Chi phí bán hàng là gì? Cách hạch toán chi phí bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh, chi phí bán hàng là một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và quản lý tốt chi phí bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Trong bài viết này, ARITO sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí bán hàng, bao gồm các thành phần cấu thành và những điểm cần lưu ý trong quá trình hạch toán và kiểm soát. 

1. Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng là các khoản chi phát sinh thực tế nhằm phục vụ cho quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Những khoản chi này được sử dụng để hỗ trợ các hoạt động bán hàng như quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, vận chuyển, bảo hành, v.v. nhằm thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.

>>> Xem thêm: Tài sản doanh nghiệp là gì? Cách quản lý tài sản hiệu quả nhất

2. Chi phí bán hàng gồm những gì?

Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Theo khoản 2, điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và theo dõi qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Chi phí này bao gồm Chi phí nhân viên + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí phát sinh.

Chi phí nhân viên

Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm tất cả các khoản phải trả cho nhân viên tham gia vào quá trình bán hàng, từ nhân viên bán hàng trực tiếp đến nhân viên đóng gói, vận chuyển, và bảo quản sản phẩm, hàng hóa. Cụ thể:

• Tiền lương: Lương cơ bản, lương tăng ca, phụ cấp, và tiền ăn giữa ca.
• Tiền công: Chi phí thuê lao động thời vụ hoặc theo hợp đồng ngắn hạn.
• Các khoản trích bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Kinh phí công đoàn: Khoản kinh phí trích nộp theo quy định pháp luật để duy trì các hoạt động công đoàn.

Chi phí vật liệu, bao bì

Chi phí này phản ánh chi phí vật liệu và bao bì dùng cho việc bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm:

• Chi phí vật liệu đóng gói: Như giấy, nhựa, thùng carton, băng keo.
• Chi phí nhiên liệu: Sử dụng cho bảo quản, bốc vác và vận chuyển hàng hóa.
• Chi phí vật liệu bảo quản TSCĐ: Dùng để sửa chữa và bảo quản tài sản cố định phục vụ cho bộ phận bán hàng.

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Chi phí này liên quan đến các công cụ, dụng cụ hỗ trợ quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như:

• Dụng cụ đo lường: Cân, thước đo, máy đo,…
• Phương tiện tính toán: Máy tính tiền, máy POS,…
• Phương tiện làm việc: Bàn ghế, kệ trưng bày sản phẩm, máy tính,…

Chi phí khấu hao TSCĐ

Chi phí khấu hao tài sản cố định phản ánh mức độ hao mòn của các tài sản được sử dụng trong bộ phận bảo quản và bán hàng, bao gồm:

• Nhà kho, cửa hàng: Các cơ sở vật chất dùng để lưu trữ và bày bán sản phẩm.
• Bến bãi: Khu vực đỗ xe, bốc dỡ hàng hóa.
• Phương tiện bốc dỡ, vận chuyển: Xe nâng, xe tải.
• Phương tiện tính toán, đo lường: Máy móc thiết bị kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm.

Chi phí bảo hành

Chi phí bảo hành phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa bán ra. Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để thực hiện các cam kết

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí này phản ánh các khoản chi phí cho các dịch vụ mà doanh nghiệp phải mua ngoài để phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm:

• Chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định: Sửa chữa máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng.
• Tiền thuê kho, bãi: Chi phí thuê không gian lưu trữ hàng hóa.
• Chi phí thuê bốc vác, vận chuyển: Chi phí thuê ngoài để vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đến khách hàng.
• Tiền trả hoa hồng: Hoa hồng cho đại lý bán hàng, đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.

Chi phí bằng tiền khác

Đây là các chi phí phát sinh bằng tiền trong khâu bán hàng mà không thuộc các khoản mục đã nêu trên. Bao gồm:

• Chi phí tiếp khách: Các khoản chi phí tiếp khách hàng trong quá trình bán hàng.
• Chi phí giới thiệu sản phẩm: Chi phí tổ chức sự kiện, hội thảo, triển lãm giới thiệu sản phẩm mới.
• Chi phí quảng cáo và chào hàng: Chi phí quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, chi phí in ấn tờ rơi, banner, biển quảng cáo.
• Chi phí hội nghị khách hàng: Chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị với khách hàng để thảo luận, giới thiệu sản phẩm mới và các chương trình khuyến mãi.

3. Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hiểu rõ các loại chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là bảng phân biệt giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Tiêu chí	Chi phí bán hàng (Selling Expenses)	Chi phí quản lý doanh nghiệp (Administrative Expenses)
Định nghĩa	Chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng và tiếp thị sản phẩm	Chi phí liên quan đến việc quản lý và điều hành chung của doanh nghiệp
Mục đích	Hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động bán hàng, tiếp cận khách hàng	Hỗ trợ hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp
Liên quan đến	Hoạt động tiếp cận, thuyết phục, và phục vụ khách hàng	Hoạt động quản lý, hành chính, và duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
Phạm vi	Tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu trực tiếp	Tập trung vào việc duy trì và hỗ trợ hoạt động chung của doanh nghiệp
Thời gian phát sinh	Thường phát sinh khi có hoạt động bán hàng	Phát sinh định kỳ và liên tục trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

4. Quy định về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và kiểm soát chi tiêu của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam, các quy định về chi phí bán hàng được phân loại chi tiết vào các tài khoản cấp 2 trong tài khoản 911, giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các khoản chi phí này một cách thuận tiện và hiệu quả. Cụ thể, các tài khoản cấp 2 liên quan đến chi phí bán hàng được quy định như sau:

Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên

Bao gồm các khoản chi trả lương, thưởng, phụ cấp và các khoản phúc lợi khác cho nhân viên làm việc trong bộ phận bán hàng. Việc ghi nhận chi phí này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến hoạt động bán hàng.

Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Bao gồm chi phí cho các vật liệu và bao bì sử dụng trong quá trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Đây là các chi phí cần thiết để bảo vệ sản phẩm và đảm bảo chất lượng khi giao đến tay khách hàng.

Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Bao gồm chi phí mua sắm và sử dụng các dụng cụ, đồ dùng hỗ trợ cho hoạt động bán hàng như máy móc, thiết bị bán hàng, vật dụng văn phòng phục vụ cho công tác bán hàng.

Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Ghi nhận chi phí khấu hao của các tài sản cố định sử dụng cho hoạt động bán hàng, như xe giao hàng, trang thiết bị bán hàng và các tài sản khác liên quan.

Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành

Bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến dịch vụ bảo hành sản phẩm cho khách hàng sau khi bán hàng, như chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện, và các dịch vụ bảo hành khác.

Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Bao gồm chi phí thuê ngoài các dịch vụ phục vụ cho hoạt động bán hàng như dịch vụ quảng cáo, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ bảo quản hàng hóa và các dịch vụ hỗ trợ bán hàng khác.

Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác

Bao gồm các chi phí bán hàng khác không thuộc các tài khoản trên, như chi phí tiếp khách, chi phí hội thảo, chi phí nghiên cứu thị trường và các chi phí khác bằng tiền mặt phục vụ cho hoạt động bán hàng.

5. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng

Căn cứ theo khoản 2, điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng như sau:

Bên Nợ

• Ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.

Bên Có

• Ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ nếu có.
• Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên

Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ

Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành

 Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác

6. Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ

Việc hạch toán chi phí bán hàng được thực hiện theo các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong quá trình hoạt động bán hàng. Dưới đây là một số ví dụ về cách hạch toán chi phí bán hàng theo các nghiệp vụ thường gặp:

6.1 Chi phí nhân viên bán hàng

Nghiệp vụ

Trả lương và phụ cấp cho nhân viên bán hàng.

Hạch toán

• Nợ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
• Có TK 334: Phải trả người lao động (tiền lương, phụ cấp)

Khi chi trả tiền lương:

• Nợ TK 334: Phải trả người lao động
• Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

6.2 Chi phí vật liệu, bao bì

Nghiệp vụ

Mua vật liệu đóng gói, bao bì phục vụ cho việc bán hàng.

Hạch toán

Khi mua vật liệu:

• Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán

Khi xuất vật liệu sử dụng cho bán hàng:

• Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
• Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

6.3 Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Nghiệp vụ

Mua sắm dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho hoạt động bán hàng.

Hạch toán

Khi mua dụng cụ:

• Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán

Khi xuất dụng cụ sử dụng cho bán hàng:

• Nợ TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
• Có TK 153: Công cụ, dụng cụ

6.4 Chi phí khấu hao tài sản cố định

Nghiệp vụ

Khấu hao tài sản cố định phục vụ cho hoạt động bán hàng.

Hạch toán

• Nợ TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định

6.5 Chi phí bảo hành

Nghiệp vụ

Chi phí phát sinh do bảo hành sản phẩm cho khách hàng.

Hạch toán

• Nợ TK 6415: Chi phí bảo hành
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán

6.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài

Nghiệp vụ

Thuê dịch vụ quảng cáo, vận chuyển hàng hóa, và các dịch vụ khác phục vụ cho hoạt động bán hàng.

Hạch toán

• Nợ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán

6.7 Chi phí bằng tiền khác

Nghiệp vụ

Các chi phí khác phát sinh bằng tiền liên quan đến hoạt động bán hàng, chẳng hạn như chi phí hội chợ, triển lãm.

Hạch toán

• Nợ TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
• Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán

6.8 Kết chuyển chi phí bán hàng

Nghiệp vụ

Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Hạch toán

• Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 641: Chi phí bán hàng

6.9 Giảm chi phí bán hàng

Nghiệp vụ

Ghi nhận các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ, chẳng hạn như được hoàn lại chi phí dịch vụ thuê ngoài.

Hạch toán

• Nợ TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán
• Có TK 641: Chi phí bán hàng

Việc hạch toán chi phí bán hàng cần tuân thủ các quy định và nguyên tắc kế toán, đảm bảo ghi nhận chính xác và đầy đủ để phục vụ cho việc quản lý tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

7. Kết luận 

Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nhiều khoản chi liên quan trực tiếp đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Để quản lý hiệu quả chi phí bán hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và nguyên tắc kế toán, đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác các khoản chi phí phát sinh.

Quản lý chi phí bán hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn nâng cao tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này, phần mềm ARITO là một giải pháp hữu ích. ARITO cung cấp các công cụ quản lý chi phí mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và kiểm soát chi phí bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả. Với ARITO, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình hạch toán, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện hiệu suất kinh doanh một cách đáng kể.

ARITO cung cấp phần mềm quản lý tài chính kế toán Arito toàn diện cho việc quản lý chi phí bán hàng, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình hạch toán chi phí: ARITO tự động thu thập và nhập hóa đơn, chứng từ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Phân loại chi phí chính xác: ARITO phân loại chi phí bán hàng theo các hạng mục chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Phân tích chi phí hiệu quả: ARITO cung cấp các báo cáo chi tiết về chi phí bán hàng, giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra giải pháp tối ưu hóa chi phí.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: ARITO giúp doanh nghiệp đặt ra hạn mức chi tiêu cho từng hạng mục chi phí và theo dõi việc thực hiện ngân sách.

Với ARITO, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí bán hàng hiệu quả hơn, từ đó nâng cao lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Liên hệ ngay với ARITO để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý chi phí bán hàng!

• Website: arito.vn
• Hotline: 028 7101 2288
• Email: contact@arito.vn

>>> Tìm hiểu thêm: 10 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp tốt nhất [2024]