6 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất: Cách lập và Tải miễn phí

Biên bản bàn giao hàng hóa: 6 mẫu Word tải về 2026 & cách lập đúng

Biên bản bàn giao hàng hóa là chứng từ xác nhận việc giao và nhận hàng giữa các bên, làm căn cứ đối chiếu trách nhiệm khi có thiếu hụt, hư hỏng hoặc tranh chấp sau này. Năm 2026, ngoài giá trị pháp lý truyền thống, biên bản còn phục vụ đối soát với hóa đơn điện tử (NĐ 70/2025) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa từ 5 triệu (NĐ 181/2025).

Bài viết cung cấp 6 mẫu biên bản bàn giao hàng hóa và biên bản giao nhận hàng hóa định dạng file Word chỉnh sửa ngay, kèm hướng dẫn lập đúng 5 nội dung bắt buộc, phân biệt ‘bàn giao’ và ‘giao nhận’, cập nhật pháp lý 2026 và FAQ.

1. Tóm tắt 6 mẫu biên bản: chọn mẫu nào cho tình huống của bạn?

Trước khi tải file, đối chiếu nhanh 6 mẫu với tình huống thực tế:

Mẫu biên bản	Tình huống sử dụng	Số bên tham gia
1. Bàn giao hàng hóa đơn giản	Giao hàng giữa bên bán và bên mua thông thường, không phức tạp	2 bên
2. Giao nhận kiêm phiếu xuất kho	Doanh nghiệp thương mại, sản xuất muốn gộp xuất kho + bàn giao 1 văn bản	2 bên
3. Bàn giao kèm nghiệm thu	Hàng cần kiểm tra chất lượng trước khi xác nhận (thiết bị, vật tư công trình)	2 bên + nghiệm thu
4. Giao nhận hàng hóa nội bộ	Chuyển hàng giữa phòng ban, chi nhánh, kho trong cùng doanh nghiệp	2 bộ phận nội bộ
5. Giao nhận hàng hóa 3 bên	Có bên trung gian: đơn vị vận chuyển, nhà phân phối, đại lý	3 bên
6. Biên bản kiểm kê hàng hóa	Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đối chiếu thực tế và sổ sách	Hội đồng kiểm kê

2. 6 mẫu biên bản bàn giao hàng hóa và giao nhận hàng hóa (File Word)

Tất cả 6 mẫu dưới đây ở định dạng file Word (.docx), chỉnh sửa ngay theo thông tin doanh nghiệp. Click nút ‘Tải file Word’ tương ứng để tải về.

2.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản

Phù hợp khi giao hàng giữa bên mua và bên bán thông thường, không kèm điều khoản nghiệm thu hoặc bên thứ ba. Mẫu gồm đầy đủ:

• Thông tin bên giao và bên nhận (tên, MST, địa chỉ, đại diện)
• Danh sách hàng hóa: tên, mã, đơn vị tính, số lượng, tình trạng
• Thời gian và địa điểm giao nhận
• Chữ ký xác nhận của hai bên

Tải file Word mẫu 2.1: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

2.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Sử dụng khi doanh nghiệp muốn gộp biên bản bàn giao và chứng từ xuất kho trong một văn bản. Phù hợp với:

• Doanh nghiệp thương mại bán hàng cho khách lẻ và khách buôn
• Công ty sản xuất xuất thành phẩm từ kho thành phẩm
• Kho nội bộ luân chuyển hàng giữa các bộ phận

Mẫu này thay thế cả phiếu xuất kho theo TT 99/2025 cho một số trường hợp. Tham khảo thêm mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho theo TT 99.

Tải file Word mẫu 2.2: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

2.3. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa kèm nghiệm thu

Áp dụng khi hàng hóa cần kiểm tra chất lượng trước khi xác nhận hoàn tất bàn giao. Phổ biến trong:

• Công trình xây dựng (vật liệu, thiết bị thi công)
• Mua sắm thiết bị, máy móc, dây chuyền sản xuất
• Dự án cung cấp hàng hóa giá trị lớn cần kiểm định

Mẫu này bổ sung phần biên bản nghiệm thu kỹ thuật, danh sách hạng mục kiểm tra và kết quả đánh giá so với hợp đồng.

Tải file Word mẫu 2.3: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

2.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Dùng khi chuyển hàng giữa phòng ban, chi nhánh, kho trong cùng một doanh nghiệp. Lợi ích khi áp dụng đều đặn:

• Kiểm soát tồn kho theo từng bộ phận, từng chi nhánh
• Tránh thất thoát, mất mát do không có người chịu trách nhiệm rõ ràng
• Làm căn cứ khi xảy ra chênh lệch khi kiểm kê cuối kỳ

Xem thêm các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến để áp dụng đồng bộ với biên bản nội bộ.

Tải file Word mẫu 2.4: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

2.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Phù hợp khi có bên trung gian tham gia quá trình giao hàng:

• Đơn vị vận chuyển (Grab, GHN, Viettel Post, J&T, Best…)
• Nhà phân phối nhận hàng từ nhà sản xuất giao cho đại lý
• Đại lý ký gửi nhận hàng từ doanh nghiệp

Biên bản 3 bên phải ghi rõ trách nhiệm của từng bên: bên giao, bên trung gian (vận chuyển/phân phối) và bên nhận cuối cùng. Đây là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp về thời điểm và phạm vi trách nhiệm.

Tải file Word mẫu 2.5: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

2.6. Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa

Sử dụng khi kiểm kê định kỳ (cuối quý, cuối năm) hoặc đột xuất (thay đổi nhân sự kho, nghi ngờ thất thoát). Vai trò chính:

• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán
• Xác định thiếu, thừa, hư hỏng hàng tồn kho
• Làm căn cứ xử lý trách nhiệm khi có chênh lệch
• Cập nhật giá trị tồn kho cuối kỳ trên BCTC

Khi áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho theo TT 99 (FIFO, bình quân gia quyền, đích danh), biên bản kiểm kê là dữ liệu đầu vào để chốt giá trị tồn cuối kỳ.

Tải file Word mẫu 2.6: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

 

3. Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?

Biên bản bàn giao hàng hóa là văn bản ghi nhận việc giao và nhận hàng giữa các bên, xác nhận số lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao. Đây là căn cứ pháp lý để đối chiếu trách nhiệm nếu phát sinh thiếu hụt, hư hỏng hoặc tranh chấp sau này.

Biên bản bàn giao hàng hóa thường được lập trong các tình huống:

• Giao hàng giữa bên bán và bên mua sau khi ký hợp đồng mua bán
• Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển khi gửi hàng đi xa
• Chuyển hàng giữa chi nhánh, kho, phòng ban trong cùng doanh nghiệp
• Nghiệm thu thiết bị, máy móc, vật tư công trình
• Bàn giao hàng tồn kho khi thay đổi thủ kho, kế toán kho

Lợi ích khi lập biên bản đầy đủ:

• Bảo vệ quyền lợi các bên, đặc biệt khi có khiếu nại về số lượng hoặc chất lượng
• Hạn chế rủi ro pháp lý khi có tranh chấp đưa ra tòa hoặc trọng tài
• Làm căn cứ hạch toán kế toán và lưu trữ hồ sơ theo Luật Kế toán (lưu 10 năm)
• Hỗ trợ đối soát với hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán

4. Biên bản bàn giao và biên bản giao nhận hàng hóa khác nhau không?

Trên thực tế, ‘biên bản bàn giao hàng hóa’ và ‘biên bản giao nhận hàng hóa’ thường được dùng tương đương. Cả hai đều xác nhận việc giao và nhận hàng giữa các bên, có cùng giá trị pháp lý nếu nội dung đầy đủ.

Tiêu chí	Biên bản bàn giao	Biên bản giao nhận
Trọng tâm ngữ nghĩa	Nhấn mạnh chuyển quyền quản lý, trách nhiệm, tài sản	Nhấn mạnh hành vi xác nhận số lượng, tình trạng tại thời điểm trao đổi
Tình huống phổ biến	Bàn giao tài sản, thiết bị, công trình; chuyển kho khi đổi thủ kho	Giao hàng thương mại hằng ngày, vận chuyển bưu kiện, kiểm hàng nhập kho
Giá trị pháp lý	Tương đương nhau, không có quy định bắt buộc phân biệt	Tương đương nhau, không có quy định bắt buộc phân biệt

Kết luận: trong hoạt động thương mại thông thường, hai thuật ngữ có thể thay thế cho nhau. Khi tìm mẫu, bạn dùng từ khóa nào cũng ra cùng nhóm biểu mẫu.

5. 5 nội dung bắt buộc trong biên bản bàn giao hàng hóa

Nội dung	Chi tiết cần ghi
Thông tin các bên	Tên công ty hoặc cá nhân, MST (nếu DN), địa chỉ, đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, số CCCD (cá nhân).
Thời gian và địa điểm	Ngày, tháng, năm; giờ bàn giao; địa điểm thực hiện. Quan trọng để xác định thời điểm chuyển trách nhiệm.
Chi tiết hàng hóa	Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, quy cách, chủng loại, tình trạng thực tế. Hàng giá trị lớn hoặc dễ hư cần ghi tình trạng rất chi tiết.
Cam kết và trách nhiệm	Xác nhận đã kiểm tra; cam kết không khiếu nại số lượng (nếu thống nhất); trách nhiệm bảo quản sau khi nhận; điều kiện đổi trả nếu phát hiện lỗi.
Chữ ký và đóng dấu	Chữ ký bên giao, bên nhận; đóng dấu doanh nghiệp nếu có con dấu; chữ ký số nếu lập biên bản điện tử.

Lưu ý khi lập biên bản:

• Lập ít nhất 2 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 1 bản
• Với biên bản 3 bên hoặc nội bộ đa phòng ban, lập đủ số bản tương ứng số bên
• Lưu trữ cùng hồ sơ hợp đồng và chứng từ kế toán liên quan
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 88/2015

6. Cập nhật pháp lý 2026 liên quan biên bản bàn giao hàng hóa

Năm 2026 không có văn bản trực tiếp quy định riêng về biên bản bàn giao hàng hóa, nhưng 4 văn bản pháp lý dưới đây ảnh hưởng đến cách lưu trữ và đối chiếu biên bản với các chứng từ kế toán khác:

Văn bản	Tác động
Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay TT 200, từ 01/01/2026)	Cập nhật mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho. Biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho cần phù hợp với mẫu mới.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP (01/06/2025)	Sửa NĐ 123/2020 về hóa đơn. Biên bản bàn giao phải khớp số HĐ điện tử và thời điểm xuất hóa đơn.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP (01/07/2025)	Hàng hóa từ 5 triệu phải có chứng từ thanh toán không tiền mặt. Biên bản bàn giao là một trong các căn cứ đối chiếu khi quyết toán thuế.
Luật Kế toán 88/2015/QH13	Quy định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán (bao gồm biên bản bàn giao) tối thiểu 10 năm.

Tham khảo chi tiết: điểm mới Thông tư 99/2025, 11 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt theo NĐ 181.

7. Số hóa biên bản bàn giao hàng hóa trên phần mềm kế toán

Với doanh nghiệp xuất nhập kho thường xuyên (trên 20 lần/tháng), lập biên bản thủ công bằng Word tốn thời gian và dễ sai sót. Phần mềm kế toán hiện đại đã tích hợp tính năng tự sinh biên bản bàn giao từ chứng từ xuất kho:

• Tự sinh biên bản bàn giao mỗi khi lập phiếu xuất kho
• Liên kết biên bản với hóa đơn điện tử, hợp đồng và phiếu thu chi
• Lưu trữ điện tử 10 năm theo Luật Kế toán, dễ tìm khi cần xuất trình
• Ký số trực tiếp trên phần mềm, không cần in giấy
• Cảnh báo khi biên bản thiếu chữ ký, thiếu thông tin trọng yếu

Xem thêm các nghiệp vụ kho được tích hợp: phần mềm kế toán kho, quản lý kho, quản lý hóa đơn, quản lý công nợ.

8. Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao hàng hóa

Biên bản bàn giao hàng hóa có cần công chứng không?

Không cần công chứng. Biên bản chỉ cần chữ ký bên giao, bên nhận và đóng dấu doanh nghiệp (nếu có con dấu) là có giá trị pháp lý. Công chứng chỉ áp dụng cho tài sản đặc biệt như bất động sản, ô tô.

Biên bản bàn giao có thay thế được hợp đồng mua bán không?

Không thay thế. Hợp đồng mua bán là căn cứ pháp lý cao hơn, quy định quyền và nghĩa vụ tổng thể. Biên bản bàn giao chỉ ghi nhận một hành vi cụ thể là việc giao và nhận hàng. Hai văn bản này bổ sung cho nhau.

Có bắt buộc đóng dấu trên biên bản bàn giao không?

Theo Luật Doanh nghiệp 59/2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định có hay không sử dụng con dấu. Nếu DN không sử dụng dấu, biên bản chỉ cần chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Biên bản bàn giao điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy không?

Có. Theo Luật Giao dịch điện tử 20/2023, biên bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy nếu được ký bằng chữ ký số hợp lệ và lưu trữ theo quy định.

Bên nhận hàng từ chối ký biên bản, xử lý thế nào?

Lập biên bản bàn giao có bên thứ ba làm chứng (ví dụ đơn vị vận chuyển, đại diện tổ trưởng dân phố hoặc cảnh sát khu vực nếu cần), ghi rõ lý do bên nhận từ chối ký, sau đó báo cáo cấp trên hoặc khởi kiện theo hợp đồng.

Lập biên bản sau khi hàng hóa đã giao có hợp lệ không?

Hợp lệ nếu cả hai bên cùng đồng ý ký xác nhận. Tuy nhiên, lập biên bản sau khi giao xa thời điểm thực tế giảm giá trị làm bằng chứng. Nên lập ngay tại thời điểm giao nhận hàng.

Biên bản bàn giao có cần khớp với hóa đơn điện tử không?

Có. Số lượng, chủng loại, tên hàng trên biên bản bàn giao phải khớp với hóa đơn điện tử. Lệch giữa hai chứng từ là dấu hiệu rủi ro thuế khi cơ quan thuế kiểm tra theo NĐ 70/2025.

Lưu trữ biên bản bàn giao trong bao lâu?

Tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 88/2015. Nếu là tài liệu liên quan đến tài sản cố định, đất đai hoặc tranh chấp đang xử lý, có thể phải lưu lâu hơn theo yêu cầu pháp lý cụ thể.

9. Tổng kết

Biên bản bàn giao hàng hóa là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động thương mại, sản xuất và quản lý kho nội bộ. 6 mẫu file Word trong bài này phủ đầy đủ các tình huống thường gặp, từ bàn giao đơn giản đến biên bản 3 bên và kiểm kê. Khi lập, đảm bảo đủ 5 nội dung bắt buộc, khớp với hóa đơn điện tử và lưu trữ theo Luật Kế toán.

Doanh nghiệp có nhu cầu số hóa toàn bộ chứng từ kho, tự động sinh biên bản bàn giao từ phiếu xuất kho và liên kết với hóa đơn điện tử có thể tham khảo phần mềm Safebooks. Xem tính năng phần mềm, bảng giá, hoặc đăng ký dùng thử miễn phí.

Xem thêm

• Phần mềm kế toán kho quản lý hàng tồn hiệu quả
• Các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến
• Các phương pháp tính giá xuất kho theo TT 99
• Mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho theo TT 99
• Điểm mới Thông tư 99/2025 thay thế TT 200