(Tải Miễn Phí) Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel, Word chuẩn 2026

Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu giúp nhân viên ghi nhận nhu cầu mua sắm, xác định hàng hóa cần mua, dự toán ngân sách và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện mua hàng. Trong bài viết này, ARITO cung cấp các mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel, Word gồm mẫu đề xuất mua vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị và hàng hóa nội bộ. Đồng thời, tìm hiểu phiếu đề xuất mua hàng gồm những nội dung nào, cách lập phiếu đúng quy trình và những lưu ý để kiểm soát nhu cầu, ngân sách và chứng từ mua hàng hiệu quả.

1. Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu được sử dụng để nhân viên hoặc các bộ phận trong doanh nghiệp đề nghị mua một loại hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ cần thiết cho công việc. Phiếu thường ghi nhận các thông tin như người đề xuất, bộ phận, danh sách hàng hóa, số lượng, ngân sách dự kiến, thời gian cần hàng và lý do mua.

Sau khi được lập, phiếu đề xuất mua hàng sẽ được gửi đến các bộ phận hoặc cấp quản lý có thẩm quyền để kiểm tra nhu cầu, ngân sách và phê duyệt. Khi đề xuất được thông qua, bộ phận mua hàng có thể căn cứ vào nội dung đã duyệt để thực hiện các bước tiếp theo như tìm nhà cung cấp, lấy báo giá, lập đơn mua hàng và tiếp nhận hàng hóa.

Về bản chất, phiếu đề xuất mua hàng là điểm khởi đầu của quy trình mua sắm nội bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu mua trước khi phát sinh đơn hàng và chi phí thực tế.

2. Phiếu đề xuất mua hàng dùng để làm gì?

Phiếu đề xuất mua hàng không chỉ là biểu mẫu ghi nhận nhu cầu mua sắm mà còn là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu, ngân sách và quy trình phê duyệt trước khi mua hàng. Khi được sử dụng thống nhất, phiếu giúp các phòng ban phối hợp rõ ràng hơn và hạn chế những khoản mua sắm không cần thiết hoặc ngoài kế hoạch.

• Kiểm soát nhu cầu mua sắm nội bộ: Ghi nhận và tổng hợp nhu cầu mua hàng từ các phòng ban, hạn chế mua sắm trùng lặp hoặc không cần thiết.
• Làm căn cứ phê duyệt ngân sách: Cung cấp thông tin về hàng hóa, số lượng và chi phí dự kiến để cấp quản lý xem xét trước khi mua.
• Hạn chế mua hàng ngoài kế hoạch: Đảm bảo các nhu cầu mua sắm được kiểm tra và phê duyệt theo đúng quy trình nội bộ.
• Hỗ trợ bộ phận mua hàng và kế toán phối hợp: Làm căn cứ đối chiếu thông tin với báo giá, đơn mua hàng, chứng từ nhập hàng và thanh toán.

3. Phiếu đề xuất mua hàng gồm những nội dung nào?

Một phiếu đề xuất mua hàng thường cần thể hiện đầy đủ thông tin về người đề xuất, nhu cầu mua sắm, hàng hóa cần mua, ngân sách dự kiến và cấp phê duyệt. Tùy vào quy mô và quy trình của từng doanh nghiệp, biểu mẫu có thể được bổ sung thêm các trường thông tin như mã phiếu, dự án hoặc bộ phận sử dụng. Một mẫu phiếu đầy đủ nên có các nội dung chính sau:

3.1. Thông tin người và bộ phận đề xuất

Phần đầu phiếu cần ghi rõ họ tên người đề xuất, chức vụ, phòng ban/bộ phận và ngày lập phiếu. Đây là cơ sở để xác định ai là người phát sinh nhu cầu và bộ phận nào chịu trách nhiệm về đề xuất mua hàng.

Với doanh nghiệp có quy trình quản lý chặt chẽ, có thể bổ sung mã phiếu đề xuất, mã phòng ban hoặc thông tin dự án/đơn hàng liên quan để thuận tiện cho việc tra cứu và đối chiếu sau này.

3.2. Danh sách hàng hóa, vật tư cần mua

Đây là phần quan trọng nhất của phiếu, dùng để mô tả cụ thể các mặt hàng hoặc vật tư cần mua. Danh sách nên có các trường như tên hàng hóa, mã hàng, quy cách/chủng loại, đơn vị tính và số lượng đề xuất. Thông tin càng cụ thể thì bộ phận mua hàng càng dễ xác định đúng sản phẩm, tìm nhà cung cấp và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình đặt mua.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi “giấy in”, người đề xuất có thể ghi rõ loại giấy, định lượng, khổ giấy hoặc thương hiệu nếu doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể.

3.3. Số lượng, đơn giá và ngân sách dự kiến

Phiếu nên thể hiện số lượng cần mua, đơn giá dự kiến và thành tiền, từ đó xác định tổng ngân sách dự kiến cho đề xuất. Thông tin này giúp cấp quản lý đánh giá quy mô khoản chi trước khi phê duyệt. Trong trường hợp chưa có đơn giá chính xác, người đề xuất có thể sử dụng mức giá tham khảo hoặc ghi nhận ngân sách dự kiến theo quy định nội bộ.

3.4. Thời gian cần hàng và lý do mua

Phiếu cần ghi rõ thời gian dự kiến cần hàng để bộ phận mua hàng chủ động xử lý yêu cầu và lựa chọn phương án mua phù hợp. Bên cạnh đó, người đề xuất nên nêu cụ thể lý do và mục đích mua hàng, chẳng hạn mua mới, bổ sung tồn kho, thay thế thiết bị hỏng hoặc phục vụ một dự án cụ thể để người phê duyệt có đủ thông tin để đánh giá mức độ cần thiết và tính hợp lý của đề xuất.

3.5. Thông tin phê duyệt và xác nhận

Phần cuối phiếu dành cho các cấp có thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt và xác nhận đề xuất mua hàng. Tùy quy trình của doanh nghiệp, có thể bao gồm người lập phiếu, trưởng bộ phận, quản lý có thẩm quyền, bộ phận mua hàng hoặc kế toán. Mỗi cấp phê duyệt nên có thông tin họ tên, chức vụ, ngày phê duyệt và trạng thái/kết quả phê duyệt nếu doanh nghiệp quản lý theo quy trình điện tử.

4. Tải mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel, Word miễn phí

Dưới đây là các mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel, Word được phân loại theo từng nhu cầu sử dụng. Bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp, tải về và chỉnh sửa các thông tin như tên doanh nghiệp, phòng ban, danh mục hàng hóa, ngân sách và cấp phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel phù hợp với doanh nghiệp muốn dễ dàng nhập danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá và tính tổng ngân sách dự kiến.

> Tải ngay: Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel

Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư

Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư phù hợp với nhu cầu đề xuất nguyên vật liệu, vật tư tiêu hao hoặc các loại vật tư phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mẫu có thể sử dụng để ghi rõ tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng.

> Tải ngay: Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư

Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm

Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm dành cho các nhu cầu mua giấy in, bút, sổ sách, mực in và các vật dụng phục vụ hoạt động văn phòng. Việc sử dụng biểu mẫu giúp phòng ban tổng hợp nhu cầu và gửi đề xuất theo quy trình thay vì mua sắm riêng lẻ.

> Tải ngay: Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm

Mẫu phiếu đề xuất mua thiết bị

Mẫu phiếu đề xuất mua thiết bị phù hợp khi doanh nghiệp cần đề xuất mua máy móc, máy tính, thiết bị văn phòng hoặc các tài sản phục vụ công việc. Ngoài thông tin về số lượng và ngân sách, người đề xuất nên ghi rõ mục đích sử dụng và yêu cầu đối với thiết bị để cấp quản lý có đủ cơ sở xem xét.

> Tải ngay: Mẫu phiếu đề xuất mua thiết bị

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng nội bộ

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng nội bộ được sử dụng khi các phòng ban trong doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua sắm và cần gửi yêu cầu đến bộ phận phụ trách. Mẫu giúp chuẩn hóa thông tin từ người đề xuất, hàng hóa cần mua, lý do, ngân sách dự kiến đến cấp phê duyệt.

> Tải ngay: Mẫu phiếu đề xuất mua hàng nội bộ

5. Cách lập phiếu đề xuất mua hàng đúng quy trình

Để phiếu đề xuất mua hàng có đầy đủ căn cứ cho việc kiểm tra và phê duyệt, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình từ khi phát sinh nhu cầu đến khi hoàn tất mua hàng và thanh toán. Quy trình có thể gồm 7 bước sau:

5.1. Xác định nhu cầu và thông tin hàng hóa cần mua

Trước khi lập phiếu, người đề xuất cần xác định rõ mua hàng gì, số lượng bao nhiêu, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng. Với những mặt hàng có yêu cầu cụ thể, nên ghi thêm mã hàng, quy cách, chủng loại hoặc tiêu chuẩn cần đáp ứng.

5.2. Lập phiếu đề xuất và gửi bộ phận phụ trách

Sau khi xác định nhu cầu, người đề xuất điền đầy đủ thông tin vào mẫu phiếu đề xuất mua hàng theo biểu mẫu của doanh nghiệp. Các nội dung quan trọng thường gồm thông tin người đề xuất, bộ phận, danh sách hàng hóa, số lượng, ngân sách dự kiến, lý do mua và thời gian cần hàng.

Phiếu sau khi hoàn thiện được gửi đến trưởng bộ phận hoặc bộ phận phụ trách theo quy định để kiểm tra trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

5.3. Kiểm tra nhu cầu và ngân sách

Bộ phận phụ trách kiểm tra tính hợp lý của nhu cầu mua hàng, số lượng đề xuất và ngân sách dự kiến. Đồng thời, có thể đối chiếu với hàng tồn kho, kế hoạch sử dụng hoặc ngân sách đã được phân bổ để xác định nhu cầu có thực sự cần thiết hay không. Nếu thông tin chưa đầy đủ hoặc ngân sách chưa phù hợp, phiếu có thể được yêu cầu bổ sung, điều chỉnh trước khi chuyển sang bước phê duyệt.

5.4. Phê duyệt đề xuất mua hàng

Sau khi được kiểm tra, phiếu được chuyển đến cấp quản lý có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt. Người phê duyệt căn cứ vào mục đích mua, mức độ cần thiết, ngân sách và các quy định mua sắm nội bộ để đưa ra quyết định.

Tùy quy mô doanh nghiệp, một đề xuất có thể cần một hoặc nhiều cấp phê duyệt. Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ thẩm quyền phê duyệt theo giá trị đơn hàng, loại hàng hóa hoặc phòng ban.

5.5. Chuyển yêu cầu cho bộ phận mua hàng

Khi đề xuất được phê duyệt, thông tin được chuyển cho bộ phận mua hàng để triển khai. Bộ phận phụ trách có thể căn cứ vào yêu cầu đã duyệt để tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh phương án và thực hiện đặt mua theo quy trình của doanh nghiệp.

5.6. Tiến hành mua hàng và tiếp nhận hàng hóa

Bộ phận mua hàng thực hiện đặt hàng theo phương án đã được phê duyệt. Khi hàng được giao, bộ phận tiếp nhận cần kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng hàng hóa so với yêu cầu hoặc chứng từ liên quan.

Nếu hàng hóa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nhập kho hoặc bàn giao cho bộ phận sử dụng theo quy định. Trường hợp có sai lệch, cần ghi nhận và xử lý với nhà cung cấp trước khi hoàn tất.

5.7. Đối chiếu chứng từ và hoàn tất thanh toán

Sau khi tiếp nhận hàng, các bộ phận liên quan thực hiện đối chiếu thông tin giữa phiếu đề xuất, báo giá, đơn mua hàng, chứng từ giao nhận, phiếu nhập kho và hóa đơn nếu có. Khi thông tin và chứng từ hợp lệ, kế toán thực hiện các bước thanh toán theo chính sách của doanh nghiệp. Hồ sơ mua hàng nên được lưu trữ đầy đủ để thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và kiểm soát chi phí sau này.

7. ARITO hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng như thế nào?

Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhu cầu mua hàng phát sinh thường xuyên, việc quản lý phiếu đề xuất mua hàng bằng Excel hoặc email dễ khiến thông tin bị phân tán. Người phụ trách có thể mất nhiều thời gian tổng hợp yêu cầu, kiểm tra lịch sử xử lý hoặc theo dõi phiếu đang chờ phê duyệt.

Khi số lượng đề xuất tăng lên, doanh nghiệp cũng khó kiểm soát xuyên suốt quá trình từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi mua hàng, nhập kho và hoàn tất chứng từ.

Giải pháp quản lý mua hàng của ARITO hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình mua sắm trên một hệ thống thống nhất, thay vì xử lý rời rạc qua nhiều file Excel hoặc email.

Quy trình có thể được quản lý xuyên suốt từ đề xuất nhu cầu → phê duyệt → quản lý đơn mua hàng → theo dõi nhập kho → quản lý chứng từ. Nhờ đó, các bộ phận liên quan có thể phối hợp dựa trên cùng một nguồn thông tin và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý.

> Đăng ký demo cùng ARITO để được tư vấn giải pháp quản lý quy trình mua hàng phù hợp với doanh nghiệp.

8. Câu hỏi thường gặp về phiếu đề xuất mua hàng

8.1. Phiếu đề xuất mua hàng có bắt buộc phải lập không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc lập phiếu đề xuất mua hàng, việc sử dụng biểu mẫu phụ thuộc vào quy định và quy trình mua sắm nội bộ của từng doanh nghiệp.

8.2. Ai là người lập phiếu đề xuất mua hàng?

Thông thường, nhân viên hoặc bộ phận phát sinh nhu cầu mua hàng sẽ là người lập phiếu, cung cấp thông tin về hàng hóa, số lượng, mục đích và thời gian cần hàng để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

8.3. Phiếu đề xuất mua hàng cần những ai phê duyệt?

Phiếu thường được trưởng bộ phận và cấp quản lý có thẩm quyền phê duyệt; với các khoản mua có giá trị lớn hoặc theo quy trình đặc thù, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm các cấp phê duyệt liên quan.

8.4. Có thể sử dụng Excel để quản lý phiếu đề xuất mua hàng không?

Có, Excel phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc số lượng đề xuất chưa nhiều, nhưng khi nhu cầu mua hàng tăng lên, việc quản lý bằng hệ thống sẽ thuận tiện hơn trong theo dõi trạng thái, phê duyệt và lịch sử xử lý.

8.5. Phiếu đề xuất mua hàng khác gì đơn mua hàng?

Phiếu đề xuất mua hàng được lập để ghi nhận nhu cầu và xin phê duyệt mua sắm, trong khi đơn mua hàng được sử dụng ở bước đặt mua, thể hiện yêu cầu mua cụ thể gửi đến nhà cung cấp sau khi nhu cầu đã được phê duyệt.

9. Kết luận

Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận nhu cầu, kiểm soát ngân sách và chuẩn hóa quy trình mua sắm nội bộ. Việc sử dụng mẫu phiếu đầy đủ, thống nhất cũng giúp các bộ phận phối hợp thuận tiện hơn từ lúc đề xuất đến khi mua hàng và hoàn tất chứng từ.