FIFO và FEFO là gì? Ưu và nhược điểm của 2 phương pháp này

Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát và tổ chức các mặt hàng và sản phẩm mà một doanh nghiệp sở hữu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Về cốt lõi, luân chuyển hàng tồn kho là một chiến lược giúp bạn giảm bớt vấn đề mất mát hàng hoá. Đó là về việc sắp xếp kho của bạn theo cách cho phép bạn tránh thất thoát do hết hạn hoặc lỗi thời.

Có nhiều phương pháp để quản lý hàng tồn kho, Có 2 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến là:

• FIFO: First-in First-out (Nhập trước – xuất trước)
• FEFO: First-expired First-out (Hết hạn trước – xuất trước)

Vậy FIFO và FEFO là gì? Ưu và nhược điểm của 2 phương pháp này ra sao? Nguyên tắc sử dụng cũng như lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Arito tìm hiểu cụ thể thông qua bài viết dưới đây nhé. 

1. FIFO và FEFO là gì?

Đầu tiên, chúng ta sẽ đi qua khái niệm của FIFO và FEFO là gì.

1.1. FIFO là gì?

FIFO (First In, First Out) – FIFO (Đầu tiên vào, Đầu tiên ra) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho và sản phẩm dựa trên nguyên tắc rằng các mặt hàng được nhập vào trước sẽ được sử dụng hoặc bán ra trước.

Đây là một trong những phương pháp phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp như sản xuất và bán lẻ. FIFO đơn giản và dễ hiểu, giúp giảm thiểu rủi ro của việc hàng tồn kho bị hỏng hóc hoặc vượt quá hạn sử dụng.

1.2. FEFO là gì?

FEFO (First Expired, First Out) – FEFO (Đầu tiên hết hạn, Đầu tiên ra) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho và sản phẩm tập trung vào việc sử dụng những sản phẩm sắp hết hạn sử dụng trước tiên.

Phương pháp này đảm bảo rằng sản phẩm không bị phế phẩm hoặc bị hỏng hóc do vượt quá hạn sử dụng. Tuy nhiên, FEFO đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ về thời gian và hạn sử dụng của sản phẩm và có thể gây ra lãng phí nếu sản phẩm vẫn còn chất lượng tốt sau khi hết hạn sử dụng.

2. Ưu và nhược điểm của phương pháp FIFO và FEFO

	FIFO	FEFO
Ưu điểm	Dễ hiểu và triển khai: FIFO là một phương pháp đơn giản và dễ hiểu, không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn để triển khai. Do đó, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng áp dụng nó vào hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình. Phản ánh thực tế: FIFO phản ánh thực tế trong nhiều trường hợp, đặc biệt là trong các mô hình kinh doanh mà hàng tồn kho có thời hạn sử dụng nhất định hoặc sản phẩm có tuổi thọ hữu hạn. Bằng cách sử dụng FIFO, hàng hóa cũ được sử dụng hoặc bán ra trước, giúp giảm thiểu rủi ro của việc hàng tồn kho bị hỏng hóc hoặc vượt quá hạn sử dụng. Giảm thiểu lãng phí: FIFO giúp giảm thiểu lãng phí bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa không bị tồn lưu quá lâu trong kho. Bằng cách sử dụng hàng tồn kho cũ trước, doanh nghiệp có thể tránh được việc hàng tồn lưu quá hạn sử dụng hoặc trở nên không còn sử dụng được. Hỗ trợ kế toán: FIFO cung cấp thông tin hữu ích cho bộ phận kế toán về chi phí của hàng tồn kho và giá trị của hàng tồn kho còn lại. Bằng cách áp dụng FIFO, kế toán có thể dễ dàng tính toán giá thành của hàng tồn kho và chi phí của hàng đã bán. Tăng cảm giác công bằng: FIFO có thể tạo ra cảm giác công bằng cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Với FIFO, mọi người đều biết rằng hàng hóa được nhập vào trước cũng là hàng hóa được sử dụng hoặc bán ra trước, không có ưu tiên đặc biệt cho bất kỳ đối tượng nào.	Bảo vệ chất lượng sản phẩm: FEFO giúp đảm bảo rằng các sản phẩm sắp hết hạn sử dụng sẽ được sử dụng hoặc bán ra trước, từ đó giảm thiểu rủi ro của việc sản phẩm trở nên không sử dụng được hoặc suy giảm chất lượng. Minh bạch và công bằng: FEFO tạo ra một môi trường công bằng cho tất cả các sản phẩm trong kho bởi vì chúng được xử lý theo thứ tự hết hạn sử dụng, không ưu tiên đặc biệt cho bất kỳ loại sản phẩm nào. Giảm thiểu lãng phí: Bằng cách ưu tiên sử dụng sản phẩm sắp hết hạn sử dụng trước, FEFO giúp giảm thiểu lãng phí do sản phẩm hết hạn sử dụng mà không được sử dụng. Tuân thủ quy định pháp luật: Trong một số lĩnh vực như thực phẩm, dược phẩm và hóa mỹ phẩm, việc tuân thủ quy định về hạn sử dụng là rất quan trọng. FEFO giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được bán ra hoặc sử dụng đều đang trong thời gian sử dụng an toàn. Tăng khả năng quản lý tồn kho: FEFO có thể giúp cải thiện quản lý tồn kho bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng các sản phẩm có hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu chi phí tồn kho và tăng cơ hội bán hàng trước khi hết hạn sử dụng.
Nhược điểm	Không phản ánh chất lượng hàng hóa: FIFO chỉ tập trung vào thứ tự nhập vào và sử dụng hàng hóa mà không quan tâm đến chất lượng của chúng. Điều này có nghĩa là hàng hóa có thể trải qua quá trình hỏng hóc hoặc suy giảm chất lượng khi nằm trong kho, nhưng vẫn được sử dụng trước, gây lãng phí hoặc gây tổn thất cho doanh nghiệp. Khó khăn trong quản lý hàng hóa có hạn sử dụng: Trong trường hợp các sản phẩm có hạn sử dụng, như thực phẩm hoặc dược phẩm, FIFO có thể gây ra các vấn đề về quản lý hạn sử dụng. Đối với những sản phẩm này, việc quản lý FEFO (First Expired, First Out) có thể là phương pháp tốt hơn để đảm bảo rằng sản phẩm không bị lãng phí do hết hạn sử dụng. Khó khăn trong việc quản lý các loại hàng tồn kho có giá trị và đặc tính khác nhau: Trong các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho với giá trị và đặc tính khác nhau, việc áp dụng FIFO có thể không phản ánh chính xác giá trị thực của hàng tồn kho. Điều này có thể dẫn đến quyết định kinh doanh không chính xác và gây mất cơ hội lợi nhuận. Tăng chi phí vận chuyển và bảo quản: Trong một số trường hợp, việc áp dụng FIFO có thể dẫn đến việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất hoặc nhà cung cấp đến kho hàng nhiều hơn. Điều này có thể tăng chi phí vận chuyển và bảo quản, đặc biệt là đối với các mặt hàng có nguy cơ hỏng hóc hoặc suy giảm chất lượng.	Phức tạp trong triển khai: FEFO yêu cầu một quy trình quản lý chặt chẽ và hiệu quả để theo dõi và ưu tiên sử dụng các sản phẩm theo thứ tự hết hạn sử dụng. Điều này có thể tạo ra sự phức tạp trong triển khai và quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều điểm bán hàng. Rủi ro mất doanh thu: Việc sử dụng FEFO có thể dẫn đến việc sản phẩm hết hạn sử dụng trước khi được bán ra, dẫn đến mất doanh thu và lãng phí cho doanh nghiệp. Điều này có thể xảy ra khi có sự độc đáo trong mô hình tiêu thụ hoặc nhu cầu thị trường không đồng đều. Chi phí bảo quản cao hơn: FEFO có thể dẫn đến việc sản phẩm phải được bảo quản hoặc vận chuyển nhanh hơn để đảm bảo rằng chúng không vượt quá hạn sử dụng. Điều này có thể tăng chi phí bảo quản và vận chuyển, đặc biệt là đối với các mặt hàng cần điều kiện bảo quản đặc biệt. Khó khăn trong quản lý tồn kho: FEFO có thể tạo ra thách thức trong việc quản lý tồn kho do sản phẩm phải được theo dõi một cách cẩn thận để đảm bảo rằng các mặt hàng hết hạn sử dụng không được sử dụng hoặc bán ra sau khi đã hết hạn. Rủi ro cho việc lưu trữ sản phẩm có giá trị cao: Trong các ngành công nghiệp có sản phẩm có giá trị cao, FEFO có thể tạo ra rủi ro cho việc lưu trữ sản phẩm có giá trị cao khi chúng cần phải được sử dụng hoặc bán ra trước khi hết hạn sử dụng, đặc biệt là trong trường hợp có sự biến động không lường trước trong thị trường hoặc nhu cầu.

3. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa của FEFO và FIFO

3.1. Đối với phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO ưu tiên việc sử dụng hoặc bán ra các mặt hàng được nhập vào trước tiên.

Khi hàng hóa mới được nhập vào kho, chúng sẽ được xếp vào phía sau hoặc dưới cùng của các hàng hóa đã có sẵn trong kho.

Khi có nhu cầu sử dụng hoặc bán ra, các mặt hàng được lấy ra từ phía trước của hàng tồn kho, tức là các mặt hàng đã được nhập vào trước đó.

3.2. Đối với phương pháp FEFO (First Expired, First Out)

FEFO ưu tiên việc sử dụng hoặc bán ra các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng trước tiên.

Khi hàng hóa mới được nhập vào kho, các mặt hàng có hạn sử dụng gần đến ngày hết hạn sẽ được xếp ở phía trước hoặc trên cùng của các kệ hoặc vị trí lưu trữ.

Khi có nhu cầu sử dụng hoặc bán ra, các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng sẽ được ưu tiên sử dụng đầu tiên.

4. Lợi ích khi sử dụng phương pháp FEFO và FIFO

Các lợi ích của phương pháp FIFO (First In, First Out):

Đảm bảo ổn định cho dòng hàng hóa của doanh nghiệp.

Đảm bảo rằng hàng hóa sản xuất trước sẽ được bán trước, giảm nguy cơ lỗi thời và hết hạn sử dụng.

Giảm thiểu chi phí tiêu hủy và hàng hóa quá hạn.

Các lợi ích của phương pháp FEFO (First Expired, First Out):

Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay người dùng, tạo lòng tin và uy tín vững chắc cho doanh nghiệp.

Ngăn ngừa việc tồn kho quá nhiều hoặc hàng hóa hết hạn sử dụng, từ đó tránh lãng phí và thất thoát tài sản.

Giảm chi phí liên quan đến kho bãi và việc thu hồi hàng hóa hết hạn sử dụng.

Giúp doanh nghiệp quản lý lô hàng hiệu quả, từ việc xác định cần xuất lô hàng nào đến lô hàng mới nhập là gì.

5. Làm thế nào để xác định phương pháp nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn bạn

Xác định phương pháp giao hàng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn chủ yếu dựa vào sản phẩm bạn đang bán và tuổi thọ của chúng trên kệ hàng. Bất kể bạn chọn phương pháp nào, việc tốt nhất là duy trì việc tổ chức hàng tồn kho với việc theo dõi và quản lý cập nhật tại tất cả các kho hàng để đạt được thành công tối ưu trong thương mại điện tử.

Phần mềm quản lý kho của Arito là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện các phương pháp FIFO và FEFO một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Với tính năng tự động hóa và tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, Arito cho phép doanh nghiệp duy trì dòng hàng hóa ổn định và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bằng cách cung cấp thông tin cần thiết về thời gian hết hạn và thứ tự nhập hàng, Arito giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và linh hoạt. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo rằng sản phẩm luôn được bán ra hoặc sử dụng theo đúng thứ tự. Arito không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý mà còn tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường trải nghiệm của khách hàng.

Trên đây là một số thông tin cụ thể và chi tiết mà Arito giải thích cho câu hỏi FIFO và FEFO là gì? Ưu và nhược điểm của 2 phương pháp này ra sao? Tùy thuộc vào loại sản phẩm, yêu cầu về chất lượng và chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, việc lựa chọn giữa FIFO và FEFO có thể được xem xét và điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất tốt nhất trong quản lý hàng tồn kho.