Quy trình nhập kho hàng hoá chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Quy trình nhập kho hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý kho bãi và vận hành sản xuất của doanh nghiệp. Đây không chỉ là bước đầu tiên trong chuỗi quản lý hàng hóa mà còn là yếu tố đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công việc. Một quy trình nhập kho chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn hàng, tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu suất lao động. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình nhập kho cũng như những lợi ích mà nó mang lại cùng Arito trong bài viết dưới đây.

Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là tập hợp các bước được thực hiện ngay sau khi hàng hóa được mua về, nhằm đưa hàng vào kho và ghi nhận thông tin. Đây là một phần không thể thiếu trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ và theo dõi chính xác số lượng hàng hóa hiện có. Đồng thời, nó cũng là mắt xích quan trọng đảm bảo sự thông suốt cho các hoạt động sản xuất, nhập và xuất hàng.

Tại sao cần phải tuân thủ quy trình nhập kho?

Như đã biết, quy trình nhập hàng vào kho giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý kho bãi và vận hành sản xuất của doanh nghiệp. Việc không tuân thủ đúng quy trình nhập kho có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa, sai sót trong quản lý, và tiềm ẩn các rủi ro về thất thoát tài sản. Ngược lại, tuân thủ quy trình nhập kho không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

1. Xây dựng hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học và chặt chẽ

Một trong những lợi ích lớn nhất khi tuân thủ quy trình nhập kho là tạo ra một hệ thống lưu trữ hàng hóa chặt chẽ, có tổ chức. Khi hàng hóa được nhập vào kho theo đúng quy trình, tất cả các bước từ kiểm tra, đối chiếu đến sắp xếp đều được thực hiện một cách hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp giám sát hàng hóa một cách hiệu quả, tránh được những rủi ro như thất thoát, nhầm lẫn trong kiểm kê, hoặc quản lý sai lệch, dẫn đến thiệt hại không đáng có.

2. Đảm bảo hoạt động vận hành trôi chảy và liên tục

Tuân thủ đúng quy trình nhập kho tạo điều kiện để các hoạt động liên quan trong doanh nghiệp được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Các bộ phận chỉ cần thực hiện đúng theo hệ thống đã được xây dựng trong quy trình để đảm bảo rằng dây chuyền công việc vận hành suôn sẻ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn hoặc quy trình sản xuất liên tục, nơi mà bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc.

3. Hỗ trợ kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa một cách chính xác

Trong quá trình thực hiện quy trình nhập kho, các bước ghi chép và thống kê số lượng hàng hóa được thực hiện chi tiết và minh bạch. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chính xác số lượng hàng đã nhập về, số lượng hàng đã xuất ra, và lượng tồn kho hiện tại. Các nhà quản lý có thể dựa trên những số liệu này để đưa ra các chiến lược kinh doanh hoặc quyết định điều chỉnh sản xuất, nhập hàng, xuất hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng lưu trữ.

4. Tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực nhân viên

Đối với các doanh nghiệp sở hữu một quy trình nhập kho bài bản và chuyên nghiệp, thời gian và công sức của nhân viên sẽ được tiết kiệm đáng kể. Nhờ có quy trình rõ ràng, các công việc từ kiểm tra, đối chiếu đến hoàn tất thủ tục đều diễn ra trơn tru, không gặp trở ngại. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình nhập kho còn giúp nâng cao tác phong làm việc của nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

5. Xây dựng uy tín với khách hàng và sự tin tưởng từ ban lãnh đạo

Một quy trình nhập kho được thực hiện nghiêm túc, có tổ chức không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng quản lý nội bộ mà còn tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng và đối tác. Các khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng doanh nghiệp có quy trình kiểm soát hàng hóa rõ ràng, minh bạch. Đồng thời, sự tuân thủ quy trình còn thể hiện trách nhiệm của nhân viên đối với công việc, qua đó tạo sự tin tưởng từ phía ban lãnh đạo.

Quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình nhập kho theo chuẩn ISO được thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý hàng hóa diễn ra một cách chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của lãnh đạo

Khi nguyên vật liệu hoặc hàng hóa trong kho rơi vào tình trạng thiếu hụt hoặc hết, các bộ phận liên quan sẽ lập phiếu yêu cầu nhập hàng. Phiếu này được trình lên lãnh đạo để xin ký duyệt. Sau khi được chấp thuận, kế hoạch nhập kho sẽ được thông báo cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị các bước tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa

• Kiểm tra số lượng và chất lượng: Khi hàng hóa được đưa về kho, thủ kho sẽ kiểm tra thực tế số lượng và chất lượng hàng hóa so với phiếu yêu cầu và đơn đặt hàng.
• Xử lý sai lệch: Nếu có sự sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, thủ kho cần lập biên bản, báo cáo lên lãnh đạo để xử lý.
• Xác nhận: Nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, thủ kho xác nhận và đóng dấu trên các tài liệu liên quan, đồng thời cập nhật thông tin lên hệ thống.

Bước 3: Lập chứng từ và hoàn tất thủ tục

Khi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận, thủ kho sẽ lập các chứng từ nhập kho như phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng,… Các chứng từ này sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu, ghi nhận và hạch toán vào hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Khi nhập kho nguyên vật liệu, doanh nghiệp thường áp dụng quy trình cụ thể nhằm đảm bảo nguyên vật liệu được quản lý đúng cách và đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Quy trình này gồm 4 bước:

Bước 1: Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Khi phát sinh nhu cầu nhập nguyên vật liệu, các bộ phận liên quan sẽ thông báo kế hoạch nhập kho để thủ kho và các nhân sự khác sắp xếp, chuẩn bị. Thông báo này giúp các bên liên quan chủ động thực hiện công việc đúng tiến độ.

Bước 2: Đối chiếu và kiểm đếm vật liệu

• Đối chiếu giấy tờ: Thủ kho đối chiếu thông tin trên phiếu đề nghị nhập, đơn đặt hàng và hàng hóa thực tế để đảm bảo tính chính xác.
• Kiểm tra chất lượng: Cùng với đối chiếu số lượng, thủ kho kiểm tra chất lượng vật liệu. Nếu phát hiện hư hỏng, sai lệch, cần lập biên bản và báo cáo lên lãnh đạo để xử lý kịp thời.

Bước 3: Tiến hành lập phiếu nhập kho

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, thủ kho chuyển các giấy tờ như phiếu đề nghị nhập, hóa đơn mua hàng cho bộ phận kế toán để đối chiếu thêm một lần nữa. Kế toán xác nhận và in phiếu nhập kho để chính thức ghi nhận hàng hóa.

Bước 4: Hoàn tất nhập kho nguyên vật liệu

Cuối cùng, thủ kho tiến hành:

• Nhập nguyên vật liệu vào kho.
• Sắp xếp vật liệu vào đúng vị trí và khu vực được chỉ định.
• Cập nhật thông tin nhập kho vào thẻ kho hoặc hệ thống quản lý (phần mềm, Excel,…) theo quy định của doanh nghiệp.

Quá trình này đảm bảo mọi thông tin về nguyên vật liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho việc quản lý và kiểm kê sau này.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Để đảm bảo việc nhập kho hàng hóa thành phẩm được thực hiện đúng quy định và minh bạch, thủ kho và các bộ phận liên quan cần thực hiện theo 6 bước chi tiết sau:

Bước 1: Tập kết hàng hóa thành phẩm tại kho

Sau khi hoàn thành sản xuất, hàng hóa thành phẩm sẽ được tập kết tại kho chứa. Các bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cần:

• Giám sát chặt chẽ quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho lưu trữ.
• Bàn giao đầy đủ hàng hóa cho thủ kho và bộ phận kho lưu trữ để bắt đầu thủ tục nhập kho.

Bước 2: Kiểm đếm số lượng và bàn giao

Thủ kho và bộ phận kho lưu trữ phối hợp cùng bộ phận giám sát thực hiện kiểm đếm số lượng hàng hóa thành phẩm thực tế được giao nhận. Việc kiểm đếm được tiến hành dưới sự giám sát của người có thẩm quyền để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

• Sau khi kiểm đếm hoàn tất, thủ kho sẽ tập kết hàng hóa vào vị trí được quy định trong kho.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán dựa trên báo cáo về số lượng thực tế từ thủ kho để lập phiếu nhập kho.

• Phiếu nhập kho phải ghi rõ các thông tin liên quan như: mã sản phẩm, số lượng, ngày nhập, đơn vị cung cấp,…
• Sau khi hoàn thiện, phiếu được trình để xin chữ ký xác nhận từ các bộ phận liên quan.

Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được chuyển lên cấp trên, bao gồm:

• Ban giám đốc.
• Kế toán trưởng.
  Họ sẽ xem xét, đối chiếu thông tin và phê duyệt. Lưu ý: Phiếu nhập kho chỉ được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên có thẩm quyền.

Bước 5: Cập nhật chứng từ vào thẻ kho

Sau khi phiếu nhập kho được phê duyệt, thủ kho sẽ:

• Cập nhật thông tin từ phiếu nhập kho vào thẻ kho hoặc hệ thống quản lý kho (phần mềm ERP, Excel,…).
• Đảm bảo thông tin trên hệ thống trùng khớp với thực tế.

Bước 6: Lưu trữ giấy tờ và hoàn tất nhập kho

Cuối cùng, thủ kho sẽ lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan và chuyển chúng đến bộ phận kế toán để:

• Hoàn thiện các thủ tục nhập kho.
• Lập báo cáo nhập kho (nếu cần) để phục vụ cho việc kiểm soát và hạch toán sau này.

Quy trình nhập kho vật tư

Quy trình nhập kho vật tư trong doanh nghiệp thường được thực hiện qua 6 bước cơ bản nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Cụ thể như sau:

Bước 1: Yêu cầu nhập kho hàng hóa vật tư

• Khi hàng hóa, vật tư được mua về, người phụ trách mua hàng hoặc người trực tiếp nhận vật tư sẽ thực hiện yêu cầu nhập kho.
• Tùy theo quy định của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nhập kho có thể được thực hiện bằng lời nói hoặc bằng văn bản (phiếu yêu cầu nhập kho).

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

• Sau khi nhận được yêu cầu nhập kho từ bộ phận mua hàng, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.
  • Phiếu nhập kho thường được lập thành nhiều liên: một liên lưu tại sổ kế toán, một liên gửi nhân viên mua hàng, và các liên khác theo quy định từng doanh nghiệp.
  • Trong một số trường hợp, phiếu nhập kho có thể do thủ kho lập, sau khi thống nhất với kế toán kho.
• Phiếu nhập kho hoàn chỉnh là cơ sở để tiến hành các thủ tục nhập kho tiếp theo.

Bước 3: Bàn giao hàng hóa

• Nhân viên mua hàng sẽ bàn giao vật tư mua về cho thủ kho.
• Quá trình bàn giao phải đảm bảo đầy đủ số lượng, đúng chất lượng theo yêu cầu.

Bước 4: Kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa

• Thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm đếm số lượng và kiểm tra chất lượng vật tư thực tế.
  • Nếu phiếu nhập kho do thủ kho lập, việc kiểm đếm sẽ được thực hiện trước khi điền các thông số vào phiếu.
• Xử lý sai lệch: Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu hoặc có vấn đề về chất lượng, thủ kho cần:
  • Lập biên bản báo cáo.
  • Trình báo với người có thẩm quyền để xử lý theo quy định của doanh nghiệp.

Bước 5: Hoàn thiện thủ tục và lưu trữ phiếu nhập kho

• Sau khi kiểm đếm và xác nhận thông tin, thủ kho sẽ:
  • Ký xác nhận trên phiếu nhập kho.
  • Ghi thông tin vào thẻ kho để theo dõi số lượng hàng tồn.
• Phiếu nhập kho được lưu giữ và phân bổ như sau:
  • Một liên lưu tại kho.
  • Một liên chuyển cho kế toán.
  • Một liên gửi lại người nhập hàng (nhân viên mua hàng).

Bước 6: Hạch toán và ghi sổ kế toán

• Dựa trên phiếu nhập kho nhận được, kế toán sẽ:
  • Ghi sổ kế toán.
  • Hạch toán giá trị hàng hóa, vật tư nhập kho theo đúng quy định.

Quy trình nhập kho hàng hóa, dù được thực hiện cho nguyên vật liệu, thành phẩm hay vật tư, đều cần được xây dựng một cách bài bản và chuyên nghiệp. Tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và xây dựng uy tín trong mắt đối tác, khách hàng. Hy vọng rằng với những kiến thức trên, doanh nghiệp có thể áp dụng và tối ưu hóa quy trình nhập kho để đạt được sự phát triển bền vững.