Thông tư 78 về hoá đơn điện tử của Bộ Tài Chính mà bạn nên biết

Trên con đường hiện đại hóa và số hóa hành chính, việc áp dụng hoá đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một bước đi quan trọng trong quản lý thuế và hành chính công. Trong bối cảnh này, Thông tư số 78/2021/TT-BTC hay còn gọi là Thông tư 78 về hoá đơn điện tử của Bộ Tài Chính về hóa đơn điện tử đã được ban hành với nhiều quy định mới, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và cơ quan thuế. Bài viết dưới đây sẽ điểm qua những điều bạn cần biết về Thông tư 78 này, từ ý nghĩa, phạm vi áp dụng đến các quy định cụ thể và tác động của nó đối với doanh nghiệp và cơ quan thuế. Hãy cùng tìm hiểu và làm rõ hơn về một trong những cột mốc quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi số hóa hành chính ở Việt Nam.

1. Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và thông tin cơ bản

Thông tư 78 về hoá đơn điện tử của Bộ Tài Chính ban hành ngày 17/09/2021 quy định về việc thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ.

Có thể nói, Thông tư 78 hoá đơn điện tử là văn bản quy phạm pháp luật mới nhất và cụ thể nhất ban hành các quy định về hóa đơn điện tử từ trước đến nay. Căn cứ Khoản 1, Điều 11 của thông tư này, hiệu lực thi hành có hiệu lực chính thức từ ngày 01/07/2022.

Thông tư khuyến khích các cá nhân, tổ chức, cơ quan có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng các quy định về chứng từ, hoá đơn điện tử theo hướng dẫn của Thông tư này và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức và cá nhân kinh doanh bắt buộc áp dụng hoá đơn điện tử. Việc phủ sóng hoá đơn điện tử đã được triển khai theo 2 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2021 – 3/2022): Tại 6 tỉnh và thành phố: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng, Quảng Ninh.
• Giai đoạn 2 (từ tháng 04/2022 đến 07/2022): Tại 57 tỉnh và các thành phố còn lại.

2. Tổng hợp những điểm mới đáng lưu ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

2.1. Lộ trình và thời điểm bắt buộc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử

Theo nội dung chính của Thông tư 78 về hoá đơn điện tử, Bộ Tài chính yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sau ngày 1-7-2022 bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Thế nhưng, để việc chuyển đổi và cập nhật được thuận lợi trên cả nước, Tổng cục Thuế đã triển khai áp dụng thay thế hóa đơn điện theo 2 giai đoạn sau đây:

• Từ tháng 11.2021 – 3.2022 (giai đoạn 1): Triển khai điện tử thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TPHCM, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng và Bình Định.
• Từ tháng 4.2022 – 7.2022 (giai đoạn 2): Phủ sóng hóa đơn điện tử cho các tỉnh thành còn lại.

2.2. Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hoá đơn điện tử với các hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

Hoá đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện các nội dung về tên, địa chỉ, MST bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế bên nhận ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên và bao gồm các thông tin sau đây:

• Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST, chứng thư số).
• Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (hóa đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).
• Mục đích ủy nhiệm.
• Thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Vì thế, theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế.

2.3. Giải thích quy định về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử 

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78 về hoá đơn điện tử về ký hiệu hóa đơn điện tử,có hướng dẫn cụ thể như sau:

• Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

6 ký tự này được quy định như sau:

Vị trí ký tự	Diễn giải
Ký tự đầu tiên là một (01)	Chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
2 ký tự tiếp theo là hai (02)	Chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
1 ký tự tiếp theo là 01 chữ cái	T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng,
2 ký tự cuối	Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

 

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Là một trong sáu số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6; trong đó mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử như sau:

Mẫu số	Nội dung
Số 1	Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Số 2	Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng
Số 3	Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
Số 4	Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Số 5	Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Số 6	Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

 

2.4. Xử lý hóa đơn có sai sót đã gửi cho cơ quan thuế trong các trường hợp

Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. 

Hướng dẫn: Người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Hướng dẫn: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

Hướng dẫn: các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế. 

Hướng dẫn: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn: Phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-hoá đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

2.5. Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Quy trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dựa trên các quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế.

• Đối với người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và có nhu cầu chuyển đổi, họ phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 của Nghị định trên.
• Đối với người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và được xác định có rủi ro cao về thuế, theo quy định của Thông tư số 31/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, họ cũng phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và theo thông báo của cơ quan thuế. Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển đổi, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, họ cũng phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ xem xét và quyết định theo quy định của Luật Quản lý thuế và Thông tư số 31/2021/TT-BTC.

2.6. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa có quy định riêng về thời điểm lập hoá đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng.

Ngày lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ ngân hàng được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê/chứng từ có xác nhận của hai bên. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Nếu cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên (chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh).

2.7. Quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nguyên tắc	Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách san: bán lẻ thuốc tân dược dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã hóa đơn điện tử không có mã.
Nội dung hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung	Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế); Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT Thời điểm lập hóa đơn, Mã của Cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

 

Lưu ý: Trước đây, tại Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa hướng dẫn cụ thể về nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chưa hướng dẫn việc tham gia dự thưởng.

2.8. Tiêu chí lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử

Các tiêu chí quan trọng đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã và không có mã cho người bán và người mua:
  • Về chủ thể: Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công khai thông tin về dịch vụ trên trang thông tin điện tử của mình.
  • Về nhân sự: Có ít nhất 5 nhân sự có trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.
  • Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật và phần mềm đáp ứng yêu cầu về khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, cũng như kết nối và truyền nhận dữ liệu với người dùng và cơ quan thuế.
• Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử:
  • Về chủ thể: Tổ chức đã hoạt động ít nhất 5 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công khai thông tin về dịch vụ trên trang thông tin điện tử của mình.
  • Về tài chính: Có ký quỹ hoặc giấy bảo lãnh của ngân hàng với giá trị không dưới 5 tỷ đồng để đảm bảo bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
  • Về nhân sự: Có ít nhất 20 nhân sự có trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.
  • Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị và phần mềm đáp ứng yêu cầu về xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, cũng như kết nối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế đăng tải thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.

2.9. Danh sách 14 văn bản pháp luật và chứng từ về hóa đơn hết hiệu lực từ 01/07/2022

STT	Văn bản pháp luật hết hiệu lực từ 01/07/2022	Nội dung quy định
1	Nghị định 51/2010/NĐ-CP	Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2	Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP	Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3	Nghị định 119/2018/NĐ-CP	Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30/6/2022.
4	Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính	Về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế.
5	Thông tư 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010	Hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải.
6	Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính	Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
7	Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính	Được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.
8	Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính	Về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
9	Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính	Về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
10	Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính	Về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015.
11	Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn	Về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
12	Thông tư 37/2017/TT-BTC	Sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính).
13	Thông tư 68/2019/TT-BTC	Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử.
14	Thông tư 88/2020/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC	Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử.

 

3 Nghị định 123, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử khác gì với các quy định cũ?

3.1. So sánh về thời điểm bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 quy định:

“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời gian bắt buộc:

“Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 hoá đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.”

Mới nhất, nội dung của Thông tư 78 về hoá đơn điện tử “khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/07/2022”.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên triển khai sớm hóa đơn điện tử trước thời hạn để mang lại những lợi ích và lợi thế cạnh tranh:

• Khai thác tối đa lợi thế và nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Triển khai trước thời hạn để tránh bị ùn tắc khi đồng loạt doanh nghiệp triển khai cùng lúc.
• Các nhà cung cấp sẽ có thời gian và nguồn lực để hỗ trợ kỹ càng hơn cho các doanh nghiệp.
• Có thời gian chuẩn bị và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật hạ tầng, tích hợp hệ thống có liên quan trong quy trình nội bộ.
• Đội ngũ nhân viên có thời gian làm quen, thích nghi và khắc phục lỗi khi sử dụng phần mềm.
• Giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.2. So sánh quy định về số hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC:

Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999. Doanh nghiệp không cần lập thông báo phát hành hóa đơn, mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.

Lưu ý: Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999
• Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999
• Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số

3.3. So sánh về Thời điểm ký số hóa và lập hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TTBTC:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đơn cử như quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp sau đây:

• Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ xác định theo quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 7 Nghị định 119
• Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô,…thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô sẽ căn cứ quy định khoản 1, 3 Điều 7 Nghị định 119 không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

3.4. Quy định về lập hóa đơn điện tử – Bảng kê

Theo quy định hiện hành và Quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TTBTC thì Doanh nghiệp không sử dụng bảng kê hóa đơn điện tử.

Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng. Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2022 lại quy định: Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

4. Câu hỏi thường gặp tại Thông tư 78 về hoá đơn điện tử, Nghị định 123

4.1 Làm sao để biết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã cơ quan thuế? 

Trả lời: Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã bao gồm 5 đối tượng và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm 3 nhóm. 

5 nhóm đối tượng sử dụng hình thức hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
2. Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78 về hoá đơn điện tử)
3. Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế

Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế; và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

→ Phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78 về hoá đơn điện tử)

     4. Hộ, cá nhân kinh doanh: 

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hoá đơn điện tử;

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78 về hoá đơn điện tử)

   5. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng (Khoản 4 Điều 91 luật Quản lý thuế 2019; Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

3 nhóm đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

1. Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực; xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
3. Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78 về hoá đơn điện tử)

4.2. Doanh nghiệp tôi đang dùng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo thông tư cũ. Vậy khi áp dụng theo Thông tư 78 về hoá đơn điện tử thì doanh nghiệp có được dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không? 

Trả lời: Doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn cũ bình thường cho đến khi chuyển sang hóa đơn điện tử Thông tư 78 về hoá đơn điện tử và có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi đó doanh nghiệp phải:

• Đối với hóa đơn điện tử:
  • Ngừng việc phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
  • Thực hiện thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC (Nếu cơ quan thuế quản lý yêu cầu).
• Với hóa đơn giấy:
  • Thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo mẫu 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại điều 27. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4.3. Một công ty có thể sử dụng đồng thời nhiều mẫu hóa đơn GTGT không?

Trả lời: Theo nghị định 123, cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT) mà không phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Cũng  tương tự như quy định về ký hiệu hoá đơn điện tử thì hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

→ Đơn vị được phép sử dụng nhiều mẫu hóa đơn tùy vào nhu cầu quản lý. Ví dụ: Mẫu 1K22TBB và 1K22TAA,…

4.4. Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có cần đăng ký sử dụng bao nhiêu hóa đơn không? 

Trả lời: Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cách đánh số hóa đơn như sau:

• Ghi số hóa đơn gồm 8 chữ số.
• Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… Thay vào đó là đánh bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo lại đánh quay vòng từ số 1.

4.5. Theo thông tư 78 hoá đơn điện tử thì có bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT khi xuất khẩu không? 

Trả lời: Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có hoạt động Xuất khẩu (kể cả gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử.

(Theo Điểm C, Khoản 3, Điều 13 NĐ 123)

5. Phần mềm hóa đơn điện tử Arito đáp ứng đầy đủ các quy định hóa đơn điện tử

Arito là một hệ sinh thái phần mềm quản lý kế toán và tài chính đa dạng, được thiết kế bởi Công ty CP Giải Pháp Công Nghệ Arito nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách đơn giản và hiệu quả, Arito không chỉ tích hợp thông tin chi tiết về khách hàng và sản phẩm mà còn đóng vai trò là đại lý chuyên nghiệp cho các thương hiệu hàng đầu cung cấp hoá đơn điện tử. Sản phẩm của Arito không chỉ được sử dụng rộng rãi với hơn 15.000 người dùng, trong đó có hơn 2000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn đảm bảo mang đến trải nghiệm người dùng mượt mà và hiệu quả.

Arito không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin trong quá trình xử lý hóa đơn. Được biết đến là đối tác độc quyền của các thương hiệu hàng đầu, Arito hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài chính và hóa đơn điện tử, mang lại sự thuận tiện và hiệu suất cao cho các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày của họ.

Arito đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn theo các quy định như Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng theo các thay đổi như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm này hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý doanh thu, báo cáo, và kê khai thuế, đồng thời đáp ứng đa dạng tình huống phát hành hóa đơn, từ hóa đơn giấy truyền thống đến các loại hóa đơn điện tử.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý hoá đơn điện tử Arito:

• Sử dụng linh hoạt trên mọi thiết bị: Arito được xây dựng trên nền tảng Web/App, cho phép người dùng truy cập và sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng, giúp họ quản lý hoá đơn một cách hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp và phát hành hóa đơn trực tiếp: Arito tích hợp với các hệ thống hoá đơn điện tử và cho phép người dùng phát hành hoá đơn trực tiếp trên phần mềm kế toán nhằm góp phần giảm thiểu thời gian và công sức cho các bước phát hành hoá đơn, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
• Xử lý hoá đơn đầu vào và kiểm tra tính hợp lý: Arito cung cấp công cụ xử lý hoá đơn đầu vào, giúp kế toán kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của hoá đơn. Điều này giúp loại bỏ những hoá đơn có rủi ro về thuế và giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
• Cập nhật mẫu báo cáo theo quy định: Arito liên tục cập nhật và cung cấp các mẫu báo cáo thuế, tờ khai quyết toán và báo cáo tài chính mới nhất theo quy định của nhà nước, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và thuế mới nhất.
• Cung cấp đầy đủ các mẫu báo cáo về công nợ, tài sản, ngân sách và sổ sách chi tiết của kế toán. Đồng thời, các loại báo cáo đa dạng sẽ cho phép người dùng tự chọn và chủ động khởi tạo theo dạng pivot.
• Chuyển đổi chuẩn mực quốc tế: Phần mềm cho phép chuyển đổi các dạng báo cáo từ chuẩn mực Việt Nam sang chuẩn mực quốc tế, giúp doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế và thúc đẩy xuất khẩu.
• Tính toán chi tiết và linh hoạt: Arito cho phép tính giá thành sản xuất, xây dựng chi tiết cho từng sản phẩm, đơn hàng hoặc giai đoạn sản xuất, giúp quản lý chi phí một cách hiệu quả và linh hoạt, đồng thời tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Quy trình phê duyệt nhiều cấp: Với quy trình phê duyệt đa cấp, Arito giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình công việc một cách hiệu quả, đồng thời tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý.
• Bảo mật dữ liệu cao: Arito cam kết đảm bảo tính bảo mật cao và an toàn cho dữ liệu của khách hàng, đảm bảo quá trình lưu trữ thông tin được thực hiện một cách an toàn và tin cậy.

Trong bối cảnh Thông tư 78 về hoá đơn điện tử của Bộ Tài Chính đang ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, việc sử dụng một phần mềm quản lý hoá đơn điện tử tin cậy và hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Trong số đó, phần mềm quản lý hoá đơn điện tử Arito là một lựa chọn đáng xem xét.

Với các tính năng linh hoạt, tiện lợi và đặc biệt là tích hợp nhiều chức năng quản lý kế toán và tài chính, Arito không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các quy trình liên quan đến hoá đơn điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng mà còn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Sử dụng Arito cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đạt được sự phát triển bền vững và thành công trong thời đại số hóa ngày nay.