Tài sản doanh nghiệp là gì? Cách quản lý tài sản hiệu quả nhất

Tài sản doanh nghiệp không chỉ bao gồm các yếu tố hữu hình như máy móc hay bất động sản, mà còn bao gồm cả các tài sản vô hình như thương hiệu và bằng sáng chế. Việc quản lý tài sản một cách hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững. 

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Arito đi sâu vào tìm hiểu tài sản doanh nghiệp là gì và các phương pháp quản lý tài sản hiệu quả nhất.

1. Tài sản doanh nghiệp là gì?

Tài sản doanh nghiệp là khái niệm bao trùm lên tất cả những gì mà một doanh nghiệp sở hữu hoặc kiểm soát, với mục đích tạo ra giá trị kinh tế. Theo Điều 105 của Bộ Luật Dân sự năm 2015, tài sản được định nghĩa là vật, tiền, giấy tờ có giá trị và các quyền tài sản khác. Trong kinh doanh, tài sản này có thể là bất động sản hoặc động sản, và có thể bao gồm cả tài sản hiện có hoặc tài sản hình thành trong tương lai.

2. Các loại tài sản doanh nghiệp

Dựa vào vòng đời của các loại tài sản, từ thời gian đầu tư, lập kế hoạch mua sắm tài sản cho đến khi mua sắm tài sản, phân phối và đưa tài sản vào sử dụng, luân chuyển, thu hồi, thanh lý. Tài sản của doanh nghiệp sẽ được chia thành 2 loại đó là: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. 

2.1. Tài sản ngắn hạn là gì?

Tài sản ngắn hạn của một doanh nghiệp là loại tài sản có thời gian sử dụng hoặc thời gian hồi vốn ngắn, thường trong khoảng 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh. Những tài sản này thường có giá trị sử dụng tương đối thấp và thường xuyên được chuyển đổi hoặc tiêu thụ trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Việc quản lý hiệu quả tài sản ngắn hạn giúp đảm bảo khả năng thanh toán và sinh lời của doanh nghiệp, cũng như tránh lãng phí tài nguyên.

Các hình thức tài sản ngắn hạn bao gồm:

• Vốn bằng tiền: Đây là các khoản tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang được luân chuyển và các khoản có giá trị tương đương như vàng, bạc, đá quý, và kim loại quý khác.
• Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Đây là các khoản đầu tư vào bên ngoài doanh nghiệp với mục đích kiếm lời trong một thời gian ngắn, thường trong một chu kỳ kinh doanh. Loại tài sản này bao gồm chứng khoán ngắn hạn, các khoản đầu tư khác ngắn hạn, và dự phòng giảm giá cho các khoản đầu tư ngắn hạn nhằm bù đắp các tổn thất của đầu tư dài hạn do những rủi ro như phá sản, thiên tai, hoặc lũ lụt.
• Hàng tồn kho: Đây là những tài sản doanh nghiệp sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc bán ra trong kỳ kinh doanh ngắn hạn. Hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm, hàng hóa, và hàng hóa tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
• Các khoản phải thu ngắn hạn: Đây là những khoản tiền doanh nghiệp có quyền thu hồi từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác do các giao dịch kinh doanh. Những khoản này bao gồm tiền phải thu từ khách hàng, phải thu nội bộ, thuế GTGT cần thu hồi, và các khoản phải thu khác. Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các khoản này để đảm bảo không bị chiếm dụng hoặc mất mát.
• Các tài sản ngắn hạn khác: Bao gồm giá trị trong các khoản cầm cố, tạm ứng, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, và chi phí trả trước ngắn hạn.

Ví dụ minh họa: Xét doanh nghiệp A bán một lô hàng linh kiện điện tử cho đại lý B với thỏa thuận thanh toán trong vòng 6 tháng. Các khoản tiền doanh nghiệp A chưa nhận được trong các tháng đầu được gọi là “Khoản phải thu”. Nếu đại lý B không thanh toán đủ tiền cho doanh nghiệp A trong thời hạn đã thỏa thuận do phá sản hoặc vấn đề tài chính, những khoản này sẽ trở thành “chiếm dụng tài sản”.

2.2. Tài sản dài hạn là gì?

Tài sản dài hạn là những loại tài sản có thời gian sử dụng lâu dài, vượt quá 12 tháng và được sử dụng qua nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Những tài sản này có giá trị lớn và tính ổn định cao, ít khi thay đổi về giá trị trong suốt quá trình sử dụng. Chúng bao gồm một loạt các tài sản vật chất và không vật chất mà doanh nghiệp đầu tư nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh dài hạn.

Các loại tài sản dài hạn bao gồm:

• Tài sản cố định: Đây là những tài sản lớn, được sử dụng liên tục trong nhiều chu kỳ sản xuất hoặc kinh doanh và có xu hướng bị hao mòn dần theo thời gian. Tài sản cố định chia thành hai nhóm chính:
• Tài sản cố định hữu hình: Bao gồm các tài sản như nhà cửa, máy móc, thiết bị, và phương tiện vận tải. Để được phân loại là tài sản cố định hữu hình, chúng phải có nguyên giá từ 30.000.000 đồng trở lên, thời gian sử dụng trên một năm và phải mang lại lợi ích kinh tế từ việc sử dụng.
• Tài sản cố định vô hình: Bao gồm những tài sản không có hình thái vật chất như bằng sáng chế, quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính, và bản quyền tác giả. Những tài sản này cũng cần thỏa mãn các điều kiện nhất định về giá trị đầu tư và chi phí phát sinh để có thể được ghi nhận là tài sản cố định vô hình.
• Các khoản phải thu dài hạn: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu hồi từ các đối tác kinh doanh hoặc khách hàng trong một thời gian dài hơn 12 tháng. Các khoản này có thể bao gồm phải thu dài hạn từ khách hàng, phải thu dài hạn nội bộ, vốn kinh doanh tại các đơn vị trực thuộc, và các khoản cho vay dài hạn.
• Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Đây là các khoản đầu tư mà doanh nghiệp thực hiện vào các công ty con, công ty liên kết hoặc liên doanh, với mục tiêu đầu tư lâu dài nhằm sinh lời. Những khoản đầu tư này thường vượt quá thời gian một năm và có thể bao gồm cả chứng khoán dài hạn. Doanh nghiệp cũng cần dự phòng giảm giá cho những khoản đầu tư này để phản ánh các biến động giá trị do thị trường hoặc các yếu tố ngoại cảnh khác.
• Bất động sản đầu tư: Là loại tài sản bao gồm các bất động sản như nhà, đất được doanh nghiệp sở hữu hoặc nắm giữ với mục đích sinh lợi, thông qua việc cho thuê hoặc đầu tư chờ tăng giá để bán. Điểm khác biệt của bất động sản đầu tư so với tài sản cố định là chúng không được sử dụng trực tiếp trong các hoạt động sản xuất hoặc cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp.
• Các tài sản dài hạn khác: Bao gồm một loạt các tài sản khác có thời gian sử dụng hoặc thu hồi kéo dài trên một năm tại thời điểm báo cáo. Các ví dụ về loại tài sản này có thể là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí xây dựng cơ bản dở dang, chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại, và các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn.

3. Các cách quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả., từ việc lập kế hoạch mua sắm cho đến quản lý sử dụng và bảo trì các loại tài sản, mỗi bước đều yêu cầu sự chính xác cao và cập nhật thông tin liên tục để tối ưu hóa lợi ích kinh tế. 

Dưới đây là các cách quản lý tài sản trong doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý tài sản một cách hiệu quả:

3.1. Lập ngân sách và kế hoạch mua sắm các loại tài sản

Trước tiên, công ty cần thực hiện việc đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu thực tế về các loại tài sản, bao gồm máy móc, thiết bị hoặc cơ sở vật chất, để đảm bảo rằng mọi đầu tư được thực hiện một cách hiệu quả, tránh lãng phí tài chính và nguồn lực. Sau khi xác định được nhu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập ngân sách chi tiết, đảm bảo rằng kế hoạch mua sắm tài sản phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu phát triển dài hạn của công ty. 

Bước này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực hiện có mà còn góp phần vào việc đạt được hiệu quả kinh doanh mong muốn.

3.2. Theo dõi và quản lý tài sản

Theo dõi và quản lý tài sản là một quá trình liên tục và cần thiết để đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được khai thác hiệu quả và bền vững. Trong quá trình này, việc cập nhật chính xác và thường xuyên các thông tin về tài sản là rất quan trọng. Các dữ liệu cần được theo dõi bao gồm ngày mua tài sản, giá trị mua ban đầu, tốc độ và số tiền khấu hao tích lũy, cũng như tình trạng hiện tại của tài sản. 

Việc ghi chép này giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi được giá trị và hiệu quả sử dụng của từng tài sản mà còn hỗ trợ việc đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế. Điều này, về lâu dài, sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

3.3. Bảo trì và sửa chữa

Để đảm bảo rằng tài sản luôn duy trì ở tình trạng hoạt động tốt nhất, việc thực hiện bảo trì định kỳ là hết sức cần thiết. Quá trình này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản mà còn giảm thiểu nguy cơ hư hỏng đột ngột, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Mọi hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, hoặc thay thế phần tử hỏng của tài sản cần được ghi chép một cách cẩn thận và chi tiết trong hồ sơ quản lý của từng tài sản. Thông tin này bao gồm ngày thực hiện, bản mô tả chi tiết về công việc đã thực hiện, chi phí liên quan, và kết quả sau bảo trì. 

3.4. Đánh giá và kiểm kê tài sản

Đánh giá và kiểm kê tài sản định kỳ là hoạt động cần thiết trong quản lý tài sản doanh nghiệp, giúp xác định tình trạng và giá trị của các tài sản. Quá trình này cho phép phát hiện các tài sản hư hỏng hoặc lỗi thời, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định kịp thời về sửa chữa, thay thế, hoặc thanh lý. 

Quá trình kiểm kê cũng cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty, giúp các nhà quản lý có được thông tin cần thiết để lập kế hoạch đầu tư và phát triển bền vững trong tương lai. Do vậy, việc đầu tư vào hệ thống quản lý và công nghệ kiểm kê hiện đại là hết sức quan trọng, đem lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

3.5. Quản lý khấu hao

Bằng cách xác định chi phí và giá trị còn lại của tài sản theo thời gian, quản lý khấu hao giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về giá trị thực của tài sản trong các báo cáo tài chính. 

Quá trình này không chỉ cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán mà còn ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng như tái đầu tư hay cải tiến tài sản. Quản lý khấu hao hiệu quả đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tài chính tốt hơn, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và đầu tư chiến lược cho tương lai.

3.6. Tập trung vào tài sản chiến lược

Với những doanh nghiệp lớn, kinh doanh đa ngành nghề hay hoạt động với quy mô lớn, số lượng và chủng loại tài sản thường rất lớn. Vì thế, trong quản lý tài sản, doanh nghiệp nên ưu tiên tập trung vào những tài sản chiến lược – những tài sản có giá trị lớn và đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trên thực tế của công ty. 

Có thể nói rằng, tập trung quản lý các tài sản chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo các tài sản này được bảo dưỡng và nâng cấp kịp thời, qua đó duy trì và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3.7. Sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản như phần mềm Arito trong doanh nghiệp không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu thiết yếu để nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản lý. Phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều tính năng nổi bật và lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài sản một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản Arito:

• Tối ưu hóa quản lý tài sản: Phần mềm giúp xác định và sử dụng hiệu quả tài sản, từ đó tăng cường khả năng kiểm soát và giảm thiểu các tài sản không cần thiết hoặc ít sử dụng.
• Cải thiện độ chính xác và minh bạch: Dữ liệu được cập nhật và lưu trữ tự động giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường minh bạch trong quản lý tài sản.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc tự động hóa các nhiệm vụ quản lý tài sản giảm thiểu thời gian thực hiện công việc thủ công, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn.
• Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phần mềm có khả năng mở rộng và tùy biến phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, giúp quản lý hiệu quả tài sản tại nhiều địa điểm và bộ phận khác nhau.

Thông qua bài viết này, có thể thấy việc hiểu rõ khái niệm tài sản doanh nghiệp là gì và tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả tài sản doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa giá trị và nâng cao sức cạnh tranh của mỗi tổ chức. Trong bối cảnh đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản như Arito, trở thành một lựa chọn không thể bỏ qua. 

Có thể bạn nên biết: Chi phí doanh nghiệp là gì? Tìm hiểu về chi phí quản lý doanh nghiệp