Nghiệp vụ quản lý kho hàng: chứng từ, hạch toán và cách làm hiệu quả

Kho ghi đúng số lượng nhưng kế toán không có chứng từ để ghi sổ là tình huống rất phổ biến. Nghiệp vụ kho không dừng ở việc hàng vào hàng ra, mà là chuỗi chứng từ làm căn cứ cho từng bút toán.

Bài viết đi qua chín nghiệp vụ kho, chứng từ bắt buộc cho từng nghiệp vụ, và bút toán tương ứng.

Nghiệp vụ quản lý kho hàng là gì?

Là các hoạt động cụ thể diễn ra trong kho, mỗi hoạt động gắn với một chứng từ và một bút toán để đảm bảo số liệu kho và số liệu kế toán luôn khớp nhau.

Điểm phân biệt với quy trình quản lý kho: quy trình là trình tự các bước và ai làm bước nào. Nghiệp vụ là nội dung của từng việc và chứng từ, bút toán đi kèm.

Chín nghiệp vụ, chứng từ và bút toán

Bảng này là phần lõi của bài.

#	Nghiệp vụ	Chứng từ	Bút toán
1	Nhận hàng, kiểm nhận	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa	Chưa ghi sổ nếu chưa nhập kho
2	Nhập kho	Phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán	Nợ 152, 153, 156, Nợ 133 / Có 331, 111, 112
3	Sắp xếp, gán vị trí	Cập nhật thẻ kho, sơ đồ vị trí	Không phát sinh bút toán
4	Lấy và soạn hàng	Phiếu lấy hàng, lệnh xuất	Chưa ghi sổ
5	Xuất kho bán hàng	Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng	Nợ 632 / Có 156, 155 kèm bút toán doanh thu
6	Xuất kho cho sản xuất	Phiếu xuất kho theo lệnh sản xuất	Nợ 621, 627 / Có 152, 153
7	Điều chuyển nội bộ giữa các kho, đơn vị	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	Nợ 156 kho nhận / Có 156 kho xuất
8	Hàng bán bị trả lại nhập kho	Biên bản nhận lại hàng, phiếu nhập kho	Nợ 156, 155 / Có 632, theo đúng giá vốn lúc bán
9	Kiểm kê	Biên bản kiểm kê, bảng đối chiếu	Xem mục riêng bên dưới

Điểm quan trọng nhất trong bảng là nghiệp vụ 1 và 2 là hai nghiệp vụ khác nhau. Hàng đã về kho nhưng chưa kiểm nhận xong thì chưa nhập kho, và chưa có phiếu nhập kho thì kế toán chưa có căn cứ ghi sổ.

Về nghiệp vụ 8: giá vốn hoàn nhập phải bằng giá vốn đã ghi khi bán, không phải giá vốn bình quân tại thời điểm nhận lại. Đây là chỗ hệ thống dễ làm sai và làm tồn kho lệch.

Danh mục chứng từ kho

Chứng từ	Dùng khi	Ghi chú
Phiếu nhập kho	Mọi lần hàng vào kho	Có đủ chữ ký người giao, người nhận, thủ kho, kế toán
Phiếu xuất kho	Mọi lần hàng ra kho	Ghi rõ mục đích xuất: bán, sản xuất, điều chuyển
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa	Hàng cần kiểm tra chất lượng trước khi nhập	Bắt buộc với hàng có yêu cầu kỹ thuật
Thẻ kho	Theo dõi nhập xuất tồn từng mặt hàng	Do thủ kho giữ, đối chiếu định kỳ với sổ kế toán
Biên bản kiểm kê	Kiểm kê định kỳ hoặc bất thường	Có đủ thành phần ban kiểm kê
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	Điều chuyển hàng giữa các đơn vị	Xem mục riêng bên dưới
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn	Mua hàng của người không kinh doanh	Theo quy định về chi phí được trừ

Thay đổi về biểu mẫu từ 01/01/2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014. Biểu mẫu chứng từ tại phụ lục của thông tư mang tính tham khảo, doanh nghiệp được tự thiết kế với hai điều kiện:

Điều kiện	Nội dung
1	Đảm bảo các yêu cầu về nội dung chứng từ kế toán tại Điều 16 Luật Kế toán
2	Ghi nhận trong sổ tay kế toán của đơn vị

Điều này có nghĩa gì với kho: doanh nghiệp có thể thiết kế phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo nhu cầu riêng, thêm cột vị trí lưu, số lô, hạn dùng. Nhưng phải lập tài liệu ghi nhận biểu mẫu đó, không phải muốn đổi là đổi.

Nhiều doanh nghiệp sẽ hiểu điều kiện 1 mà bỏ qua điều kiện 2. Cần đối chiếu chính văn Thông tư 99/2025 và Điều 16 Luật Kế toán khi thiết kế biểu mẫu.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Nghiệp vụ điều chuyển nội bộ có yêu cầu riêng về chứng từ, và đây là chỗ nhiều doanh nghiệp làm thiếu.

Nội dung	Quy định
Khi nào dùng	Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc xuất hàng gửi bán đại lý
Loại chứng từ	Là chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, mẫu số 6 trong hệ thống mẫu số hóa đơn điện tử
Mẫu	Mẫu 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC
Có phải lập hóa đơn không	Điều chuyển nội bộ thuộc diện không phải lập hóa đơn theo Điều 7 Nghị định 254/2026, nhưng vẫn phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Ranh giới cần nắm: chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kế toán riêng, nên phải xuất hóa đơn như bán cho bên ngoài.

Nhầm hai trường hợp này dẫn tới thiếu hóa đơn đầu ra hoặc xuất hóa đơn không cần thiết.

Hàng đang đi đường và hàng về chờ kiểm nghiệm

Phần này bản cũ không có, và là chỗ hay hạch toán sai.

Tình huống	Cách xử lý
Đã trả tiền hoặc đã nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về	Ghi vào tài khoản hàng mua đang đi đường (TK 151)
Hàng đã về kho nhưng chưa kiểm nghiệm xong, chưa nhập kho	Cũng theo dõi ở TK 151
Kiểm nghiệm xong, nhập kho	Kết chuyển Nợ 152, 153, 156 / Có 151
Hàng về nhưng chưa có hóa đơn	Nhập kho theo giá tạm tính, điều chỉnh khi có hóa đơn

Điểm đáng chú ý: tài khoản hàng mua đang đi đường bao gồm cả hàng đã về nhưng đang chờ kiểm nghiệm. Nhiều người chỉ dùng tài khoản này cho hàng còn trên đường vận chuyển.

Số dư tài khoản này cuối kỳ cần rà soát. Số dư tồn đọng lâu thường là dấu hiệu hàng đã nhập kho mà quên kết chuyển, hoặc hàng thực tế không về.

Hạch toán kiểm kê

Trường hợp	Bút toán
Kiểm kê thừa, chưa rõ nguyên nhân	Nợ 152, 153, 156 / Có 3381 Phải trả, phải nộp khác
Kiểm kê thiếu, chưa rõ nguyên nhân	Nợ 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý / Có 152, 153, 156
Xác định được nguyên nhân thiếu do cá nhân	Nợ 1388 hoặc 334 / Có 1381
Thiếu trong định mức, không quy trách nhiệm	Nợ 632 / Có 1381
Thừa xác định được nguyên nhân	Nợ 3381 / Có 711 hoặc tài khoản tương ứng

Nguyên tắc: không được ghi thẳng chênh lệch kiểm kê vào chi phí hoặc thu nhập. Phải qua tài khoản chờ xử lý trước, rồi mới xử lý theo kết luận của ban kiểm kê.

Bỏ qua bước này là lỗi làm mất dấu vết và không giải trình được khi thanh tra.

Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho: hàng chậm luân chuyển, hư hỏng, giá thị trường thấp hơn giá gốc thì phải xem xét trích lập dự phòng. Bút toán ghi Nợ 632 và Có tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số hiệu tài khoản cấp 2 cần đối chiếu Thông tư 99/2025.

Phương pháp tính giá xuất kho

Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025 nâng từ ba lên năm phương pháp.

Phương pháp	Có trong Thông tư 200	Có trong Thông tư 99	Phù hợp với
Thực tế đích danh	Có	Có	Hàng giá trị lớn, quản lý theo từng đơn vị
Bình quân gia quyền	Có	Có	Hàng đồng nhất, nhiều lượt nhập xuất
Nhập trước xuất trước	Có	Có	Hàng có hạn dùng
Giá bán lẻ	Không	Có	Bán lẻ nhiều mặt hàng
Chi phí chuẩn	Không	Có	Sản xuất có hệ thống định mức ổn định

Nguyên tắc: phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm, và ghi vào chính sách kế toán của đơn vị. Đổi phương pháp giữa năm làm giá thành và giá vốn không so sánh được.

Phương pháp chi phí chuẩn đáng chú ý với doanh nghiệp sản xuất, vì cho phép ghi nhận theo định mức rồi xử lý chênh lệch, thay vì tính giá thực tế cho từng lần xuất.

Năm nguyên tắc để nghiệp vụ kho không bị đứt với kế toán

Nguyên tắc	Chặn được gì
Không có hàng vào hoặc ra kho mà không có phiếu	Chênh lệch kiểm kê không giải thích được
Thủ kho và kế toán kho là hai người khác nhau	Một người vừa giữ hàng vừa ghi sổ thì không ai kiểm tra ai
Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán hằng tháng	Sai sót tích lũy qua nhiều kỳ
Mọi điều chỉnh sau kiểm kê phải có biên bản và bút toán	Sửa số liệu không dấu vết
Một quy tắc mã hóa hàng hóa duy nhất cho toàn doanh nghiệp	Cùng một mặt hàng có nhiều mã, không tổng hợp được

Nguyên tắc 2 là nguyên tắc nền và không phần mềm nào thay được. Đây là thiết kế tổ chức.

Nguyên tắc 5 phải làm trước khi triển khai bất kỳ hệ thống nào. Mã hóa lộn xộn đưa vào hệ thống mới thì vấn đề đi theo sang hệ thống mới.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Nhập kho trước khi kiểm nghiệm xong	Ghi sổ hàng chưa đủ điều kiện, sai số liệu nếu hàng bị trả
Ghi thẳng chênh lệch kiểm kê vào chi phí	Mất dấu vết, không giải trình được
Dùng giá vốn hiện tại khi nhập lại hàng bán bị trả	Tồn kho lệch giá trị
Không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi điều chuyển	Thiếu chứng từ, khó giải trình
Xuất hóa đơn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc	Không cần thiết, thuộc diện điều chuyển nội bộ
Đổi phương pháp tính giá xuất kho giữa năm	Giá vốn các kỳ không so sánh được

Nghiệp vụ kho trên hệ thống Arito

Điểm mấu chốt là chứng từ kho và bút toán kế toán sinh từ cùng một thao tác, không phải hai lần nhập.

Arito xử lý:

• Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sinh bút toán tự động, kế toán không nhập lại
• Theo dõi hàng mua đang đi đường và hàng về chờ kiểm nghiệm riêng, cảnh báo số dư tồn đọng
• Hàng bán bị trả lại hoàn nhập đúng giá vốn của lần xuất tương ứng
• Kiểm kê ghi nhận chênh lệch qua tài khoản chờ xử lý, có biên bản và lưu vết
• Năm phương pháp tính giá xuất kho theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành
• Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán tự động, cảnh báo khi lệch

Xem phần mềm quản lý kho hoặc cách tính hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

Nghiệp vụ quản lý kho hàng gồm những gì?

Chín nghiệp vụ: nhận hàng và kiểm nhận, nhập kho, sắp xếp và gán vị trí, lấy và soạn hàng, xuất kho bán hàng, xuất kho cho sản xuất, điều chuyển nội bộ, nhập lại hàng bán bị trả, và kiểm kê.

Chứng từ kho gồm những gì?

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa, thẻ kho, biên bản kiểm kê, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và bảng kê mua hàng không có hóa đơn.

Từ 2026 có được tự thiết kế phiếu nhập xuất kho không?

Được. Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 cho biểu mẫu tại phụ lục mang tính tham khảo, doanh nghiệp tự thiết kế với điều kiện đảm bảo yêu cầu tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận trong sổ tay kế toán của đơn vị.

Điều chuyển hàng giữa các kho có phải xuất hóa đơn không?

Điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc thuộc diện không phải lập hóa đơn theo Điều 7 Nghị định 254/2026, nhưng vẫn phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Chi nhánh hạch toán độc lập thì phải xuất hóa đơn.

Kiểm kê thiếu hàng hạch toán thế nào?

Ghi Nợ tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý, Có tài khoản hàng tồn kho. Sau khi có kết luận mới xử lý tiếp theo nguyên nhân. Không được ghi thẳng vào chi phí.

Hàng về kho nhưng chưa kiểm nghiệm thì ghi vào đâu?

Theo dõi ở tài khoản hàng mua đang đi đường, cùng với hàng còn trên đường vận chuyển. Khi kiểm nghiệm xong và nhập kho thì kết chuyển sang tài khoản hàng tồn kho.

Có bao nhiêu phương pháp tính giá xuất kho?

Năm phương pháp theo Thông tư 99/2025 từ 01/01/2026: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, giá bán lẻ và chi phí chuẩn. Phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm.

Tổng kết

Ba điều quyết định:

Mỗi nghiệp vụ kho phải gắn với một chứng từ. Không có phiếu thì kế toán không có căn cứ ghi sổ, và chênh lệch kiểm kê sẽ không giải thích được.

Kiểm nhận và nhập kho là hai nghiệp vụ khác nhau. Hàng về mà chưa kiểm nghiệm xong thì theo dõi ở tài khoản hàng mua đang đi đường, chưa phải hàng tồn kho.

Thủ kho và kế toán kho phải là hai người. Đây là thiết kế tổ chức, không phần mềm nào thay được.

Nội dung mang tính tham khảo. Biểu mẫu chứng từ, phương pháp tính giá xuất kho và số hiệu tài khoản cần đối chiếu Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026.

Bài viết liên quan

• Quy trình quản lý kho hiệu quả
• Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì
• Cách tính hàng tồn kho
• Các kỹ năng quản lý kho
• Phần mềm quản lý kho