Mẫu Phiếu Mua Hàng Và Mẫu Kế Hoạch Mua Hàng Chuẩn [Tải Miễn Phí Excel, Word]

Mẫu phiếu mua hàng và mẫu kế hoạch mua hàng là hai biểu mẫu nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát việc mua sắm từ khâu đề xuất đến khi nhận hàng. Bài viết tổng hợp các mẫu phiếu mua hàng (phiếu đề xuất, đơn đặt hàng, bảng kê) và mẫu kế hoạch mua hàng theo tháng, quý, kèm danh mục cột bắt buộc, mẫu điền sẵn để tham khảo và cách gắn các biểu mẫu này vào quy trình mua hàng. Tất cả tải miễn phí ở định dạng Excel và Word.

Phiếu mua hàng và kế hoạch mua hàng là gì?

Phiếu mua hàng là chứng từ ghi nhận nhu cầu và giao dịch mua hàng của doanh nghiệp. Tùy giai đoạn, phiếu mua hàng có nhiều dạng: phiếu đề xuất mua hàng (khi bộ phận phát sinh nhu cầu), đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, và bảng kê mua hàng để tổng hợp.

Kế hoạch mua hàng là bảng dự trù nhu cầu mua sắm cho một kỳ (tháng, quý, năm), giúp doanh nghiệp chủ động về ngân sách, thời điểm đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp thay vì mua bị động khi hết hàng.

Hai biểu mẫu này bổ trợ cho nhau: kế hoạch mua hàng vạch ra “mua gì, bao nhiêu, khi nào”; phiếu mua hàng thực thi từng lần mua cụ thể theo kế hoạch đó.

Tải bộ mẫu phiếu mua hàng và kế hoạch mua hàng (Excel, Word)

Bấm để tải về, mở bằng Excel hoặc Word và chỉnh sửa theo doanh nghiệp của bạn. Mỗi mẫu đã điền sẵn dữ liệu minh họa và có công thức tính tự động ở bản Excel.

Biểu mẫu	Tải Excel	Tải Word
Phiếu đề xuất mua hàng	Tải file Excel	Tải file Word
Đơn đặt hàng (PO)	Tải file Excel	Tải file Word
Bảng kê thu mua (Mẫu 01/TNDN)	Tải file Excel	Tải file Word
Kế hoạch mua hàng	Tải file Excel	Tải file Word

Các loại mẫu phiếu mua hàng phổ biến

Loại phiếu	Dùng khi nào	Ai lập
Phiếu đề xuất mua hàng	Bộ phận phát sinh nhu cầu cần vật tư, thiết bị	Bộ phận sử dụng
Đơn đặt hàng (PO)	Chốt mua với nhà cung cấp	Bộ phận mua hàng
Bảng kê mua hàng	Tổng hợp nhiều lần mua trong kỳ	Bộ phận mua hàng, kế toán
Hợp đồng mua hàng	Giao dịch giá trị lớn, dài hạn	Bộ phận mua hàng, pháp chế

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng

Phiếu này khởi động quy trình mua. Các cột cần có:

STT	Tên vật tư, hàng hóa	ĐVT	Số lượng	Lý do đề xuất	Thời gian cần	Ghi chú
1	Giấy in A4	ram	20	Bổ sung văn phòng phẩm	15/07
2	Mực in HP 12A	hộp	5	Sắp hết	15/07

Kèm phần ký duyệt: người đề xuất, trưởng bộ phận, người phê duyệt.

Mẫu đơn đặt hàng (PO) gửi nhà cung cấp

Đơn đặt hàng là cam kết mua giữa hai bên, cần đầy đủ:

Thông tin	Nội dung
Bên mua, bên bán	Tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ
Chi tiết hàng	Mã, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền
Giao hàng	Thời gian, địa điểm, phương thức
Thanh toán	Điều khoản, thời hạn, hình thức
Xác nhận	Chữ ký, đóng dấu hai bên

Mẫu bảng kê mua hàng

Bảng kê tổng hợp nhiều lần mua, thường dùng khi mua hàng của người không xuất hóa đơn (theo Mẫu 01/TNDN), gồm: ngày mua, tên người bán, địa chỉ, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký người mua.

Mẫu kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp mua đúng thời điểm và kiểm soát ngân sách. Mẫu kế hoạch mua hàng theo tháng thường gồm:

Mặt hàng	ĐVT	Tồn đầu kỳ	Nhu cầu trong kỳ	SL cần mua	Dự kiến đơn giá	Thành tiền	Nhà cung cấp	Thời điểm đặt
Thép hộp 40×40	cây	50	300	250	120.000	30.000.000	NCC A	Tuần 2
Sơn chống gỉ	thùng	10	40	30	850.000	25.500.000	NCC B	Tuần 1

Cột “SL cần mua” tính bằng nhu cầu trong kỳ trừ tồn đầu kỳ (và trừ hàng đang về nếu có). Cách lập này tránh mua thừa gây tồn kho hoặc mua thiếu gây gián đoạn.

Cách gắn phiếu mua hàng vào quy trình mua hàng

Các biểu mẫu chỉ phát huy tác dụng khi nằm trong một quy trình rõ ràng:

1. Đề xuất: bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề xuất mua hàng.
2. Phê duyệt: cấp thẩm quyền duyệt theo hạn mức.
3. Lập kế hoạch, chọn nhà cung cấp: tổng hợp vào kế hoạch mua hàng, so sánh báo giá.
4. Đặt hàng: phát hành đơn đặt hàng (PO) cho nhà cung cấp đã chọn.
5. Nhận hàng, đối chiếu: kiểm tra hàng về so với PO, chuyển sang quy trình nhập kho.
6. Thanh toán, lưu hồ sơ: kế toán đối chiếu PO, phiếu nhập, hóa đơn trước khi thanh toán.

Tách bạch người đề xuất, người duyệt và người đặt hàng giúp kiểm soát nội bộ và hạn chế rủi ro trong mua sắm.

Nên dùng Excel, Word hay phần mềm?

Tiêu chí	Excel, Word	Phần mềm quản lý mua hàng
Chi phí ban đầu	Miễn phí	Có phí
Phê duyệt	Ký tay, gửi qua email	Duyệt online theo luồng
Đối chiếu PO, nhập kho, hóa đơn	Thủ công, dễ sót	Tự động, cảnh báo lệch
Theo dõi ngân sách	Khó tổng hợp	Báo cáo tức thời
Phù hợp	Doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch	Doanh nghiệp nhiều đơn, nhiều bộ phận

File Excel và Word phù hợp để bắt đầu chuẩn hóa. Khi số đơn mua tăng và cần đối chiếu ba bên (đặt hàng, nhập kho, hóa đơn), phần mềm giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian rõ rệt.

Quản lý mua hàng tự động với phần mềm Arito

Phân hệ quản lý mua hàng của Arito số hóa toàn bộ luồng từ đề xuất đến thanh toán:

• Lập phiếu đề xuất và đơn đặt hàng ngay trên hệ thống, duyệt online theo hạn mức.
• Tổng hợp nhu cầu thành kế hoạch mua hàng, so sánh báo giá nhiều nhà cung cấp.
• Đối chiếu tự động ba chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn, cảnh báo khi lệch.
• Liên thông kế toán để theo dõi công nợ nhà cung cấp và ngân sách mua hàng.

Tất cả nằm trong nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp Arito ERP, giúp mua hàng, kho và kế toán dùng chung dữ liệu.

Muốn xem quy trình mua hàng được duyệt online và đối chiếu tự động ra sao? Đăng ký nhận demo miễn phí để đội ngũ Arito tư vấn theo nhu cầu của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Phiếu đề xuất mua hàng và đơn đặt hàng khác nhau thế nào?

Phiếu đề xuất mua hàng là đề nghị nội bộ do bộ phận có nhu cầu lập, cần được phê duyệt. Đơn đặt hàng (PO) là chứng từ gửi ra ngoài cho nhà cung cấp, xác nhận việc mua với số lượng, giá và điều khoản cụ thể.

Bảng kê mua hàng dùng khi nào?

Bảng kê mua hàng (Mẫu 01/TNDN) dùng khi mua hàng hóa, dịch vụ của người bán không có hóa đơn, để làm căn cứ ghi nhận chi phí được trừ. Cần kèm chứng từ thanh toán theo quy định.

Lập kế hoạch mua hàng theo căn cứ nào?

Dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc bán hàng, định mức nguyên vật liệu, tồn kho hiện có và hàng đang về. Số lượng cần mua bằng nhu cầu trong kỳ trừ đi tồn kho và hàng đang trên đường.

Có mẫu phiếu mua hàng bằng cả Word và Excel không?

Có. Bản Word phù hợp để in, trình ký và gửi nhà cung cấp. Bản Excel phù hợp để tính toán, tổng hợp và theo dõi nhiều dòng hàng. Nhiều doanh nghiệp giữ Excel làm gốc và xuất sang Word khi cần in.

Khi nào nên chuyển từ mẫu Excel sang phần mềm mua hàng?

Khi số đơn mua và nhà cung cấp tăng, cần phê duyệt nhiều cấp, hoặc cần đối chiếu đơn đặt hàng với nhập kho và hóa đơn. Lúc đó phần mềm giúp giảm sai sót và kiểm soát ngân sách tốt hơn.

Kết luận

Bộ mẫu phiếu mua hàng và kế hoạch mua hàng là công cụ để doanh nghiệp mua sắm có kế hoạch và kiểm soát. Hãy chọn mẫu phù hợp với từng giai đoạn, chuẩn hóa các cột bắt buộc và gắn chúng vào một quy trình mua hàng rõ ràng. Khi quy mô lớn dần, số hóa quy trình bằng phần mềm sẽ giúp phê duyệt nhanh, đối chiếu tự động và quản lý ngân sách chặt chẽ hơn.