Định dạng hóa đơn điện tử: chuẩn dữ liệu XML và quy định từ 01/7/2026

Nhiều kế toán lưu hóa đơn điện tử bằng cách in ra PDF rồi cất vào thư mục. Cách này không đáp ứng quy định, vì bản PDF không phải hóa đơn mà chỉ là hình ảnh của hóa đơn.

Bài viết giải thích định dạng hóa đơn điện tử gồm những gì, phải lưu gì, và chuẩn dữ liệu áp dụng từ 01/7/2026.

Văn bản đang điều chỉnh

Cấp	Văn bản	Content
Nghị định	Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2026	Nguyên tắc: hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật về thuế và kế toán. Thay Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025
Thông tư	Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026	Hướng dẫn thi hành, định nghĩa định dạng hóa đơn điện tử. Thay Thông tư 32/2025
Quyết định	Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 của Cục Thuế	Quy định thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế

Quyết định của cơ quan thuế mới là nơi quy định chi tiết kỹ thuật. Đơn vị phát triển phần mềm và đơn vị tích hợp cần tra trực tiếp văn bản này.

Định dạng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 91/2026, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu and chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, phục vụ việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. XML là định dạng để máy đọc và trao đổi dữ liệu, không phải định dạng để người đọc.

Các thành phần của định dạng

Thành phần	Content
Dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn	Toàn bộ thông tin của hóa đơn: người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền
Dữ liệu chữ ký số	Chữ ký số của người bán, và của người mua trong trường hợp có
Dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế	Chỉ có với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ba thành phần này nằm trong cùng một file XML.

Vì sao file PDF không phải hóa đơn điện tử

Đây là phần quan trọng nhất và bản cũ chỉ nhắc qua trong FAQ.

	File XML	File PDF
Bản chất	Là hóa đơn điện tử	Là bản thể hiện của hóa đơn
Chứa dữ liệu ký số	Có	Không, chỉ là hình ảnh
Máy đọc và kiểm chứng được	Có	Không
Dùng để kê khai, khấu trừ	Có	Không đủ, cần file XML
Giá trị lưu trữ theo quy định	Đây là thứ phải lưu	Lưu thêm để tiện tra cứu

Bản thể hiện là phần nhìn thấy được của hóa đơn, thường ở dạng PDF hoặc hiển thị trên màn hình. Nó giúp người đọc nhìn thấy nội dung, nhưng giá trị pháp lý nằm ở dữ liệu XML kèm chữ ký số.

Hệ quả thực tế: doanh nghiệp chỉ lưu bản PDF của hóa đơn đầu vào là chưa đủ. Khi cần chứng minh tính hợp lệ, phải có file XML để kiểm chứng chữ ký số và đối chiếu với dữ liệu của cơ quan thuế.

Bản thể hiện và bản chuyển đổi ra giấy

Loại	Giá trị
File XML	Là hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý
Bản thể hiện trên màn hình hoặc PDF	Để xem nội dung
Bản chuyển đổi in ra giấy	Chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực giao dịch và thanh toán

Chi tiết ở bài chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần lưu trữ những gì

Phải lưu	Lý do
File XML của hóa đơn	Đây là hóa đơn, không phải bản in
Dữ liệu chữ ký số kèm theo	Để kiểm chứng tính toàn vẹn về sau
Mã của cơ quan thuế nếu có	Với hóa đơn có mã
Kết quả tra cứu tính hợp lệ tại thời điểm nhận	Bằng chứng về sự cẩn trọng, đặc biệt với hóa đơn đầu vào
Bản thể hiện	Không bắt buộc nhưng tiện tra cứu

Ba nguyên tắc lưu trữ:

Lưu ở hệ thống của doanh nghiệp, không chỉ dựa vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Đổi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp ngừng hoạt động thì doanh nghiệp vẫn phải tra cứu được.

Không chuyển đổi định dạng làm mất dữ liệu ký số. In ra PDF rồi xóa XML là mất bản gốc.

Thời hạn lưu theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Cần đảm bảo mở và đọc được trong suốt thời hạn đó.

Câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn: khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp được xuất dữ liệu ra dưới dạng nào, có bao gồm file XML gốc kèm chữ ký số không, và có mất phí không. Hỏi trước khi ký, không hỏi khi sắp kết thúc.

Yêu cầu với định dạng hóa đơn

Yêu cầu	Content
Theo chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định	Hiện là Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026
Đầy đủ nội dung bắt buộc	Theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán
Có chữ ký số hợp lệ	Chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký
Truyền được đến cơ quan thuế	Theo phương thức quy định
Hiển thị được đầy đủ, trung thực	Bản thể hiện phản ánh đúng dữ liệu gốc

Nội dung bắt buộc của hóa đơn được quy định tại Nghị định 254/2026. Nghị định này cũng có điều chỉnh về cách ghi trong một số trường hợp, ví dụ khi không có thông tin người mua, với hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ xăng dầu, hóa đơn ủy nhiệm và bán đấu giá.

Phương thức truyền nhận dữ liệu

Phần này bản cũ trình bày dễ gây hiểu nhầm. Cần tách rõ đối tượng áp dụng.

Đối tượng	Việc phải làm
Doanh nghiệp thông thường	Sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Không cần tự xây hạ tầng kết nối
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử	Đáp ứng điều kiện về hạ tầng, kết nối với cơ quan thuế theo phương thức quy định tại Quyết định 1233/QĐ-CT

Các yêu cầu kỹ thuật về giao thức truyền nhận, đường truyền và hạ tầng áp dụng cho tổ chức cung cấp dịch vụ, không phải yêu cầu đặt ra với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.

Việc doanh nghiệp cần làm là chọn đúng nhà cung cấp: kiểm tra tổ chức đó có trong danh sách được cơ quan thuế chấp nhận, và đã cập nhật theo quy định áp dụng từ 01/7/2026 hay chưa. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản.

So sánh nhà cung cấp có trong bài phần mềm hóa đơn điện tử.

Cách đọc file XML hóa đơn

File XML mở bằng trình duyệt hoặc trình soạn thảo văn bản sẽ hiện ra các thẻ dữ liệu, khó đọc với người không quen.

Cách	Phù hợp với
Dùng công cụ tra cứu của cơ quan thuế	Kiểm tra tính hợp lệ và xem nội dung
Dùng phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ	Xem bản thể hiện tương ứng
Nhập vào phần mềm kế toán	Tự đọc dữ liệu và sinh bút toán, không phải nhập tay

Cách thứ ba là cách tiết kiệm thời gian nhất với doanh nghiệp nhận nhiều hóa đơn đầu vào. Doanh nghiệp nhận vài trăm hóa đơn mỗi tháng mà nhập tay từng hóa đơn sẽ tốn hàng chục giờ công.

Bốn lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Chỉ lưu bản PDF, không lưu file XML	Không đủ căn cứ khi cần chứng minh tính hợp lệ
Dựa hoàn toàn vào hệ thống của nhà cung cấp để lưu trữ	Mất khả năng tra cứu khi đổi nhà cung cấp
Không tra cứu tính hợp lệ hóa đơn đầu vào tại thời điểm nhận	Rủi ro khi người bán sau này bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động
Nhập tay hóa đơn đầu vào vào phần mềm kế toán	Tốn giờ công và phát sinh sai sót

Lỗi thứ ba liên quan trực tiếp đến rủi ro về thuế. Chi tiết ở bài mức phạt hóa đơn bất hợp pháp.

Xử lý hóa đơn trên hệ thống

Hóa đơn điện tử SafeInvoice trong hệ sinh thái Arito ERP:

• Phát hành hóa đơn theo chuẩn dữ liệu hiện hành, cập nhật theo Nghị định 254/2026 áp dụng từ 01/7/2026
• Lưu file XML gốc kèm dữ liệu chữ ký số, xuất được khi doanh nghiệp cần
• Đọc hóa đơn đầu vào từ file XML, tự sinh bút toán, không nhập tay
• Lưu kết quả tra cứu tính hợp lệ tại thời điểm nhận hóa đơn
• Liên thông với bán hàng, mua hàng and tài chính kế toán

Đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Định dạng hóa đơn điện tử là gì?

Là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.

Định dạng hóa đơn điện tử gồm những thành phần nào?

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số, và với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

File PDF có phải hóa đơn điện tử không?

Không. File PDF chỉ là bản thể hiện, tức phần nhìn thấy được của hóa đơn. Hóa đơn điện tử là file XML chứa dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số. Giá trị pháp lý nằm ở file XML.

Doanh nghiệp phải lưu trữ file nào?

Phải lưu file XML kèm dữ liệu chữ ký số, và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã. Nên lưu thêm bản thể hiện để tiện tra cứu và kết quả tra cứu tính hợp lệ tại thời điểm nhận hóa đơn đầu vào.

Văn bản nào quy định định dạng hóa đơn điện tử?

Nguyên tắc tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, và chi tiết kỹ thuật tại Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 của Cục Thuế về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.

Bản in hóa đơn điện tử ra giấy có giá trị gì?

Chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán. Giá trị pháp lý vẫn nằm ở bản điện tử gốc.

Doanh nghiệp có phải tự xây hạ tầng kết nối với cơ quan thuế không?

Không. Doanh nghiệp thông thường sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Các yêu cầu kỹ thuật về giao thức và hạ tầng truyền nhận áp dụng cho tổ chức cung cấp dịch vụ.

Làm sao đọc được file XML hóa đơn?

Dùng công cụ tra cứu của cơ quan thuế, dùng phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ để xem bản thể hiện, hoặc nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán có khả năng đọc file XML và sinh bút toán tự động.

Tổng kết

Điều quan trọng nhất về định dạng hóa đơn điện tử: hóa đơn là file XML, không phải file PDF. Bản PDF chỉ là bản thể hiện, và bản in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ.

Hai việc doanh nghiệp nên rà lại:

Kiểm tra cách đang lưu trữ hóa đơn. Nếu chỉ lưu PDF hoặc chỉ dựa vào hệ thống của nhà cung cấp thì cần thay đổi. Phải giữ được file XML kèm dữ liệu chữ ký số ở hệ thống của mình.

Hỏi nhà cung cấp dịch vụ về chính sách xuất dữ liệu khi kết thúc hợp đồng, có bao gồm file XML gốc không. Hỏi trước khi ký.

Về căn cứ kỹ thuật, văn bản cần tra là Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 của Cục Thuế, không phải nghị định. Nghị định chỉ đặt nguyên tắc, chi tiết định dạng nằm ở quyết định của cơ quan thuế.

Nội dung mang tính tham khảo. Đơn vị phát triển phần mềm cần tra trực tiếp Quyết định 1233/QĐ-CT và các phụ lục kỹ thuật kèm theo. Cần trao đổi về giải pháp hóa đơn điện tử, liên hệ với Arito.