Quy trình sản xuất là gì? Xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả

Trong ngành công nghiệp, quy trình sản xuất đóng vai trò cực kỳ quan trọng, đó là bước cốt lõi giúp các doanh nghiệp chuyển đổi nguyên liệu thành sản phẩm cuối cùng. Không chỉ là quá trình đơn giản, quy trình sản xuất đòi hỏi sự tổ chức, quản lý và thực hiện một loạt các bước kỹ thuật một cách hiệu quả nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa nguồn lực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu “Quy trình sản xuất là gì?”, bản chất của quy trình sản xuất, từ việc xác định đến mục tiêu cần đạt được, từ đó rút ra những chiến lược xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả nhất.

1. Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là một quá trình thực hiện các bước kết hợp đầu vào hay những yếu tố sản xuất (lao động, vốn, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…) thành kết quả đầu ra (sản phẩm, dịch vụ).

Có nhiều loại quy trình sản xuất khác nhau, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm, độ phức tạp của sản phẩm, công nghệ sử dụng và mục tiêu của doanh nghiệp. Một số loại quy trình phổ biến:

• Quy trình sản xuất hàng loạt (Mass production): Là một hình thức sản xuất với số lượng lớn các sản phẩm đã được tiêu chuẩn hóa, thường sử dụng dây chuyền lắp ráp hoặc công nghệ tự động hóa. Quy trình này có ưu điểm là tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và chất lượng, nhưng khó thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Ví dụ: Thực phẩm đóng hộp, nước giải khát, đồ gia dụng…
• Quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-order production): Là quy trình sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng, thường sử dụng lao động có tay nghề cao và thiết bị linh hoạt. Quy trình này có ưu điểm là đáp ứng được nhu cầu đa dạng và cao cấp của khách hàng, nhưng tốn nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực. Ví dụ: Sản xuất đồng hồ, trang sức, quần áo may đo…
• Quy trình sản xuất liên tục (Continuous production): Là quy trình sản xuất không ngừng nghỉ trong một khoảng thời gian dài, thường sử dụng các máy móc hoạt động liên tục và có khả năng kiểm soát chặt chẽ. Quy trình này có ưu điểm là tận dụng tối đa nguyên vật liệu, thiết bị và lao động, nhưng yêu cầu có kỹ thuật cao và khó xử lý khi có sự cố. Thường là các sản phẩm thuộc ngành năng lượng như ngành điện, luyện kim, dầu mỏ…
• Quy trình sản xuất theo nhóm (Team-based manufacturing): Là quy trình sản xuất mà các nhân viên được tổ chức thành các nhóm nhỏ để thực hiện các công việc liên quan đến một loại sản phẩm hoặc một phần của sản phẩm. Quy trình này có ưu điểm là tăng cường sự hợp tác, linh hoạt và sáng tạo của nhân viên, nhưng yêu cầu có sự phân công rõ ràng và giám sát hiệu quả. Một số ngành sử dụng quy trình này là ngành ô tô, điện tử, máy tính…
• Quy trình sản xuất theo dự án (Project-based Manufacturing): Là một loại hình sản xuất mà ở đó sản phẩm là độc nhất, không lặp lại. Nguyên tắc của sản xuất theo dự án là tổ chức thực hiện các công việc và phối hợp chúng sao cho giảm thời gian gián đoạn, đảm bảo kết thúc dự án và giao

2. Mục tiêu mà quy trình sản xuất cần phải đạt được

• Sự uy tín: Cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đúng số lượng và tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và thị trường.
• Độ hiệu quả: Tận dụng tối đa các nguồn lực như nguyên vật liệu, máy móc, nhân công… để giảm lãng phí trong quá trình vận hành.
• Danh tiếng: Tạo ra giá trị thương hiệu, tăng độ cạnh tranh cho nhãn hàng nói riêng và công ty nói chung.
• Áp dụng công nghệ mới: Đổi mới công nghệ, cải tiến quy trình sản xuất để phù hợp với nhu cầu thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Phát triển bền vững: Bảo vệ môi trường, đảm bảo an toàn lao động và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

3. Những bộ phận cần thiết trong quy trình sản xuất

Dưới đây là danh sách cụ thể các bộ phận cần thiết trong một quy trình sản xuất hoàn chỉnh:

• Bộ phận sản xuất là bộ phận trực tiếp tham gia vào việc biến đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm, như bộ phận cắt, bộ phận may, bộ phận hàn, bộ phận lắp ráp…
• Bộ phận kiểm tra chất lượng là bộ phận đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và pháp luật. Bộ phận này bao gồm việc kiểm tra chất lượng sản phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất, xử lý các sự cố và khiếu nại liên quan đến chất lượng, cải tiến liên tục quy trình sản xuất để nâng cao chất lượng.
• Bộ phận kho là bộ phận được tổ chức ra nhằm đảm bảo việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, vận chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm và dụng cụ lao động.
• Bộ phận kế hoạch và điều phối là bộ phận lập ra các kế hoạch chi tiết về việc mua bán nguyên vật liệu và thành phẩm giữa công ty và các đối tác trong và ngoài nước. Bộ phận này cũng theo dõi và điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo tình hình thực tế.
• Bộ phận quản lý là bộ phận có vai trò giám sát, chỉ đạo và kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất. Bộ phận này có nhiệm vụ xác định mục tiêu, chiến lược, ngân sách và tiêu chuẩn cho quy trình sản xuất. Bộ phận này cũng có trách nhiệm đánh giá hiệu suất, chất lượng và lợi nhuận của quy trình sản xuất.

4. 6 bước để hoàn thiện quy trình sản xuất

Dưới đây là chi tiết 6 bước để hoàn thiện quy trình sản xuất, cụ thể như sau: 

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và xác định tiềm năng của công ty 

Đây được coi là bước quan trọng nhất vì nó cung cấp thông tin cần thiết để định hình chiến lược kinh doanh và phát triển sản phẩm. Trong bước này, các phòng ban như tiếp thị, bán hàng, kế toán, nghiên cứu và phát triển cần phối hợp để thu thập và phân tích thông tin thị trường, bao gồm nhu cầu và mong muốn của khách hàng, cũng như phân tích đối thủ cạnh tranh.

Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất

Bước thứ hai trong quy trình hoàn thiện sản xuất là Lập kế hoạch sản xuất. Trong bước này, các kế hoạch chi tiết được lập ra để định hình quy trình hoạt động và vận hành sản xuất trong tương lai. Các kế hoạch này sẽ được thiết lập sẵn theo từng bước, rõ ràng trong việc mua bán nguyên vật liệu và thành phẩm giữa công ty và các đối tác trong và ngoài nước, đồng thời xác định năng lực sản xuất, ngân sách, tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ giao hàng.

Bước 3: Quản lý cẩn thận, tỉ mỉ từng công đoạn

Bước thứ ba trong quy trình hoàn thiện sản xuất là Quản lý cẩn thận, tỉ mỉ từng công đoạn. Đây là giai đoạn mà công ty tiến hành theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từng bước của quá trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu, thiết bị, lao động đến việc thực hiện các công việc cắt, may, hàn, lắp ráp. Bước này đòi hỏi có sự phân công rõ ràng và trách nhiệm cao của các nhân viên sản xuất.

Bước 4: Quản lý chất lượng sản phẩm

Bước thứ tư trong quy trình hoàn thiện sản xuất là Quản lý chất lượng sản phẩm. Trong quá trình công nghiệp hóa để sản xuất thành phẩm hàng loạt, việc kinh doanh có thể phát triển mạnh mẽ, nhưng đồng thời cũng dễ phát sinh các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và pháp luật, bước này tập trung vào việc thực hiện các công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất, xử lý các sự cố và khiếu nại liên quan đến chất lượng, cũng như cải tiến liên tục quy trình sản xuất để nâng cao chất lượng.

Bước 5: Định giá sản phẩm

Bước thứ năm trong quy trình hoàn thiện sản xuất là Định giá sản phẩm. Trong bước này, việc xác định giá bán của sản phẩm là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhiều yếu tố khác nhau như chi phí sản xuất, giá cả thị trường, cạnh tranh, chiến lược kinh doanh, và các chi phí phát sinh do các lý do khách quan.

Bước 6: Theo dõi chất lượng sản phẩm

Bước thứ sáu trong quy trình hoàn thiện sản xuất là Theo dõi chất lượng sản phẩm. Trong bước này, công ty tập trung vào việc thu thập và phân tích dữ liệu về hiệu suất và chất lượng của sản phẩm trong quá trình sử dụng của khách hàng. Bước này giúp công ty có thể đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, nhận biết các vấn đề và cơ hội cải tiến của sản phẩm.

5. Gợi ý phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

1. Phương pháp tổ chức sản xuất theo dây chuyền

Phương pháp tổ chức sản xuất theo dây chuyền là một trong những phương pháp phổ biến nhất trong quản lý sản xuất. Đặc điểm của phương pháp này là tổ chức sản xuất thành các công đoạn, trong đó mỗi công đoạn sẽ thực hiện một phần của quy trình sản xuất từ “đầu vào” tới “đầu ra”. Mỗi địa điểm và công đoạn sản xuất sẽ có nhiệm vụ cụ thể, giúp cho doanh nghiệp có thể phân phối nhân công và máy móc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc tổ chức sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi phải đảm bảo các điều kiện quan trọng sau:

• Công việc luôn được hoàn thành chính xác: Mỗi công đoạn trong dây chuyền sản xuất phải được thực hiện đúng và chính xác để đảm bảo tính liên tục và hiệu suất của quy trình sản xuất.
• Dây chuyền sản xuất tương thích với thiết kế sản phẩm: Các thiết kế sản phẩm phải được phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng dây chuyền sản xuất có thể xử lý được các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
• Dây chuyền sản xuất đủ khả năng đáp ứng khối lượng hàng hóa cần giao: Dây chuyền sản xuất phải được thiết kế và vận hành sao cho có thể đáp ứng được khối lượng sản phẩm cần sản xuất và giao hàng theo yêu cầu của thị trường.
• Môi trường sản xuất chuyên nghiệp, kỷ luật cao: Môi trường làm việc phải đảm bảo an toàn, sạch sẽ và kỷ luật cao để tăng cường hiệu suất và chất lượng sản xuất.

Ưu điểm của phương pháp này là tạo ra năng suất, chất lượng và tốc độ sản xuất cao. Doanh nghiệp có thể tận dụng đa dạng nguồn lực, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy quá trình sản xuất một cách tối ưu. Tóm lại, phương pháp tổ chức sản xuất theo dây chuyền mang lại hiệu suất và hiệu quả cho quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

2. Phương pháp chia theo nhóm sản xuất

Phương pháp chia theo nhóm sản xuất là một trong những cách tổ chức sản xuất phổ biến, đặc biệt trong việc sản xuất hàng loạt các sản phẩm nhỏ và vừa. Trong phương pháp này, doanh nghiệp sẽ sản xuất nhiều mặt hàng trên cùng một hệ thống sản xuất.

Khác với tổ chức theo dây chuyền, phương pháp này không bố trí máy móc cho từng loại sản phẩm mà thay vào đó, làm chung cả nhóm sản phẩm dựa trên các chi tiết đã chọn. Một số đặc điểm quan trọng của phương pháp tổ chức sản xuất theo nhóm bao gồm:

• Chuẩn hóa sản phẩm cho các nhóm chuyên biệt: Các sản phẩm được phân thành từng nhóm có tính đồng nhất về mặt kỹ thuật hoặc chức năng để dễ dàng quản lý và sản xuất.
• Thiết lập quy trình cụ thể cho từng nhóm: Mỗi nhóm sản xuất sẽ có quy trình sản xuất riêng biệt, tùy chỉnh để phù hợp với đặc điểm và yêu cầu cụ thể của sản phẩm.
• Đặt ra định mức, thiết kế dụng cụ, bố trí máy móc theo chuyên môn: Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình cụ thể cho từng nhóm sản xuất, bao gồm định mức về nguyên vật liệu, thiết kế dụng cụ và bố trí máy móc theo yêu cầu của từng nhóm.
• Giảm bớt khối lượng và thời gian của công tác chuẩn bị kỹ thuật: Bằng cách tập trung sản xuất vào từng nhóm, doanh nghiệp có thể giảm bớt thời gian và công sức cần thiết cho công tác chuẩn bị kỹ thuật, từ đó tăng cường hiệu quả sản xuất.

Phương pháp này cũng tạo điều kiện thuận lợi để chuyên môn hóa và nâng cao trình độ của công nhân, vì mỗi nhóm sẽ tập trung vào một loại sản phẩm cụ thể, giúp họ trở nên thành thạo và hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất.

3. Phương pháp tổ chức đơn chiếc

Phương pháp tổ chức sản xuất đơn chiếc là một trong các phương pháp thuộc kiểu sản xuất gián đoạn. Trong phương pháp này, mỗi đơn vị làm việc sẽ thực hiện chế biến nhiều loại chi tiết khác nhau và nhiều bước công việc khác nhau.

Mỗi loại chi tiết thường được chế biến với khối lượng nhỏ, đôi khi chỉ là một vài chiếc. Các đơn vị làm việc thường được bố trí dựa trên nguyên tắc công nghệ, sử dụng các loại máy móc và thiết bị đa năng. Điều này tạo ra tính linh hoạt cao trong quá trình sản xuất, khi mà các đơn vị làm việc có thể dễ dàng thay đổi giữa các loại sản phẩm và các bước công việc khác nhau.

Tuy nhiên, điểm yếu của phương pháp này là không đảm bảo được mức độ chuyên môn hóa cao như các phương pháp khác. Do sản xuất được thực hiện trên cùng một dây chuyền và bởi các nhân viên chuyên nghiệp, nên không có sự tập trung và chuyên môn hóa như trong các phương pháp khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản xuất trong trường hợp sản xuất hàng loạt các loại sản phẩm phức tạp.

>>> Xem thêm: Giải pháp ERP sản xuất: Lợi ích, cách thức vận hành và tính năng cần có

6. Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất để nâng cao hiệu quả

Phần mềm quản lý sản xuất Arito ERP không chỉ là giải pháp quản trị doanh nghiệp mà còn là một đối tác tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý với sự hiệu quả cao. Bằng cách nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực và giảm chi phí sản xuất, Arito ERP xây dựng một sự kết nối mạch lạc giữa các bộ phận, mang lại lợi thế cạnh tranh đặc biệt cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp của Arito tập trung chủ yếu vào việc cung cấp giải pháp phần mềm và thiết lập các quy trình triển khai, tư vấn và đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế. Với tỷ lệ triển khai thành công đáng kể lên đến 98%, Arito ERP đã chứng minh khả năng tích hợp linh hoạt với mọi loại doanh nghiệp.

Ngoài ra, Arito ERP còn cung cấp các khóa đào tạo kiến thức và kỹ năng của người dùng về các sản phẩm phần mềm, cấp độ từ cơ bản đến nâng cao. Đồng thời, những dịch vụ liên quan đến chế độ bảo hành, bảo trì, cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật của Arito luôn được đánh giá cao bởi sự đảm bảo tính ổn định và hiệu suất xuyên suốt thời gian khách hàng sử dụng phần mềm.

Chức năng chính của phần mềm quản lý sản xuất Arito ERP:

• Khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất, vật tư thay thế linh động
• Hệ thống phân tích kế hoạch bán hàng và đơn hàng thực tế để gợi ý kế hoạch sản xuất phù hợp cho người dùng.
• Kết hợp với các phân hệ kho và mua hàng để hoạch định nguyên vật liệu cần dùng và khi nào cần mua nguyên vật liệu.
• Quản lý chi tiết các phân xưởng sản xuất, máy sản xuất để theo dõi tình trạng sản xuất, số lượng đang được sản xuất để đóng gói và giao hàng kịp cho đơn hàng bán. 
• Quản lý chất lượng sản phẩm QA, QC theo đúng tiêu chuẩn ISO.
• Quy trình phê duyệt nhiều cấp, thông qua email, app,…
• Duyệt trên phần mềm, hệ thống thông báo tới người quản trị được phân quyền.
• Báo cáo đánh giá tình trạng sản xuất, hiệu suất sản xuất và tiến độ sản phẩm.
• Báo cáo đa dạng, cho phép người dùng tự chọn và chủ động khởi tạo theo dạng pivot.

Thông qua bài viết trên, ta đã tìm hiểu được Quy trình sản xuất là gì? và những bước xây dựng quy trình sản xuất một cách hiệu quả. Nhìn chung, quy trình sản xuất không chỉ là quá trình đơn giản chuyển đổi nguyên liệu thành sản phẩm, mà còn là trụ cột của sự thành công của một doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ bản chất và mục tiêu của quy trình sản xuất, cùng với việc sử dụng các công nghệ và phần mềm tiên tiến như Arito, các doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì một quy trình sản xuất hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường và đem lại sự thành công bền vững trong thời gian dài.