (không bao gồm tiền đặt cọc/tạm ứng cho các dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính…).

3.5. Trách nhiệm của người xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Người bán hàng hoặc người xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ các quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và chuyển dữ liệu đến Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định và sử dụng dải ký tự mã do cơ quan thuế cấp, liên tục và duy nhất.
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế trong ngày lập hóa đơn, thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu đã được Tổng cục Thuế thẩm định và công nhận.

4. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

4.1. Lợi ích đối với cơ quan thuế

• Tối giản thủ tục kê khai và nộp thuế: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp cơ quan thuế theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách minh bạch, giảm thiểu thủ tục hành chính và tăng cường hiệu quả quản lý.
• Minh bạch hóa việc nộp thuế: Giúp hạn chế các trường hợp kê khai không trung thực từ hộ kinh doanh, tạo điều kiện để kiểm soát chặt chẽ doanh thu và lợi nhuận.

4.2. Lợi ích đối với người nộp thuế và các đơn vị kinh doanh

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp và hộ kinh doanh không cần mua hóa đơn giấy, đồng thời giảm thiểu thời gian và nhân lực khi xử lý sai sót hoặc giao dịch phát sinh.
• Hợp pháp hóa chi phí: Các khoản chi tiêu cho hàng hóa và dịch vụ khi sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền được xác nhận là hợp pháp để tính vào nghĩa vụ thuế.
• Giao dịch minh bạch, thuận tiện: Hóa đơn điện tử giúp các giao dịch minh bạch hơn, nâng cao niềm tin từ khách hàng và tăng cơ hội khách hàng quay lại.

5. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

• Mẫu đăng ký: Người nộp thuế cần điền mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Người thuộc đối tượng áp dụng cần đăng ký qua các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Người đã sử dụng hóa đơn điện tử và muốn sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

• Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại:
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Trang web của Tổng Cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp và cơ quan thuế. Đây không chỉ là một bước tiến lớn trong công tác quản lý tài chính mà còn là công cụ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo sự minh bạch và tin cậy cho khách hàng. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, các doanh nghiệp nên sớm triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để tối ưu hóa quy trình hoạt động, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.