Quản lý sản xuất là gì? Công việc cần làm khi quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất là một trong những lĩnh vực quan trọng trong quản trị kinh doanh, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Quản lý sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình, bao gồm tăng năng suất, giảm chi phí sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Arito tìm hiểu về quản lý sản xuất là gì và những công việc cần làm khi quản lý sản xuất.

1. Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là quá trình tổ chức, điều hành, và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong một doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý sản xuất là đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả, chất lượng sản phẩm được duy trì, và nhu cầu của thị trường được đáp ứng. Các công việc trong lĩnh vực quản lý sản xuất có thể bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguồn lực, kiểm soát chất lượng, tối ưu hóa quy trình, quản lý nhân sự, và quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh.

2. Nhân viên quản lý sản xuất là gì và làm gì?

2.1 Nhân viên quản lý sản xuất là gì?

Nhân viên quản lý sản xuất là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Họ là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được sản xuất hiệu quả, đáp ứng yêu cầu về số lượng, chi phí và chất lượng. Điều này đòi hỏi họ phải có sự hiểu biết sâu rộng về các quy trình sản xuất, quản lý nguồn lực và kỹ thuật sản xuất.

2.2 Nhiệm vụ chính của nhân viên quản lý sản xuất 

Nhiệm vụ chính của nhân viên quản lý sản xuất là quản lý và điều hành hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp, đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất chất lượng, hiệu quả về tài chính và thời gian, đáp ứng nhu cầu thị trường.

Cụ thể, nhân viên quản lý sản xuất sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định nhu cầu sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực, lập lịch sản xuất.
• Quản lý nguồn lực: Quản lý nguyên vật liệu, quản lý máy móc thiết bị, quản lý lao động.
• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo sản phẩm được sản xuất đạt chất lượng theo yêu cầu.
• Tối ưu hóa quy trình: Cải thiện hiệu quả của quy trình sản xuất.
• Kiểm soát sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng số lượng, đúng thời gian, đúng chất lượng.
• Quản lý rủi ro: Giảm thiểu các rủi ro trong quá trình sản xuất.
• Tối ưu hóa sản xuất theo chuỗi cung ứng: Đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng.

Nhiệm vụ của nhân viên quản lý sản xuất có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, các nhiệm vụ này đều nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí.

3. Vai trò của quản lý sản xuất với doanh nghiệp

Vai trò của quản lý sản xuất đối với doanh nghiệp bao gồm:

• Đảm bảo sản phẩm được sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường: Quản lý sản xuất đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng số lượng, đúng thời gian, đúng chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì được lợi thế cạnh tranh và tăng doanh thu, lợi nhuận.
• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực: Quản lý sản xuất đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, lao động,… Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận.
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất: Quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất, bao gồm rủi ro về nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, lao động,… Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, ổn định.

Như vậy, quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Để quản lý sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ quản lý sản xuất có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm, sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý sản xuất hiện đại.

>>> Xem thêm: Giải pháp ERP sản xuất: Lợi ích, cách thức vận hành và tính năng cần có

4. Mô tả công việc của quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và duy trì hoạt động sản xuất của một tổ chức. Dưới đây là mô tả chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của quản lý sản xuất:

Lập kế hoạch sản xuất: Quản lý sản xuất đầu tiên phải xác định nhu cầu sản xuất dựa trên thông tin từ dự báo thị trường và các đơn đặt hàng hiện có. Sau đó, nhiệm vụ của họ là lập kế hoạch sản xuất chi tiết về sản phẩm, số lượng, và thời gian để đáp ứng yêu cầu thị trường. Cuối cùng, họ cần phối hợp và phân bổ nguồn lực như nguyên vật liệu, lao động, và thiết bị để đảm bảo kế hoạch diễn ra một cách hiệu quả.

Quản lý nguồn lực: Trong vai trò của mình, quản lý sản xuất cần điều phối sử dụng lao động và vật liệu để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình sản xuất. Họ cũng phải điều chỉnh nguồn lực dựa trên sự biến động của kế hoạch sản xuất và yêu cầu thị trường, đảm bảo rằng mọi nguồn lực đều được sử dụng đúng cách.

Kiểm soát chất lượng: Một trách nhiệm quan trọng của quản lý sản xuất là xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng. Họ cần thực hiện kiểm tra và giám sát liên tục trong quá trình sản xuất để phát hiện và khắc phục sự cố ngay từ khi nó xuất hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm đạt chuẩn chất lượng đề ra.

Tối ưu hóa quy trình: Quản lý sản xuất liên tục đánh giá và cải thiện quy trình sản xuất. Việc này bao gồm việc tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí. Họ phải áp dụng các chiến lược tối ưu hóa quy trình để nâng cao năng suất và giảm chi phí sản xuất.

Quản lý nhân sự: Tổ chức và quản lý nhóm lao động là một phần quan trọng của công việc của quản lý sản xuất. Họ cần đảm bảo rằng nhóm nhân viên của họ được đào tạo đầy đủ và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thúc đẩy sự hợp tác và tinh thần đồng đội trong nhóm cũng là một mục tiêu quan trọng.

Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo chuỗi cung ứng mạch lạc là một nhiệm vụ quan trọng của quản lý sản xuất. Họ cần phối hợp với các đối tác trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhanh chóng với biến động của thị trường và đảm bảo nguồn nguyên liệu đủ và chất lượng.

Xử lý vấn đề và rủi ro: Quản lý sản xuất đối mặt với và giải quyết mọi vấn đề và rủi ro xuất hiện trong quá trình sản xuất. Họ cần phải phối hợp giải quyết mọi tình huống khẩn cấp và phát triển kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro.

Áp dụng công nghệ mới: Theo dõi và áp dụng các tiến bộ công nghệ mới là một phần quan trọng của các nhân viên quản lý sản xuất. Điều này giúp duy trì sự đổi mới và cạnh tranh của quy trình sản xuất với những tiêu chuẩn ngành công nghiệp mới.

5. Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, triển khai, giám sát và kiểm soát hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Quy trình này nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng số lượng, đúng thời gian, đúng chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.

Đánh giá năng lực sản xuất của doanh nghiệp:

Để đánh giá năng lực sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện định kỳ đánh giá nhằm xác định thị trường tiềm năng và nhu cầu của khách hàng. Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng sản xuất đáp ứng đúng mức độ và chất lượng mong muốn. Đánh giá cũng giúp nắm bắt xu hướng thị trường, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Hoạch định kế hoạch về nguyên vật liệu:

Dựa vào đánh giá nhu cầu thị trường và kinh nghiệm sản xuất, quản lý cần lập kế hoạch về nguyên vật liệu. Bằng cách tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết, so sánh với tồn kho hiện có và xác định lượng còn thiếu, doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đủ và hiệu quả cho quy trình sản xuất.

Quản lý giai đoạn sản xuất:

Quản lý giai đoạn sản xuất đảm bảo sự kiểm soát và giám sát từng bước trong quy trình sản xuất. Nó giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ tiến độ sản xuất, từ sản xuất đến kiểm tra chất lượng. Quản lý này cung cấp cái nhìn tổng quan, giúp nhận diện và giải quyết vấn đề ngay khi chúng xuất hiện, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Quản lý chất lượng sản phẩm:

Quản lý chất lượng sản phẩm là bước quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng. Điều này bao gồm việc xác định tiêu chuẩn chất lượng, theo dõi quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng trước khi xuất xưởng và xử lý sự cố ngay từ khi chúng xuất hiện. Quản lý chất lượng đóng vai trò quyết định trong việc duy trì danh tiếng và lòng tin của khách hàng.

Định giá sản phẩm:

Định giá sản phẩm đòi hỏi nghiên cứu cẩn thận để xác định giá thành hợp lý. Không chỉ dựa trên chi phí nguyên vật liệu, máy móc và lao động, mà còn xem xét giá cả của đối thủ. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính cạnh tranh và đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường, từ đó tạo ra một chiến lược giá trị và bền vững.

Quản lý sau sản xuất:

Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng và hợp đồng, quản lý sau sản xuất là quá trình tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng. Việc này bao gồm bảo hành sản phẩm, xử lý phản hồi khách hàng và đảm bảo sự hỗ trợ sau bán hàng. Điều này giúp xây dựng lòng tin và lòng trung thành từ phía khách hàng, là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý sản xuất và bán hàng tốt nhất hiện nay

6. Phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

Có ba phương pháp quản lý sản xuất phổ biến thường được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp, bao gồm tổ chức dây chuyền, sản xuất theo nhóm và sản xuất đơn chiếc.

6.1 Tổ chức dây chuyền

Tính liên tục là đặc điểm chủ yếu của phương pháp tổ chức dây chuyền sản xuất. Để đảm bảo sự liên tục, quy trình sản xuất được chia nhỏ thành các bước có trình tự hợp lý và được tổ chức thành dây chuyền. Mỗi bộ phận được giao nhiệm vụ thực hiện một bước cụ thể, được trang bị thiết bị chuyên dụng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả. Mô hình này thường xuất hiện trong các ngành sản xuất lớn như ngành giày da, nơi cần sự chuyên nghiệp và tự động hóa cao.

6.2 Sản xuất theo nhóm 

Phương pháp này tập trung vào việc tổng hợp và sản xuất chung các chi tiết có tính chất tương đồng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình sản xuất. Các chi tiết trong cùng một nhóm được gia công đồng thời, tăng cường hiệu suất sản xuất và linh hoạt trong quá trình gia công. Mô hình này thích hợp cho các sản phẩm có yếu tố chung và có thể tối ưu hóa sự hiệu quả của dây chuyền sản xuất.

6.3 Sản xuất đơn chiếc 

Sản xuất đơn chiếc là phương pháp linh hoạt và linh động, thích hợp cho việc sản xuất các sản phẩm đặc biệt, có tính chất sửa chữa hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Mỗi sản phẩm được sản xuất riêng lẻ từ đầu đến cuối, và quy trình sản xuất có thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng sản phẩm. Điều này giúp đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với thị trường, nhưng có thể đòi hỏi sự linh hoạt và kiểm soát kỹ thuật cao.

Mỗi phương pháp quản lý sản xuất mang lại những lợi ích và được lựa chọn dựa trên đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và sản phẩm. Sự linh hoạt và hiệu quả của quy trình sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.

7. Kỹ năng cần có của nhân viên quản lý sản xuất

Kỹ năng lập kế hoạch: Nhân viên quản lý sản xuất cần sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để xác định nhu cầu sản xuất, lên lịch trình chu kỳ sản xuất và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Khả năng điều chỉnh kế hoạch và xử lý tình huống khẩn cấp cũng là yếu tố quan trọng, giúp duy trì sự linh hoạt trong quá trình sản xuất.

Kỹ năng tổ chức: Quản lý sản xuất đòi hỏi kỹ năng tổ chức để hiệu quả hóa quy trình làm việc, đảm bảo tuân thủ quy trình và quy chuẩn. Tổ chức công việc của đội ngũ sản xuất và quản lý lịch trình sản xuất là quan trọng để đạt được kết quả mong muốn và duy trì chất lượng sản phẩm.

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp mạch lạc là chìa khóa để tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nhân viên quản lý sản xuất cần giao tiếp hiệu quả với đội ngũ sản xuất và các bộ phận khác của doanh nghiệp. Khả năng lãnh đạo và tạo sự đồng thuận trong nhóm làm việc cũng là yếu tố quyết định.

Kỹ năng quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự là một khía cạnh quan trọng của công việc. Tạo môi trường làm việc tích cực, quản lý hiệu suất và đánh giá công việc đều đặn là những kỹ năng cần có. Xử lý xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm giúp duy trì một đội ngũ sản xuất hiệu quả.

Kiến thức chuyên ngành: Hiểu biết sâu rộng về quy trình sản xuất, công nghệ và thiết bị là yếu tố quan trọng. Cập nhật kiến thức về tiến triển công nghệ và xu hướng trong ngành sản xuất giúp nhân viên quản lý áp dụng những phương pháp và quy trình mới, đảm bảo sự hiệu quả của sản xuất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhân viên quản lý sản xuất cần có khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phương pháp phân tích root cause giúp xác định nguyên nhân gốc của vấn đề và phát triển giải pháp cải tiến.

Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng để ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp nhân viên quản lý sản xuất điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo thời gian thực tế và duy trì tiến độ.

Kỹ năng quản lý rủi ro: Đối mặt với rủi ro là không thể tránh khỏi trong quản lý sản xuất. Nhân viên quản lý cần có khả năng nhận diện và đánh giá rủi ro, phát triển kế hoạch phòng ngừa và ứng phó linh hoạt với các tình huống không mong muốn. Tuân thủ các quy tắc an toàn và quy chuẩn ngành cũng là yếu tố quan trọng.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất hiện tại

8. Vị trí quản lý sản xuất trong một số lĩnh vực phổ biến

Vị trí quản lý sản xuất là một vị trí quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động sản xuất. Những người đảm nhận vị trí này chịu trách nhiệm giám sát và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất, từ lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng, đến quản lý nhân sự và tài nguyên.

Trong một số lĩnh vực phổ biến, vị trí quản lý sản xuất có những đặc điểm và yêu cầu riêng như sau:

Lĩnh vực sản xuất ô tô

Trong lĩnh vực sản xuất ô tô, quản lý sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình sản xuất ô tô diễn ra trơn tru và hiệu quả, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ của khách hàng. Họ cần có kiến thức sâu về kỹ thuật sản xuất ô tô, cũng như kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo.

Lĩnh vực sản xuất thực phẩm

Quản lý sản xuất trong lĩnh vực thực phẩm chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, chất lượng sản phẩm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Họ cần có kiến thức về công nghệ thực phẩm, cũng như kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo.

Lĩnh vực sản xuất điện tử

Quản lý sản xuất trong lĩnh vực điện tử chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình sản xuất linh kiện điện tử, thiết bị điện tử diễn ra trơn tru và hiệu quả, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ của khách hàng. Họ cần có kiến thức về kỹ thuật điện tử, cũng như kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo.

Lĩnh vực may mặc

Quản lý sản xuất trong lĩnh vực may mặc chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình sản xuất quần áo, giày dép diễn ra trơn tru và hiệu quả, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ của khách hàng. Họ cần có kiến thức về kỹ thuật may mặc, cũng như kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo.

Ngoài ra, vị trí quản lý sản xuất cũng có thể được tìm thấy trong các lĩnh vực sản xuất khác, chẳng hạn như sản xuất dược phẩm, hóa chất, vật liệu xây dựng,…