Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc quản lý hiệu quả nguồn lực doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công và phát triển bền vững. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng và các nguồn lực khác một cách hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng ARITO tìm hiểu sâu hơn về ERP là gì và cách lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn!

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý toàn diện, được ví như mô hình công nghệ “all-in-one” cho doanh nghiệp. ERP tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module trong một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP ra đời nhằm thay thế hệ thống quản lý đơn lẻ, giúp doanh nghiệp thống nhất dữ liệu và quy trình trên một nền tảng duy nhất. Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý sản xuất và lập kế hoạch (Production Planning and Control)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Kế toán tài chính (Finance)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

->>> Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả

2. Lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp

3. Phân loại phần mềm ERP đang có trên thị trường

Hiện nay, phần mềm ERP trên thị trường được phân chia thành các loại chính sau đây:

3.1 Theo quy mô doanh nghiệp:

• ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: Loại phần mềm này được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với giá thành hợp lý, chúng thường có giao diện dễ sử dụng và tính linh hoạt cao, giúp quản lý các hoạt động cơ bản như tài chính, nhân sự, và tồn kho.
• ERP cho doanh nghiệp lớn: Được phát triển để phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn và phức tạp, ERP cho doanh nghiệp lớn cung cấp một loạt các tính năng đa dạng như quản lý chuỗi cung ứng, phân tích dữ liệu lớn, và tích hợp các phần mềm chuyên ngành. Chúng có khả năng mở rộng cao và thường được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

3.2 Theo khu vực:

• ERP quốc tế: Nhóm phần mềm này được phát triển bởi các nhà cung cấp có tầm cỡ quốc tế, với mục tiêu phục vụ cho nhu cầu của các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều quốc gia khác nhau. Các tính năng của chúng thường được điều chỉnh để phù hợp với các quy định và nền văn hóa kinh doanh khác nhau trên thế giới. 
• ERP Việt Nam: Nhóm phần mềm này được phát triển bởi các nhà cung cấp trong nước, với mục tiêu tối ưu hóa cho đặc thù kinh doanh của Việt Nam. Chúng thường tích hợp các tính năng địa phương như quản lý thuế, báo cáo pháp lý, và thích nghi với các quy trình kinh doanh địa phương.

3.3 Theo mô hình triển khai:

• ERP On-Premise: Phần mềm ERP được triển khai và vận hành trên hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp, giúp họ có sự kiểm soát và quản lý trực tiếp hơn về dữ liệu và quy trình kinh doanh. Mặc dù yêu cầu chi phí và tài nguyên đầu tư ban đầu cao, nhưng họ cung cấp tính linh hoạt cao và tuỳ chỉnh tối đa.
• ERP Cloud: Phần mềm ERP được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua internet, cho phép doanh nghiệp truy cập thông qua trình duyệt web. Với mô hình này, doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc quản lý hạ tầng máy chủ, và họ thường chỉ trả tiền cho những tài nguyên thực sự sử dụng được, giúp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa việc triển khai ERP.

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, nhu cầu quản lý, ngân sách và khả năng triển khai. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này trước khi đưa ra quyết định chọn mua phần mềm ERP.

4. Lịch sử phát triển của giải pháp ERP

Lịch sử phát triển của giải pháp ERP có thể chia thành các giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1:

Trong những năm 1960, với chi phí là yếu tố quan trọng trong cạnh tranh thị trường, các doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào sản xuất hàng loạt để giảm thiểu chi phí. ROP (Reorder Point) được phát triển để dự đoán các đơn đặt hàng và điểm tái đặt hàng từ thị trường, giúp trong việc lập kế hoạch.

Cuối những năm 1960, MRP (tiền thân của MRP II và ERP) xuất hiện, được xem là một bước tiến lớn trong việc lập kế hoạch và lên lịch nguyên vật liệu sản xuất.

Giai đoạn 2:

Vào cuối thập kỷ 1970, do thị trường trở nên cạnh tranh khốc liệt, các công ty bắt đầu quan tâm đến Marketing hơn. MRP trở nên phổ biến hơn với các tính năng như dự báo, lập kế hoạch tổng thể và kiểm soát hàng hóa.

Thời kỳ này cũng chứng kiến sự ra đời của COPICS và MMAS – tiền thân của ERP – hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất.

Giai đoạn 3:

Bước vào những năm 1980, phần mềm cho hệ thống máy tính IBM 38 được phát triển bởi J.D. Edwards, mở ra khả năng lưu trữ thông tin sản xuất, tiếp thị và quản lý với dung lượng lớn.

Trong thời kỳ này, thuật ngữ MRP bắt đầu được sử dụng rộng rãi và cụm từ “quy hoạch sản xuất” thay thế cho “lập kế hoạch yêu cầu vật liệu”. MRP II cũng được giới thiệu để mô tả sự phát triển từ MRP đến MRP II, sau đó là CIM (Computer Integrated Manufacturing) và cuối cùng là ERP.

Giai đoạn 4:

Thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning) được tập đoàn Garner đưa ra vào những năm 1990, định nghĩa việc tích hợp các chức năng quản trị doanh nghiệp vào một hệ thống ERP. Cụ thể bao gồm quản lý thu mua nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn, số liệu sản xuất, chi phí quản lý, và nhiều khía cạnh khác. Từ đó, ERP đã tiếp tục phát triển và mở rộng đối với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

5. Chức năng thường có của phần mềm ERP

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là trung tâm tích hợp các hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Dưới đây là một số chức năng chi tiết mà hầu hết các hệ thống ERP cung cấp:

5.1 Quản lý tài chính:

• Quản lý tài sản: ERP cho phép tổ chức theo dõi và quản lý tài sản cố định, tài sản lưu động và các khoản đầu tư.
• Kế toán tổng hợp: Hệ thống ERP tự động ghi nhận và phân tích các giao dịch tài chính, từ việc tạo hóa đơn đến xử lý thanh toán và ghi sổ kế toán tổng hợp.
• Quản lý ngân sách: ERP hỗ trợ việc quản lý ngân sách, dự toán và phân bổ nguồn lực tài chính cho các hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo tài chính: Hệ thống ERP tạo ra các báo cáo tài chính tự động và chi tiết để cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của tổ chức.

5.2 Quản lý nguồn nhân lực (HRM):

• Quản lý thông tin nhân viên: ERP lưu trữ thông tin cá nhân, hồ sơ công việc và lịch sử làm việc của nhân viên.
• Quản lý lương: ERP tính toán và quản lý các khoản lương, bảo hiểm và các phụ cấp khác cho nhân viên.
• Quản lý thời gian làm việc: Hệ thống ERP theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm cả giờ làm thêm và ngày nghỉ.
• Quản lý hiệu suất lao động: ERP cung cấp công cụ để đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.

5.3 Quản lý chuỗi cung ứng (SCM):

• Quản lý đặt hàng: ERP giúp tổ chức quản lý và theo dõi các đơn đặt hàng từ khách hàng và các bộ phận nội bộ.
• Quản lý nhà cung cấp: Hệ thống ERP quản lý thông tin về các nhà cung cấp, điều này bao gồm cả việc theo dõi hiệu suất và chất lượng cung cấp.
• Lập kế hoạch sản xuất: ERP hỗ trợ việc lập kế hoạch sản xuất dựa trên dự báo nhu cầu và khả năng sản xuất của tổ chức.
• Quản lý kho: Hệ thống ERP quản lý và theo dõi lượng tồn kho, từ việc nhập kho đến xuất kho và quản lý vị trí lưu trữ.

5.4 Quản lý quan hệ khách hàng (CRM):

• Quản lý thông tin khách hàng: ERP lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng và tương tác với khách hàng.
• Quản lý dịch vụ khách hàng: Hệ thống ERP cung cấp công cụ để theo dõi và quản lý các yêu cầu hỗ trợ và dịch vụ sau bán hàng.
• Quản lý chiến lược tiếp thị: ERP hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược tiếp thị, từ việc tạo chiến dịch đến theo dõi hiệu suất.

5.5 Quản lý sản xuất:

• Lập kế hoạch sản xuất: ERP hỗ trợ việc lập kế hoạch sản xuất dựa trên thông tin về nhu cầu và tài nguyên sản xuất.
• Quản lý quy trình sản xuất: Hệ thống ERP theo dõi và điều chỉnh các quy trình sản xuất để đảm bảo chất lượng và hiệu suất.
• Theo dõi tiến độ sản xuất: ERP cung cấp công cụ để theo dõi tiến độ sản xuất, từ việc theo dõi các công đoạn sản xuất đến đánh giá hiệu suất.

5.6 Quản lý dự án:

• Lập kế hoạch dự án: ERP giúp tổ chức lập kế hoạch các dự án, bao gồm cả việc phân công công việc và xác định nguồn lực cần thiết.
• Theo dõi tiến độ dự án: Hệ thống ERP cung cấp công cụ để theo dõi và báo cáo tiến độ của các dự án, từ việc quản lý lịch trình đến xử lý rủi ro.
• Quản lý nguồn lực dự án: ERP hỗ trợ việc quản lý nguồn lực dự án, bao gồm cả việc quản lý nhân sự và nguồn vật lý.

5.7 Quản lý tồn kho:

• Quản lý lưu trữ: ERP quản lý các thông tin về vị trí lưu trữ và các yếu tố liên quan đến lưu kho.
• Theo dõi lượng tồn kho: Hệ thống ERP cung cấp công cụ để theo dõi và kiểm soát lượng tồn kho, từ việc đặt hàng đến xuất kho.
• Tối ưu hóa quy trình nhập xuất: ERP giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, từ việc quản lý đơn hàng đến xử lý hàng hóa lỗi thời.

5.8 Quản lý mua hàng:

• Lập kế hoạch mua hàng: ERP hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng dựa trên thông tin về nhu cầu và tài nguyên cần thiết.
• Đấu thầu: Hệ thống ERP quản lý và theo dõi các quy trình đấu thầu, từ việc tạo yêu cầu đến lựa chọn nhà cung cấp.
• Quản lý nhà cung cấp: ERP giúp tổ chức quản lý thông tin và mối quan hệ với các nhà cung cấp, từ việc đánh giá đến theo dõi hiệu suất.

5.9 Báo cáo và phân tích:

• Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu: ERP cung cấp các công cụ để phân tích dữ liệu và thông tin kinh doanh, từ việc tạo báo cáo đến phân tích xu hướng và dự báo.
• Tạo báo cáo: Hệ thống ERP tự động tạo ra các báo cáo chi tiết và tổng hợp để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh.

5.10 Quản lý hệ thống:

• Quản lý người dùng: ERP quản lý và kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào hệ thống.
• Bảo mật hệ thống: Hệ thống ERP cung cấp các tính năng bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu.
• Quản lý cập nhật phần mềm: ERP hỗ trợ quản lý và triển khai các cập nhật và bản vá phần mềm để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất của hệ thống.

Những chức năng này không chỉ giúp các tổ chức quản lý hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích hợp và hiệu quả hơn.

6. Khi nào cần đầu tư cho ERP?

Để quyết định liệu nên đầu tư vào giải pháp ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá xem mình đang ở trong một trong những tình huống sau:

Khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh: Nếu doanh nghiệp đang gặp phải sự gia tăng đột ngột trong khối lượng giao dịch và các sai sót bắt đầu xuất hiện ở các khâu như nhập, xuất kho, giao hàng, thông tin hoá đơn… hoặc có nhiều phản hồi tiêu cực từ khách hàng trung thành, thì đầu tư vào một hệ thống ERP có thể giúp cải thiện quản lý và giảm thiểu sai sót.

Cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống: Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình trở thành ưu tiên hàng đầu. Một hệ thống ERP có thể giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất.

Mong muốn mở rộng quy mô kinh doanh: Nếu doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và muốn mở rộng quy mô, một hệ thống ERP có thể hỗ trợ trong việc quản lý quy mô lớn hơn và cung cấp nền tảng cho sự mở rộng.

Mở rộng thị trường ra quốc tế: Nếu doanh nghiệp đang tính đến việc mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, một hệ thống ERP có thể giúp trong việc xây dựng mô hình quản lý phù hợp và cung cấp nền tảng cho quản lý toàn cầu.

Bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả: Trong trường hợp bộ máy quản lý hiện tại của doanh nghiệp không hiệu quả và cần phải tái cấu trúc, đầu tư vào một giải pháp ERP có thể giúp xây dựng lại bộ máy làm việc vững chắc và hiệu quả hơn.

Việc đầu tư và triển khai hệ thống ERP một cách đúng đắn có thể mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý và hoạt động kinh doanh, từ việc lập kế hoạch, tăng cường hiệu quả sử dụng dòng tiền, đến tối ưu hóa chi phí quản lý và nhân sự.

Tiêu chí đánh giá	Tỷ lệ hiệu quả
Giảm chi phí tồn kho	10%
Giảm chi phí quản lý	30%
Giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ	60%
Giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo	20%
Hệ thống báo cáo online giảm chi phí giấy tờ	20%
Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị	Còn 5 ngày

 

7. Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả ARITO ERP

ARITO ERP là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, được phát triển bởi Arito Solutions, nhằm hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

Điều đặc biệt của giải pháp ERP của Arito Solutions là nó không chỉ là một phần mềm đơn thuần, mà còn là một bộ công cụ linh hoạt với nhiều phân hệ lớn và nhỏ. Điều này giúp quản lý toàn diện mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ quá trình mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tài chính kế toán, nhân sự đến CRM và nhiều hơn nữa.

Điểm nổi bật của ARITO ERP:

• Tính toàn diện: AritoERP giúp quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tài chính kế toán, nhân sự đến CRM và nhiều hơn nữa.
• Tăng cường hiệu suất: AritoERP giúp giảm thiểu thủ tục thủ công, tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự linh hoạt trong hoạt động doanh nghiệp, từ đó tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí.
• Tính tích hợp: AritoERP kết hợp và tương tác giữa các phần mềm và hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp, giúp dữ liệu được chia sẻ và truy cập một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Quản lý dự đoán: AritoERP cung cấp thông tin và dữ liệu phân tích sâu rộng giúp doanh nghiệp dự đoán và phản ứng nhanh chóng với biến động thị trường và nhu cầu của khách hàng.
• Nâng cao chất lượng quản lý: AritoERP cung cấp thông tin và báo cáo đáng tin cậy và chính xác giúp quản lý đưa ra quyết định chiến lược và tác động tích cực đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Tăng cường sự linh hoạt: AritoERP cho phép doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với thay đổi bên ngoài và bên trong bằng cách tạo ra các quy trình linh hoạt và dễ dàng thay đổi.

Phần mềm phù hợp với:

• Mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn.
• Các lĩnh vực kinh doanh đa dạng như bất động sản, bán lẻ, y tế, giáo dục, sản xuất, logistics, dầu khí và nhiều ngành nghề khác.

Lợi ích sử dụng ARITO ERP:

• Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động: Tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Cung cấp dữ liệu và báo cáo chính xác, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt.
• Tăng cường sự tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.

ARITO ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Hãy liên hệ với ARITO ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể về giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.