Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO cho các doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý tài nguyên và hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, việc thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO (các tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế) là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO dành cho các doanh nghiệp. Từ việc kiểm soát nhập kho, lưu trữ hàng hóa, cho đến quy trình xuất kho và kiểm kê hàng hóa, chúng ta sẽ tìm hiểu cách mà các doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hiệu quả để đạt được tuân thủ và tiêu chuẩn hóa quản lý kho theo ISO. Hãy cùng khám phá và tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tiêu chuẩn ISO là gì?

Tiêu chuẩn ISO, viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (International Organization for Standardization), là một hệ thống tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu trong các lĩnh vực khác nhau, từ công nghiệp đến dịch vụ, từ sản phẩm đến quản lý chất lượng và quản lý môi trường. Tiêu chuẩn này được phát triển và duy trì bởi ISO, tổ chức phi lợi nhuận có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ, và được thành lập vào năm 1947.

Việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO không chỉ mang lại lợi ích cho các tổ chức mà còn mang lại lợi ích cho người tiêu dùng và cộng đồng xã hội. Các tổ chức tuân thủ tiêu chuẩn ISO thường có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến an toàn và môi trường. Điều này giúp tăng cường niềm tin của khách hàng và người tiêu dùng vào thương hiệu và sản phẩm của tổ chức, đồng thời đóng góp vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế và xã hội toàn cầu.

2. Tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO

Tiêu chuẩn ISO đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế và xã hội toàn cầu. Dưới đây là một số cách mà tiêu chuẩn ISO ảnh hưởng đến các tổ chức, người tiêu dùng và cộng đồng:

2.1. Nâng cao chất lượng và hiệu suất

Tiêu chuẩn ISO cung cấp các nguyên tắc và hướng dẫn cụ thể để tổ chức thiết lập và duy trì các hệ thống quản lý chất lượng và hiệu suất. Việc tuân thủ tiêu chuẩn giúp cải thiện quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Kết quả là, tổ chức có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn.

2.2. Tăng cường sự tin cậy và niềm tin

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO tạo ra một khung pháp lý và quản lý rõ ràng, giúp tăng cường sự tin cậy của khách hàng và người tiêu dùng đối với sản phẩm và dịch vụ. Các tổ chức được xem xét và đánh giá bởi các tổ chức chứng nhận độc lập, đảm bảo rằng họ tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Điều này giúp xây dựng và duy trì một hình ảnh tích cực cho tổ chức và thúc đẩy lòng tin từ phía khách hàng.

2.3. Giảm thiểu rủi ro và cải thiện an toàn

Tiêu chuẩn ISO không chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn đưa ra các yêu cầu về an toàn và bảo vệ môi trường. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này giúp giảm thiểu rủi ro về tai nạn lao động, ô nhiễm môi trường và các vấn đề liên quan đến sức khỏe công cộng. Đồng thời, các tổ chức có thể tăng cường quản lý rủi ro và tăng cường hiệu suất làm việc an toàn, giúp bảo vệ sức khỏe và an toàn cho cả nhân viên và cộng đồng.

2.4. Thúc đẩy phát triển bền vững

Tiêu chuẩn ISO cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển bền vững. Các tiêu chuẩn về quản lý môi trường và quản lý năng lượng, như ISO 14001 và ISO 50001, đặt ra các yêu cầu và mục tiêu cụ thể để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng. Điều này giúp các tổ chức thúc đẩy sự phát triển bền vững, đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ môi trường và phản ánh tầm nhìn của một xã hội có trách nhiệm.

2.5. Khích lệ sáng tạo và tiến bộ

Việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO không chỉ là việc thực hiện các yêu cầu mà còn là một quá trình liên tục của sự cải tiến và tiến bộ. Bằng cách đánh giá và xác định các điểm yếu, tổ chức có thể thúc đẩy sự sáng tạo và tiến bộ, cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí. Tiêu chuẩn ISO tạo ra một nền tảng để khích lệ sự sáng tạo và tiến bộ liên tục trong các tổ chức.

2.6. Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Các tiêu chuẩn ISO đòi hỏi tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo các quyền tương ứng với ngành nghề của họ. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các quy định này, đồng thời giảm thiểu các rủi ro về pháp lý. 

Tóm lại, tiêu chuẩn ISO không chỉ là các quy định kỹ thuật mà còn là một công cụ quan trọng để nâng cao chất lượng, tăng cường sự tin cậy, giảm thiểu rủi ro, thúc đẩy phát triển bền vững và khuyến khích sáng tạo và tiến bộ trong các tổ chức. Đó là một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển và quản lý của các tổ chức hiện đại.

>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp

3. Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

3.1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến lưu trữ, vận chuyển và quản lý hàng hóa của một doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quản lý kho là đảm bảo rằng hàng hóa được tổ chức một cách hiệu quả, đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và hiệu quả nhất. Quản lý kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

3.2. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho theo ISO đưa ra một khung pháp lý và quy định cụ thể để doanh nghiệp tổ chức và thực hiện quản lý kho một cách hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, có thể cụ thể hoá thành các yếu tố như:

3.2.1. Xác định yêu cầu và mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho theo ISO là xác định yêu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định các yêu cầu về lượng hàng tồn kho, chu kỳ lưu trữ và các tiêu chí về chất lượng và an toàn của hàng hóa.

3.2.2. Thiết lập hệ thống quản lý kho

Sau khi xác định yêu cầu và mục tiêu, doanh nghiệp cần phải thiết lập một hệ thống quản lý kho phù hợp. Hệ thống này bao gồm việc xác định các quy trình, quy định và trách nhiệm cho mỗi bộ phận liên quan đến quản lý kho.

3.2.3. Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ISO

Một phần quan trọng của quy trình quản lý kho theo ISO là đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Điều này bao gồm việc thực hiện các kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu suất để đảm bảo rằng quy trình quản lý kho đang hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định.

3.2.4. Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quy trình quản lý kho theo ISO. Doanh nghiệp cần phải xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quản lý kho và thiết lập các biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro phù hợp.

3.2.5. Đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo và phát triển nhân viên là một yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình quản lý kho được thực hiện một cách hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách chính xác và hiệu quả.

3.2.6. Kiểm tra và cải thiện liên tục

Cuối cùng, quy trình quản lý kho theo ISO là một quá trình liên tục của sự kiểm tra và cải thiện. Doanh nghiệp cần thực hiện các kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu suất để xác định các cơ hội cải thiện và thực hiện các biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu suất của hệ thống quản lý kho.

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO không chỉ là việc tổ chức và kiểm soát các hoạt động liên quan đến lưu trữ và quản lý hàng hóa mà còn là việc đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao hiệu suất hoạt động của mình.

>>> Xem thêm: Phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất dành cho mọi doanh nghiệp

4. Lợi ích của một quy trình quản lý kho theo ISO đối với doanh nghiệp?

Việc quản lý kho hàng đóng vai trò không thể phủ nhận trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình quản lý kho hàng chuẩn mực, không có hệ thống lưu trữ và vận hành mạch lạc, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn và rủi ro. Điều này có thể gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa, gây ảnh hưởng đến các kế hoạch mua sắm hàng hóa, sản xuất và thương mại của doanh nghiệp.

Trong môi trường sản xuất, quản lý kho hàng đúng cách được coi là “cầu nối hiệu quả” giữa các bộ phận, giúp đảm bảo định mức hàng tồn, dự trữ hàng hóa và thúc đẩy các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại, quản lý kho hàng đúng chuẩn giúp hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và linh hoạt, giúp doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của thị trường và khách hàng, từ đó giúp gia tăng “cơ hội kinh doanh” cho doanh nghiệp.

Có thể thấy rằng với các doanh nghiệp càng lớn, có nhiều hàng hóa, khối tài sản thì việc quản lý kho hàng chuẩn sẽ mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc sử dụng vốn lưu động. Một quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp vận hành một cách mạch lạc, đồng nhất và xuyên suốt. Bất kỳ mâu thuẫn nào cũng được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, cụ thể như: 

• Quản lý kho vận hành trơn tru, đảm bảo tính xuyên suốt:Khi áp dụng một quy trình quản lý kho chuẩn, toàn bộ các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp có thể tuân thủ quy trình đó một cách dễ dàng. Điều này tạo điều kiện cho việc giải quyết mâu thuẫn và tìm ra hướng đi phù hợp nhanh chóng, giúp quá trình quản lý diễn ra một cách trơn tru và không bị gián đoạn.
• Nắm bắt, kiểm soát số lượng hàng hóa và tình hình nhập xuất: Qua việc kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng trên toàn doanh nghiệp, các quyết định về phân bổ, lưu trữ và mua sắm hàng hóa được đưa ra dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình vận hành và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất.
• Kiểm tra chất lượng, tình trạng hàng hóa: Việc dễ dàng kiểm tra chất lượng và tình trạng của hàng hóa giúp giảm thiểu rủi ro hỏng hóc trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa luôn ở trong điều kiện tốt nhất, từ đó giữ vững chất lượng sản phẩm và hài lòng của khách hàng.
• Cung cấp các báo cáo chính xác: Quy trình quản lý kho chuẩn cung cấp các báo cáo như báo cáo xuất nhập tồn, tình hình mua sắm, doanh thu, giúp cho quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh. Nhờ vào các báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả và đáp ứng kịp thời với biến động của thị trường.
• Yên tâm và tập trung cho các vấn đề quan trọng khác: Với một quy trình quản lý kho chuẩn, nhân viên có thể dễ dàng tuân thủ mà không cần quá nhiều giám sát. Điều này giúp cho chủ doanh nghiệp yên tâm hơn và có thể tập trung vào các vấn đề quan trọng khác trong doanh nghiệp.
• Tinh giản bộ máy quản lý và tiết kiệm chi phí: Quy trình quản lý kho chuẩn không chỉ giúp tăng cường hiệu quả vận hành mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự và vận hành. Điều này góp phần vào việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và hiện đại hơn.

5. Quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO để gia tăng chất lượng của việc quản lý kho, chống thất thoát, tối ưu hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh. Một quy trình quản lý kho chuẩn thường qua các bước chính sau đây:

5.1. Kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa

Trong quy trình quản lý kho ISO, việc kiểm tra thông tin và dữ liệu về hàng hóa là một bước quan trọng không thể thiếu. Mỗi doanh nghiệp cần phải thiết lập và duy trì một hệ thống lưu trữ dữ liệu về hàng hóa, giúp quản lý kho và các bộ phận khác dễ dàng kiểm tra và quản lý các thông tin liên quan.

Mỗi mặt hàng trong kho cần được gán một mã tài sản duy nhất, giúp cho việc kiểm tra hiện trạng, tình trạng, mô tả và các thông tin khác trở nên dễ dàng. Nhờ vào việc này, doanh nghiệp có thể kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có trong kho sau mỗi hoạt động xuất nhập, lưu trữ hay các giao dịch mua bán hàng hóa.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần phải thống nhất và tuân thủ các quy định về mã tài sản cho các loại hàng hóa khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình nhập kho, lưu trữ, tìm kiếm và thậm chí là thay đổi hay bổ sung hàng hóa đều diễn ra một cách mạch lạc và hiệu quả. Các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và thực hiện các thay đổi khi cần thiết, tạo ra sự thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa trong tương lai.

5.2. Lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa

Đối với quy trình quản lý kho theo ISO, việc lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa có tác dụng trong việc duy trì và điều chỉnh lượng hàng hóa trong kho một cách hiệu quả. Để thực hiện điều này, chủ doanh nghiệp cần dựa vào thông tin về tình trạng hàng hóa hiện có trong doanh nghiệp và tồn kho hiện tại để đưa ra quyết định về số lượng hàng hóa cần mua mới và lập kế hoạch mua hàng phù hợp.

Để lên kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần thu thập và đánh giá chính xác thông tin về tình trạng hàng hóa qua các chu kỳ kinh doanh, bao gồm lịch sử xuất/nhập kho, số lượng hàng hóa cần thanh lý (nếu có), và danh mục tài sản kinh doanh. Thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá được nhu cầu thực tế và dự đoán được nhu cầu tương lai của hàng hóa.

Bên cạnh đó, việc đánh giá các đơn vị cung cấp hàng hóa cũng là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện các kỳ đánh giá để đảm bảo tính ổn định của nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng của hàng hóa. Điều này giúp cho doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn và có thể chọn ra những đối tác cung cấp hàng hóa đáng tin cậy, từ đó đảm bảo cho kế hoạch mua sắm hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

5.3. Nhập kho hàng hóa

Khi thực hiện các bước trong quy trình quản lý kho theo ISO, việc nhập kho hàng hóa là bước để đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và lưu trữ một cách chính xác và hiệu quả. Sau khi hàng hóa đã được mua sắm, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình nhập kho, và nhân viên phụ trách việc này sẽ có các nhiệm vụ cụ thể:

Tiếp nhận giấy tờ mua bán hàng hóa và kiểm tra theo quy định: Trước khi thực hiện nhập kho, nhân viên phải tiếp nhận các giấy tờ mua bán hàng hóa và kiểm tra chúng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định của doanh nghiệp.

Ghi phiếu nhập kho và kiểm tra chất lượng hàng hóa: Nhân viên cần ghi phiếu nhập kho cho cả doanh nghiệp và đối tác cung ứng hàng hóa, đồng thời kiểm tra chất lượng của hàng hóa theo quy trình quy định. Việc này bao gồm lập phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo rằng hàng hóa nhập kho đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng.

Lưu trữ thông tin về hàng hóa: Sau khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên cần lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm tên, số seri, thông tin mô tả, ngày nhập kho, số lượng, và các thông tin khác liên quan. Điều này giúp cho việc quản lý số lượng hàng hóa trở nên chính xác và hiệu quả, cũng như hỗ trợ cho việc theo dõi và kiểm soát tồn kho.

Để thực hiện quản lý các hoạt động nhập kho đầu vào một cách chính xác, doanh nghiệp có thể tuân thủ các bước cụ thể sau:

• Bước 1: Xác nhận kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu: Bộ phận kế hoạch và kế toán cần nắm rõ tình trạng hàng hóa để chuẩn bị lệnh mua thêm nguyên vật liệu kịp thời. Sau khi lệnh được duyệt, kế hoạch nhập kho sẽ được thiết lập và quá trình theo dõi giao hàng từ nhà cung cấp bắt đầu.
• Bước 2: Kiểm tra về hàng hóa được giao thực tế: Bộ phận quản trị kho cần đối chiếu thông tin nhập kho với tình trạng thực tế của hàng hóa. Việc này đảm bảo rằng hàng hóa nhập kho đáp ứng yêu cầu và thông tin được cập nhật chính xác trên hệ thống quản lý kho.
• Bước 3: Lập chứng từ nhập kho: Hàng hóa chỉ được coi là nhập kho thành công khi các chứng từ liên quan hợp lệ. Bộ phận quản trị kho cần kiểm tra và đảm bảo rằng các thông tin nhập kho được ghi chép chính xác và đầy đủ, trước khi gửi chứng từ nhập kho cho bộ phận kế toán xác nhận.

5.4. Lưu trữ dữ liệu hàng hóa

Việc lưu trữ dữ liệu hàng hóa giúp đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả, đặc biệt trong quy trình quản lý kho theo ISO. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần có người điều phối chịu trách nhiệm trong việc:

• Lưu trữ đầy đủ giấy tờ và dữ liệu liên quan đến hàng hóa: Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý kho. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các giấy tờ và dữ liệu liên quan đến hàng hóa, bao gồm danh mục hàng hóa, thông tin về nguyên vật liệu và vật tư, cũng như các danh mục khác liên quan đến quản lý hàng hóa. Việc này giúp cho việc tra cứu và quản lý thông tin về hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả.
• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo quy định: Để đảm bảo tính tiện lợi và dễ dàng trong việc quản lý hàng hóa, doanh nghiệp cần phải sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo các quy định được đề ra. Điều này bao gồm việc sắp xếp hàng hóa theo một hệ thống logic và có kế hoạch, đảm bảo rằng mọi hàng hóa đều được đặt và lưu trữ một cách gọn gàng và dễ dàng kiểm tra.

Việc lưu trữ dữ liệu hàng hóa một cách cẩn thận và chính xác không chỉ giúp cho quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả hơn mà còn đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin trong toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

5.5. Xuất sử dụng hàng hóa

Thông thường, việc xuất sử dụng hàng hoá trong quy trình quản lý kho theo ISO này diễn ra qua các bước sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu, chứng từ giao nhận hàng hóa: Bước đầu tiên là tiếp nhận yêu cầu xuất kho và kiểm tra các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa. Điều này bao gồm việc xác định đúng mục đích và số lượng hàng hóa cần xuất kho.
• Xác nhận, phê duyệt phiếu yêu cầu đề nghị xuất kho: Sau khi kiểm tra và đánh giá yêu cầu, phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được xác nhận và phê duyệt bởi các đơn vị có liên quan, bao gồm cả đối tác và phòng ban cần sử dụng hàng hóa.
• Kiểm tra hàng tồn kho: Trước khi thực hiện xuất kho, quản lý kho cần kiểm tra lại hàng tồn kho để đảm bảo rằng số lượng hàng hóa còn đủ và đáp ứng được yêu cầu xuất kho.
• Lưu trữ thông tin hàng hóa sau khi xuất kho, dán mã theo dõi: Sau khi hàng hóa được xuất kho, thông tin về chúng sẽ được lưu trữ và quản lý một cách cẩn thận. Điều này bao gồm việc dán mã theo dõi để tiện theo dõi và kiểm tra vị trí và trạng thái của hàng hóa.
• Lập thống kê xuất kho định kỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp: Cuối cùng, các báo cáo và thống kê về việc xuất kho sẽ được lập theo yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc quản lý và đánh giá hiệu suất của quá trình xuất kho trở nên dễ dàng và hiệu quả.
• Quá trình xuất kho có thể đáp ứng một trong bốn yêu cầu: để bán, để lắp ráp, để sản xuất, hoặc để vận chuyển đi nơi khác. Dù xuất kho theo mục tiêu nào, quy trình xử lý xuất kho thường tuân theo các tiêu chuẩn ISO để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình.

5.6. Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa

Trong quy trình quản lý kho theo ISO, việc kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho định kỳ theo các đợt kiểm kê như theo quý, theo năm hoặc các chu kỳ kinh doanh khác nhằm kiểm tra và đối chiếu số liệu hàng hóa thực tế sử dụng với số liệu được lưu trữ trong hệ thống kế toán trên bảng cân đối kế toán. Quá trình này giúp xác định được sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số liệu được ghi nhận trong tài liệu kế toán, từ đó đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu quản lý kho.

Việc lập biên bản kiểm kê và lưu trữ qua các đợt kiểm kê giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình lượng hàng hóa đang vận hành trong doanh nghiệp qua các chu kỳ kinh doanh. Từ các báo cáo kiểm kê tài sản chính xác, chủ doanh nghiệp có thể nắm được số lượng hàng hóa đang tồn kho, giá trị của hàng hóa đó, báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa và vật tư dự trữ, cũng như khả năng sinh lời từ việc đầu tư vào các loại hàng hóa. Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả vận hành của doanh nghiệp, ngăn chặn thất thoát hàng hóa, và tiết kiệm chi phí vận hành. Đồng thời, việc thực hiện kiểm kê định kỳ cũng giúp cho doanh nghiệp phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề liên quan đến quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu suất và tính linh hoạt của hệ thống quản lý kho.

6. Phần mềm quản lý kho chuẩn quy trình quản lý kho theo ISO

Phần mềm quản lý kho Arito không chỉ là một công cụ quản lý thông tin hàng hóa mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng. Bằng cách tích hợp các tính năng tiên tiến và phù hợp với tiêu chuẩn ISO, Arito cung cấp nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:

• Quản lý xuất nhập kho hiệu quả: Arito giúp doanh nghiệp quản lý quá trình xuất nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu và vật liệu một cách khoa học và chuẩn theo tiêu chuẩn ISO. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật.
• Quản lý thông tin hàng hóa toàn diện: Arito cho phép doanh nghiệp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu về hàng hóa trên một hệ thống duy nhất. Tính năng này giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin về hàng hóa như tên, mã, đơn vị tính, trạng thái duyệt và các ghi chú đi kèm. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quản lý từng mã hàng hóa một cách linh hoạt và hiệu quả.
• Đánh giá và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho: Phần mềm Arito đánh giá chính xác tỉ lệ vòng quay hàng tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất sử dụng hàng tồn kho và nâng cao ROI.
• Tính năng kiểm kê và đối chiếu hàng hóa: Phần mềm cho phép so sánh và đối chiếu số lượng, giá trị của hàng hóa qua các đợt kiểm kê. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục kịp thời các chênh lệch và nguyên nhân gây ra chúng.
• Đánh giá đơn vị cung cấp hàng hóa: Arito đánh giá các đơn vị cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí như giao hàng, bảo hành và chất lượng sản phẩm. Việc này giúp đảm bảo tính ổn định của nhà cung cấp hàng hóa và tăng cường hiệu suất sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Với nội dung trên đây, chúng ta đã đi sâu vào việc khám phá chi tiết về quy trình quản lý kho theo ISO cho các doanh nghiệp. Từ việc kiểm soát nhập kho đầu vào đến quản lý chi tiết hàng hóa lưu trữ và xuất hàng ra khỏi kho, mỗi bước đều được diễn giải và thảo luận một cách cụ thể và chi tiết. Đồng thời, chúng ta cũng đã nhấn mạnh vào sự quan trọng của việc sử dụng các công cụ hỗ trợ, như các phần mềm quản lý kho trong quy trình quản lý kho. Phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các bước của quy trình một cách hiệu quả, mà còn cung cấp các tính năng tiện ích như quản lý thông tin hàng hóa, kiểm kê hàng tồn kho, và đánh giá đối tác cung cấp hàng hóa.

Có thể nói rằng, việc thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO và sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm Arito sẽ giúp cho các doanh nghiệp tăng cường hiệu quả vận hành, giảm thiểu rủi ro và chi phí, đồng thời tạo ra cơ sở vững chắc để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay.

>>> Có thể bạn nên biết: Cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito