hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp

Mục lục

Kho hàng đóng vai trò như trái tim trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, nơi lưu trữ và phân phối hàng hóa đến khách hàng. Việc quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất và tăng cường khả năng cạnh tranh. 

Tuy nhiên, quản lý kho hàng thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót trong khâu nhập xuất kho, thất thoát hàng hóa, thiếu hụt thông tin tồn kho, v.v. Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức trên và nâng tầm hiệu quả vận hành kho hàng. Vậy hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Arito tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây!

hệ thống quản lý kho hàng

1. Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì?

1.1 Định nghĩa hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là một giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động liên quan đến kho hàng, từ khâu đầu vào cho đến khâu đầu ra. Hệ thống không chỉ giúp kiểm soát và quản lý lượng hàng tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình vận hành kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.2 Hệ thống WMS hoạt động như thế nào?

WMS hoạt động dựa trên việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

  • Dữ liệu về hàng hóa: bao gồm thông tin về loại hàng hóa, số lượng, kích thước, trọng lượng, giá trị, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ, v.v.
  • Dữ liệu về đơn hàng: bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa được đặt hàng, địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, v.v.
  • Dữ liệu về nhân viên: bao gồm thông tin về tên nhân viên, chức vụ, nhiệm vụ, v.v.
  • Dữ liệu về thiết bị: bao gồm thông tin về loại thiết bị, vị trí, tình trạng hoạt động, v.v.

Dữ liệu được thu thập sẽ được xử lý và phân tích bởi hệ thống WMS, từ đó đưa ra các hướng dẫn và chỉ thị cụ thể cho từng hoạt động trong kho, bao gồm:

  • Nhận hàng: WMS hướng dẫn nhân viên về cách thức nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa và nhập dữ liệu vào hệ thống.
  • Lưu trữ: WMS xác định vị trí lưu trữ tối ưu cho từng loại hàng hóa dựa trên các tiêu chí như kích thước, trọng lượng, đặc tính, v.v.
  • Lấy hàng: WMS hướng dẫn nhân viên về cách thức lấy hàng theo đơn đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Đóng gói: WMS cung cấp hướng dẫn về cách thức đóng gói hàng hóa phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
  • Xuất hàng: WMS theo dõi và quản lý quá trình xuất hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ và đúng thời gian.

2. Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS

Hệ thống hoạt động như một bộ não thông minh, hỗ trợ tự động hóa các quy trình thủ công, theo dõi và kiểm soát mọi khía cạnh liên quan đến việc lưu trữ, di chuyển và quản lý hàng hóa trong kho. Một số tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS bao gồm:

2.1 Tối ưu thiết kế và không gian của kho

Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp sắp xếp vị trí hàng hóa một cách khoa học, tối ưu hóa diện tích kho. Bằng cách đề xuất vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên các tiêu chí như kích thước, trọng lượng, và đặc tính, WMS giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ. Hệ thống này hỗ trợ theo dõi và quản lý việc sử dụng không gian kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng diện tích kho.

2.2 Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

WMS theo dõi số lượng, vị trí và tình trạng của mọi mặt hàng trong kho theo thời gian thực. Bằng cách cảnh báo về mức tồn kho tối thiểu và tối đa, hệ thống đảm bảo rằng nguồn hàng luôn đáp ứng nhu cầu. WMS cũng hỗ trợ quá trình kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

2.3 Lưu giữ hàng hóa

WMS hỗ trợ quản lý điều kiện bảo quản cho từng loại hàng hóa, bao gồm theo dõi và cảnh báo về bất kỳ thay đổi nào về điều kiện bảo quản. Hệ thống giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng hàng hóa bằng cách quản lý hạn sử dụng và cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn.

2.4 Tải và dỡ hàng

hệ thống quản lý kho hàng hỗ trợ lập kế hoạch và điều phối việc tải và dỡ hàng hóa một cách hiệu quả. Hệ thống cung cấp hướng dẫn nhân viên về cách xếp dỡ hàng hóa an toàn và khoa học, giảm thiểu sai sót và hư hỏng. Nhờ vào WMS, quá trình này trở nên mạch lạc hơn và ít lỗi hơn.

2.5 Quản lý đơn hàng & vận chuyển

WMS không chỉ nhận và xử lý đơn đặt hàng từ nhiều nguồn khác nhau mà còn phân loại và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Hệ thống này lập kế hoạch và điều phối việc xuất kho một cách hiệu quả, đồng thời tự động cập nhật thông tin tình trạng đơn hàng cho khách hàng. Đối với quản lý vận chuyển, WMS tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp.

2.6 Quản lý khu vực bãi

Hệ thống WMS hỗ trợ quản lý ra vào bến bãi và giám sát vị trí của các phương tiện vận chuyển. Bằng cách theo dõi và thông báo về vị trí của các phương tiện, hệ thống giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian chờ đợi và quản lý hiệu quả bãi xe.

2.7 Quản lý nhân sự

Hệ thống theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên kho hàng, hỗ trợ đào tạo và phát triển năng lực của họ. WMS giúp quản lý lương thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của đội ngũ nhân sự.

2.8 Báo cáo kho

WMS cung cấp nhiều báo cáo chi tiết về hoạt động kho hàng, từ tình trạng hàng tồn kho đến doanh số bán hàng. Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế. Báo cáo theo yêu cầu giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc thu thập thông tin theo nhu cầu cụ thể.

2.9 Tích hợp với các hệ thống khác

hệ thống quản lý kho hàng WMS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, bán hàng, và CRM. Điều này giúp chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót, tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp.

2.10 Quản lý vị trí hàng hóa

WMS không chỉ giúp sắp xếp vị trí hàng hóa một cách khoa học mà còn hỗ trợ tìm kiếm vị trí hàng hóa nhanh chóng và chính xác. Bằng cách giảm thiểu sai sót trong quá trình lấy hàng và vận chuyển, hệ thống này giúp cải thiện độ chính xác và hiệu suất của quy trình quản lý hàng hóa.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì

3. Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Giảm chi phí vận hành

Lợi ích chính của Hệ thống quản lý kho hàng WMS bao gồm việc giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót và lãng phí. Hệ thống này cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên trong kho bãi, bao gồm cả nhân lực và phương tiện vận chuyển. Đồng thời, nó cung cấp sự hiệu quả trong chuỗi cung ứng bằng cách giảm chi phí vận chuyển và lưu trữ.

Nâng cao khả năng hiển thị thông tin về số lượng hàng tồn kho

Bên cạnh đó, WMS cũng tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho bằng cách theo dõi và quản lý hàng hóa trong thời gian thực, từ nguyên vật liệu đến thành phẩm. Việc cung cấp thông tin chính xác về vị trí, số lượng và tình trạng của hàng hóa giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về việc quản lý hàng tồn kho.

 Quản lý Just-in-Time

Hơn nữa, hệ thống WMS cũng hỗ trợ quản lý Just-in-Time hàng tồn kho, giúp đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho tối thiểu cần thiết được duy trì để đáp ứng nhu cầu sản xuất và bán hàng. Bằng cách giảm thiểu chi phí lưu trữ và rủi ro lỗi thời hàng hóa, WMS cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tăng cường bảo mật

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) mang lại lợi ích lớn trong việc tăng cường bảo mật kho hàng. Trước hết, WMS cung cấp khả năng kiểm soát ra vào kho bãi một cách chặt chẽ hơn bằng cách sử dụng các công nghệ như mã vạch, RFID hoặc hệ thống quản lý mã PIN/Access Card. Điều này giúp hạn chế thất thoát hàng hóa và ngăn chặn các trường hợp trộm cắp. Thông qua việc theo dõi và giám sát hoạt động của nhân viên trong kho, WMS cũng tạo điều kiện để phát hiện và ngăn chặn các hành vi không đúng đắn. Từ đó, nâng cao an ninh và an toàn cho kho hàng, bảo vệ tài sản và quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa quy trình xuất nhập

Hệ thống WMS còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound) một cách hiệu quả. Đầu tiên, WMS tự động hóa các bước quy trình từ việc nhận hàng đến xuất hàng, bao gồm cả quá trình pick và pack, nhằm tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót. Thứ hai, bằng cách sử dụng công nghệ tự động và quản lý dữ liệu thông minh, WMS nâng cao tốc độ và độ chính xác trong xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tăng cường hài lòng khách hàng. Cuối cùng, việc giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng được thực hiện thông qua quy trình tự động hóa, giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm và tăng cơ hội tái mua của khách hàng.

Quản lý lao động hiệu quả

WMS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lao động hiệu quả bằng cách cung cấp các công cụ để theo dõi năng suất của nhân viên và phân bổ công việc một cách hợp lý. Đồng thời, WMS giúp tối ưu hóa sử dụng nhân lực, giảm chi phí lao động thông qua việc tự động hóa quy trình và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Bên cạnh đó, hệ thống này còn giúp cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên thông qua việc tăng cường sự tổ chức, tính chính xác và giảm bớt công việc lặp đi lặp lại, từ đó tạo điều kiện cho một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái hơn.

Quản lý thanh toán

Quản lý thanh toán trong hệ thống được thực hiện thông qua việc tích hợp với hệ thống kế toán, giúp theo dõi và quản lý các khoản thanh toán một cách hiệu quả. Sự tự động hóa các quy trình thanh toán giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác. Đồng thời, việc tích hợp này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp, bằng cách cung cấp thông tin đáng tin cậy và chi tiết về các giao dịch thanh toán.

Tăng cường  mối quan hệ với khách hàng

Việc cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp trong hệ thống quản lý kho hàng (WMS) được thực hiện bằng cách nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, hệ thống cũng tăng cường sự tin tưởng và hợp tác với nhà cung cấp thông qua việc cung cấp thông tin và dữ liệu chính xác, giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch và tương tác. Nhờ vào việc đảm bảo sự linh hoạt và đáng tin cậy trong hoạt động kinh doanh, WMS góp phần nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.

Một số lợi ích khác

Ngoài ra, hệ thống quản lý kho hàng (WMS) còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp:

  • WMS cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc của hàng hóa, giúp theo dõi và xác định vị trí cụ thể của mỗi mặt hàng trong kho hàng. 
  • WMS tăng cường khả năng đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm bằng cách theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm và ngày hết hạn của sản phẩm. 
  • Hệ thống này nâng cao khả năng thích ứng với nhu cầu thị trường thay đổi bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin kịp thời về xu hướng và yêu cầu của thị trường, giúp doanh nghiệp điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình.

4. Hệ thống quản lý kho cho các doanh nghiệp tốt nhất hiện nay – Arito

Phần mềm quản lý kho của Arito là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý về giá trị, số lượng và việc sử dụng vật tư, hàng hóa, và thiết bị tồn kho, nhằm tránh thiệt hại trong việc lưu trữ và bảo quản. Phần mềm còn cho phép lập và kiểm soát các phiếu nhập/xuất vật tư và hàng hóa trong quá trình sản xuất, điều phối và vận chuyển. 

Thông thường, các doanh nghiệp thường gặp các vấn đề phổ biến về kho hàng, bao gồm: 

  • Sắp xếp vị trí không hiệu quả: Hàng hóa được lưu trữ mà không được sắp xếp một cách hợp lý, đôi khi dẫn đến việc không nhớ được vị trí cụ thể của mỗi mặt hàng. Điều này gây ra các vấn đề trong quá trình xuất nhập hàng hóa.
  • Rủi ro hàng hóa: Nếu quản lý kho không được thực hiện hiệu quả, có thể xảy ra tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng, lỗi thời, gây lãng phí tài nguyên và thiệt hại về tài sản.
  • Thiếu dữ liệu chính xác: Lượng hàng tồn kho, lịch sử nhập xuất, vị trí và trạng thái hàng hóa đều rất quan trọng. Tuy nhiên, việc thu thập và cập nhật thông tin này thường gặp khó khăn, dẫn đến thiếu hụt thông tin và dữ liệu không chính xác.
  • Thiếu quy trình rõ ràng: Khi quản lý không hiệu quả, có thể xảy ra tình trạng hàng tồn kho quá cao hoặc quá thấp, dẫn đến lãng phí tài nguyên hoặc thiếu hụt hàng hóa. Điều này cũng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hiệu suất sản xuất.

Hệ quả:

  • Tốn thời gian và chi phí trong việc quản lý kho.
  • Ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và dịch vụ khách hàng.
  • Gây thất thoát hàng hóa và lãng phí tài nguyên.

Hệ thống quản lý kho Arito (Warehouse Management System – WPS) sẽ giải quyết những vấn đề này bằng cách xây dựng quy trình quản lý kho kết nối chặt chẽ các phòng ban như kế toán, mua hàng, bán hàng và sản xuất. Hệ thống này sử dụng hai kho thực tế và sổ sách để đối soát và xử lý kịp thời khi có chênh lệch số liệu. Hệ thống cũng quản lý chi tiết thông tin hàng hóa, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo hạn dùng, series, mã khung, mã màu, và nhiều hơn nữa.

Trong phần hệ kho, Arito cung cấp các tính năng như xây dựng sơ đồ kho, quản lý chi tiết thông tin hàng hóa, nhập xuất hàng, quy trình phê duyệt nhiều cấp, và nhiều tính năng khác để quản lý và tối ưu hóa hoạt động kho hàng. Hơn nữa, phần mềm này cung cấp các báo cáo đa dạng để giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và vòng xoay hàng hóa.

Warehouse Management System của Arito không chỉ hoạt động độc lập mà còn có thể được tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác của Arito như Arito ERP để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp. Đồng thời, Arito cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như tư vấn triển khai, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trong việc triển khai và sử dụng phần mềm.

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito

Chia sẻ

Bài viết liên quan:

Công nghệ

Giới thiệu phần mềm xử lý hoá đơn điện tử đầu vào tự động ARITO INVOICE

Bạn đang đau đầu với việc xử lý xếp hóa đơn đầu vào chờ ghi sổ. Bạn tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thủ công hóa đơn điện tử. Bạn cảm thấy nhàm chán vì phải lặp đi lặp lại nhiều lần các thao tác để chuyển hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp qua chứng từ kế toán. Bạn lo lắng vì có thể có sai sót trong quá trình nhập liệu hóa đơn đầu vào. Bạn đang rất cần một giải pháp để có thể xử lý tự động, nhanh gọn, chính xác dữ liệu

hoá đơn điện tử hộ kinh doanh
Tin tức chung

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh: Mẫu, Quy định và cách đăng ký

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng công nghệ vào mọi khía cạnh của kinh doanh trở nên không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu bắt buộc để cạnh tranh và phát triển bền vững. Hóa đơn điện tử, với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các hộ kinh doanh. Bài viết này ARITO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, cụ thể là về mẫu hóa đơn điện tử, quy định

phần mềm in hóa đơn bán hàng
Tin tức chung

Top 5 phần mềm in hóa đơn bán hàng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng đã trở thành một yếu tố không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm in hóa đơn bán hàng khác nhau, từ các phiên bản miễn phí đến những phần mềm trả phí với tính năng cao cấp. Với sự đa dạng này, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp có thể trở nên khó khăn đối với

app quản lý bán hàng miễn phí
Tin khác

10 App quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý kinh doanh mà còn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt, với sự xuất hiện của nhiều ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí, các doanh nghiệp, đặc biệt là những cửa hàng nhỏ và vừa, có thêm nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình. Trong bài viết này, ARITO sẽ giúp chúng ta tìm hiểu về 10 app quản lý

Arito sẽ liên hệ lại quý Anh/Chị ngay!