Những lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho các doanh nghiệp

Phần mềm kế toán đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay, từ quy mô nhỏ đến lớn. Với khả năng tự động hóa quy trình tài chính và cung cấp các báo cáo chính xác, phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tuân thủ quy định thuế hiệu quả hơn. Cùng Arito tìm hiểu về lợi ích của phần mềm kế toán nhé!

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập, lưu trữ và thực hiện các báo cáo tài chính một cách tự động theo quy tắc kế toán hiện hành. Nó giúp xử lý các số liệu, giao dịch và chứng từ sổ sách để tạo ra các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời

2. Những khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải về kế toán

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ cá thể, vẫn chưa ứng dụng phần mềm kế toán vào quy trình quản lý tài chính. Điều này dẫn đến một số khó khăn đáng kể:

2.1. Tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót khi ghi chép, xử lý chứng từ

Khi thực hiện kế toán thủ công, mỗi nghiệp vụ và chứng từ kế toán đều phải được ghi chép nhiều lần trên các sổ sách khác nhau, gây tốn kém thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Ví dụ, một nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng phải được ghi vào cả sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.

Khi có sai sót xảy ra, việc xác định và sửa lỗi trở nên phức tạp, đòi hỏi phải chỉnh sửa đồng thời trên tất cả các sổ chi tiết liên quan và cả sổ tổng hợp. Điều này không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của các báo cáo tài chính.

Ngoài ra, khi quản lý chi tiết thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa,… kế toán phải nhập lại thông tin nhiều lần hoặc tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn, dễ dẫn đến sai sót và mất thời gian.

2.2. Tổng hợp báo cáo dễ sai sót

Báo cáo về thu chi, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp cần được cập nhật hàng ngày, hàng tuần, thậm chí theo từng giờ để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và tối ưu nhất.

Tuy nhiên, với phương pháp kế toán thủ công, việc tổng hợp số liệu đòi hỏi nhiều thời gian, thường dẫn đến sai sót và khó kiểm soát. Điều này khiến nhà quản trị không thể có thông tin chính xác, kịp thời để ra quyết định, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và làm giảm hiệu quả cũng như tốc độ tăng trưởng.

2.3. Khó khăn trong việc tuân thủ quy định kế toán thuế

Khi sử dụng phương pháp thủ công, kế toán khó cập nhật kịp thời các thay đổi từ cơ quan thuế về mẫu biểu hay chế độ kế toán mới. Điều này có thể dẫn đến việc nộp báo cáo theo mẫu cũ hoặc sai quy định. Việc tự tổng hợp số liệu còn dễ dẫn đến sai sót, khó đối chiếu chéo giữa các báo cáo, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuân thủ thời hạn nộp báo cáo.

Trong trường hợp bị thanh tra hoặc kiểm tra thuế, việc cung cấp đầy đủ chứng từ, báo cáo theo yêu cầu của cơ quan thuế cũng trở nên khó khăn và tốn thời gian. Mỗi khi có thay đổi về quy định thuế, doanh nghiệp phải tốn nhiều công sức để điều chỉnh số liệu, đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu về quy định pháp luật và tốn thời gian để nghiên cứu kỹ lưỡng.

2.4. Khó kiểm soát công việc của nhân viên

Khi bộ phận kế toán có nhiều nhân viên, kế toán trưởng sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của từng người một cách kịp thời và hiệu quả.

2.5. Hạn chế trong việc liên kết số liệu giữa các bộ phận

Một phần mềm kế toán phổ biến hiện nay là Excel, với ưu điểm chi phí thấp và dễ sử dụng. Tuy nhiên, Excel cũng tồn tại một số hạn chế lớn:

• Bảo mật kém: Dữ liệu dễ bị mất hoặc hỏng do virus máy tính.
• Phụ thuộc vào người sử dụng: Cách thiết kế dữ liệu, báo cáo và công thức phụ thuộc hoàn toàn vào người dùng, gây khó khăn trong việc phổ biến công việc.
• Yêu cầu đào tạo: Để sử dụng hiệu quả, người dùng cần phải được đào tạo bài bản, trong khi không có nhiều tài liệu hướng dẫn chi tiết.
• Thiếu tính linh hoạt: Việc thiết lập báo cáo quản trị hoặc chứng từ theo nhu cầu doanh nghiệp khó thực hiện nếu người dùng không thành thạo Excel.

Khi doanh nghiệp mở rộng, lượng dữ liệu tài chính kế toán sẽ ngày càng phức tạp. Việc xử lý dữ liệu trên Excel trở nên khó hiểu, tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Ngoài ra, Excel không thể kết nối với các hệ thống khác như ngân hàng điện tử, thuế điện tử, hay hóa đơn điện tử, làm giảm hiệu quả trong việc quản lý và xử lý dữ liệu khi doanh nghiệp phát triển.

3. Lợi ích của phần mềm kế toán mang lại

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các giao dịch, thao tác kế toán, thuế, và lương. Việc sử dụng phần mềm này không chỉ đồng bộ hóa dữ liệu toàn bộ doanh nghiệp mà còn giúp việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu quả công việc.

3.1 Đối với bộ phận kế toán

3.1.1 Tiết kiệm thời gian

Phần mềm như Arito Solutions tự động hóa hầu hết các thao tác cơ bản, giảm thiểu công việc thủ công và tính toán bằng tay, giúp kế toán tiết kiệm 50% thời gian. Các bút toán và nghiệp vụ được gợi ý sẵn giúp hạch toán chính xác, đặc biệt hữu ích cho kế toán viên mới ra trường. Hệ thống lưu trữ khách hàng, nhà cung cấp, và thông tin nhân sự giúp việc sắp xếp và tra cứu nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.1.2 Xử lý và cung cấp báo cáo chính xác, kịp thời

Sử dụng phần mềm kế toán giảm thời gian tổng hợp báo cáo từ vài ngày, vài tuần xuống chỉ còn vài giờ. Hệ thống tự động tổng hợp số liệu từ dữ liệu đầu vào, giúp kiểm tra đối chiếu sổ sách, xử lý các bút toán chưa chính xác. Kế toán có thể xuất số liệu nhanh chóng theo yêu cầu của quản lý và cung cấp báo cáo phân tích tài chính theo nhiều chiều khác nhau chỉ trong vài phút.

3.1.3 Đơn giản hóa công tác kế toán thuế

Phần mềm kế toán hỗ trợ đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra và tự động tổng hợp các tờ khai, quyết toán thuế, báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt, việc kết nối trực tuyến với cơ quan thuế giúp nộp báo cáo nhanh gọn, tránh tình trạng nộp chậm hay quên nộp, đồng thời cập nhật kịp thời các quy định mới từ cơ quan quản lý.

3.1.4 Tiết kiệm chi phí

Phần mềm giúp kế toán trưởng phân tích chi tiết các chi phí phát sinh, từ đó tối ưu hóa chi phí và đưa ra phương án tiết kiệm. Việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán còn giúp giảm chi phí nhân sự, chi phí kiểm toán, và các loại chi phí khác như in ấn tài liệu, đi lại. Tất cả tài liệu có thể được gửi trực tiếp qua email hoặc các ứng dụng chat như Zalo thông qua phần mềm.

3.1.5 Quản lý và giám sát công việc nhân viên

Phần mềm ghi nhận mọi giao dịch và thao tác của nhân viên theo thời gian thực, giúp kế toán trưởng dễ dàng giám sát và quản lý tiến độ công việc. Trong trường hợp thay đổi nhân sự, phần mềm giúp quá trình bàn giao dữ liệu diễn ra suôn sẻ, nhân viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt và tiếp cận công việc.

3.1.6 Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu

Phần mềm kế toán lưu trữ và tổ chức dữ liệu một cách hệ thống, đảm bảo việc sao lưu thường xuyên để ngăn ngừa mất mát dữ liệu. Tài liệu kế toán được bảo quản an toàn trong suốt thời gian lưu trữ, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

3.2 Đối với Giám đốc và các bộ phận khác

Trong môi trường cạnh tranh, việc có thông tin nhanh chóng là yếu tố quyết định sự thành công. Phần mềm kế toán hiện đại như Arito Solution cung cấp thông tin tài chính và quản trị đa chiều, cho phép nhà quản trị tra cứu dữ liệu tài chính bất cứ lúc nào, từ các thiết bị di động mà không cần phải đợi kế toán tổng hợp số liệu.

Các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng hưởng lợi lớn từ phần mềm kế toán. Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thể tra cứu hàng tồn kho và thông tin khách hàng để chốt đơn hàng nhanh chóng. Quản lý kinh doanh có thể theo dõi hiệu quả công việc của từng nhân viên để có kế hoạch hỗ trợ kịp thời.

Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân lực mà còn tăng cường tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, từ đó nâng cao giá trị thương hiệu trong mắt khách hàng và nhà đầu tư. Phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, với các gói tính năng khác nhau, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao hiệu quả quản lý tài chính kế toán.