Mẫu Bảng Định Mức Sản Xuất: 5 Mẫu Chuẩn [Tải Miễn Phí]

Bảng định mức sản xuất là công cụ nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, lập kế hoạch nguyên vật liệu và tính giá thành chính xác. Bài viết này cung cấp bộ mẫu bảng định mức sản xuất dùng ngay theo từng ngành (may mặc, thực phẩm, cơ khí, gỗ nội thất), kèm công thức tính định mức, ví dụ số liệu thực tế và 5 bước lập bảng từ đầu. Bạn có thể tải file mẫu miễn phí ở cuối mỗi phần và tùy chỉnh theo sản phẩm của mình.

Bảng định mức sản xuất là gì?

Bảng định mức sản xuất (tiếng Anh thường gọi là BOM, viết tắt của Bill of Materials) là bảng liệt kê đầy đủ chủng loại, số lượng và tỷ lệ hao hụt của từng nguyên vật liệu, nhân công, máy móc và thời gian cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh.

Nói đơn giản, đây là “công thức” sản xuất một sản phẩm. Giống như công thức nấu ăn cho biết cần bao nhiêu bột, đường, trứng để làm một chiếc bánh, bảng định mức cho biết một chiếc áo sơ mi cần bao nhiêu mét vải, bao nhiêu cúc, bao nhiêu phút may và cho phép hao hụt bao nhiêu phần trăm.

Một bảng định mức sản xuất thường gồm hai nhóm định mức chính:

• Định mức nguyên vật liệu: lượng vải, gỗ, thép, hóa chất… tiêu hao cho một sản phẩm.
• Định mức lao động và máy móc: thời gian công nhân và thời gian chạy máy cho một sản phẩm.

Phân biệt nhanh: “Định mức” là mức tiêu hao tiêu chuẩn cho một đơn vị sản phẩm. “Dự toán” là tổng nhu cầu cho cả lô/đơn hàng, tính bằng định mức nhân với sản lượng.

Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải có bảng định mức?

Nhiều xưởng sản xuất nhỏ vẫn “ước lượng theo kinh nghiệm” và đó là lý do chi phí trôi nổi không kiểm soát được. Bảng định mức giải quyết bốn bài toán cụ thể:

Bài toán	Không có định mức	Có định mức
Mua nguyên vật liệu	Mua thừa gây tồn kho, hoặc thiếu gây dừng chuyền	Tính đúng lượng cần theo kế hoạch sản xuất
Tính giá thành	Giá bán đoán mò, dễ lỗ ẩn	Giá thành có cơ sở, biết rõ lãi/lỗ từng sản phẩm
Kiểm soát hao hụt	Không biết hao hụt ở khâu nào	So sánh thực tế với chuẩn để phát hiện thất thoát
Báo giá và đấu thầu	Báo giá chậm, thiếu tự tin	Báo giá nhanh, có căn cứ bảo vệ biên lợi nhuận

Với doanh nghiệp gia công xuất khẩu, bảng định mức còn là hồ sơ bắt buộc khi làm báo cáo quyết toán hải quan theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Định mức khai sai lệch nhiều so với thực tế sử dụng là rủi ro bị ấn định thuế, nên phần này được xử lý riêng ở cuối bài.

Một bảng định mức sản xuất gồm những thông tin gì?

Trước khi xem mẫu, cần nắm các cột dữ liệu chuẩn. Một bảng định mức đầy đủ gồm:

1. Thông tin sản phẩm: mã sản phẩm, tên, quy cách/thông số kỹ thuật, đơn vị tính.
2. Danh mục nguyên vật liệu: mã vật tư, tên, đơn vị tính của từng thành phần.
3. Số lượng định mức (lý thuyết): lượng vật tư cần cho một sản phẩm trong điều kiện lý tưởng, chưa tính hao hụt.
4. Tỷ lệ hao hụt (%): phần vật tư mất đi do cắt gọt, bay hơi, phế phẩm, rơi vãi.
5. Định mức sử dụng thực tế: số lượng cuối cùng cần cấp phát, đã gồm hao hụt.
6. Đơn giá và thành tiền: dùng để tính giá thành nguyên vật liệu.

Với sản phẩm nhiều cấp (ví dụ xe đạp gồm khung, bánh, yên, mỗi cụm lại gồm nhiều chi tiết), bảng định mức được tổ chức theo cấu trúc nhiều cấp (multi-level BOM) thay vì một danh sách phẳng.

Công thức tính định mức nguyên vật liệu

Công thức cốt lõi rất đơn giản:

Định mức sử dụng = Lượng tiêu hao lý thuyết + Hao hụt cho phép

Trong đó, hao hụt cho phép được tính theo tỷ lệ phần trăm trên lượng lý thuyết:

Định mức sử dụng = Lượng lý thuyết × (1 + Tỷ lệ hao hụt %)

Ví dụ thực tế: sản xuất một chiếc bàn gỗ

• Lượng gỗ lý thuyết cần: 1,2 m³
• Tỷ lệ hao hụt cho phép: 5% (do cưa xẻ, chà nhám, loại phế phẩm)
• Hao hụt: 1,2 × 5% = 0,06 m³
• Định mức sử dụng thực tế: 1,2 + 0,06 = 1,26 m³ gỗ/bàn

Điểm nhiều xưởng làm sai là gộp tất cả hao hụt vào một con số duy nhất. Cách chính xác hơn là bóc tách hao hụt theo từng công đoạn, vì mỗi công đoạn có nguyên nhân và mức hao khác nhau. Ví dụ định mức gỗ 0,5 m³ cho một kệ sách:

Công đoạn	Nguyên nhân hao hụt	Tỷ lệ
Cưa xẻ	Mạch cưa, đầu mẩu thừa	4%
Chà nhám	Mài mòn bề mặt	5%
Loại phế phẩm	Nứt, cong vênh, lỗi vân	3%
Tổng hao hụt		12%

Định mức sử dụng = 0,5 × (1 + 12%) = 0,56 m³ gỗ/kệ. Bóc tách như vậy giúp bạn biết nên cải tiến khâu nào để giảm chi phí, thay vì chỉ thấy một con số 12% chung chung.

5 mẫu bảng định mức sản xuất theo ngành (tải miễn phí)

Dưới đây là các mẫu đã điền số liệu minh họa. Bạn tải về, thay sản phẩm và số liệu của mình là dùng được ngay.

Mẫu 1: Bảng định mức nguyên vật liệu (dạng chuẩn, dùng cho mọi ngành)

Sản phẩm: Ghế gỗ ăn cơm (mã SP: GHE-001), đơn vị tính: cái

Mã VT	Nguyên vật liệu	ĐVT	SL lý thuyết	Hao hụt (%)	Định mức sử dụng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền
G01	Gỗ tự nhiên	m²	1,20	5%	1,26	850.000	1.071.000
K01	Chân ghế đúc	cái	4	0%	4	35.000	140.000
O01	Ốc vít	cái	10	2%	11	500	5.500
S01	Sơn phủ PU	lít	0,15	5%	0,158	180.000	28.440
	Tổng chi phí NVL/sản phẩm						1.244.940

Mẫu 2: Bảng định mức ngành may mặc

Sản phẩm: Áo sơ mi nam dài tay (mã: SM-DL-01), đơn vị tính: cái

Nguyên phụ liệu	ĐVT	Định mức lý thuyết	Hao hụt (%)	Định mức sử dụng
Vải chính	m	1,60	8%	1,73
Vải lót cổ, măng sét	m	0,20	5%	0,21
Cúc áo	cái	9	3%	10
Chỉ may	cuộn	0,15	2%	0,153
Nhãn mác, tem	bộ	1	1%	1

Ngành may có tỷ lệ hao hụt vải cao (7 đến 10%) do sơ đồ cắt và độ co giãn vải, nên cần theo dõi riêng chỉ số này theo từng mã hàng.

 Tải ngay: Mẫu đăng ký định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Mẫu 3: Bảng định mức ngành thực phẩm, đồ uống

Sản phẩm: 1.000 chai nước ép cam 330ml, đơn vị tính: lô

Nguyên liệu	ĐVT	Định mức/1.000 chai	Hao hụt (%)	Định mức sử dụng
Cam tươi	kg	300	10%	330
Đường	kg	25	2%	25,5
Chai + nắp	bộ	1.000	3%	1.030
Nhãn dán	cái	1.000	2%	1.020

Ngành thực phẩm hao hụt chủ yếu do bay hơi, ép không hết dịch và loại sản phẩm không đạt chuẩn cảm quan. Định mức nên gắn với mẻ sản xuất (batch) thay vì từng đơn vị lẻ.

  Tải ngay: Mẫu danh mục nguyên vật liệu

Mẫu 4: Mẫu đăng ký định mức tiêu hao (dùng nội bộ, trình duyệt)

Bảng này để bộ phận kỹ thuật lập và ban giám đốc ký duyệt trước khi áp dụng:

Cột	Nội dung
Số hiệu định mức	Mã tham chiếu để tra cứu
Ngày hiệu lực	Định mức áp dụng từ ngày nào
Người lập / Người duyệt	Trách nhiệm và phê duyệt
Phiên bản	V1, V2… để quản lý thay đổi
Ghi chú thay đổi	Lý do điều chỉnh so với bản trước

Mẫu 5: Mẫu định mức tiêu hao theo Bộ Tài chính (cho hàng gia công, xuất khẩu)

Doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu dùng biểu mẫu định mức thực tế theo phụ lục của Thông tư 39/2018/TT-BTC để nộp cùng báo cáo quyết toán. Bảng gồm mã sản phẩm, mã nguyên liệu, định mức thực tế sử dụng, tỷ lệ hao hụt và định mức tách nguyên liệu tự cung ứng. Nội dung chi tiết được xử lý ở phần quyết toán hải quan bên dưới.

Cách lập bảng định mức sản xuất qua 5 bước

Bước 1: Xác định sản phẩm và phân tích quy trình

Liệt kê sản phẩm cần lập định mức kèm mã, quy cách kỹ thuật. Sau đó vẽ lại quy trình sản xuất theo từng công đoạn, vì hao hụt phát sinh ở công đoạn nào thì phải tính ở đó.

Bước 2: Thống kê toàn bộ nguyên vật liệu đầu vào

Với mỗi công đoạn, liệt kê mọi vật tư tham gia: nguyên liệu chính, phụ liệu, vật tư tiêu hao, nhiên liệu và cả vật liệu thay thế nếu có. Bỏ sót một phụ liệu nhỏ cũng làm giá thành sai lệch.

Bước 3: Làm sản phẩm mẫu để đo thực tế

Nếu chưa chắc chắn về lượng tiêu hao, hãy sản xuất một sản phẩm mẫu và cân đo lượng vật tư thực dùng. Đây là cách đáng tin cậy hơn ước lượng, đặc biệt với sản phẩm mới.

Bước 4: Tính định mức và tỷ lệ hao hụt

Từ dữ liệu thực tế, tính lượng lý thuyết và bóc tách hao hụt theo từng nguyên nhân (cắt gọt, bay hơi, phế phẩm, rơi vãi). Áp dụng công thức ở phần trên để ra định mức sử dụng.

Bước 5: Duyệt, áp dụng và cập nhật định kỳ

Trình định mức cho cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành phiên bản chính thức. Định mức không phải làm một lần rồi thôi: khi đổi nhà cung cấp, đổi máy móc hay cải tiến quy trình, cần rà soát và cập nhật lại.

Các phương pháp xây dựng định mức

Phương pháp	Cách làm	Ưu điểm	Nhược điểm
Thống kê kinh nghiệm	Dựa trên dữ liệu sản xuất quá khứ	Nhanh, dễ làm	Độ chính xác thấp nếu quy trình thay đổi
Thực nghiệm	Sản xuất thử, đo trực tiếp	Chính xác cao	Tốn thời gian và chi phí
Phân tích kinh tế kỹ thuật	Mô hình hóa đầy đủ các yếu tố	Chính xác nhất	Cần nhân sự và dữ liệu chuyên sâu

Doanh nghiệp mới thường bắt đầu bằng thống kê kinh nghiệm, sau đó dùng thực nghiệm cho các sản phẩm chủ lực để tăng độ chính xác.

Định mức tĩnh và định mức động: theo dõi chênh lệch thực tế

Lập được bảng định mức mới là một nửa công việc. Nửa còn lại là so sánh định mức chuẩn với tiêu hao thực tế sau mỗi kỳ sản xuất:

Chênh lệch = Tiêu hao thực tế − Định mức chuẩn × Sản lượng

Nếu thực tế liên tục vượt định mức, có thể do máy móc xuống cấp, tay nghề công nhân, chất lượng vật tư đầu vào hoặc định mức đặt ra chưa sát. Việc theo dõi chênh lệch theo từng công đoạn, từng ca giúp phát hiện thất thoát sớm thay vì đợi đến cuối kỳ kế toán mới biết.

Những lỗi thường gặp khi lập định mức

• Gộp hết hao hụt vào một con số: không biết cải tiến khâu nào.
• Quên phụ liệu và vật tư tiêu hao: keo, chỉ, bao bì, nhiên liệu bị bỏ sót làm giá thành thấp giả tạo.
• Không cập nhật khi đổi nhà cung cấp hoặc máy móc: định mức cũ không còn đúng.
• Không quản lý phiên bản: nhiều bản định mức trôi nổi, không biết bản nào đang hiệu lực.
• Chỉ lập mà không đối chiếu thực tế: định mức nằm trên giấy, không kiểm soát được thất thoát.

Định mức trong báo cáo quyết toán hải quan (hàng gia công, xuất khẩu)

Với doanh nghiệp gia công và sản xuất xuất khẩu, định mức thực tế sử dụng là số liệu cốt lõi trong báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên vật liệu nộp cho cơ quan hải quan theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Vài lưu ý để tránh rủi ro bị ấn định thuế:

• Định mức khai báo phải là định mức thực tế, có hồ sơ kỹ thuật chứng minh, không phải con số làm tròn cho đẹp.
• Chênh lệch lớn giữa lượng nhập, lượng dùng theo định mức và lượng xuất thành phẩm là dấu hiệu cơ quan hải quan tập trung kiểm tra.
• Tỷ lệ hao hụt cần nhất quán giữa hồ sơ định mức, sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán.
• Lưu đầy đủ định mức theo từng mã sản phẩm và từng phiên bản để giải trình khi hậu kiểm.

Quản lý định mức bằng file Excel rời rạc rất dễ sai lệch giữa các bộ phận. Đây là lúc phần mềm quản lý sản xuất phát huy giá trị.

Quản lý định mức sản xuất bằng phần mềm Arito ERP

Khi số lượng sản phẩm và nguyên vật liệu tăng lên, quản lý định mức bằng Excel bắt đầu bộc lộ giới hạn: sai lệch phiên bản, khó đối chiếu thực tế, khó liên thông với kho và kế toán. Phân hệ quản lý sản xuất của Arito ERP giúp bạn:

• Khai báo định mức nhiều cấp (multi-level BOM) cho từng sản phẩm và phiên bản, có lịch sử thay đổi rõ ràng.
• Tự động tính nhu cầu nguyên vật liệu từ kế hoạch sản xuất, liên thông sang quản lý mua hàng và quản lý kho để đề xuất lượng cần mua.
• So sánh định mức chuẩn với tiêu hao thực tế theo lệnh sản xuất, cảnh báo chênh lệch vượt ngưỡng.
• Kết nối thẳng sang kế toán và tính giá thành, để chi phí nguyên vật liệu chảy tự động vào giá thành sản phẩm.

Toàn bộ nằm trong nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp Arito ERP, giúp dữ liệu định mức, kho, mua hàng và kế toán dùng chung một nguồn.

Bạn muốn xem định mức được quản lý và tự động tính giá thành ra sao trên phần mềm? Đăng ký nhận demo miễn phí để đội ngũ Arito tư vấn theo đúng ngành của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Bảng định mức sản xuất và BOM có khác nhau không?

Về bản chất là một. BOM (Bill of Materials) là cách gọi quốc tế của bảng định mức nguyên vật liệu. Ở Việt Nam, “bảng định mức sản xuất” thường hiểu rộng hơn, bao gồm cả định mức nhân công và máy móc bên cạnh định mức vật tư.

Tỷ lệ hao hụt bao nhiêu là hợp lý?

Không có con số cố định vì phụ thuộc ngành và công nghệ. May mặc thường 7 đến 10% (do cắt vải), gỗ nội thất khoảng 8 đến 12%, thực phẩm có thể 5 đến 15% tùy độ tươi và công nghệ chế biến. Quan trọng là hao hụt phải dựa trên đo đạc thực tế, không phải áp đặt.

Bao lâu nên cập nhật lại định mức một lần?

Nên rà soát định kỳ 6 đến 12 tháng, và cập nhật ngay khi có thay đổi lớn: đổi nhà cung cấp nguyên liệu, thay máy móc, cải tiến quy trình hoặc thay đổi thiết kế sản phẩm.

Doanh nghiệp nhỏ có cần bảng định mức không?

Có, thậm chí càng nhỏ càng cần. Biên lợi nhuận mỏng nên chỉ một sai lệch nhỏ về tiêu hao cũng ảnh hưởng lớn. Bạn có thể bắt đầu bằng file Excel đơn giản rồi chuyển sang phần mềm khi quy mô lớn dần.

Có bắt buộc nộp định mức cho cơ quan thuế hoặc hải quan không?

Với doanh nghiệp thông thường, định mức là công cụ quản trị nội bộ. Với doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu, định mức thực tế là số liệu bắt buộc trong báo cáo quyết toán hải quan theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Kết luận

Bảng định mức sản xuất là điểm khởi đầu để kiểm soát chi phí và tính giá thành chính xác. Hãy bắt đầu bằng các mẫu ở trên, điền số liệu thực tế của sản phẩm, bóc tách hao hụt theo công đoạn và duy trì thói quen đối chiếu định mức chuẩn với thực tế sau mỗi kỳ. Khi quy mô lớn dần, chuyển việc quản lý định mức lên phần mềm sẽ giúp dữ liệu liên thông và giảm sai sót giữa các bộ phận.