Chi phí doanh nghiệp là gì? Tìm hiểu về chi phí quản lý doanh nghiệp

Để tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận, các doanh nghiệp cần phải quản lý chi phí một cách cẩn thận. việc áp dụng các chiến lược giảm chi phí thông minh cũng là chìa khóa để tăng cường cạnh tranh và duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. 

Vậy Chi phí doanh nghiệp là gì? Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng Arito tham khảo qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé. 

1. Chi phí doanh nghiệp là gì?

Chi phí doanh nghiệp là tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Đây là số tiền được sử dụng để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, duy trì cơ sở hạ tầng, trả lương cho nhân viên, tiêu thụ nguyên liệu và nhiều yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. 

Chi phí doanh nghiệp thường bao gồm cả chi phí cố định (như chi phí thuê mặt bằng, lương của nhân viên quản lý) và chi phí biến đổi (như chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương cho nhân viên sản xuất). Để đảm bảo sự ổn định và lợi nhuận của doanh nghiệp, việc quản lý và kiểm soát chi phí là rất quan trọng.

2. Đặc điểm chung của chi phí doanh nghiệp 

Một số đặc điểm chung của chi phí doanh nghiệp, bao gồm:

• Phân loại dựa trên tính chất: Chi phí doanh nghiệp có thể được phân loại thành hai loại chính là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu, trong khi chi phí biến đổi thay đổi tương ứng với sự thay đổi trong mức độ hoạt động kinh doanh.
• Thời gian: Chi phí thường được đánh giá trong một khoảng thời gian nhất định, như mỗi tháng, quý hoặc năm tài chính.
• Cố định hay biến đổi: Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi theo số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc bán ra, trong khi chi phí biến đổi thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu.
• Gián tiếp và trực tiếp: Chi phí doanh nghiệp có thể được phân biệt giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp. Chi phí trực tiếp liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, trong khi chi phí gián tiếp không thể được gắn liền một cách trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
• Quan trọng đối với quyết định: Một số chi phí có ảnh hưởng quan trọng đối với quyết định kinh doanh, như chi phí sản xuất hay chi phí tiếp thị, trong khi một số chi phí có thể được coi là nhỏ và không quyết định đến quyết định lớn của doanh nghiệp.
• Độ nhạy cảm: Một số chi phí doanh nghiệp có thể độc lập, trong khi một số khác phụ thuộc vào mức độ hoạt động kinh doanh và có thể thay đổi theo thời gian.
• Để được coi là chi phí và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các yếu tố sau:

• Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai, có thể liên quan đến giảm giá trị khấu hao tài sản hoặc tăng mức nợ mà doanh nghiệp phải chi trả
• Mức giảm đó phải được đánh giá chính xác và đáng tin cậy
• Khoản chi phí đó phải tuân theo nguyên tắc và phải phù hợp với số liệu thu nhập của doanh nghiệp

3. Các loại chi phí 

3.1. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)

Để hỗ trợ quá trình tổ chức và quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí thường được phân loại theo các yếu tố. Phương pháp này giúp xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động, cũng như thực hiện lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.

Theo quy định hiện tại tại Việt Nam, chi phí được chia thành 7 yếu tố chính:

• Nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm giá trị của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Nhiên liệu, động lực: Bao gồm số lượng nhiên liệu và động lực sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Tiền lương và phụ cấp: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động.
• BHXH, BHYT, KPCĐ: Bao gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và khoản phúc lợi công đoàn, tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương.
• Khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ, áp dụng cho tất cả Tài sản cố định sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Chi phí khác bằng tiền: Phản ánh tổng chi phí khác bằng tiền chưa được phản ánh vào các yếu tố trước, sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3.2. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)

Để thuận tiện trong quá trình tính toán giá thành sản phẩm, chi phí thường được phân theo các khoản mục dựa trên công dụng và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Trong quy trình này, giá thành toàn bộ của sản phẩm thường bao gồm 5 khoản mục chi phí chính:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, lao vụ và dịch vụ.

Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp trực tiếp cho công nhân sản xuất, cũng như các khoản trích trực tiếp theo tiền lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, v.v.

Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất. Cụ thể:

• Chi phí nhân viên phân xưởng: Bao gồm chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.  
• Chi phí vật liệu: Bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.
• Chi phí dụng cụ: Bao gồm về chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao của tài sản cố định sử dụng trong phân xưởng sản xuất.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình phục vụ và quản lý sản xuất.
• Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các khoản trực tiếp bằng tiền sử dụng cho phục vụ và quản lý sản xuất trong phân xưởng.

Chi phí bán hàng: Chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, bao gồm quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, nhân viên bán hàng và các chi phí khác liên quan đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm.

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, khấu hao TSCĐ dùng chung, các loại thuế và phí, chi phí tiếp khách và hội nghị.

3.3. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ trực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn bộ chi phí liên quan đến lao động trực tiếp trong sản xuất, bao gồm tiền lương, các khoản trích lương và phụ cấp mang tính chất lương của công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất.
• Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng hoặc tổ đội. Đây có thể bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ và dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị và nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền liên quan đến quá trình sản xuất.

3.4. Phân loại theo nội dung của chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
• Chi phí nhân công: Bao gồm các khoản tiền lương, thưởng và khoản trích lương tính vào chi phí trong kỳ, phục vụ cho quá trình sản xuất.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là giá trị hao mòn của tài sản cố định được sử dụng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí phát sinh do việc sử dụng các dịch vụ bên ngoài trong quá trình sản xuất.
• Chi phí  bằng tiền: Bao gồm các khoản chi phí được thanh toán bằng tiền mặt trong quá trình kinh doanh.

3.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

• Chi phí cố định: là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của đơn vị.
• Chi phí biến đổi: là những chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động sản xuất của đơn vị.

3.6. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận

• Chi phí thời kỳ: là chi phí phát sinh sẽ làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí sản phẩm: là các khoản chi phí phát sinh tạo thành giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm và nó được coi là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành phí tổn khi sản phẩm được tiêu thụ.

3.7. Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí

• Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi phí phát sinh và được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng cụ thể.
• Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, do đó cần phải tập hợp sau đó tiến hành phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.

4. Những sai lầm khi ghi nhận chi phí

Ghi nhận chi phí là một phần quan trọng của quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp có thể mắc phải khi ghi nhận chi phí:

• • Không ghi nhận đầy đủ chi phí: Một sai lầm thường gặp là không ghi nhận đầy đủ các chi phí liên quan đến một hoạt động hay dự án cụ thể. Điều này có thể dẫn đến việc đánh giá sai lệch về lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh.
  • Ghi nhận chi phí sai vào khoản mục không đúng: Có thể xảy ra khi chi phí được ghi nhận vào khoản mục không phù hợp, dẫn đến sự hiểu lầm về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ví dụ, ghi nhận chi phí sản xuất vào khoản mục chi phí quản lý có thể làm biến đổi kết quả tài chính.
  • Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra: Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải phân biệt giữa hai khái niệm quan trọng là chi phí và dòng tiền ra. Một số người thường coi mọi thanh toán là chi phí, dẫn đến một sai lầm phổ biến là việc xem toàn bộ các khoản trả trước cho người bán là chi phí trong một kỳ, thay vì phân bổ chúng đúng cách theo phương pháp kế toán.
  • Nhầm lẫn liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản: Trong giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập hoặc thiếu kinh nghiệm về kế toán, thường xuyên gặp phải sai lầm liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản. Một số doanh nghiệp có thói quen ghi nhận toàn bộ giá trị tài sản vào chi phí ngay từ kỳ mua hoặc không tính vào chi phí sản xuất trong các kỳ hoạt động kinh doanh.

• Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào: Một sai lầm phổ biến khác là không phân biệt giữa giá trị hàng tồn kho mua vào và chi phí. Ví dụ: Ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào chi phí sản xuất trong một kỳ, trong khi thực tế chỉ khi nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất thì mới trở thành chi phí

• Không phân biệt được chi phí biến đổi và cố định: Điều này có thể gây ra sai lệch trong dự đoán tài chính và quyết định kinh doanh. Việc không nhận biết được chi phí biến đổi và cố định cũng làm ảnh hưởng đến tính chính xác của phân tích lợi nhuận.
• Ghi nhận chi phí không cân nhắc: Đôi khi, doanh nghiệp có thể ghi nhận quá nhiều chi phí không cần thiết hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh của họ, dẫn đến tăng chi phí tổng thể mà không có lợi ích tương ứng.
• Không ghi nhận chi phí tiềm ẩn: Một số chi phí có thể không được ghi nhận một cách rõ ràng, như chi phí thất thoát, chi phí chờ đợi, hoặc chi phí cải tiến sản phẩm, dẫn đến sự thiếu sót trong việc đánh giá hiệu suất kinh doanh.

Để tránh các sai lầm này, quản lý tài chính cần phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ và xây dựng quy trình ghi nhận chi phí một cách cẩn thận và minh bạch.

5. Các khái niệm liên quan – phí và lệ phí

5.1 Các thông tin về phí

Theo Điều 3 Khoản 1 của Luật số 97/2015/QH13, Phí được định nghĩa là khoản tiền mà tổ chức và cá nhân phải trả với mục đích cơ bản là bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi nhận dịch vụ công từ cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp. Các khoản phí được quy định chi tiết trong Danh mục phí được ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…

Mục đích chính của việc thu phí là để bù đắp chi phí và phục vụ cộng đồng khi cá nhân, tổ chức nhận các dịch vụ công từ các cơ quan và tổ chức được ủy quyền.

Xác định mức thu phí là quá trình dựa trên nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi phí và phải phản ánh chính sách phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước trong từng giai đoạn. Việc xác định mức thu phí cũng cần tuân thủ nguyên tắc bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Các đơn vị có thẩm quyền thu phí bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ủy quyền. Sau khi thu phí, các đơn vị này sẽ thực hiện:

• Khấu trừ nếu có khoản chi phí hoạt động được khoán từ nguồn thu phí;
• Để lại một phần hoặc toàn bộ số tiền phí thu được để trang trải chi phí hoạt động cung cấp dịch vụ. Việc này thường được thực hiện dựa trên dự toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với các đơn vị sự nghiệp công.
• Phần còn lại sẽ được nộp vào Ngân sách nhà nước.

5.2 Các thông tin về lệ phí

Theo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản tiền được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,…

Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp chi phí. Xác định mức thu lệ phí trên cơ sở bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước là đơn vị duy nhất được thu lệ phí và các khoản thu này sau đó được nộp toàn bộ vào Ngân sách nhà nước.

Chỉ tiêu chi phí là một yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, và chủ doanh nghiệp cần theo dõi nó thường xuyên và liên tục. Theo dõi tình hình chi phí phát sinh theo kỳ, theo văn phòng/Chi nhánh, từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh sẽ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn chính xác và kịp thời, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.

6. Giảm thiểu chi phí doanh nghiệp với phần mềm ERP Arito

Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ, một trong những phần mềm nổi bật như phần mềm ERP Arito giúp: 

• Hệ thống tài chính kế toán chuẩn theo tiêu chuẩn VAS, IFRS
• Các nghiệp vụ được tạo ngầm giảm thiểu rủi ro ghi nhớ hoạch toán 
• Các công cụ kế toán linh hoạt giúp nhanh chóng và tiện lợi để xử lí thông tin, không cần nhập dữ liệu thủ công 
• Khả năng xử lí theo đặc thù ngành nghề và quản lí của doanh nghiệp 
• Tích hợp các hệ thống hóa đơn điện tử và sách không có đơn trực tiếp trên phần mềm kế toán giúp giảm thiểu một công việc phải thực hiện nhiều lần
• Cung cấp đầy đủ các mẫu báo cáo về công nợ tài sản ngân sách và sổ sách chi tiết của kế toán

Tóm lại, việc hiểu và quản lý chi phí doanh nghiệp là chìa khóa quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính và tăng cường cạnh tranh. Bằng cách ghi nhận và phân tích chi phí một cách chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược thông minh và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của mình, từ đó đạt được mục tiêu lợi nhuận và phát triển bền vững trong thời gian dài. 

Thông qua bài viết này, Arito đã cung cấp các thông tin chi tiết liên quan để bạn đọc hiểu hơn về chi phí doanh nghiệp.