Tờ trình là gì? 11 mẫu tờ trình chuẩn Nghị định 30/2020 (tải ngay)

Tờ trình là văn bản hành chính quen thuộc trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, dùng để cấp dưới đề xuất và xin ý kiến cấp trên. Tuy nhiên nhiều người vẫn nhầm tờ trình với công văn hay báo cáo, hoặc viết sai thể thức theo quy định. Bài viết giải thích tờ trình là gì theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phân biệt với các văn bản dễ nhầm, hướng dẫn cách viết và cung cấp 11 mẫu tờ trình tải về định dạng Word.

1. Tờ trình là gì?

Tờ trình là một loại văn bản hành chính được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dùng để cấp dưới trình bày, đề xuất với cấp trên một sự việc, chủ trương hoặc giải pháp nhằm xin phê duyệt, kết luận và chỉ đạo. Mẫu chuẩn của tờ trình là Mẫu 1.4 Phụ lục III của nghị định này.

Tờ trình được dùng phổ biến trong các tình huống: xin kinh phí, mua sắm trang thiết bị, đề nghị bổ nhiệm nhân sự, đề nghị phê duyệt đề án, xin sửa chữa cơ sở vật chất. Đặc điểm chung là luôn đi theo hướng từ cấp dưới lên cấp trên và mong nhận lại một quyết định.

2. Phân biệt tờ trình với công văn và báo cáo

Đây là ba loại văn bản hay bị dùng lẫn. Bảng sau giúp phân biệt nhanh:

Tiêu chí	Tờ trình	Công văn	Báo cáo
Mục đích	Đề xuất, xin phê duyệt từ cấp trên	Trao đổi, truyền đạt công việc cụ thể	Thông báo tình hình, kết quả
Hướng gửi	Cấp dưới gửi cấp trên	Ngang cấp hoặc nhiều chiều	Cấp dưới gửi cấp trên
Kết quả mong đợi	Được phê duyệt, được chỉ đạo	Giải quyết công việc	Ghi nhận thông tin
Bố cục	3 phần: lý do, đề xuất, kiến nghị	Linh hoạt theo nội dung	Theo kỳ hoặc theo sự việc

Điểm mấu chốt: tờ trình luôn kết thúc bằng một đề nghị cần cấp trên quyết định, trong khi báo cáo chỉ dừng ở cung cấp thông tin và công văn thiên về trao đổi, hướng dẫn.

3. Thể thức tờ trình theo Nghị định 30/2020

Là văn bản hành chính, tờ trình phải có đủ 9 thành phần thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành
3. Số, ký hiệu của văn bản
4. Địa danh và thời gian ban hành
5. Tên loại và trích yếu nội dung (ghi rõ “TỜ TRÌNH” và “V/v …”)
6. Nội dung văn bản
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9. Nơi nhận (mở đầu bằng “Kính gửi” tới cơ quan hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết)

4. Cách viết tờ trình: bố cục 3 phần

Phần 1: Trình bày lý do

Mở đầu nêu căn cứ và phân tích tình hình thực tế để làm rõ vì sao cần đề xuất. Ngôn từ khách quan, chuyên nghiệp, dựa trên dữ liệu cụ thể của cơ quan, đơn vị, tránh nói chung chung.

Phần 2: Nội dung đề xuất

Đây là phần trọng tâm, gồm:

• Tóm tắt đề nghị và các phương án kèm lý do, có lập luận rõ ràng
• Dự đoán các vấn đề có thể phát sinh khi triển khai và hướng giải quyết
• Phân tích ý nghĩa, tác động của đề xuất

Nội dung cần trau chuốt, kèm bằng chứng đáng tin cậy, tránh lập luận mơ hồ hoặc quá dài dòng.

Phần 3: Kiến nghị với cấp trên

Nêu rõ đề nghị cấp trên phê duyệt phương án nào, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và phương án dự phòng nếu cần. Các lý do, dẫn chứng phải bám sát thực tế để hỗ trợ ra quyết định.

5. Mười một mẫu tờ trình tải về (Word)

Tất cả mẫu trình bày theo thể thức Nghị định 30/2020, đã điền sẵn nội dung ví dụ để bạn dễ chỉnh sửa.

Mẫu	Dùng khi
Tờ trình chung (Mẫu 1.4 Phụ lục III)	Khung chuẩn cho mọi loại tờ trình
Tờ trình xin phê duyệt	Xin phê duyệt dự án, chủ trương
Tờ trình đề nghị	Đề nghị ban hành quy định, quy trình
Tờ trình mua sắm trang thiết bị	Xin kinh phí mua sắm thiết bị
Tờ trình đề nghị thanh toán	Đề nghị thanh toán chi phí
Tờ trình cấp trang thiết bị	Xin cấp thiết bị, công cụ làm việc
Tờ trình đề nghị sửa chữa	Xin sửa chữa, tu bổ cơ sở vật chất
Tờ trình xin kinh phí	Xin chủ trương sử dụng kinh phí
Tờ trình bổ nhiệm nhân sự	Đề nghị bổ nhiệm, điều động cán bộ
Tờ trình tăng lương	Đề nghị nâng lương cho nhân viên
Tờ trình xin nghỉ phép / công tác	Xin nghỉ phép hoặc đi công tác

6. Quy trình nộp và xử lý tờ trình

1. Chuẩn bị tờ trình: soạn theo đúng thể thức và bố cục, rõ ràng, đủ căn cứ.
2. Gửi văn bản: gửi đúng người hoặc phòng ban có thẩm quyền, qua bản cứng trình ký hoặc file mềm.
3. Tiếp nhận: bộ phận thẩm quyền phân loại, ghi nhận, chuyển tiếp.
4. Đánh giá: xem xét tính hợp lý, xác minh số liệu, đề xuất phương án.
5. Quyết định xử lý: phê duyệt hoặc từ chối, chọn phương án, lên kế hoạch triển khai.
6. Phản hồi kết quả: thông báo cho người trình qua văn bản hoặc hệ thống quản lý văn bản.

7. Số hóa luồng trình ký tờ trình bằng phần mềm

Tờ trình giấy mất thời gian luân chuyển qua nhiều cấp và dễ thất lạc. Khi số lượng tờ trình tăng, doanh nghiệp nên chuyển sang luồng trình ký điện tử.

Tiêu chí	Tờ trình giấy	Tờ trình trên phần mềm
Thời gian luân chuyển	Vài ngày qua nhiều cấp	Tức thì, định tuyến tự động
Theo dõi trạng thái	Khó biết đang ở đâu	Thấy rõ chờ duyệt / đã duyệt / từ chối
Lưu trữ, tra cứu	Dễ thất lạc, khó tìm	Tập trung, tìm trong vài giây
Liên kết nghiệp vụ	Nhập liệu lại thủ công	Nối thẳng vào mua hàng, kế toán, nhân sự

Phần mềm Quản lý Phê duyệt Arito cho phép tạo tờ trình theo mẫu, định tuyến phê duyệt nhiều cấp và ký số theo đúng tinh thần Nghị định 30/2020. Với tờ trình mua sắm hoặc thanh toán, hệ thống nối thẳng vào phần mềm Quản lý Mua hàng và Quản lý Tài chính – Kế toán, giảm nhập liệu trùng.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tờ trình khác công văn ở điểm nào?

Tờ trình luôn đi theo hướng cấp dưới gửi cấp trên để xin phê duyệt hoặc chỉ đạo. Công văn dùng để trao đổi, truyền đạt công việc, có thể gửi ngang cấp hoặc nhiều chiều và không nhất thiết xin quyết định.

2. Tờ trình theo mẫu nào của Nghị định 30/2020?

Mẫu chuẩn là Mẫu 1.4 Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đây là khung thể thức cho mọi tờ trình của cơ quan, tổ chức nhà nước.

3. Ai có thẩm quyền ký tờ trình?

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền theo phân cấp. Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung đề xuất trong tờ trình.

4. Tờ trình có bắt buộc đóng dấu không?

Với cơ quan, tổ chức nhà nước, tờ trình phải có dấu hoặc chữ ký số theo Nghị định 30/2020. Tờ trình nội bộ doanh nghiệp tư nhân tuân theo quy chế nội bộ, có thể dùng chữ ký số hoặc luồng phê duyệt điện tử.

5. Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc viết tờ trình theo Nghị định 30/2020 không?

Không bắt buộc. Nghị định 30/2020 áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân nên tham khảo thể thức này để chuẩn hóa, nhưng có thể điều chỉnh theo quy chế nội bộ.