Chứng từ điện tử là gì? Doanh nghiệp cần biết gì về chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là một khái niệm ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới kinh doanh hiện đại. Đối với doanh nghiệp, việc hiểu rõ về chứng từ điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đem lại nhiều lợi ích về chi phí và an toàn thông tin. 

Trong bài viết này, Arito sẽ cung cấp khái niệm cơ bản của chứng từ điện tử, nội dung chúng, cũng như quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Có hiệu lực từ 01/7/2022) có quy định về chứng từ điện tử như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

• Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
• Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Từ đó cho thấy rằng, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử là các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy..

Chứng từ điện tử được sử dụng trong các giao dịch thương mại, kế toán, kiểm toán, thuế, phí, lệ phí giữa các tổ chức, cá nhân với nhau hoặc với cơ quan thuế. Chứng từ điện tử giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, giấy tờ, tăng hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và gian lận.

Chứng từ điện tử gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

>>> Xem thêm: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

2. Nội dung chứng từ điện tử gồm những gì?

Chứng từ điện tử là các chứng từ, biên lai được thể hiện theo hình thức dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật thuế, phí, lệ phí. Có hai loại chứng từ điện tử là biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử phải có các nội dung bắt buộc như sau

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
• Thông tin người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa, dịch vụ; tổng số tiền phải thanh toán; thuế suất, số tiền thuế, số tiền phải nộp.
• Thông tin người lập, người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ: Tên, chữ ký điện tử.
• Mã số chứng từ điện tử: Là một chuỗi ký tự duy nhất do hệ thống cung cấp chứng từ điện tử tạo ra để phân biệt các chứng từ điện tử với nhau.
• Ngày, giờ phát hành chứng từ điện tử: Là thời điểm hệ thống cung cấp chứng từ điện tử gửi chứng từ điện tử đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
• Trạng thái chứng từ điện tử: Là trạng thái hiện tại của chứng từ điện tử, có thể là: Đã phát hành, Đã hủy, Đã thay thế, Đã điều chỉnh..

Nội dung chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định về định dạng, chữ ký điện tử, phương tiện truyền, nhận, lưu trữ và hiển thị chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3. Quy định về chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy, được sử dụng trong các giao dịch kinh tế, tài chính, ngân hàng, kế toán, thuế, hải quan và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

Tại Việt Nam, chứng từ điện tử được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật sau:

• Luật Kế toán 2014;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử;
• Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về quản lý hóa đơn điện tử;
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế đối với doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh.
• Chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Chứng từ điện tử là loại chứng từ, biên lai được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

3.1. Định dạng chứng từ điện tử

Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và bao gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu của chữ ký số

Tổng cục Thuế xây dựng và công bố các thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử, hình ảnh về Biên lai điện tử

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.
• Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Quốc tịch.
• Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.
• Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

3.2. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Điều kiện đăng ký sử dụng biên lai điện tử là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử:

Tổ chức đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

Thời gian xét duyệt hồ sơ:

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức cần lưu ý:

Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý những quy định sau  về chứng từ điện tử:

Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử: Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chứng từ điện tử hoặc chứng từ bằng giấy, trừ trường hợp bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử theo quy định của Bộ Tài chính.

Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử: Tổ chức, cá nhân phải nộp đơn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử kèm theo các giấy tờ liên quan đến cơ quan thuế cấp mã số thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cơ quan thuế có trách nhiệm xem xét, cấp phép hoặc từ chối cấp phép sử dụng chứng từ điện tử trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trách nhiệm của người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ: Người bán phải lập, phát hành, gửi, lưu trữ, cung cấp chứng từ điện tử cho người mua và cơ quan thuế theo quy định. Người mua phải nhận, kiểm tra, xác nhận, lưu trữ, cung cấp chứng từ điện tử cho cơ quan thuế theo quy định. Cả hai bên phải đảm bảo tính xác thực, bảo mật và không thể thay đổi của chứng từ điện tử.

Hành vi bị cấm liên quan đến chứng từ điện tử: Không được sử dụng chứng từ điện tử khi chưa được cơ quan thuế cấp phép; không được sử dụng chứng từ điện tử đã bị hủy, thay thế, điều chỉnh; không được sửa đổi, xóa bỏ, làm mất chứng từ điện tử; không được sử dụng chứng từ điện tử giả, chứng từ điện tử không đúng sự thật; không được cản trở, từ chối cung cấp chứng từ điện tử cho cơ quan thuế hoặc người có thẩm quyền.

Xử phạt vi phạm liên quan đến chứng từ điện tử: Tùy theo mức độ và hậu quả của vi phạm, người vi phạm có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 100.000.000 đồng, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trên đây là một số điểm quan trọng về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà doanh nghiệp cần nắm vững. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về định dạng, quy định, và quy trình đăng ký sử dụng, đồng thời tận dụng hiệu quả công nghệ để quản lý tài liệu và giao dịch kinh doanh.

Kết luận:

Chứng từ điện tử là một khái niệm quen thuộc trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy và có nhiều ưu điểm về chi phí, thời gian, giấy tờ, quản lý, sai sót và gian lận. 

Bài viết trên, Arito đã cung cấp những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp về chứng từ điện tử và những quy định về chứng từ điện tử. Tuy nhiên, để sử dụng chứng từ điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về định dạng, đăng ký, trách nhiệm, hành vi bị cấm và xử phạt vi phạm liên quan đến chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Liên hệ ngay để được tư vấn thêm về chứng từ điện tử!