Quy Định Định Dạng Hóa Đơn Điện Tử (Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Định dạng hóa đơn điện tử là gì? 

Theo như quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Khoản 1 Điều 12:

“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”.

Như vậy, có thể hiểu định dạng hóa đơn điện tử là những tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật của dữ liệu, chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử và được sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.

Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử bao gồm những thành phần nào?

Định dạng hóa đơn điện tử có 02 thành phần chính đó là:

• Thành phần có chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;
• Thành phần có chứa dữ liệu chữ ký điện tử;

Riêng hóa đơn điện tử dạng có mã của cơ quan thuế, ngoài hai thành phần trên còn có thành phần dữ liệu về mã cơ quan thuế.

Ai sẽ là người cung cấp các thành phần của định dạng hóa đơn điện tử?

Cũng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Tổng cục Thuế chính là người xây dựng, công bố và cung cấp các thành phần của định dạng hóa đơn điện tử.

Yêu cầu đối với định dạng hóa đơn điện tử là gì?

Định dạng hóa đơn điện tử phải được hiển thị một cách đầy đủ và chính xác các nội dung của hóa đơn.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cần phải được định dạng và trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng các phương tiện điện tử.

Định dạng hóa đơn điện tử phải đầy đủ, chính xác, dễ hiểu

Các yêu cầu đối với tổ chức, doanh nghiệp khi chuyển hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp?

Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Tổ chức, doanh nghiệp kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 (gồm 1 kênh truyền hình chính và 1 kênh truyền dự phòng). Mỗi kênh có băng thông tối thiểu là 5 Mbps.
• Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

FAQs – Câu hỏi thường gặp

Định dạng hóa đơn điện tử lưu file XML hay PDF là hợp pháp?

Định dạng hóa đơn điện tử hợp pháp phải bao gồm hai file kèm theo: file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Điều quan trọng là nội dung trong file PDF phải trùng khớp với các dữ liệu trong file XML, từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ hợp pháp khi sử dụng định dạng XML. Do đó, hóa đơn điện tử chỉ dùng file PDF mà không có file XML tương ứng là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.

Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn điện tử định dạng XML không?

Có! Doanh nghiệp phải lưu trữ cả hai định dạng hóa đơn điện tử XML và cả PDF.

Kết luận 

Trên đây là những thông tin quan trọng liên quan đến định dạng hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp nên lưu ý để tránh sai sót trong quá trình lập và xuất hóa đơn.

Tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/thoi-su-phap-luat/cac-thanh-phan-cua-dinh-dang-hoa-don-dien-tu-hoa-don-dien-tu-su-dung-ngon-ngu-dinh-dang-van-ban-the-23797.html