Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp hiệu quả [2024]

Quản lý tài sản doanh nghiệp không chỉ về việc kiểm soát tài sản vật chất mà còn liên quan đến tối ưu hóa nguồn lực và định hình chiến lược phát triển. Sử dụng phần mềm và công nghệ giúp theo dõi, đánh giá và quyết định đầu tư, bảo trì tài sản một cách chính xác và kịp thời. Quản lý tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Dưới đây, cùng theo dõi bài viết của Arito để hiểu hơn về quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp.

1. Tài sản doanh nghiệp là gì?

Tài sản của một doanh nghiệp không chỉ là những tài nguyên vật chất như máy móc, thiết bị, hay nhà xưởng mà còn bao gồm những giá trị vô hình như nhãn hiệu, bản quyền hay các quyền sở hữu trí tuệ. Phân loại tài sản có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Có thể chia tài sản dựa trên nguồn gốc hình thành, hình thức biểu hiện, thời gian sử dụng, và các đặc điểm cụ thể của tài sản.

Nguồn gốc hình thành tài sản có thể phân thành tài sản được tài trợ từ vốn nợ và tài sản được hình thành từ vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Hình thức biểu hiện của tài sản gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Thời gian sử dụng phân loại tài sản thành hai loại, từ tài sản dùng lâu dài đến tài sản chỉ sử dụng trong thời gian ngắn. Còn về đặc điểm, tài sản có thể được phân thành tài sản cố định và tài sản lưu động, dựa trên việc chúng có tính chất lặp lại, tuần hoàn hay có thể chuyển đổi.

Các tiêu chí này giúp xác định, phân loại và quản lý tài sản một cách có hiệu quả, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và phát triển chiến lược kinh doanh.

Mục tiêu và lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý tài sản

Mục Tiêu của Quản Lý Tài Sản

• Tối Ưu Hóa Tài Nguyên: Một trong những mục tiêu chính của quản lý tài sản là tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn của tổ chức, từ tài sản vật chất đến nguồn nhân lực.
• Giảm Thiểu Rủi Ro và Chi Phí: Bằng cách đánh giá và quản lý rủi ro một cách hiệu quả, tổ chức có thể giảm thiểu các chi phí không mong muốn và tối ưu hóa hiệu suất tài sản.
• Tăng Hiệu Suất và Năng Lực: Quản lý tài sản giúp tăng cường hiệu suất và năng lực của tổ chức thông qua việc duy trì và cải thiện tài sản có sẵn.

Lợi Ích của Việc Áp Dụng Quy Trình Quản Lý Tài Sản

• Tăng Khả Năng Dự Đoán và Lập Kế Hoạch: Việc quản lý tài sản giúp tổ chức dự đoán và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác hơn dựa trên thông tin về tài sản.
• Tăng Sự Trách Nhiệm và Trung Thực: Bằng cách quản lý tài sản một cách có trách nhiệm, tổ chức có thể tăng cường sự trung thực và trách nhiệm của mình đối với tài sản.
• Tăng Khả Năng Đối Phó với Thay Đổi và Khủng Hoảng: Quản lý tài sản giúp tổ chức tăng cường khả năng đối phó với các thay đổi và khủng hoảng bằng cách cung cấp một cơ sở vững chắc cho hoạt động kinh doanh.

2. Quản lý tài sản doanh nghiệp là gì?

Quản lý tài sản, trong tiếng Anh được gọi là “Asset Management,” là một khái niệm rộng lớn, áp dụng cho việc giám sát các hệ thống liên quan đến cả tài sản vật chất và vô hình. Từ góc độ pháp lý, nó liên quan đến việc bảo quản, đảm bảo tài sản không bị thất thoát hoặc suy giảm (trừ hao mòn tự nhiên).

Quy trình này cho phép lãnh đạo và quản lý nắm bắt tình hình thực tế của tài sản một cách nhanh chóng. Từ đó, họ có thể đưa ra các biện pháp xử lý hiệu quả, đánh giá chất lượng và độ hữu ích của chúng để quyết định việc phát triển hoặc thanh lý theo quy định. Ngoài ra, quản lý tài sản cũng giúp tính toán tỷ lệ khấu hao cụ thể cho toàn bộ tài sản cố định của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng hoạt động, người lãnh đạo và quản lý cần quan tâm đến tài sản và kết quả hiện tại. Trong bối cảnh này, cơ chế quản lý tài sản trở thành phương pháp hiệu quả nhất để bảo vệ, duy trì và phát triển chúng đồng thời với việc điều hành hoạt động của công ty.

3. Quản lý tài sản trong doanh nghiệp gồm những công việc gì?

Quản lý tài sản đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ tối đa mà còn đảm bảo chúng được tận dụng hiệu quả để mang lại lợi nhuận và lợi ích chung cho toàn bộ tổ chức.

Các hoạt động quản lý tài sản trong doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý sử dụng, bảo dưỡng tài sản: Việc quan sát và kiểm tra thường xuyên hiện trạng của tài sản giúp bảo dưỡng, sửa chữa để chúng luôn hoạt động tốt nhất, đáp ứng yêu cầu sản xuất.
• Quản lý đầu tư tài sản: Mua sắm và nâng cấp tài sản để tối ưu năng suất và chất lượng vận hành.
• Đánh giá, kiểm tra chất lượng tài sản: Việc kiểm kê và đánh giá chất lượng tài sản thông qua số liệu, báo cáo giúp lãnh đạo nắm rõ về tình trạng hao hụt, thiếu sót của chúng.
• Quản lý khấu hao tài sản: Xác định mức khấu hao của từng loại tài sản để đưa ra quyết định đổi mới phù hợp.
• Thanh lý tài sản: Hoạt động này là cần thiết để xử lý các tài sản không còn đáp ứng được yêu cầu sử dụng hay đã hỏng hóc.

4. Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp bắt đầu bằng việc lập kế hoạch. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn và cân nhắc tài sản cần thiết nhất, tránh lãng phí khi mua sắm không cần thiết. Trích xuất số lượng tài sản hiện có thông qua phần mềm quản lý giúp đưa ra kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực mua sắm một cách hiệu quả.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản

Sau quá trình mua sắm, việc cập nhật số lượng tài sản là quan trọng để theo dõi và quản lý chúng. Việc này trên Excel có thể đơn giản nhưng nếu số lượng lớn sẽ dễ gây sai sót. Phần mềm quản lý tài sản giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Đối với tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, việc xuất sử dụng tài sản giúp doanh nghiệp tận dụng chúng hợp lý. Nhập thông tin và theo dõi tình trạng sử dụng của tài sản giúp quản lý hiệu quả.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một thời gian sử dụng, tài sản có thể hư hỏng hoặc không còn sử dụng được. Việc thu hồi và sửa chữa tài sản khi cần thiết giúp duy trì và tái sử dụng chúng.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Khi tài sản không còn phù hợp hoặc không sử dụng được nữa, doanh nghiệp tiến hành thanh lý hoặc bán lại chúng.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Doanh nghiệp tổ chức kiểm kê định kỳ nhằm rà soát và đối chiếu tình trạng tài sản, đồng thời cập nhật thông tin cho báo cáo tài chính. Điều này giúp lãnh đạo nắm rõ về tình trạng tài sản và đưa ra quyết định kịp thời.

5. Top 4 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả

Để quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả, việc sử dụng các phần mềm quản lý tài sản là một giải pháp thông minh và tiện lợi. Những phần mềm này có nhiều ưu điểm hữu ích khác nhau. Dưới đây, chúng tôi gợi ý đến các bạn một số các phần mềm quản lý tài sản phổ biến, hy vọng giúp ích được cho các bạn.

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp Arito 

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp Arito là một giải pháp hiện đại và linh hoạt, được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả. Arito có những ưu điểm nổi bật sau:

• Tính linh hoạt và tùy biến cao: Arito cho phép điều chỉnh và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Từ việc thiết lập các trường thông tin đến quy trình quản lý tài sản, người dùng có thể linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với mô hình kinh doanh của họ.
• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Arito được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thao tác, nhập liệu và theo dõi tình trạng của các tài sản.
• Tính năng theo dõi và báo cáo chi tiết: Phần mềm này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi tình trạng của tài sản từ thông tin kỹ thuật, lịch sử sửa chữa đến nguyên giá và giá trị hiện tại. Việc tạo báo cáo chi tiết và tổng hợp thông tin linh hoạt giúp quản lý tài sản một cách hiệu quả.
• Tích hợp và đa nền tảng: Arito có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống kế toán hay hệ thống quản lý khách hàng, tạo sự thuận tiện và liên kết thông tin hiệu quả.
• Bảo mật và tin cậy cao: Tính năng bảo mật cao giúp bảo vệ thông tin tài sản của doanh nghiệp. Arito cung cấp các cơ chế bảo mật tiên tiến để đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị xâm nhập hay mất mát.

Với những ưu điểm nổi bật này, Arito không chỉ là một phần mềm quản lý tài sản hiệu quả mà còn là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý và khai thác tối đa giá trị của tài sản.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

Phần mềm quản lý tài sản Hinet

Hinet là một phần mềm quản lý tài sản đáng tin cậy dành cho doanh nghiệp, giúp họ hiệu quả quản lý và theo dõi chi tiết về tất cả các tài sản đã được mua và đầu tư. Nó cung cấp các tính năng quản lý đa dạng như quản lý toàn bộ tài sản hiện có, giữ quản lý các dữ liệu phát sinh, quản lý các thuộc tính của tài sản, và thậm chí đánh giá chất lượng của từng tài sản.

Faceworks

Phần mềm Faceworks là một trong những ứng dụng đáng chú ý của hệ thống phần mềm TIT. Faceworks được xây dựng trên nền tảng của những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Ứng dụng này cho phép người dùng truy cập từ mọi nơi mọi lúc mà không cần cài đặt, đơn giản bằng việc sử dụng trình duyệt web. Faceworks cũng dễ dàng thao tác trên mọi thiết bị, mang lại sự tiện ích và linh hoạt cho người dùng.

gAMSPro

gAMSPro là một hệ thống phần mềm tập trung quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản. Với giải pháp toàn diện, nó giúp doanh nghiệp và tổ chức giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quản lý tài sản, phân tích hiệu suất sử dụng, và đánh giá hiệu quả của tài sản cố định và các công cụ dụng cụ – tất cả chỉ trong một hệ thống duy nhất.