Phần mềm kế toán ERP là gì? Cách hoạt động, so sánh và tiêu chí chọn

Khi doanh nghiệp lớn dần, bộ phận kế toán thường là nơi đầu tiên “vỡ trận”. Số liệu bán hàng nằm một file, kho nằm file khác, kế toán ngồi gõ lại từng dòng vào phần mềm riêng của mình. Đến kỳ báo cáo, cả phòng chạy đối chiếu tới nửa đêm mà con số vẫn lệch. Phần mềm kế toán ERP ra đời để xử lý đúng cái nút thắt đó: thay vì mỗi phòng một ốc đảo dữ liệu, mọi nghiệp vụ chảy về một chỗ.

Bài viết này giải thích phần mềm kế toán ERP là gì, nó khác phần mềm kế toán độc lập ra sao, có đáp ứng chế độ kế toán Việt Nam không, và làm thế nào để biết doanh nghiệp bạn đã đến lúc chuyển hay chưa. Nếu bạn muốn tìm hiểu ERP ở tầng tổng quát trước, có thể đọc bài ERP là gì và hệ thống ERP và ứng dụng.

Doanh nghiệp nào nên, và chưa nên, dùng phần mềm kế toán ERP?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần ERP ngay. Chuyển quá sớm gây lãng phí, chuyển quá muộn thì kế toán kiệt sức. Dưới đây là các dấu hiệu để tự đánh giá.

Đã đến lúc nên cân nhắc phần mềm kế toán ERP khi:

• Kế toán phải nhập lại số liệu từ phòng ban khác mỗi ngày.
• Bạn có nhiều chi nhánh, kho, hoặc công ty con và việc hợp nhất báo cáo tốn nhiều ngày.
• Có hoạt động sản xuất và cần tính giá thành chính xác theo lệnh, công đoạn.
• Ban giám đốc thường xuyên hỏi số liệu mà kế toán không trả lời được ngay.
• Số lượng chứng từ tăng đến mức phần mềm kế toán rời bắt đầu chậm hoặc hay lỗi.

Chưa cần vội khi:

• Doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ, một kế toán quản được toàn bộ.
• Nghiệp vụ thương mại thuần túy, không sản xuất, không nhiều kho.
• Ngân sách và nhân sự chưa đủ để duy trì một hệ thống lớn.

Trong trường hợp thứ hai, một phần mềm kế toán tốt vẫn phục vụ ổn. ERP là bước đi khi độ phức tạp vượt quá khả năng của công cụ hiện tại, không phải là món đồ mua cho oai.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán ERP

Khi đã quyết định chuyển sang phần mềm kế toán ERP, hãy dùng danh sách sau để chấm điểm từng nhà cung cấp thay vì tin vào bản demo bóng bẩy.

1. Phù hợp quy mô và ngành. Giải pháp cho nhà máy sản xuất khác giải pháp cho chuỗi bán lẻ. Ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm trong đúng ngành của bạn.
2. Tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam. Kiểm tra theo danh sách ở phần trên, đừng nghe nói suông.
3. Khả năng tích hợp. Hệ thống có nối được với ngân hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký số, và các phần mềm bạn đang dùng không.
4. Khả năng mở rộng. Thêm phân hệ hay thêm chi nhánh có phải mua lại từ đầu không.
5. Chi phí trọn đời (TCO). Nhìn cả chi phí bản quyền, triển khai, đào tạo, bảo trì hằng năm, không chỉ giá mua ban đầu.
6. Năng lực triển khai và hỗ trợ. Đội triển khai có hiểu nghiệp vụ kế toán không, thời gian phản hồi khi có sự cố là bao lâu.
7. Trải nghiệm sử dụng. Kế toán viên thật ngồi thử một nghiệp vụ đầy đủ, chứ không chỉ xem người bán bấm.

Một mẹo nhỏ: đưa cho nhà cung cấp một nghiệp vụ thực tế và rắc rối của chính bạn, yêu cầu họ làm trực tiếp trên hệ thống. Cách này lộ ra khoảng cách giữa lời hứa và thực tế nhanh hơn bất kỳ tài liệu nào.

Lộ trình triển khai phần mềm kế toán ERP

Nhiều dự án ERP thất bại không phải vì phần mềm dở, mà vì triển khai vội. Một lộ trình hợp lý thường gồm các bước sau, kéo dài từ vài tháng đến hơn một năm tùy quy mô.

1. Khảo sát và chuẩn hóa quy trình. Vẽ lại quy trình kế toán hiện tại, tìm chỗ tắc, thống nhất cách hạch toán trước khi đụng vào phần mềm.
2. Thiết kế hệ thống tài khoản và cấu hình. Xây hệ thống tài khoản theo thông tư áp dụng, thiết lập trung tâm chi phí, quy tắc phân bổ.
3. Chuyển đổi dữ liệu. Đây là công đoạn nhiều rủi ro nhất. Số dư đầu kỳ, công nợ, tồn kho, tài sản phải được làm sạch và đối chiếu trước khi đưa vào.
4. Chạy thử song song. Vận hành hệ thống mới cùng lúc với cách cũ trong một hai kỳ để so sánh kết quả, phát hiện lệch.
5. Đào tạo và nghiệm thu. Kế toán viên làm chủ được thao tác thật, không phụ thuộc hoàn toàn vào đội triển khai.
6. Vận hành chính thức và tinh chỉnh. Sau khi go-live, tiếp tục theo dõi và điều chỉnh trong vài kỳ đầu.

Ba sai lầm hay gặp cần tránh: bỏ qua bước chuẩn hóa quy trình rồi bê nguyên cái lộn xộn cũ vào hệ thống mới; xem nhẹ chất lượng dữ liệu chuyển đổi; và cắt bước chạy thử song song để tiết kiệm thời gian. Muốn hình dung toàn bộ quá trình dựng hệ thống, bạn có thể tham khảo bài triển khai ERP là gì và cân nhắc mô hình Cloud ERP hay SaaS ERP.

Arito ERP và phân hệ kế toán

Arito ERP là giải pháp với phần lõi là khối tài chính kế toán, thiết kế cho đặc thù doanh nghiệp Việt. Phân hệ kế toán của Arito bám sát Thông tư 200 và Thông tư 133, kết nối hóa đơn điện tử, và liên thông với các phân hệ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất trên cùng một cơ sở dữ liệu.

Điểm chúng tôi tập trung là để kế toán viên làm việc theo đúng cách họ đã quen, nhưng không phải nhập lại số liệu của phòng khác. Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị kết xuất trực tiếp, số liệu cập nhật theo thời gian thực. Đội ngũ tư vấn và triển khai sẽ đồng hành từ khảo sát đến vận hành.

Nếu bạn muốn xem hệ thống chạy trên chính nghiệp vụ của doanh nghiệp mình, hãy yêu cầu demo để đội ngũ Arito dựng thử một luồng dữ liệu thực tế.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán thường có phải là một không?

Không. Phần mềm kế toán thường là công cụ đứng riêng chỉ lo nghiệp vụ kế toán. Phần mềm kế toán ERP là phân hệ nằm trong hệ thống ERP, dùng chung dữ liệu với bán hàng, kho, sản xuất, nên số liệu sinh ra tự động thay vì nhập lại.

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng phần mềm kế toán ERP không?

Nếu nghiệp vụ đơn giản và một kế toán quản được, phần mềm kế toán thông thường vẫn đủ. Nên cân nhắc phần mềm kế toán ERP khi bắt đầu có nhiều chi nhánh, có sản xuất, hoặc kế toán phải nhập lại dữ liệu từ phòng khác mỗi ngày.

Phần mềm kế toán ERP có đáp ứng Thông tư 200 và 133 không?

Các giải pháp làm cho thị trường Việt Nam nên đáp ứng cả hai. Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho xem cấu hình hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo theo đúng thông tư bạn đang áp dụng trước khi ký hợp đồng.

Triển khai kế toán ERP mất bao lâu?

Tùy quy mô và độ phức tạp, thường từ vài tháng cho doanh nghiệp vừa đến hơn một năm cho tập đoàn nhiều đơn vị. Phần tốn thời gian nhất thường là chuẩn hóa quy trình và làm sạch dữ liệu chuyển đổi.

Chi phí kế toán ERP có đắt hơn phần mềm kế toán không?

Chi phí ban đầu cao hơn. Tuy nhiên khi tính cả chi phí ẩn của việc nhập liệu trùng, đối chiếu thủ công và sai sót, tổng chi phí vận hành của ERP thường thấp hơn ở doanh nghiệp có quy mô đủ lớn.

Có cần thay toàn bộ hệ thống cùng lúc không?

Không bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với khối tài chính kế toán và bán hàng, rồi mở rộng dần sang sản xuất, nhân sự theo nhu cầu và ngân sách.

Bạn muốn đánh giá xem doanh nghiệp mình đã sẵn sàng cho kế toán ERP chưa? Liên hệ Arito để được tư vấn dựa trên nghiệp vụ thực tế của bạn.