Liệt kê 8 kinh nghiệm “xương máu” trong quản lý kho

Quản lý kho không chỉ là một phần của quy trình vận hành hàng ngày mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự linh hoạt và hiệu suất của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, chúng ta sẽ điểm qua 8 kinh nghiệm quản lý kho để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

1. 8 kinh nghiệm trong quản lý kho

1.1. Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Một trong những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả là thực hiện bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho. Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, giảm thiểu thời gian mất mát và căng thẳng không cần thiết cho người quản lý và nhân viên kho. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc này, dẫn đến việc sắp xếp không gian kho không hợp lý.

Để giải quyết vấn đề này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần chú ý đến một số điểm sau:

• Sắp xếp theo mức độ liên quan và tần suất sử dụng: Đặt những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ở những vị trí dễ tiếp cận hơn, trong khi các mặt hàng ít sử dụng hơn nên được đặt ở những nơi không quá dễ dàng tiếp cận. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và giảm thiểu thời gian mất mát.
• Thống nhất nguyên tắc sắp xếp và đào tạo nhân viên: Quan trọng không chỉ là sắp xếp kho một lần mà còn là thống nhất và đào tạo nhân viên về nguyên tắc sắp xếp này. Mọi người trong nhóm cần hiểu và áp dụng những quy tắc sắp xếp kho cụ thể, giúp tạo ra sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình làm việc.

1.2. Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho

Việc dán nhãn cho các sản phẩm trong kho không chỉ là một bước quan trọng mà còn là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý kho hiệu quả. Khi đã sắp xếp vị trí một cách hợp lý, việc dán nhãn và mã hàng hóa là chìa khóa để tăng cường sự tổ chức và tối ưu hóa quá trình quản lý.

Bằng cách gắn nhãn cho từng sản phẩm, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định và xử lý hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Đặc biệt, khi các sản phẩm được đóng gói vào các kiện, hộp, việc dán nhãn trở nên vô cùng quan trọng. Nhãn hàng hóa không chỉ cung cấp thông tin về loại sản phẩm, mà còn giúp định danh và theo dõi chúng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển.

Thêm vào đó, việc dán nhãn cũng là một phần quan trọng của quy trình kiểm hàng. Nhân viên có thể dễ dàng xác định và kiểm tra hàng hóa một cách chính xác thông qua nhãn, giúp việc kiểm hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

1.3. Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Trong quản lý kho, việc kiểm tra thông tin xuất nhập hàng, đặc biệt là số lượng hàng hóa, là một bước quan trọng để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Sai sót trong việc đếm số lượng hàng hóa, hoặc việc ghi nhận xuất nhập kho không đúng, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như thất thoát hàng hóa, mất mát tài sản, và thậm chí làm mất niềm tin từ phía khách hàng.

Để giảm thiểu những rủi ro này, quy trình kiểm tra và ghi nhận thông tin xuất nhập kho cần phải được thiết lập và tuân thủ một cách chặt chẽ. Một yếu tố quan trọng là việc tạo ra các phiếu ghi nhận chi tiết về hàng hóa được chuyển đi hoặc đến kho. Các phiếu này nên bao gồm thông tin rõ ràng về số lượng, mô tả sản phẩm, và thông tin liên quan khác.

Khi hàng hóa được chuyển vào kho, nhân viên kho phải thực hiện kiểm tra số lượng hàng một cách kỹ lưỡng ít nhất hai lần. Sau đó, họ cần so sánh kết quả kiểm tra với thông tin trên phiếu ghi nhận. Chỉ khi số liệu trên phiếu khớp chính xác với thực tế, hàng hóa mới được chấp nhận chuyển vào kho hàng.

Ngoài ra, việc thống nhất thông tin và quy trình trước khi chuyển hàng cũng rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về quy trình và trách nhiệm của mình, từ việc ghi nhận thông tin đến việc thực hiện kiểm tra và xác nhận hàng hóa. Đồng thời, việc này cũng giảm thiểu nguy cơ nhân viên kho bị quá tải công việc và không chú ý đến quy trình xuất nhập hàng một cách cẩn thận.

1.4. Kinh nghiệm quản lý kho: Việc hôm nay chớ để ngày mai

Trong quản lý kho, việc duy trì sự sạch sẽ và tổ chức trong kho hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả và không gặp trục trặc. Để thực hiện điều này, có một số nguyên tắc và kinh nghiệm quản lý kho cần được áp dụng:

• Dọn dẹp kho hàng trước khi nhập hàng mới: Trước khi tiến hành nhập hàng vào kho, quá trình dọn dẹp và sắp xếp lại kho là bước không thể bỏ qua. Việc này giúp tạo ra không gian thông thoáng và thuận lợi cho việc chuyển hàng mới vào kho.
• Thiết lập thói quen dọn dẹp hàng ngày: Cuối mỗi ngày làm việc, các nhân viên kho nên dành thời gian để dọn dẹp lại kho hàng. Việc này bao gồm việc sắp xếp hàng hóa, làm sạch khu vực làm việc và đảm bảo rằng mọi thứ đều được đặt đúng chỗ. Thói quen này giúp duy trì sự sạch sẽ và tổ chức trong kho hàng, đồng thời giảm thiểu nguy cơ sai sót.
• Tạo hứng thú và cam kết từ nhân viên: Để đảm bảo việc dọn dẹp kho hàng được thực hiện đúng cách, cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và cam kết từ phía nhân viên. Có thể tổ chức các buổi họp, đào tạo hoặc thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong việc duy trì sự sạch sẽ và tổ chức trong kho hàng.
• Giám sát và đánh giá hiệu suất: Quản lý cần thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu suất của các hoạt động dọn dẹp kho hàng. Điều này giúp nhận diện và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh, đồng thời khuyến khích sự nỗ lực và đóng góp của nhân viên.

1.5. Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho

Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho không chỉ là việc phân chia công việc, mà còn là một chiến lược quản lý chi tiết hơn, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của toàn bộ quá trình quản lý kho hàng.

Một cách tiếp cận cụ thể là phân chia các khu vực trong kho cho từng nhóm nhân viên, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong khu vực của mình. Đồng thời, mỗi nhóm cũng được giao nhiệm vụ kiểm soát và báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng hàng nhập và xuất, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý.

Cuối cùng, việc thiết lập cơ chế đánh giá và động viên cũng là yếu tố không thể thiếu. Nhân viên cần được động viên và công nhận công việc của họ, từ đó tạo động lực làm việc và tăng cường cam kết trong công việc quản lý kho hàng. Điều này có thể thực hiện thông qua việc thiết lập các hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc và khen thưởng phù hợp.

1.6. Tiến hành kiểm kho định kỳ

Việc tiến hành kiểm kho định kỳ là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu tồn kho. Thông thường, sau một khoảng thời gian nhất định, thường là mỗi tháng, toàn bộ kho hàng sẽ được kiểm kê một lần.

Quá trình kiểm kho này không chỉ giúp xác nhận chính xác về số lượng hàng hóa trong kho, mà còn giúp phát hiện và sửa đổi các sai sót trong quá trình quản lý hàng hóa. Các lỗi thường gặp như hàng hóa bị thất lạc, hỏng hóc, hoặc sai sót trong ghi chép sẽ được phát hiện và điều chỉnh, từ đó tăng cường tính chính xác và hiệu quả của quá trình lưu trữ kho hàng.

Việc thực hiện kiểm kho định kỳ đòi hỏi sự cẩn thận và tổ chức. Cần phải lập kế hoạch kiểm kho trước đó, chuẩn bị các công cụ và tài liệu cần thiết, và phân công nhân viên có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này. Đồng thời, sau khi kiểm kê xong, cần phải xác nhận và cập nhật lại dữ liệu tồn kho, cũng như đưa ra các biện pháp cần thiết để khắc phục các vấn đề phát hiện được trong quá trình kiểm kho.

Tổ chức kiểm kho định kỳ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm việc cải thiện chất lượng dữ liệu tồn kho, giảm thiểu rủi ro về sai sót trong quản lý hàng hóa, và tăng cường hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống quản lý kho.

1.7. Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kho, việc phát hiện hàng hóa đã tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng là một vấn đề quan trọng cần được xử lý một cách kịp thời và hiệu quả. Những sản phẩm như vậy không chỉ chiếm diện tích lưu trữ mà còn tạo ra rủi ro về an toàn và chất lượng hàng hóa trong kho.

Khi phát hiện hàng hóa không còn giá trị sử dụng, việc đầu tiên cần làm là đánh dấu và báo cáo vấn đề này với cấp trên hoặc bộ phận có thẩm quyền để tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý này có thể bao gồm việc bán hàng hoá với giá cắt giảm, đàm phán với nhà cung cấp hoặc đối tác về việc hoán đổi hoặc trả lại hàng hóa, hoặc thậm chí là việc tiêu hủy sản phẩm một cách an toàn và hợp pháp nếu cần.

Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng không chỉ giúp giải phóng không gian lưu trữ, mà còn giảm thiểu rủi ro về việc sử dụng hàng hóa không an toàn hoặc không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng. Đồng thời, việc này cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tài nguyên, tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

1.8. Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Một phần mềm quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, mà còn tạo điều kiện cho tính linh hoạt và tích hợp trong toàn bộ quy trình kinh doanh. Việc lựa chọn một phần mềm phù hợp không chỉ đơn giản là một quyết định công nghệ, mà còn là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tổng thể.

Một phần mềm quản lý kho hiệu quả sẽ có những tính năng như:

• Tích hợp dữ liệu: Phần mềm kết nối các phần tử của chuỗi cung ứng từ nhập hàng đến giao hàng, tạo ra một nguồn thông tin liên tục và nhất quán. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính linh hoạt trong quản lý.
• Theo dõi thời gian thực: Cung cấp thông tin về tình trạng tồn kho và vận chuyển trong thời gian thực, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tức thì và có thể đưa ra các quyết định kịp thời.
• Tùy chỉnh và báo cáo: Cung cấp các công cụ tùy chỉnh báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và đưa ra các chiến lược phù hợp.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Có khả năng kết nối và tích hợp với các hệ thống khác như quản lý đơn đặt hàng, quản lý khách hàng và hệ thống kế toán, tạo ra một hệ thống thông tin liên kết và nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp.
• Dễ sử dụng và triển khai: Phần mềm nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có thể triển khai một cách nhanh chóng và linh hoạt, giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo cũng như sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ và dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng để đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả.

2. Giới thiệu phần mềm quản lý kho Arito

Phân hệ quản lý kho của Arito Solutions cung cấp một loạt các tính năng quan trọng. Đầu tiên, ứng dụng cho phép ghi chép mọi hoạt động nhập xuất kho một cách chi tiết. Đồng thời, phân hệ Arito này cũng cho phép quản lý hiệu quả bằng cách theo dõi vị trí cụ thể của vật tư trong kho và quản lý hàng theo nhiều tiêu chí như lô, hạn sử dụng, đơn vị tính và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, chương trình cung cấp nhiều báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình hoạt động của kho.

Một số tính năng nổi bật khác của phần mềm quản lý kho Arito bao gồm thống kê báo cáo đa dạng từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng, quản lý và báo cáo nhập – xuất kho theo ngày, theo SKU, IMEI, và lịch sử tồn kho. Phần mềm cũng cho phép sắp xếp và kiểm tra hàng hóa theo phân loại như hình dáng, kích cỡ, màu sắc và quy cách, và phân quyền cho nhân viên quản lý kho theo mong muốn.

Arito không chỉ là một giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp trên nền tảng web mà còn cho phép làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Điều này giúp các doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý và theo dõi hoạt động kho hàng của mình. Đối với những doanh nghiệp cần sự linh hoạt, họ có thể lựa chọn các phân hệ nghiệp vụ cần thiết theo yêu cầu và sau này mở rộng và bổ sung các phân hệ còn lại theo nhu cầu của họ.

Để thực hiện các bước này một cách linh hoạt và dễ dàng hơn, việc sử dụng phần mềm quản lý kho như Arito sẽ là một lựa chọn thông minh. Arito không chỉ cung cấp các tính năng tiện ích để quản lý mọi hoạt động trong kho hàng một cách chính xác và hiệu quả, mà còn giúp tăng cường tính linh hoạt và minh bạch trong quá trình quản lý. Với sự hỗ trợ từ Arito và việc thực hiện các bước quy trình quản lý kho một cách kỹ lưỡng, mọi doanh nghiệp có thể đạt được sự thành công và phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh ngày nay. Hãy liên hệ ngay đến Arito Solutions qua số 028.7101.2288 và tận dụng công nghệ này để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong quản lý kho của bạn.