Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Chi tiết chức năng và vai trò

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận nhân sự trong việc thực hiện các chức năng cốt lõi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn nhân lực. 

Trong bài viết này, ARITO sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về HRIS, bao gồm định nghĩa, chức năng chi tiết và vai trò quan trọng của hệ thống trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.

1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự, hay HRIS (Human Resource Information System), là một giải pháp phần mềm toàn diện được thiết kế để tối ưu hóa quản lý các thông tin chi tiết và dữ liệu liên quan đến người lao động trong một tổ chức. Hệ thống này không chỉ bao gồm quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên, các hợp đồng lao động, mà còn bao gồm các chính sách liên quan đến lương bổng, phúc lợi, cũng như các cơ chế khen thưởng và kỷ luật. Ngoài ra, hệ thống cũng theo dõi chi tiết quá trình công tác và phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân.

2. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

Đặc điểm	HRIS	HRMS
Phạm vi	Tập trung vào quản lý dữ liệu nhân sự	Bao gồm quản lý dữ liệu nhân sự và quản lý các quy trình nhân sự
Chức năng	Lưu trữ dữ liệu nhân viên, theo dõi dữ liệu chấm công, quản lý quy trình tuyển dụng và tuyển dụng, tính toán lương bổng và thưởng, tạo báo cáo và thống kê	Bao gồm tất cả các chức năng của HRIS, cộng với đánh giá hiệu suất nhân viên, quản lý đào tạo và phát triển, quản lý kế hoạch kế nhiệm, quản lý quan hệ lao động, quản lý tuân thủ luật lao động
Mục tiêu	Cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp	Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và đạt được mục tiêu kinh doanh

>>> Xem thêm: HRM là gì? Vai trò của HRM trong doanh nghiệp

3. Hệ thống quản lý nhân sự cần có chức năng gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức. Để đạt được hiệu quả tối ưu, một HRIS cần bao gồm nhiều chức năng chi tiết và toàn diện, như sau:

3.1. Quản lý dữ liệu nhân sự

• Lưu trữ thông tin: Hệ thống cần lưu trữ một cách đầy đủ và chính xác các thông tin về nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, trình độ học vấn, kỹ năng, lương bổng, và phúc lợi. Điều này giúp quản lý dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin khi cần thiết.
• Cập nhật thời gian thực: Hệ thống phải cập nhật liên tục để phản ánh mọi thay đổi về nhân sự, như thăng chức, chuyển công tác, hoặc rời khỏi công ty.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật cao để thông tin nhân viên không bị lộ ra ngoài hoặc bị truy cập trái phép.

3.2. Tuyển dụng

• Quản lý đăng tuyển: Hệ thống cho phép đăng tuyển trên nhiều kênh, từ trang web nội bộ đến các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, nhằm tiếp cận đến một lượng lớn ứng viên tiềm năng.
• Quản lý ứng viên: Từ tiếp nhận hồ sơ, quản lý thông tin ứng viên, đến việc sàng lọc và đánh giá hồ sơ dựa trên các tiêu chí đã định.
• Quá trình phỏng vấn: Tự động hóa việc lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo cho cả ứng viên và nhân viên phỏng vấn.
• Thông báo kết quả: Tự động thông báo kết quả cho ứng viên qua email hoặc thông báo trực tiếp trên hệ thống.

3.3. Quản lý nhân viên

• Hợp đồng lao động: Lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, đảm bảo các điều khoản được cập nhật và tuân thủ.
• Chấm công và điểm danh: Theo dõi thời gian làm việc, giờ vào ra, và nghỉ phép của nhân viên.
• Tính lương và thưởng: Tính toán tự động lương, thưởng, và các khoản trích theo luật định.
• Quản lý phúc lợi: Quản lý các chương trình phúc lợi như bảo hiểm y tế, hưu trí, và các chế độ ưu đãi khác.
• Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất công việc dựa trên các mục tiêu và KPIs, cung cấp phản hồi và đề xuất phát triển cá nhân.
• Đào tạo và phát triển: Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn và phát triển cá nhân.
• Kỷ luật: Xử lý các vấn đề liên quan đến kỷ luật, đảm bảo quy trình công bằng và minh bạch.

3.4. Quản lý dữ liệu

• Thu thập và tích hợp dữ liệu: Hệ thống thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo tính toàn vẹn và cập nhật.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng công cụ phân tích để hiểu rõ các xu hướng và cải thiện quy trình.
• Báo cáo và thống kê: Tạo các báo cáo chi tiết về nhân sự, hiệu suất công việc, tỷ lệ nghỉ việc, v.v., để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

3.5. Tự động hóa quy trình

• Tự động hóa các nhiệm vụ: Giảm thiểu sự cần thiết cho sự can thiệp thủ công trong các quy trình nhân sự, như duyệt hợp đồng và tính lương.
• Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong các nhiệm vụ hàng ngày.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm đáng kể thời gian và chi phí liên quan đến quản lý nhân sự, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu chiến lược khác.

3.6. Tuân thủ luật lao động

• Tuân thủ quy định: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động nhân sự tuân thủ chặt chẽ các quy định luật lao động hiện hành.
• Cập nhật thay đổi luật: Tính năng cập nhật tự động giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ mọi thay đổi trong luật lao động.

3.7. Báo cáo và phân tích:

• Tổng quan chức năng: HRIS cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích sâu rộng về dữ liệu nhân sự, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược và cải tiến quy trình làm việc.
• Các loại báo cáo: Ví dụ, báo cáo về tỷ lệ nghỉ việc giúp phân tích nguyên nhân và xu hướng nghỉ việc trong công ty, trong khi báo cáo hiệu suất công việc đánh giá mức độ đạt được mục tiêu cá nhân và đội nhóm. Báo cáo nhu cầu đào tạo nhận diện các khu vực cần cải thiện kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại và tương lai.
• Ứng dụng: Các phân tích này hỗ trợ trong việc xác định, lên kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển nghề nghiệp, và chính sách nhân sự.

3.8. Quản lý an toàn lao động

• Theo dõi chỉ số an toàn: HRIS theo dõi và ghi lại các chỉ số về an toàn lao động, từ số lượng tai nạn lao động cho đến các sự cố gần như xảy ra, giúp quản lý hiểu rõ môi trường làm việc của tổ chức.
• Đánh giá rủi ro: Hệ thống giúp xác định và đánh giá rủi ro an toàn lao động thông qua việc phân tích dữ liệu thu thập được, từ đó triển khai các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
• Biện pháp phòng ngừa: HRIS hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo an toàn, các quy định về môi trường làm việc và thiết lập các quy trình để ngăn ngừa tai nạn lao động.

3.9. Quản lý quan hệ lao động

• Giải quyết tranh chấp: HRIS cung cấp công cụ và quy trình để giải quyết hiệu quả các tranh chấp lao động, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong mọi vấn đề.
• Xây dựng môi trường tích cực: Hệ thống hỗ trợ trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, nơi mà mọi nhân viên cảm thấy được trân trọng và an toàn.
• Nâng cao tinh thần làm việc: Thông qua các chương trình thưởng và công nhận, HRIS góp phần nâng cao tinh thần làm việc và động viên nhân viên.

3.10. Quản lý kế hoạch kế nhiệm

• Xác định nhân viên tiềm năng: Hệ thống giúp nhận diện các cá nhân có khả năng tiến xa hơn trong tổ chức, đảm bảo rằng các vị trí quan trọng luôn có sự kế thừa thích hợp.
• Phát triển và đào tạo: HRIS quản lý và lên kế hoạch cho các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự, chuẩn bị họ cho các vai trò lãnh đạo trong tương lai.
• Đảm bảo kế thừa hiệu quả: Qua việc lập kế hoạch kế nhiệm, HRMS giúp đảm bảo rằng tổ chức không bao giờ thiếu hụt nhân sự lãnh đạo khi cần.

Mỗi chức năng này không chỉ hỗ trợ cải thiện hiệu quả quản lý mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hóa và phát huy tối đa nguồn lực nhân sự.

4. Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động như thế nào?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) tích hợp công nghệ tự động hóa kỹ thuật số, cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về thông tin liên quan đến ứng viên. Đặc biệt, tính bảo mật được đặt lên hàng đầu với việc cung cấp tài khoản riêng cho mỗi người dùng và các biện pháp xác minh nhiều lớp, đảm bảo sự an toàn tuyệt đối.

Hệ thống cũng cho phép người dùng quản lý quyền truy cập thông tin thông qua phân đoạn, đồng thời ghi nhận mọi thay đổi thông tin theo thời gian thực, giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Không chỉ vậy, người dùng còn có thể tự cập nhật thông tin một cách linh hoạt mà không phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống.

Trong quá trình phát triển, HRMS đã tích hợp nhiều ứng dụng bổ sung như ký tài liệu, quản lý lịch họp và tính lương, nhằm mang lại trải nghiệm toàn diện và tốt nhất cho doanh nghiệp.

5. Lợi ích của hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực là gì?

Hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực (HRIS) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Nâng cao hiệu quả hoạt động nhân sự:

• Tự động hóa các quy trình thủ công: HRIS có thể tự động hóa nhiều quy trình nhân sự thủ công như duyệt hợp đồng, tính lương, gửi thông báo, chấm công… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• Giảm thiểu sai sót: Hệ thống HRIS giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu và xử lý các quy trình nhân sự, do đó nâng cao độ chính xác và hiệu quả của công tác quản lý nhân sự.
• Cải thiện khả năng truy cập thông tin: HRIS cung cấp cho nhân viên và quản lý quyền truy cập vào thông tin nhân sự mọi lúc mọi nơi, giúp họ dễ dàng tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu và thực hiện các quy trình nhân sự.

Cải thiện việc ra quyết định:

• Cung cấp dữ liệu và phân tích: HRIS thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về nguồn nhân lực để hỗ trợ ra quyết định sáng suốt hơn.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và dự báo: Dữ liệu nhân sự được thu thập bởi HRIS có thể được sử dụng để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển và kế hoạch kế nhiệm cho doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: HRIS giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban, bộ phận và cá nhân nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên:

• Cung cấp quyền truy cập vào thông tin cá nhân: HRIS cho phép nhân viên truy cập vào thông tin cá nhân của mình như lương bổng, phúc lợi, lịch nghỉ phép, lịch sử công việc… giúp họ chủ động quản lý thông tin của mình.
• Tự động hóa các quy trình nhân sự: HRIS giúp nhân viên tự động hóa các quy trình nhân sự như xin nghỉ phép, nộp đơn xin nghỉ việc, cập nhật thông tin cá nhân… giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cải thiện giao tiếp nội bộ: HRIS giúp cải thiện giao tiếp nội bộ giữa nhân viên và quản lý, tạo môi trường làm việc hiệu quả và tích cực hơn.

Tuân thủ luật lao động:

• Hỗ trợ tuân thủ luật lao động: HRIS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của luật lao động liên quan đến tuyển dụng, chấm công, tính lương, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội…
• Cập nhật thay đổi luật lao động: HRIS được cập nhật thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ những thay đổi mới nhất của luật lao động.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc tuân thủ luật lao động giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý do vi phạm luật lao động.

Lợi ích khác:

• Nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp: Việc sử dụng HRIS thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp, thu hút ứng viên tiềm năng và giữ chân nhân viên tài năng.
• Tăng năng suất lao động: Khi nhân viên hài lòng với công việc và môi trường làm việc, họ sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí tuyển dụng: HRIS giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên hiệu quả hơn, từ đó giảm chi phí tuyển dụng.

6. Những xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Các xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) trong năm 2024 và hơn thế nữa bao gồm việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), và các giải pháp dựa trên đám mây. Dưới đây là một số điểm nổi bật trong từng lĩnh vực:

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML):

• Tự động hóa: AI được sử dụng để tự động hóa các công việc như sàng lọc hồ sơ xin việc, sắp xếp lịch phỏng vấn, và phân tích dữ liệu nhân sự, giúp giảm bớt thời gian và công sức cho các tác vụ tẻ nhạt​ .
• Dự đoán và Tùy chỉnh: Học máy giúp dự đoán tỷ lệ nghỉ việc và đề xuất các chương trình đào tạo phù hợp, cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn vào nhu cầu và xu hướng của nhân viên​.
• Chatbots: Hỗ trợ nhân viên 24/7 qua các chatbot, giúp giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin nhanh chóng về chính sách và quy trình của công ty​ 

Đám mây (Cloud):

• Hệ thống HRIS dựa trên đám mây: HRIS sử dụng hạ tầng đám mây, giúp truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị và mọi địa điểm. Điều này giúp giảm chi phí bảo trì hạ tầng và đảm bảo tính linh hoạt trong việc mở rộng và cập nhật hệ thống.
• Khả năng mở rộng linh hoạt và cập nhật thường xuyên: Hệ thống HRIS trên đám mây có khả năng mở rộng linh hoạt và cập nhật tính năng mới thường xuyên, đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Di động:

• Ứng dụng HRIS di động: HRIS cung cấp ứng dụng di động cho phép nhân viên truy cập thông tin cá nhân và quản lý quy trình HR mọi lúc, mọi nơi. Điều này tăng cường tính di động và sự thuận tiện cho nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho họ tham gia tích cực hơn vào quá trình quản lý nhân sự.
• Trao quyền cho nhân viên: Ứng dụng di động HRIS giúp trao quyền cho nhân viên, nâng cao trải nghiệm làm việc và tăng tỷ lệ tương tác với hệ thống HRIS.

Phân tích dữ liệu:

Thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự: HRIS thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp thông tin chi tiết về nguồn nhân lực. Dữ liệu này được sử dụng để hỗ trợ ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu, dự đoán xu hướng và xác định rủi ro và cơ hội liên quan đến nguồn nhân lực.

Cá nhân hóa:

Trải nghiệm HRIS được cá nhân hóa: HRIS cung cấp trải nghiệm được cá nhân hóa cho từng nhân viên, phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Điều này bao gồm giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, cũng như các đề xuất chương trình đào tạo và phát triển phù hợp với từng cá nhân.

Trải nghiệm nhân viên (EX):

Tập trung vào nâng cao trải nghiệm nhân viên: HRIS hỗ trợ các hoạt động như onboarding, đánh giá hiệu suất và quản lý tài năng, tạo môi trường làm việc tích cực, thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.

Tuân thủ luật lao động và Bảo mật dữ liệu:

Tuân thủ luật lao động và bảo mật dữ liệu: HRIS cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các quy định của luật lao động và đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân viên an toàn với các biện pháp bảo mật tiên tiến.

Tính linh hoạt và Giá cả hợp lý:

Tính linh hoạt và Giá cả hợp lý: HRIS linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc cụ thể của từng doanh nghiệp, với mức giá phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp quy mô khác nhau.

7. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự Arito

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) ARITO được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Hệ thống cung cấp nhiều tính năng toàn diện, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Tính năng chính:

• Quản lý tổ chức: Xây dựng sơ đồ tổ chức giúp nhân sự nắm được mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
• Tuyển dụng: Quản lý quy trình tuyển dụng theo nhiều vòng, đánh giá ứng viên và kết nối với các trang web tuyển dụng.
• Quản lý nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý vị trí, bộ phận, quá trình làm việc, trình độ học vấn, quá trình phát triển, thông tin thuế, BHXH.
• Chấm công: Quản lý chấm công theo nhiều hình thức online và offline.
• Tính lương: Quản lý tính lương linh hoạt theo nhiều tham số, phù hợp với mọi bảng lương đặc thù của doanh nghiệp.
• Đào tạo: Quản lý đào tạo theo từng chương trình, khóa học.
• Công tác văn phòng: Quản lý đơn từ công lương, quản lý phép, theo dõi các hoạt động công việc của nhân viên.
• Đánh giá KPI: Theo dõi đánh giá KPI, mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
• Báo cáo: Cung cấp nhiều loại báo cáo đa dạng, cho phép người dùng tự chọn và tạo báo cáo theo ý muốn.

ARITO HRM là giải pháp phần mềm HRM hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp ARITO HRM!