10 Phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất dành cho mọi doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh. Vậy quản lý kho hàng là gì? Những phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất dành cho các doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Arito tìm hiểu sâu hơn trong bài viết dưới đây!

1. Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là quá trình tổ chức, giám sát và điều phối hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, xuất nhập và điều động hàng hóa trong một kho hàng. Nó bao gồm các công việc như xác định nhu cầu lưu trữ, sắp xếp không gian kho, đảm bảo an toàn và bảo quản hàng hóa, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng, vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Mục tiêu của quản lý kho hàng là đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và vận chuyển một cách hiệu quả và có sẵn sàng khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu lãng phí và chi phí liên quan.

Việc tổ chức và sắp xếp kho hàng chính xác không chỉ giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong quá trình vận hành kho, mà còn giúp cải thiện quy trình kinh doanh tổng thể. Bằng cách duy trì sự kiểm soát chặt chẽ về việc xuất nhập hàng hóa, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra sự cố hoặc lãng phí.

Điều quan trọng nhất, việc quản lý kho hàng tốt giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh của mình. Bằng cách theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, họ có thể đánh giá hiệu suất và hiệu quả của chuỗi cung ứng, dự đoán nhu cầu thị trường, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt. Điều này giúp tối ưu hóa lợi nhuận và tạo ra một môi trường kinh doanh bền vững và phát triển.

2. Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng là một hoạt động quan trọng và cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp. Thực tế, giá trị hàng tồn kho thường chiếm khoảng 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò quyết định trong quản trị sản xuất và kinh doanh.

2.1 Tránh thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa là vấn đề nhức nhối mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể gặp phải, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận và uy tín. Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc ngăn chặn thất thoát, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Hạn chế gian lận:

• Minh bạch hóa quy trình: Việc thiết lập quy trình quản lý kho chặt chẽ, minh bạch giúp theo dõi rõ ràng nguồn gốc, xuất xứ và di chuyển của hàng hóa, hạn chế tối đa hành vi gian lận của nhân viên.
• Tăng cường kiểm soát: Áp dụng các biện pháp kiểm soát an ninh như camera giám sát, hệ thống báo động, kiểm tra định kỳ kho hàng giúp phát hiện sớm các trường hợp gian lận.
• Nâng cao ý thức nhân viên: Thường xuyên đào tạo, giáo dục nâng cao ý thức trách nhiệm cho nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo vệ tài sản chung, đồng thời xây dựng văn hóa doanh nghiệp đề cao sự trung thực.

Giảm thiểu tổn thất do trượt giá:

• Lên kế hoạch nhập hàng hợp lý: Dựa trên dữ liệu bán hàng, nhu cầu thị trường và thời gian quay vòng vốn để dự trữ lượng hàng hóa phù hợp, tránh tồn kho quá nhiều dẫn đến lỗi mốt, trượt giá.
• Phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học: Ưu tiên xuất kho những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị ảnh hưởng bởi thị trường, đảm bảo tối ưu giá trị hàng hóa.
• Theo dõi và cập nhật giá thị trường thường xuyên: Giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá bán phù hợp, giảm thiểu tổn thất do trượt giá.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho:

• Tối ưu hóa diện tích kho: Sắp xếp hàng hóa khoa học, sử dụng hệ thống giá kệ phù hợp giúp tối ưu hóa diện tích kho, tiết kiệm chi phí lưu trữ.
• Tăng hiệu quả xuất nhập kho: Áp dụng phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa các quy trình, đẩy nhanh tốc độ xuất nhập kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất làm việc.
• Cải thiện khả năng theo dõi và kiểm soát: Hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp theo dõi sát sao số lượng, chất lượng hàng hóa, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác và kịp thời.

2.2 Tiết kiệm chi phí 

Giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, vật tư:

• Kiểm soát chặt chẽ tình trạng tồn kho: Theo dõi số lượng, chất lượng hàng hóa tồn kho một cách thường xuyên, giúp phát hiện sớm những mặt hàng sắp hết hạn, hư hỏng hoặc lỗi mốt để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh lãng phí.
• Lên kế hoạch mua hàng hợp lý: Dựa trên dữ liệu bán hàng, nhu cầu thị trường và khả năng tài chính để dự trữ lượng hàng hóa phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí.
• Sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả: Áp dụng các phương pháp quản lý kho khoa học như FIFO (First In First Out) để đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu theo thứ tự thời gian, hạn chế hao hụt và hư hỏng.

Tiết kiệm chi phí lưu kho:

• Tối ưu hóa diện tích kho: Sắp xếp hàng hóa khoa học, sử dụng hệ thống giá kệ phù hợp giúp tận dụng tối đa diện tích kho, giảm chi phí thuê kho.
• Giảm thiểu chi phí vận hành kho: Hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp tự động hóa các quy trình, tiết kiệm chi phí nhân công, điện nước và các chi phí vận hành khác.
• Hạn chế thất thoát hàng hóa: Việc kiểm soát chặt chẽ xuất nhập kho, áp dụng các biện pháp an ninh giúp giảm thiểu thất thoát, bảo vệ tài sản doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí mua hàng:

• Mua hàng với giá tốt nhất: Dựa trên dữ liệu về giá cả thị trường, nhu cầu tiêu dùng và tình trạng tồn kho để lựa chọn thời điểm mua hàng phù hợp, thương lượng giá tốt nhất với nhà cung cấp.
• Tránh mua hàng không cần thiết: Lập kế hoạch mua hàng rõ ràng, dựa trên nhu cầu thực tế giúp doanh nghiệp tránh mua những mặt hàng không cần thiết, lãng phí vốn.
• Tận dụng các chương trình khuyến mãi: Theo dõi các chương trình khuyến mãi của nhà cung cấp để mua hàng với giá ưu đãi, tiết kiệm chi phí.

2.3 Tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời:

• Hạn chế tình trạng hết hàng: Việc theo dõi sát sao tình trạng tồn kho giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hết hàng đột xuất dẫn đến mất doanh thu.
• Tăng tốc độ giao hàng: Hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời và hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.

Tối ưu hóa giá bán:

• Dựa trên dữ liệu thị trường: Phân tích dữ liệu về nhu cầu, giá cả thị trường và tình trạng tồn kho để đưa ra mức giá bán phù hợp, cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Thực hiện các chương trình khuyến mãi: Hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, từ đó điều chỉnh để tối ưu hóa doanh thu.
• Tăng khả năng bán hàng: Việc quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng, từ đó tăng khả năng bán hàng và doanh thu.

Giảm thiểu tồn kho lỗi thời:

• Quản lý vòng đời sản phẩm: Theo dõi vòng đời sản phẩm giúp doanh nghiệp xác định những sản phẩm nào sắp lỗi thời để đưa ra biện pháp bán tháo hoặc xử lý kịp thời, giảm thiểu tổn thất.
• Tăng cường khả năng dự đoán: Phân tích dữ liệu bán hàng và nhu cầu thị trường giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng thị trường, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp, tránh tồn kho lỗi thời.
• Tối ưu hóa vốn lưu động: Việc giảm thiểu tồn kho lỗi thời giúp doanh nghiệp giải phóng vốn lưu động, sử dụng vốn hiệu quả hơn cho các hoạt động kinh doanh khác.

>>> Xem thêm: Điểm danh 8 kinh nghiệm quản lý kho bạn nên biết

3.  Quy trình quản lý kho hiệu quả

Quy trình quản lý kho hiệu quả bao gồm các bước sau:

3.1 Nhập kho

• Kiểm tra hàng hóa: So sánh hàng hóa nhận được với thông tin trong đơn đặt hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thông tin sản phẩm,…
• Ghi nhận thông tin: Cập nhật thông tin về hàng hóa nhập kho vào hệ thống quản lý, bao gồm số lượng, giá trị, ngày nhập, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ,…
• Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý theo vị trí, chủng loại, kích thước, hạn sử dụng,… để thuận tiện cho việc quản lý và xuất kho.

3.2 Xuất kho

• Xác nhận đơn hàng: Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, thông tin khách hàng, số lượng và chủng loại hàng hóa.
• Chuẩn bị hàng hóa: Lấy hàng hóa theo yêu cầu của đơn hàng, đảm bảo chất lượng và số lượng chính xác.
• Xử lý đơn hàng: Hoàn tất thủ tục xuất kho, đóng gói hàng hóa, ghi chép thông tin xuất kho và cập nhật vào hệ thống quản lý.

3.3 Kiểm kho theo định kỳ

• Lập kế hoạch kiểm kho: Xác định thời điểm, phạm vi và phương pháp kiểm kho phù hợp.
• Thực hiện kiểm kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa thực tế so với thông tin trong hệ thống quản lý.
• Lập báo cáo kiểm kho: Ghi chép kết quả kiểm kho, xác định sai sót (nếu có) và đề xuất giải pháp khắc phục.

3.4 Thống kê số liệu, lập báo cáo

• Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu về nhập kho, xuất kho, tồn kho, giá trị hàng hóa,…
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động kho, tình trạng tồn kho, xu hướng tiêu thụ,…
• Lập báo cáo: Lập báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động kho, bao gồm số lượng hàng hóa tồn kho, giá trị hàng hóa, doanh thu kho,…

Ngoài ra, để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần

• Sử dụng hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý kho giúp tự động hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hàng hóa.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về nghiệp vụ quản lý kho, kỹ năng kiểm tra hàng hóa, sử dụng hệ thống quản lý kho,…
• Thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ: Quy trình quản lý kho cần bao gồm các quy định về nhập kho, xuất kho, kiểm kho, bảo quản hàng hóa,…
• Thường xuyên kiểm tra, đánh giá: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động kho để đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp.

Việc áp dụng quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả quản lý hàng hóa: Giảm thiểu thất thoát, hư hỏng hàng hóa, nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí lưu kho, vận chuyển, quản lý,…
• Nâng cao khả năng phục vụ khách hàng: Đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng, chính xác, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường.

4. 10 Phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp

4.1 Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS)

Hệ thống quản lý kho (WMS) là một phần mềm được thiết kế chuyên biệt để quản lý các hoạt động trong kho hàng, từ nhập kho, xuất kho, kiểm kho đến báo cáo. WMS giúp tự động hóa các quy trình thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lợi ích của việc sử dụng WMS:

• Tự động hóa các quy trình: WMS tự động hóa các quy trình như nhập kho, xuất kho, kiểm kho, báo cáo,… giúp giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao hiệu quả quản lý.
• Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc: WMS giúp theo dõi nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, đảm bảo chất lượng sản phẩm và truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: WMS giúp theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhập hàng, xuất kho hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Tiết kiệm chi phí: WMS giúp giảm thiểu chi phí nhân công, chi phí lưu kho và chi phí quản lý.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: WMS giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Phần mềm Quản lý Kho Arito sẽ trợ giúp doanh nghiệp quản trị về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa, thiết bị tồn kho và việc sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong việc lưu trữ và bảo quản trong kho. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất, điều phối và vận chuyển.

Arito WMS cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý kho hiệu quả, bao gồm:

• Quản lý nhập kho: Kiểm tra hàng hóa nhập kho, cập nhật thông tin vào hệ thống, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo vị trí.
• Quản lý xuất kho: Lập phiếu xuất kho, kiểm tra hàng hóa xuất kho, cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Quản lý kiểm kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa thực tế so với thông tin trong hệ thống.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hoặc quá hạn sử dụng.
• Báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động kho, bao gồm báo cáo nhập kho, xuất kho, tồn kho, giá trị hàng hóa,…

>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito

4.2 Áp dụng phương pháp quản lý tồn kho phù hợp (FIFO và LIFO)

Lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của kho hàng. Có hai phương pháp quản lý tồn kho phổ biến là FIFO (First In First Out) và LIFO (Last In First Out).

• FIFO (First In First Out): Sử dụng nguyên vật liệu, sản phẩm nhập kho trước để đảm bảo chất lượng và hạn chế lỗi thời.
• LIFO (Last In First Out): Thích hợp cho các sản phẩm có giá trị biến động theo thời gian, giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

4.3 Phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học

Phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học là một trong những yếu tố quan trọng để quản lý kho hiệu quả. Việc phân loại hàng hóa theo chủng loại, kích thước, giá trị, hạn sử dụng,… giúp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và xuất kho hàng hóa.

Cách thức phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học:

• Phân loại hàng hóa: Phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như chủng loại, kích thước, giá trị, hạn sử dụng,…
• Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa theo vị trí, khu vực, kệ hàng cụ thể.
• Sử dụng mã vạch: Sử dụng mã vạch để dễ dàng nhận diện và quản lý hàng hóa.

4.4 Tối ưu hóa diện tích kho:

Tối ưu hóa diện tích kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả sử dụng không gian.

Cách thức tối ưu hóa diện tích kho:

• Sử dụng kệ hàng cao tầng: Sử dụng kệ hàng cao tầng giúp tăng diện tích lưu trữ hàng hóa.
• Sử dụng phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học: Sắp xếp hàng hóa khoa học giúp tiết kiệm diện tích và dễ dàng tìm kiếm hàng hóa.
• Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS): WMS giúp theo dõi vị trí hàng hóa trong kho, giúp tối ưu hóa việc sử dụng diện tích kho.

4.5 Thực hiện kiểm tra và đánh giá định kỳ:

Thường xuyên kiểm tra tình trạng tồn kho, phân tích dữ liệu và đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của kho. Doanh nghiệp cần:

• Lập kế hoạch kiểm kho: Xác định thời điểm, phạm vi và phương pháp kiểm kho phù hợp.
• Thực hiện kiểm kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa thực tế so với thông tin trong hệ thống quản lý.
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu về số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, doanh thu kho,… để đánh giá hiệu quả hoạt động kho.
• Đưa ra biện pháp cải thiện: Xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất các biện pháp cải thiện phù hợp.

4.6 Quản lý kho hàng hiệu quả với phương pháp mã vạch

Lập mã vạch cho tất cả sản phẩm là một phương pháp hiệu quả giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng. Mã vạch giúp:

• Tăng hiệu quả quản lý: Giúp quản lý số lượng hàng hóa lớn một cách dễ dàng và chính xác.
• Tiết kiệm thời gian: Giảm thời gian nhập, xuất kho, kiểm kho.
• Tránh sai sót: Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.
• Dễ dàng tra cứu thông tin: Truy cập thông tin sản phẩm nhanh chóng bằng cách quét mã vạch.

Kết hợp sử dụng mã vạch và phần mềm quản lý kho là phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, tiết kiệm chi phí và thời gian, tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường hiện nay.

4.7 Đào tạo nhân viên

Đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện các quy trình quản lý kho một cách hiệu quả và chính xác là yếu tố then chốt cho sự thành công. Doanh nghiệp cần:

• Cung cấp chương trình đào tạo bài bản: Chương trình đào tạo cần bao gồm kiến thức về các quy trình quản lý kho, sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS), kỹ năng kiểm tra hàng hóa, an toàn lao động,…
• Đào tạo định kỳ: Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức mới và nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
• Hướng dẫn cho nhân viên mới: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về các quy trình và quy định trong kho cho nhân viên mới.
• Đánh giá năng lực nhân viên: Thường xuyên đánh giá năng lực nhân viên để phát hiện và khắc phục các điểm yếu.

4.8 Xây dựng quan hệ hợp tác với nhà cung cấp

Xác định các nhà cung cấp tin cậy và thiết lập mối quan hệ đối tác chiến lược giúp đảm bảo nguồn cung ổn định và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho. Doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn nhà cung cấp: Xác định các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp như uy tín, chất lượng sản phẩm, giá cả, khả năng cung cấp hàng hóa kịp thời,…
• Đàm phán hợp đồng: Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.
• Thường xuyên đánh giá nhà cung cấp: Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

4.9 Ưu tiên theo thứ tự ABC

Phân tích ABC là phương pháp quản lý kho hiệu quả dựa trên nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20. Theo nguyên tắc này, 20% sản phẩm (nhóm A) sẽ mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp, 30% sản phẩm (nhóm B) mang lại 15% lợi nhuận và 50% sản phẩm (nhóm C) chỉ mang lại 5% lợi nhuận.

Cách thức áp dụng phương pháp ABC:

Phân loại sản phẩm:

• Xác định giá trị của sản phẩm dựa trên giá bán và lợi nhuận gộp.
• Xác định tần suất bán ra của sản phẩm dựa trên số lượng bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.
• Sắp xếp sản phẩm thành 3 nhóm A, B, C dựa trên giá trị và tần suất bán ra:
  • Nhóm A: Sản phẩm có giá trị cao và tần suất bán ra chậm.
  • Nhóm B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình.
  • Nhóm C: Sản phẩm có giá trị thấp và tần suất bán ra cao.

Ưu tiên quản lý:

• Nhóm A: Cần được quan tâm và quản lý chặt chẽ nhất. Doanh nghiệp cần tập trung vào việc theo dõi số lượng tồn kho, đảm bảo luôn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Nhóm B: Cần được quản lý theo dõi thường xuyên. Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng tồn kho và đặt hàng kịp thời để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
• Nhóm C: Cần được quản lý đơn giản. Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp FIFO (First In First Out) để đảm bảo sản phẩm được bán ra trước khi hết hạn sử dụng.

4.10 Định mức tồn kho 

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Việc thiết lập mức tồn kho tối ưu cho từng sản phẩm là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Cách thức thiết lập mức tồn kho tối ưu:

Xác định mức tồn kho tối thiểu:

• Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian chờ đợi hàng hóa mới được nhập kho.
• Để xác định mức tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
  • Lượng tiêu thụ trung bình của sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định.
  • Thời gian chờ đợi hàng hóa mới được nhập kho (thời gian đặt hàng và vận chuyển).
  • Mức độ biến động nhu cầu của khách hàng.

Xác định mức tồn kho tối đa:

• Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ trong kho.
• Để xác định mức tồn kho tối đa, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
  • Sức chứa của kho hàng.
  • Chi phí lưu kho.
  • Nguy cơ lỗi thời của sản phẩm.

Điều chỉnh mức tồn kho theo thời gian:

• Nhu cầu của khách hàng và tình hình thị trường có thể thay đổi theo thời gian, do đó doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho cho phù hợp.
• Việc điều chỉnh mức tồn kho có thể dựa trên các yếu tố sau:
  • Doanh số bán hàng thực tế.
  • Dự báo nhu cầu của khách hàng.
  • Mức độ biến động của thị trường.

Ngoài những phương pháp trên, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp khác như:

• Sử dụng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification): Giúp theo dõi và quản lý hàng hóa tự động, hiệu quả.
• Áp dụng phương pháp 5S: Giúp sắp xếp, dọn dẹp, vệ sinh kho hàng khoa học, an toàn.
• Thực hiện quản lý chất lượng kho hàng: Đảm bảo chất lượng hàng hóa và an toàn cho người lao động.

Lựa chọn và áp dụng các phương pháp quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường hiện nay. Tuy nhiên, không có phương pháp nào là hoàn hảo cho tất cả các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét và lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu, quy mô, ngành nghề kinh doanh và đặc thù hoạt động của mình.