Kế hoạch sản xuất là gì? Ba tầng kế hoạch và ví dụ lập bằng số

Kế hoạch sản xuất không phải bản dự báo bán hàng chuyển sang xưởng. Nếu chỉ vậy thì sản xuất sẽ luôn thừa hoặc thiếu, vì đã bỏ qua tồn kho đang có và năng lực thực tế.

Bài viết đi qua ba tầng kế hoạch, công thức tính sản lượng, và ví dụ lập kế hoạch bốn tháng có cân đối năng lực.

Kế hoạch sản xuất là gì?

Là việc xác định sản xuất cái gì, bao nhiêu, khi nào và bằng nguồn lực nào, để đáp ứng nhu cầu bán hàng với mức tồn kho và chi phí hợp lý.

Ba câu hỏi kế hoạch phải trả lời:

Câu hỏi	Trả lời bằng
Sản xuất bao nhiêu	Dự báo bán, đơn hàng đã có, tồn kho đang có
Sản xuất khi nào	Thời gian sản xuất, thời gian mua vật tư
Có làm được không	Năng lực máy móc và nhân lực

Câu thứ ba là câu hay bị bỏ, và là lý do nhiều kế hoạch được duyệt rồi không chạy được.

Ba tầng kế hoạch

Tầng	Tên thường gọi	Kỳ hạn	Mức chi tiết	Ai lập
1	Kế hoạch sản xuất tổng thể	6 tháng đến 1 năm	Theo nhóm sản phẩm, theo tháng	Ban điều hành
2	Kế hoạch sản xuất chính	1 đến 3 tháng	Theo từng sản phẩm, theo tuần	Bộ phận kế hoạch
3	Kế hoạch chi tiết, điều độ sản xuất	1 tuần đến 1 ngày	Theo lệnh sản xuất, theo máy, theo ca	Điều độ tại xưởng

Ba tầng phải nối được với nhau. Tầng 2 phải nằm trong khung của tầng 1, tầng 3 nằm trong khung của tầng 2. Nếu điều độ hằng ngày làm khác hẳn kế hoạch tháng thì kế hoạch tháng chỉ là hình thức.

Với doanh nghiệp vừa, hai tầng là đủ: kế hoạch tháng và điều độ tuần. Ba tầng phù hợp doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm và chu kỳ sản xuất dài.

Năm đầu vào của kế hoạch

Đầu vào	Lấy từ đâu	Rủi ro nếu sai
Dự báo bán hàng	Bộ phận kinh doanh	Sai ở đây thì cả kế hoạch sai, đây là đầu vào quan trọng nhất
Đơn hàng đã có	Hệ thống bán hàng	Bỏ sót đơn dẫn tới thiếu hàng
Tồn kho thành phẩm hiện có	Kho	Không chính xác thì sản xuất thừa hoặc thiếu
Năng lực sản xuất	Sản xuất	Không tính thì kế hoạch không chạy được
Thời gian sản xuất và thời gian mua vật tư	Sản xuất và mua hàng	Không tính thì thiếu vật tư đúng lúc cần

Đầu vào thứ ba hay bị bỏ nhất, và đó chính là lý do cần công thức ở mục sau.

Công thức tính sản lượng

Sản lượng cần sản xuất = Dự báo bán + Tồn kho cuối kỳ mong muốn − Tồn kho đầu kỳ

Ba số hạng, và số hạng thứ ba là số hay bị bỏ.

Tồn kho cuối kỳ mong muốn là mức tồn an toàn, đặt để chịu được biến động nhu cầu và chậm trễ sản xuất. Mức này do doanh nghiệp quyết định, thường tính theo số ngày bán bình quân.

Ví dụ lập kế hoạch bốn tháng

Sản phẩm A. Tồn kho đầu tháng 1 là 800 sản phẩm. Tồn kho an toàn mong muốn cuối mỗi tháng là 500 sản phẩm.

Bước 1: tính sản lượng theo công thức

Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3	Tháng 4
Dự báo bán	3.000	3.500	4.000	3.000
Tồn kho đầu kỳ	800	500	500	500
Tồn kho cuối kỳ mong muốn	500	500	500	500
Sản lượng cần sản xuất	2.700	3.500	4.000	3.000
Tồn kho cuối kỳ thực tế	500	500	500	500

Kiểm tra tháng 1: 3.000 cộng 500 trừ 800 bằng 2.700. Tồn cuối: 800 cộng 2.700 trừ 3.000 bằng 500. Khớp.

Kiểm tra tổng: tổng sản xuất bốn tháng là 2.700 cộng 3.500 cộng 4.000 cộng 3.000 bằng 13.200. Tổng bán là 13.500. Tồn đầu 800 cộng sản xuất 13.200 bằng 14.000, trừ bán 13.500 còn 500, đúng bằng tồn cuối mong muốn. Khớp.

Chú ý tháng 1: sản lượng 2.700 thấp hơn dự báo bán 3.000, vì đã có 800 tồn đầu kỳ. Đây chính là tác dụng của số hạng thứ ba trong công thức. Bỏ qua tồn đầu kỳ thì sản xuất thừa 300 sản phẩm.

Bước 2: kiểm tra năng lực

Đây là bước hay bị bỏ và là bước quyết định kế hoạch có chạy được không.

Năng lực sản xuất tối đa: 3.600 sản phẩm một tháng.

Tháng	Sản lượng cần	Năng lực	Chênh lệch
1	2.700	3.600	Dư 900
2	3.500	3.600	Dư 100
3	4.000	3.600	Thiếu 400
4	3.000	3.600	Dư 600

Tháng 3 vượt năng lực 400 sản phẩm. Kế hoạch ở bước 1 không chạy được nếu giữ nguyên.

Bước 3: cân đối bằng cách sản xuất trước

Tháng 1 và tháng 2 còn dư năng lực tổng cộng 1.000 sản phẩm, đủ để bù 400 sản phẩm thiếu của tháng 3.

Phương án: chuyển 400 sản phẩm sang sản xuất trước ở tháng 1.

Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3	Tháng 4
Dự báo bán	3.000	3.500	4.000	3.000
Tồn kho đầu kỳ	800	900	900	500
Sản lượng sản xuất	3.100	3.500	3.600	3.000
Tồn kho cuối kỳ	900	900	500	500
Năng lực	3.600	3.600	3.600	3.600
Còn trong năng lực	Có	Có	Có	Có

Kiểm tra từng tháng:

Tháng 1: 800 cộng 3.100 trừ 3.000 bằng 900.

Tháng 2: 900 cộng 3.500 trừ 3.500 bằng 900.

Tháng 3: 900 cộng 3.600 trừ 4.000 bằng 500.

Tháng 4: 500 cộng 3.000 trừ 3.000 bằng 500.

Kiểm tra tổng sản xuất: 3.100 cộng 3.500 cộng 3.600 cộng 3.000 bằng 13.200, đúng bằng tổng ở bước 1. Khớp.

Cái giá của việc cân đối

Sản xuất trước làm tồn kho tăng. Tồn kho cuối tháng 1 và tháng 2 là 900 thay vì 500, tức tăng 400 sản phẩm trong hai tháng.

Nếu giá thành một sản phẩm là 150.000 đồng thì đó là 60 triệu đồng vốn nằm trong kho thêm hai tháng.

Kiểm tra: 400 nhân 150.000 bằng 60.000.000 đồng.

Đây là đánh đổi phải nói rõ khi trình kế hoạch. Ba phương án cho tháng 3 và giá của từng phương án:

Phương án	Cái giá
Sản xuất trước ở tháng 1	60 triệu đồng vốn nằm trong kho thêm hai tháng
Làm thêm giờ ở tháng 3	Đơn giá làm thêm từ 150% đến 300% tùy ngày, cộng rủi ro chất lượng
Thuê gia công ngoài 400 sản phẩm	Chênh lệch giá gia công, cộng rủi ro chất lượng và tiến độ
Giảm mức tồn an toàn xuống 100	Tiết kiệm vốn nhưng tăng rủi ro thiếu hàng

Không phương án nào miễn phí. Việc của người lập kế hoạch là nêu rõ giá của từng phương án, không phải chọn thay ban điều hành.

Sáu bước lập kế hoạch

Bước	Việc làm
1	Thu thập dự báo bán hàng và đơn hàng đã có
2	Lấy tồn kho thành phẩm hiện có và tồn an toàn mong muốn
3	Tính sản lượng cần sản xuất theo công thức
4	Kiểm tra năng lực từng kỳ, xác định kỳ nào vượt
5	Cân đối: sản xuất trước, làm thêm giờ, thuê ngoài, hoặc điều chỉnh tồn an toàn
6	Từ kế hoạch sản xuất tính ra nhu cầu vật tư và thời điểm đặt hàng

Bước 6 là bước nối sang hoạch định nhu cầu vật tư. Kế hoạch sản xuất mà không tính ra nhu cầu vật tư kèm thời điểm đặt hàng thì đến lúc sản xuất mới phát hiện thiếu vật tư. Xem bài MRP là gì.

Bốn chỉ số đo chất lượng kế hoạch

Chỉ số	Công thức	Cho biết
Độ chính xác dự báo bán	Sản lượng bán thực tế chia dự báo	Chất lượng đầu vào quan trọng nhất
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch	Sản lượng sản xuất thực tế chia kế hoạch	Sản xuất có theo được kế hoạch không
Tỷ lệ sử dụng năng lực	Sản lượng thực tế chia năng lực tối đa	Còn dư năng lực bao nhiêu
Số ngày tồn kho thành phẩm	Tồn kho bình quân chia sản lượng bán bình quân ngày	Vốn nằm trong kho bao lâu

Chỉ số đầu tiên quan trọng nhất và hay bị bỏ đo nhất. Nếu dự báo bán sai 30% thì mọi cải thiện ở các bước sau đều không có nhiều ý nghĩa. Đo chỉ số này còn giúp xác định vấn đề nằm ở kế hoạch hay ở dự báo.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Chuyển thẳng dự báo bán thành kế hoạch sản xuất	Sản xuất thừa vì bỏ qua tồn kho đang có
Không kiểm tra năng lực	Kế hoạch được duyệt nhưng không chạy được
Không tính thời gian mua vật tư	Đến lúc sản xuất mới phát hiện thiếu vật tư
Không đo độ chính xác dự báo	Không biết vấn đề ở kế hoạch hay ở dự báo
Điều độ hằng ngày làm khác hẳn kế hoạch tháng	Kế hoạch tháng thành hình thức
Không nêu cái giá của phương án cân đối	Ban điều hành quyết định mà không biết đánh đổi

Lỗi đầu tiên là lỗi phổ biến nhất, và trong ví dụ ở bài nó làm sản xuất thừa 300 sản phẩm chỉ riêng tháng 1.

Lập kế hoạch sản xuất trên hệ thống Arito

Kế hoạch sản xuất cần số liệu từ bốn nơi: bán hàng, kho, sản xuất, mua hàng. Khi bốn nơi ở bốn hệ thống rời, việc lập kế hoạch trở thành việc tổng hợp file.

Arito xử lý:

• Dự báo bán, đơn hàng, tồn kho và năng lực trên cùng cơ sở dữ liệu
• Tính sản lượng cần sản xuất theo công thức, tự trừ tồn kho đầu kỳ
• Kiểm tra năng lực từng kỳ, cảnh báo kỳ nào vượt
• Từ kế hoạch sản xuất tính ra nhu cầu vật tư và thời điểm đặt hàng
• Nối kế hoạch tháng với lệnh sản xuất và điều độ hằng ngày
• Đo bốn chỉ số chất lượng kế hoạch, gồm độ chính xác dự báo

Xem MRP là gì, quản lý sản xuất là gì hoặc điều hành sản xuất là gì.

Câu hỏi thường gặp

Kế hoạch sản xuất là gì?

Là việc xác định sản xuất cái gì, bao nhiêu, khi nào và bằng nguồn lực nào, để đáp ứng nhu cầu bán hàng với mức tồn kho và chi phí hợp lý.

Công thức tính sản lượng cần sản xuất là gì?

Sản lượng cần sản xuất bằng dự báo bán cộng tồn kho cuối kỳ mong muốn trừ tồn kho đầu kỳ. Số hạng thứ ba là số hay bị bỏ.

Có mấy tầng kế hoạch sản xuất?

Ba tầng: kế hoạch tổng thể theo nhóm sản phẩm và theo tháng, kế hoạch sản xuất chính theo từng sản phẩm và theo tuần, và kế hoạch chi tiết điều độ theo lệnh sản xuất và theo ca. Doanh nghiệp vừa thường chỉ cần hai tầng.

Kế hoạch vượt năng lực thì làm gì?

Bốn phương án: sản xuất trước ở kỳ còn dư năng lực, làm thêm giờ, thuê gia công ngoài, hoặc điều chỉnh mức tồn an toàn. Mỗi phương án có cái giá riêng và cần nêu rõ khi trình kế hoạch.

Sản xuất trước có mất gì không?

Có. Tồn kho tăng, tức vốn nằm trong kho lâu hơn. Trong ví dụ ở bài, sản xuất trước 400 sản phẩm làm 60 triệu đồng vốn nằm thêm hai tháng.

Đo chất lượng kế hoạch bằng chỉ số nào?

Bốn chỉ số: độ chính xác dự báo bán, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tỷ lệ sử dụng năng lực, và số ngày tồn kho thành phẩm. Chỉ số đầu quan trọng nhất.

Vì sao không chuyển thẳng dự báo bán thành kế hoạch sản xuất?

Vì bỏ qua tồn kho thành phẩm đang có sẽ dẫn tới sản xuất thừa. Trong ví dụ ở bài, tồn đầu kỳ 800 sản phẩm làm sản lượng tháng 1 giảm từ 3.000 xuống 2.700.

Tổng kết

Ba điều quyết định:

Công thức có ba số hạng, và số hạng hay bị bỏ là tồn kho đầu kỳ. Bỏ nó thì sản xuất thừa.

Kiểm tra năng lực là bước quyết định kế hoạch có chạy được. Kế hoạch vượt năng lực là kế hoạch không dùng được, dù số học đúng.

Nêu rõ cái giá của phương án cân đối. Sản xuất trước, làm thêm giờ, thuê ngoài, giảm tồn an toàn, không phương án nào miễn phí.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định.

Bài viết liên quan

• MRP là gì
• Quản lý sản xuất là gì
• Điều hành sản xuất là gì
• Quy trình sản xuất là gì
• Hệ thống MES là gì