[Download ngay] Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuẩn nhất

Trong quá trình thực hiện hoạt động mua bán và trao đổi hàng hóa, việc lập biên bản bàn giao hàng hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Biên bản này ghi chép đầy đủ thông tin về các bên tham gia, số lượng, loại hàng, chất lượng, thời gian và địa điểm bàn giao, từ đó đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. 

Trong bài viết này, ARITO sẽ giới thiệu đến bạn một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuẩn, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức.

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là một tài liệu chứng từ được tạo ra để ghi lại quá trình giao nhận hàng hóa giữa hai bên, thường là người bán và người mua. Trong biên bản này, thông tin về hàng hóa được ghi lại chi tiết như số lượng, chất lượng, trạng thái của hàng, cùng với thông tin về các bên liên quan và thời điểm giao nhận. Đồng thời, biên bản cũng có thể chứa các điều khoản và điều kiện mà cả hai bên đã thỏa thuận trong quá trình giao dịch.

Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóa:

• Xác nhận việc giao nhận hàng hóa đã diễn ra đúng theo thỏa thuận của hai bên.
• Làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp về việc giao nhận hàng hóa.
• Giúp theo dõi và quản lý việc lưu thông hàng hóa.

Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa từ bên mua và bên bán là:

• Lập ngay sau quá trình giao hàng: Biên bản cần được lập ngay sau khi quá trình giao hàng kết thúc, không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
• Ký xác nhận khi đầy đủ hàng hóa: Khi bên mua kiểm tra và xác nhận rằng đã nhận đủ số lượng hàng theo thỏa thuận, họ sẽ ký xác nhận trên biên bản.
• Thông tin chi tiết: Biên bản giao nhận cần chứa đủ thông tin của cả bên mua và bên bán như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người đại diện. Ngoài ra, cần có các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, cũng như ngày tháng giao hàng.
• Kèm theo phiếu xuất/nhập kho: Thường đi kèm với biên bản là phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng), tùy thuộc vào quy trình của từng bên.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất

2. Vai trò của biên bản bàn giao hàng hóa

Vai trò quan trọng của biên bản bàn giao hàng hóa không chỉ dừng lại ở việc chứng nhận sự trao đổi hàng hóa một cách thành công, mà còn nhiều hơn thế. Đây là một công cụ quan trọng trong các giao dịch mua bán và trao đổi hàng hóa, có những ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên tham gia. 

Dưới đây là những vai trò chính của biên bản bàn giao hàng hóa:

• Chứng thực việc bàn giao hàng hóa thành công
• Bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán
• Giúp theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính
• Tăng cường tính minh bạch trong giao dịch
• Sử dụng làm căn cứ cho các hoạt động khác

3. Nội dung và cách viết của biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản ghi nhận việc giao hàng, nhận hàng đã diễn ra đúng với thực tế giữa hai hoặc nhiều bên. Cụ thể nội dung và cách viết biên bản giao nhận hàng hóa như sau:

3.1 Nội dung

Thông tin chung:

• Tiêu đề: Biên bản giao nhận hàng hóa.
• Số: 01/2024 (ví dụ).
• Ngày lập: 28/04/2024 (ngày lập biên bản).
• Địa điểm lập: Cần Thơ (nơi lập biên bản).

Thông tin về các bên:

• Bên giao:
  • Tên đầy đủ: (Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân giao hàng).
  • Địa chỉ: (Địa chỉ cụ thể của bên giao).
  • Số điện thoại: (Số điện thoại liên hệ của bên giao).
  • Mã số thuế: (Mã số thuế của bên giao, nếu có).
  • Đại diện: (Họ và tên người đại diện), chức vụ (chức vụ của người đại diện).
• Bên nhận:
  • Tên đầy đủ: (Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận hàng).
  • Địa chỉ: (Địa chỉ cụ thể của bên nhận).
  • Số điện thoại: (Số điện thoại liên hệ của bên nhận).
  • Mã số thuế: (Mã số thuế của bên nhận, nếu có).
  • Đại diện: (Họ và tên người đại diện), chức vụ (chức vụ của người đại diện).

Thông tin về hàng hóa:

• Tên hàng hóa: (Tên gọi cụ thể của hàng hóa).
• Chủng loại: (Phân loại hàng hóa).
• Số lượng: (Số lượng hàng hóa được giao).
• Đơn vị tính: (Đơn vị đo lường số lượng hàng hóa).
• Giá tiền đơn vị: (Giá bán mỗi đơn vị hàng hóa).
• Thành tiền: (Tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa).
• Tình trạng hàng hóa: (Mô tả tình trạng hiện tại của hàng hóa: mới, cũ, đã qua sử dụng,…).

Điều khoản giao hàng:

• Thời điểm giao hàng: (Ghi rõ ngày, giờ giao hàng).
• Địa điểm giao hàng: (Nơi cụ thể diễn ra việc giao hàng).
• Hình thức giao hàng: (Giao trực tiếp, qua bưu điện, qua dịch vụ vận chuyển,…).
• Phí vận chuyển: (Ai chịu trách nhiệm thanh toán phí vận chuyển).

Điều khoản thanh toán:

• Hình thức thanh toán: (Tiền mặt, chuyển khoản, séc,…).
• Thời hạn thanh toán: (Khoảng thời gian thanh toán sau khi nhận hàng).

Cam kết của hai bên:

• Hai bên cam kết đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo thỏa thuận.
• Hàng hóa được giao nhận đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như cam kết.
• Hai bên chịu trách nhiệm giải quyết nếu có bất kỳ khiếu nại nào về hàng hóa.

Ký tên và đóng dấu của hai bên:

• Đại diện bên giao ký tên và đóng dấu.
• Đại diện bên nhận ký tên và đóng dấu.

3.2 Cách thức trình bày 

Cách thức trình bày biên bản giao nhận hàng hóa có thể tuân theo các hướng dẫn sau:

Tiêu đề:

• Bên trái: Tên công ty (hoặc cá nhân) của người giao hàng.
• Bên phải: Quốc hiệu và tiêu ngữ của công ty.
• Dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa dưới tên công ty và quốc hiệu.

Căn cứ:

• Ghi rõ căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các thỏa thuận liên quan.
• Ngày/tháng/năm lập biên bản.

Thông tin cá nhân:

• Liệt kê thông tin đầy đủ của người giao hàng và người nhận hàng, bao gồm tên công ty (hoặc cá nhân), địa chỉ, số điện thoại và tên người đại diện.

Thông tin hàng hóa:

• Mô tả chi tiết về hàng hóa được giao nhận, bao gồm mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn vị tính và tình trạng của hàng.
• Có thể thêm thông tin khác liên quan đến hàng hóa nếu cần.

Xác nhận và chữ ký:

• Bên giao hàng và bên nhận hàng xác nhận rằng hàng hóa đã được giao nhận đúng theo thỏa thuận.
• Ký tên và ghi rõ chữ ký của người đại diện cho cả hai bên dưới phần xác nhận.
• Có thể đóng dấu của công ty nếu có.

Số lượng bản sao:

• Ghi rõ rằng biên bản giao nhận cần được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở chứng minh trong trường hợp có tranh chấp.
• Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình giao nhận, đồng thời cung cấp bằng chứng hợp pháp khi cần thiết.

Trình bày biên bản giao nhận hàng hóa một cách chi tiết và rõ ràng giúp tăng tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao dịch, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và công bằng cho cả hai bên tham gia.

>>> Xem thêm: Quản lý bán hàng là gì? Cách quản lý bán hàng hiệu quả

4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay 

4.1 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản

Mặc dù hiện tại chưa có một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa cụ thể nào được quy định, tuy nhiên để tiện lợi, bạn có thể tự lập một biên bản phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

 

CÔNG TY………….	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ……..	……., ngày….tháng…..năm …….

 

BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA

Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………

Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty …………….

Hôm nay, ngày ……tháng …. năm ….. tại …………………………………………., chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng): …………………………………………………

– Địa chỉ  : …………………………………………….

– Điện thoại : ………………………

– Đại diện Ông/bà:……………………………….. Chức vụ: …………………..

BÊN B (Bên giao hàng): ………………………………………………………………………………..

– Địa chỉ:  ……………………………………………………….

– Điện thoại: …………………………

– Đại diện Ông/bà  ………………………………..  Chức vụ: …………………

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng  như sau:

STT	Tên hàng	Quy cách	ĐVT	Số lượng	Ghi chú

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A

ĐẠI DIỆN BÊN B

 

4.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

 

Đơn vị:……………….
Bộ phận:…………….

 

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
	Ngày…..tháng…..năm ……	Nợ …………………….
	Số: ……………………………..	Có …………………….

– Họ và tên người nhận hàng: ……………….. Địa chỉ (bộ phận)………………….

– Lý do xuất kho: …………………………………………………………..

– Xuất tại kho (ngăn lô): …………Địa điểm ……………………………….

STT	Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá	Mã số	Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
				Yêu cầu	Thực xuất
A	B	C	D	1	2	3	4
	Cộng

– Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………………………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo: …………………………………………………………………………….

		Ngày …. tháng ….năm…
Người lập phiếu	Người nhận hàng	Thủ kho	Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)	Giám đốc
(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)

 

4.3 Mẫu biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu

Mẫu biên giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN & NGHIỆM THU VẬT TƯ

Căn cứ theo Hợp đồng số: …………….,giữa Công ty ………….và …………., đã ký ngày … tháng … năm 20…

Hôm nay, ngày….. tháng … năm 20…, tại………………., chúng tôi gồm:

I/ BÊN NHẬN: ………………………………………………………………

(Sau đây gọi là bên A)

Địa chỉ: ……………………………………………………..…………….……

Đại diện:……………….…… Chức vụ:……………………………….……….

(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..

(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..

(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..

II/ BÊN GIAO: ………………………………………………………………

(Sau đây gọi là bên B)

Địa chỉ: …………………………………………………………………….…

Điện thoại: ……………………Fax: ……………………………………………

Đại diện : …………………….Chức vụ: …………………………..………….

(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..

(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..

Hai bên nhất trí cùng tiến hành giao nhận, nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau:

DANH MỤC HÀNG HÓA GIAO NHẬN GỒM:

TT	Tên hàng hóa	ĐVT	Quy cách đóng gói	Hãng sản xuất/ Nước sản xuất	Hạn sử dụng	Số lượng
1.
2.
3.

4.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20…. Tại ……………………………., chúng tôi gồm:

– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………… (Bên giao)

– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………….(Bên nhận)

Địa điểm giao nhận tài sản: ………………………………….

Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau:

STT	Tên hàng	Quy cách/ chủng loại	ĐVT	Số lượng	Ghi chú
1
2
3

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

 

4.5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

……, ngày… tháng… năm…

BIÊN BẢN GIAO NHẬN BA BÊN

(Số:…/BB-…)

Hôm nay, vào lúc…giờ…phút, ngày… tháng…năm… Chúng tôi gồm 3 bên sau đây tiến hành giao nhận……………………………………………..

I.Bên giao

Ông/Bà: ……………………………………… Chức vụ: ……………………………

Đại diện cho: …………………………………………………………………………

II.Bên nhận

1.Ông/Bà: ……………………………………… Chức vụ: ………………………….

Đại diện cho: …………………………………………………………………….……

2.Ông/Bà: ……………………………………… Chức vụ: ……………………….…

Đại diện cho: …………………………………………………………………….……

STT	Tên hàng hóa, tài liệu, giấy tờ, chứng cứ,…	Số lượng	Ghi chú
1
2
…

Bên giao đã giao đầy đủ các tài liệu, hàng hóa cho các bên nhận.

Bên nhận đã nhận đầy đủ các tài liệu, hàng hóa nêu trên.

Các bên có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, đảm bảo tuyệt đối giữ bí mật đối với hàng hóa, tài liệu được giao.

Các bên cam kết:

…………………………………………………………………………………………

BÊN GIAO

BÊN NHẬN 1

BÊN NHẬN 2

4.6  Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa

 

Đơn vị:………………. Bộ phận:……………. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê …..giờ …ngày …tháng …năm…… Ban kiểm kê gồm :      Ông/ Bà:…………………..Chức vụ………………..Đại diện:…………………..Trưởng ban      Ông/ Bà:………………….Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên     Ông/ Bà: …………………Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên       Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:  STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán kiểm kê Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 Cộng x x x x x Kết luận Thừa Thiếu Còn tốt 100 % Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 6 7 8 9 10 11 12 x x x x x        Ngày…. Tháng…. Năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm soát (Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

5. Lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, việc đảm bảo tính chính xác và công bằng là vô cùng quan trọng để tránh những tranh chấp sau này và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Dưới đây là một số lưu ý chi tiết hơn để bạn có thể thực hiện quy trình này một cách chính xác và hiệu quả:

• Thông tin chính xác về các bên: Khi lập biên bản, hãy đảm bảo ghi rõ và chính xác thông tin của cả bên giao và bên nhận hàng. Điều này bao gồm tên đơn vị, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại liên hệ, và thông tin thuế (nếu có). Nếu có người đại diện, cũng cần ghi rõ tên và chức vụ của họ.
• Thời điểm giao nhận hàng hóa: Việc ghi lại thời điểm cụ thể khi giao nhận hàng hóa là rất quan trọng. Hãy chắc chắn rằng bạn ghi lại thời gian và địa điểm chính xác của quá trình giao nhận này để có thể sử dụng làm chứng cứ sau này nếu cần.
• Mô tả chi tiết về hàng hóa: Trong biên bản, bạn cần cung cấp một mô tả chi tiết về các mặt hàng được giao nhận. Bao gồm thông tin như số lượng, trọng lượng, kích thước, chất lượng, và bất kỳ đặc điểm nào khác quan trọng. Nếu có các yêu cầu đặc biệt hoặc định dạng riêng cho hàng hóa, hãy ghi chú rõ ràng về chúng.
• Tình trạng của hàng hóa: Trong quá trình giao nhận, hãy kiểm tra tình trạng của hàng hóa một cách cẩn thận. Nếu có bất kỳ hỏng hóc, thiệt hại nào, hãy ghi lại một cách chi tiết và đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề này.
• Chữ ký và đóng dấu: Để biên bản có giá trị pháp lý, cần phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên giao và nhận hàng. Chữ ký này chứng minh rằng cả hai bên đã đồng ý với nội dung của biên bản và chấp nhận các điều khoản và điều kiện của giao dịch.
• Số lượng bản sao và bảo quản: Luôn lập ít nhất hai bản của biên bản giao nhận, mỗi bên giữ một bản. Điều này làm cơ sở pháp lý cho mọi tranh chấp có thể xảy ra sau này. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng bạn bảo quản biên bản một cách an toàn và dễ dàng truy cứu khi cần thiết trong tương lai.
• Tuân thủ pháp luật và điều kiện giao dịch: Nếu có bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện quan trọng nào trong hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận giao nhận hàng hóa, hãy đảm bảo rằng biên bản phản ánh đúng và đầy đủ các điều này.

Bằng cách tuân thủ các lưu ý trên và lập biên bản giao nhận hàng hóa một cách cẩn thận và chi tiết, bạn sẽ có một công cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của mình và giải quyết mọi tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả.