Triển khai ERP là gì? Làm sao triển khai ERP hiệu quả cho doanh nghiệp

Triển khai hệ thống ERP thành công là một phần quan trọng trong việc xây dựng tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để đạt được kết quả như mong muốn, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng Arito tìm hiểu về quy trình triển khai ERP và những điểm cần lưu ý để giảm thiểu rủi ro thất bại

Triển khai ERP là gì?

Triển khai ERP là quá trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm tích hợp các quy trình kinh doanh và phòng ban khác nhau vào một hệ thống tập trung, cho phép quản lý hiệu quả và luồng dữ liệu trong toàn tổ chức.

Các rủi ro trong quá trình triển khai ERP

Triển khai hệ thống ERP là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, từ kinh doanh, kỹ thuật đến quản lý đồng thời là sự đầu tư về thời gian, tiền bạc. Vì vậy khó tránh khỏi các rủi ro có thể xảy ra trong qúa trình triển khai. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp khi triển khai ERP:

1. Phương pháp triển khai và quản lý dự án kém: Việc thiếu kế hoạch cụ thể, không có sự quản lý hiệu quả hoặc không tuân thủ quy trình dẫn đến rủi ro.
2. Công nghệ của hệ thống ERP không phù hợp: Lựa chọn hệ thống không phù hợp với nhu cầu hoặc không tương thích với cơ sở hạ tầng hiện có.
3. Truyền thông, luân chuyển thông tin không hiệu quả, chính xác: Sự thiếu sót trong việc truyền đạt thông tin hoặc không đảm bảo tính chính xác dẫn đến rủi ro.
4. Lãnh đạo kém: Sự thiếu hỗ trợ và cam kết từ lãnh đạo dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện dự án.
5. Đánh giá chọn sai đơn vị tư vấn: Lựa chọn đơn vị tư vấn không phù hợp có thể ảnh hưởng đến quá trình triển khai.
6. Thay đổi phạm vi của dự án: Sự thay đổi không kiểm soát được trong phạm vi dự án hoặc yêu cầu khi đang triển khai dự án.

Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP

Để đảm bảo thành công trong việc triển khai ERP, cả khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất thiết lập một ban quản lý dự án, gồm các lãnh đạo cấp cao như phó giám đốc và các nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này có nhiệm vụ thiết lập chiến lược tổng thể cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất hệ thống kèm theo mục tiêu và thời gian hoàn thành cụ thể.

Các nhân sự cần thiết trong quá trình triển khai ERP bao gồm:

• Phía khách hàng:
  • Quản lý dự án triển khai ERP: Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành dự án. Quản lý dự án cần hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban và có khả năng đưa ra các giải pháp cần thiết. Họ sẽ thiết lập các kênh liên lạc, điều động nguồn lực và theo dõi tiến độ triển khai ERP.
• Phía nhà triển khai:
  • Tư vấn chính: Phụ trách lập kế hoạch triển khai dự án và phối hợp với quản lý dự án phía khách hàng. Tư vấn chính cũng sẽ chỉ đạo các tư vấn khác như tư vấn quản lý, hệ thống, và kỹ thuật để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
  • Tư vấn quản lý: Đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP, giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ các quy trình kinh doanh cần thiết.
  • Tư vấn hệ thống: Chuyên gia về phần mềm ERP, phụ trách thiết lập cấu hình hệ thống, đào tạo khách hàng, và đảm bảo hệ thống phản ánh đúng quy trình kinh doanh.
  • Tư vấn kỹ thuật: Khảo sát cơ sở hạ tầng CNTT, đề xuất cải tạo hạ tầng, và giải quyết các vấn đề về chuyển đổi dữ liệu, mã nguồn, và tích hợp hệ thống.
• Người dùng thử nghiệm: Đây là những người được chọn từ các phòng ban để làm việc với nhà triển khai, theo sát quá trình cấu hình và thử nghiệm hệ thống. Sau khi hoàn tất triển khai, họ sẽ hỗ trợ và đào tạo các người dùng khác.
• Phụ trách chất lượng: Thường là một nhân sự cao cấp từ phía nhà triển khai, có nhiệm vụ chính là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với quá trình triển khai dự án.

Việc lựa chọn nhân sự cho từng vị trí cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án ERP.

Cách thức triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam hạn chế rủi ro

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng 

Nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP sẽ tiến hành khảo sát toàn diện hệ thống hạ tầng, quy trình nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu và các báo cáo hiện có của doanh nghiệp. Dựa trên thông tin này, nhà cung cấp sẽ xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng, làm cơ sở cho quá trình triển khai ERP sau này. Thông qua bước này, nhà cung cấp sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết rõ những nội dung cần hoàn thiện để triển khai giải pháp ERP một cách hiệu quả.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi tiến hành triển khai, hai bên cần thỏa thuận và thống nhất việc chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, bao gồm các quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu cần thiết. Nhà cung cấp có thể đề xuất việc cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về các vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hệ thống ERP được triển khai trên một nền tảng vững chắc.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP

Sau khi đã hoàn tất hai bước chuẩn bị nền tảng, nhà cung cấp ERP và doanh nghiệp sẽ cùng nhau xây dựng kế hoạch tổng thể cho dự án. Kế hoạch này bao gồm lộ trình cụ thể về thời gian thực hiện, nguồn nhân lực cần thiết, và các mục tiêu cụ thể cần đạt được. Đây sẽ là cơ sở để quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP

Khởi động và vận hành dự án là giai đoạn chính và kéo dài nhất trong quá trình triển khai ERP. Trong giai đoạn này, nhà cung cấp sẽ tiến hành khảo sát chi tiết, thiết lập, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo nhân viên doanh nghiệp để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai ERP

Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau và có thể điều chỉnh so với kế hoạch ban đầu. Dự án ERP sẽ được nghiệm thu khi hệ thống đã thiết kế đáp ứng đầy đủ các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thành thạo và có thể tạo ra các báo cáo cần thiết. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất triển khai, bộ phận kỹ thuật sẽ tiếp tục hỗ trợ trong quá trình bảo hành để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định và hiệu quả.

Kinh nghiệm chọn phần mềm ERP phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ERP đòi hỏi một quá trình đánh giá kỹ lưỡng và cân nhắc kỹ càng dựa trên nhu cầu và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Dưới đây là một số kinh nghiệm để giúp quy trình triển khai ERP diễn ra hiệu quả:

1. Chuẩn bị ngân sách hợp lý: Xác định rõ chi phí đầu tư cho dự án ERP từ đầu, bao gồm cả chi phí dự phòng cho các phát sinh.
2. Tối ưu hóa quy trình quản lý: Đánh giá lại các quy trình nội bộ trước khi triển khai ERP để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.
3. Xác định nhu cầu và kỳ vọng rõ ràng: Hiểu rõ các yêu cầu và mong đợi thực tế từ hệ thống ERP để định hướng quá trình lựa chọn và triển khai.
4. Chọn đơn vị triển khai uy tín: Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm và uy tín trong triển khai ERP, đặc biệt là trong ngành của bạn.
5. Xem xét tùy chỉnh giải pháp ERP: Đánh giá kỹ lưỡng các tùy chọn tùy chỉnh để đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng tốt các đặc thù của doanh nghiệp.
6. Lựa chọn nhân sự phù hợp: Tuyển chọn đội ngũ nhân sự có năng lực và cam kết tham gia dự án ERP từ giai đoạn đầu đến khi hoàn tất.
7. Giám sát chặt chẽ quy trình triển khai: Luôn bám sát kế hoạch triển khai để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
8. Quản lý thời gian hiệu quả: Xây dựng lịch trình triển khai chi tiết và quản lý thời gian hợp lý để tránh trì hoãn.
9. Đào tạo và triển khai: Tổ chức đào tạo toàn diện cho đội ngũ nhân sự để họ nắm vững cách sử dụng hệ thống ERP mới.

Cách đánh giá nhà cung cấp ERP

Để lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp, hãy xem xét các tiêu chí sau:

1. Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: Đánh giá mức độ phù hợp của giải pháp ERP với nhu cầu và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Tìm kiếm các chức năng, khả năng mở rộng, và tùy chọn tùy chỉnh chuyên biệt cho ngành của bạn.
2. Khả năng mở rộng của sản phẩm: Xem xét khả năng của nhà cung cấp trong việc hỗ trợ tăng trưởng và mở rộng quy mô doanh nghiệp, bao gồm tính khả dụng của các mô-đun và chức năng bổ sung.
3. Kinh nghiệm triển khai: Tìm hiểu về các dự án triển khai thành công trước đây của nhà cung cấp, tài liệu tham khảo từ khách hàng và chuyên môn trong ngành.
4. Đội ngũ chuyên gia triển khai: Đánh giá trình độ, kinh nghiệm và chứng chỉ của đội ngũ chuyên gia triển khai để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
5. Chính sách hỗ trợ: Xem xét các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm khả năng phản hồi, tính sẵn sàng, và chất lượng dịch vụ. Đảm bảo họ cung cấp đầy đủ tài nguyên đào tạo và có kênh hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ.
6. Chi phí và rủi ro: Đánh giá tổng chi phí sở hữu, bao gồm phí cấp phép, chi phí triển khai và chi phí duy trì. Đồng thời, xem xét khả năng tài chính và uy tín của nhà cung cấp.
7. Cam kết chất lượng: Tìm hiểu về các quy trình kiểm soát chất lượng, các giao thức thử nghiệm và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định và hiệu quả.

KPI đánh giá dự án thành công

1. Thời gian thực hiện: Đo lường thời gian hoàn thành dự án so với kế hoạch. Thời gian ngắn hơn cho thấy hiệu quả triển khai và giao hàng đúng hạn.
2. Dự báo nhu cầu chính xác: Đánh giá độ chính xác trong dự báo nhu cầu và khả năng đáp ứng. Nếu dự án dự báo và đáp ứng nhu cầu chính xác, đó là dấu hiệu của sự lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
3. Tuân thủ lịch trình: Đánh giá mức độ tuân thủ lịch trình của dự án. Hoàn thành các mốc thời gian đúng hạn thể hiện khả năng quản lý dự án tốt.
4. Sự hài lòng của khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng với kết quả dự án. Phản hồi từ khách hàng, khảo sát và lời chứng thực có thể cung cấp thông tin về mức độ thành công của dự án.
5. Lợi ích mang lại cho người lao động: Đo lường tác động của dự án đối với nhân viên, bao gồm cải thiện năng suất, sự hài lòng trong công việc và giảm khối lượng công việc. Phản hồi của nhân viên và số liệu hiệu suất giúp đánh giá những lợi ích này.