Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản nhưng hiệu quả

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận. Việc xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho khoa học, bài bản là điều kiện tiên quyết để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trong bài viết này, ARITO sẽ hướng dẫn bạn xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản nhưng hiệu quả, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. 

1. Nghiệp vụ quản lý kho là gì?

Nghiệp vụ quản lý kho với tên tiếng Anh là Warehouse Operation là quy trình kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động của kho hàng từ khi nhập hàng vào kho cho đến khi các mặt hàng được chuyển đi, bán hay tiêu thụ. Mục tiêu của quản lý kho là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, bảo quản tốt, xuất nhập kho hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của sản xuất, kinh doanh.

2. Sự cần thiết của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa. Việc áp dụng quy trình quản lý kho khoa học, hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:

Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa:

• Hàng hóa được lưu trữ đúng cách: Quy trình quản lý kho quy định cụ thể vị trí, cách thức sắp xếp, bảo quản từng loại hàng hóa khác nhau, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện phù hợp, tránh hư hỏng, ẩm mốc, thất thoát.
• Chất lượng hàng hóa được kiểm soát: Quy trình bao gồm các bước kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho, xuất kho và định kỳ kiểm kho, giúp phát hiện sớm các sản phẩm lỗi, kém chất lượng, loại bỏ khỏi kho để tránh ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chi phí lưu kho:

• Giảm thiểu thất thoát: Quy trình quản lý kho chặt chẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất thoát hàng hóa do sai sót trong khâu nhập xuất kho, quản lý kho bãi hoặc do ăn trộm, trục lợi.
• Sử dụng kho bãi hiệu quả: Việc sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý giúp tận dụng tối đa diện tích kho bãi, tiết kiệm chi phí thuê kho và các chi phí liên quan khác.
• Giảm tồn kho: Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp theo dõi sát sao tình hình tồn kho, từ đó đưa ra kế hoạch nhập kho, xuất kho hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí và mất giá trị hàng hóa.

>>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp

Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:

• Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng: Quy trình quản lý kho khoa học giúp doanh nghiệp xuất kho hàng hóa nhanh chóng, chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nâng cao độ hài lòng của khách hàng.
• Tăng hiệu quả sản xuất: Việc cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, đúng thời điểm cho sản xuất giúp đảm bảo tiến độ sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt vật liệu gây gián đoạn sản xuất.
• Quản lý thông tin hiệu quả: Quy trình quản lý kho giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu về tình hình nhập xuất kho, tồn kho, từ đó cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản lý, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.

Nâng cao năng suất làm việc:

• Quy trình quản lý kho khoa học giúp nhân viên kho làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và công sức cho các thao tác thủ công, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
• Việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, máy quét mã vạch, … cũng góp phần tăng tốc độ xử lý hàng hóa, giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng.

3. Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

Để tối ưu hóa hoạt động kho bãi và mang lại hiệu quả kinh doanh cao, việc xây dựng quy trình quản lý kho khoa học và bài bản là vô cùng quan trọng. Dưới đây là mô tả chi tiết từng bước trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả:

3.1 Nhập kho

Bước thứ nhất trong quá trình quản lý kho là giai đoạn nhập kho. Trước hết, người quản lý cần tiến hành kiểm tra và nhận hàng hóa, sản phẩm với độ chính xác cao:

• Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đúng như đặt hàng và đúng thời gian.
• Tránh sai sót ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.

Trong quá trình này, việc dán nhãn và ghi rõ các thông tin liên quan ở các vị trí thuận tiện giúp quản lý và theo dõi hàng hóa một cách dễ dàng nhất: 

• Dán nhãn và ghi rõ thông tin liên quan để dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Ghi nhận số lượng, kích thước, khối lượng mỗi thùng để tối ưu vận chuyển và lưu trữ.

Những thông tin cùng với thời gian dự kiến giao hàng, được thông báo cho doanh nghiệp trước để chuẩn bị tốt hơn về thời gian và nhân lực để nhận hàng:

• Nhận thông tin từ nhà cung cấp: loại sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng.
• Chuẩn bị thời gian, nhân lực để nhận hàng.

Khi tiến hành nhận hàng, người bàn giao cần phải cung cấp phiếu xuất hàng, trong đó ghi rõ thông tin về sản phẩm:

• Yêu cầu phiếu xuất hàng từ người giao: ghi rõ thông tin sản phẩm, số lượng, thời gian xuất.
• Xác nhận phiếu xuất hàng.
• Kiểm tra niêm phong, số lượng hàng hóa.
• Xếp dỡ hàng xuống kho.

3.2 Nhập hàng và bắt đầu thực hiện đơn hàng 

Nhập hàng để thực hiện đơn hàng là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị các đơn hàng cho doanh nghiệp. Tối ưu hóa bước này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng cường hiệu quả quản lý kho.

Nếu bạn đã thực hiện quy trình lưu kho như đã mô tả ở trên, việc tìm kiếm và nhận hàng hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia, có hai phương pháp thu thập hàng bạn có thể áp dụng:

• Nhận theo đơn hàng: Đây là cách phổ biến được sử dụng đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với số lượng đơn hàng ít. Trong phương pháp này, người quản lý kho sẽ in ra đơn hàng và giao cho nhân viên để thu thập hàng hóa với đúng chất lượng và số lượng yêu cầu.
• Nhận theo cụm: Trong phương pháp này, nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại với nhau. Sau đó, họ sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho thu thập. Sau khi đã thu thập đủ hàng hóa, các đơn hàng sẽ được chia ra. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn và đa dạng.

3.4 Đóng gói và chuẩn bị xuất kho

Sau khi quá trình lấy hàng đã hoàn thành, bước tiếp theo là việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận và chắc chắn. Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao đi một cách an toàn và bảo đảm trong quá trình vận chuyển.

• Chuẩn bị vật liệu đóng gói: Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp với loại hàng hóa và phương thức vận chuyển.
• Đóng gói hàng hóa: Đóng gói hàng hóa cẩn thận, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Ghi chú thông tin: Ghi chú thông tin về người gửi, người nhận, địa chỉ giao hàng, … lên kiện hàng.

Khi tiến hành đóng gói, hãy lưu ý hai mục tiêu chính:

• Bảo đảm an toàn cho hàng hóa: Đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách cẩn thận và chính xác để hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển. Việc này bao gồm việc chọn lựa vật liệu đóng gói phù hợp và bố trí hàng hóa trong thùng carton một cách an toàn.
• Tối ưu hóa khối lượng: Cố gắng tối ưu hóa khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí vận chuyển. Điều này có thể đạt được bằng cách chọn lựa kích thước và hình dạng phù hợp cho các gói hàng.

Khi đã hoàn thành việc đóng gói, hàng hóa sẵn sàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời điểm mà hàng hóa được ghi nhận là đã xuất kho và tồn kho sẽ được cập nhật theo phản hồi từ quá trình này.

3.6 Vận chuyển

Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp và giao hàng đúng thời gian, địa điểm và số lượng theo yêu cầu đã được xác nhận trước đó là điều quan trọng. Cập nhật thông tin về quá trình vận chuyển vào hệ thống quản lý kho giúp giám sát và kiểm soát tình hình kho bãi một cách hiệu quả.

• Lựa chọn phương tiện vận chuyển: Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa, số lượng hàng hóa và quãng đường vận chuyển.
• Giao hàng: Giao hàng đúng thời gian, địa điểm và số lượng theo yêu cầu.
• Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin giao hàng vào hệ thống quản lý kho.

Một số lưu ý: 

• Cần xây dựng quy trình quản lý kho phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh, loại hàng hóa và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
• Áp dụng công nghệ vào quản lý kho như phần mềm quản lý kho, hệ thống mã vạch, RFID, … để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kho để đảm bảo thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ.
• Định kỳ kiểm tra và đánh giá hiệu quả của quy trình

• Xây dựng quy trình quản lý kho đơn giản, dễ hiểu và dễ dàng thực hiện.
• Đảm bảo tính linh hoạt của quy trình quản lý kho để có thể dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết.
• Thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến quản lý kho.
• Xây dựng văn hóa quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp.

3.7 Hoàn hàng

Hoàn hàng mặc dù là bước không bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn xảy ra, nhưng đây vẫn là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý kho. Khi tiến hành việc hoàn hàng, nhân viên kho cần chú ý đến một số điều quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả:

• Tuân thủ chính sách trả hàng: Đảm bảo rằng việc hoàn hàng được thực hiện theo chính sách trả hàng của doanh nghiệp và rõ ràng nêu rõ nguyên nhân hàng hóa bị trả lại. Điều này giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc xử lý hàng hóa trả lại.
• Phân loại hàng hóa trả lại: Sau khi nhận lại hàng hóa, cần phải tiến hành phân loại chúng theo mục đích sử dụng sau này. Các mục đích này có thể bao gồm sửa chữa, tái chế, tiêu hủy hoặc trả lại cho nhà sản xuất. Việc phân loại hàng hóa này giúp tối ưu hóa quy trình xử lý và sử dụng lại tài nguyên một cách hiệu quả.

Bằng cách chú ý đến những điểm trên, quy trình hoàn hàng có thể được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tính công bằng trong quản lý kho.

3.8 Kiểm hàng

Quá trình kiểm hàng là một phần không thể thiếu và cần được thực hiện đều đặn bởi nhân viên kho để đảm bảo rằng không có sai sót hoặc thiếu sót hàng hóa xảy ra do những lỗi trong các bước trước đó. Kho luôn được sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học sẽ giúp quá trình kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa hiện đại có thể hỗ trợ trong công việc này. Với sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại, việc kiểm đếm số lượng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bằng cách sử dụng một chiếc máy quét mã vạch, nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra và ghi nhận số lượng hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.

3.9 Thống kê và báo cáo

Cuối cùng, sau khi hoàn thành các bước quản lý kho hàng, việc thống kê và lập báo cáo là bước không thể thiếu để đánh giá hiệu suất hoạt động của kho và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai. Thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của quá trình quản lý kho, xác định các vấn đề cần được cải thiện và tối ưu hóa hoạt động.

Các báo cáo thống kê cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng tồn kho, lưu lượng nhập xuất hàng hóa, chi phí lưu trữ, và các chỉ số hiệu suất khác. Những thông tin này giúp quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động của kho, từ đó đưa ra các chiến lược quản lý và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Các bước thống kê và lập báo cáo thường được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc các công cụ phân tích dữ liệu. Nhờ vào công nghệ hiện đại, quy trình này trở nên tự động hóa và tiện lợi hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho

4. Kinh nghiệm để có quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

Để xây dựng và áp dụng một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả, các doanh nghiệp có thể áp dụng một loạt các kinh nghiệm và biện pháp sau đây:

Đầu tư vào nhân sự

Đầu tư vào nhân sự là một phần quan trọng không thể thiếu trong chiến lược phát triển của một doanh nghiệp. Chất lượng của đội ngũ nhân sự không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn có thể quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Một số vấn đề mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi không đầu tư đúng mức vào nhân sự bao gồm:

• Kiểm kê thiếu sót hàng hóa: Nhân sự không có đủ kỹ năng và kiến thức có thể gây ra các lỗi trong quá trình kiểm kê, dẫn đến thiếu sót hoặc mất mát hàng hóa trong kho.
• Không biết sắp xếp hàng hóa khoa học: Kỹ năng sắp xếp và tổ chức kho hàng của nhân viên không đạt chuẩn có thể dẫn đến việc hàng hóa được sắp xếp không hợp lý, gây ra khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý hàng tồn kho.
• Báo cáo tổng hợp bị sai: Sự thiếu sót hoặc không chính xác trong báo cáo tổng hợp có thể xảy ra khi nhân viên không có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc này.

Sắp xếp hàng khoa học

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả bắt buộc phải có sự sắp xếp hàng hóa khoa học. Việc này giúp:

• Tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm hàng hóa.
• Kiểm soát tốt hơn về lượng hàng hỏng hoặc mất mát.
• Giữ cho kho hàng gọn gàng và thẩm mỹ.
• Việc này đặc biệt quan trọng đối với việc quản lý kho hiệu quả.

Sử dụng phần mềm phù hợp:

Phần mềm quản lý kho là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong quy trình quản lý kho hiệu quả. Điều này giúp cho việc ghi nhận và quản lý dữ liệu kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

• File Excel: Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với lượng hàng hóa không quá lớn. File Excel linh hoạt và chi phí đầu tư thấp.
• Ứng dụng trực tuyến: Có nhiều phần mềm quản lý kho chạy trực tuyến có sẵn trên thị trường. Tuy nhiên, cần lưu ý đến vấn đề bảo mật dữ liệu. Rủi ro của việc dữ liệu quan trọng bị lộ ra ngoài là rất cao.

Đánh giá và cải tiến

• Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất của quy trình quản lý kho.

• Phân tích dữ liệu và thu thập phản hồi từ nhân viên để xác định các điểm cần cải thiện.
• Cập nhật và điều chỉnh quy trình quản lý kho theo nhu cầu thực tế và để tiếp tục cải thiện hiệu suất.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các biện pháp sau để tăng cường hiệu quả quản lý kho:

• Sử dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý kho, hệ thống mã vạch, RFID, v.v. để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
• Tối ưu hóa bố cục của kho bãi để sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, giúp tiết kiệm diện tích kho và dễ dàng quản lý.
• Áp dụng phương pháp quản lý FIFO (First In, First Out) để đảm bảo chất lượng hàng hóa và tránh lãng phí.
• Tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa.
• Tăng cường đào tạo và nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc quản lý kho hiệu quả.

Bằng cách áp dụng những kinh nghiệm và biện pháp trên, doanh nghiệp có thể xây dựng và áp dụng một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

5. Quản lý kho cùng ARITO – hỗ tối ưu hóa quy trình bán hàng của bạn

Phần mềm Quản lý kho ARITO là giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình hoạt động và gia tăng lợi nhuận. Với hệ thống tính năng đa dạng và toàn diện, Arito đáp ứng mọi nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn, hoạt động trong nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm Quản lý kho ARITO:

• Tối ưu hóa quản lý kho: ARITO giúp bạn sắp xếp khoa học vị trí hàng hóa, theo dõi chi tiết thông tin từng sản phẩm, quản lý kho theo nhiều phương thức (số lượng, giá trị, hạn sử dụng,…) và tự động cập nhật số lượng tồn kho theo từng giao dịch.
• Giảm thiểu rủi ro: ARITO giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, hư hỏng hay hết hạn sử dụng, đảm bảo an toàn cho kho hàng và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng hiệu quả hoạt động: ARITO tự động hóa nhiều quy trình thủ công, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc chuyên môn. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của kho được nâng cao, góp phần thúc đẩy doanh số bán hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Ra quyết định sáng suốt: Arito cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết và trực quan về tình trạng hàng tồn kho, giúp bạn nắm bắt đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định mua hàng, bán hàng và sản xuất hợp lý.

Hãy liên hệ ngay với ARITO để được tư vấn và triển khai giải pháp phần mềm Quản lý kho phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn!

Thông tin liên hệ:

• Website:https://arito.vn/
• Email: contact@arito.vn
• Hotline: 028 7101 2288