Kế hoạch mua hàng: phương pháp tính EOQ, ROP và mẫu Excel tải về

Câu hỏi “kế hoạch mua hàng được tính theo phương pháp nào” có một câu trả lời cụ thể, và nó gồm hai công thức: mỗi lần đặt bao nhiêu và khi nào đặt. Hai câu hỏi này độc lập nhau và cần hai phương pháp khác nhau.

Bài viết đưa công thức, ví dụ có số và phép kiểm tra cho từng phương pháp, kèm file Excel tự tính.

Tải mẫu kế hoạch mua hàng

TẢI NGAY

Sheet	Nội dung
Hướng dẫn	Thứ tự làm 6 bước, bốn phương pháp, bảng chọn phương pháp theo loại hàng
Tham số	Số ngày làm việc trong năm, số ngày an toàn mặc định, các công thức dùng trong file
Kế hoạch mua hàng	25 cột, chỉ nhập 9 cột. Tự tính EOQ, ROP, mức tồn tối đa, ngân sách
Ngân sách theo tháng	Phân bổ ngân sách cả năm ra 12 tháng, có dòng đối chiếu

Hai cột cảnh báo của file

Cột “Lệch 2 chi phí”: hiện KIỂM TRA khi chi phí đặt hàng cả năm và chi phí lưu kho cả năm lệch nhau quá 10%. Tại đúng EOQ hai số này phải xấp xỉ nhau, nên lệch nhiều là dấu hiệu nhập sai tham số.

Cột “Cần đặt ngay?”: hiện ĐẶT NGAY khi tồn kho hiện tại đã xuống tới hoặc dưới điểm đặt hàng lại.

Kế hoạch mua hàng là gì?

Là tài liệu xác định mua gì, bao nhiêu, khi nào, từ ai, với ngân sách bao nhiêu trong một kỳ.

Ba câu hỏi mà mọi kế hoạch mua hàng phải trả lời được bằng số:

Câu hỏi	Phương pháp trả lời
Mỗi lần đặt bao nhiêu	EOQ, hoặc theo định mức nếu là vật tư sản xuất
Khi nào đặt	ROP, điểm đặt hàng lại
Cần bao nhiêu tiền và vào tháng nào	Ngân sách phân bổ theo tháng

Kế hoạch không trả lời được ba câu này bằng số thì vẫn là một danh sách mong muốn.

Phương pháp 1: EOQ, lượng đặt hàng kinh tế

Công thức

EOQ bằng căn bậc hai của (2 × Nhu cầu năm × Chi phí mỗi lần đặt hàng) ÷ Chi phí lưu kho một đơn vị một năm

Logic đằng sau: hai loại chi phí đi ngược nhau.

Nếu đặt nhiều lần, mỗi lần ít	Nếu đặt ít lần, mỗi lần nhiều
Chi phí đặt hàng cao	Chi phí đặt hàng thấp
Chi phí lưu kho thấp	Chi phí lưu kho cao

EOQ là điểm mà tổng hai chi phí thấp nhất.

Ví dụ tính

Doanh nghiệp mua thép tấm:

Tham số	Giá trị
Nhu cầu cả năm	24.000 kg
Chi phí mỗi lần đặt hàng	1.500.000 đ
Chi phí lưu kho một kg một năm	5.000 đ

Tính: 2 nhân 24.000 nhân 1.500.000 bằng 72.000.000.000. Chia 5.000 bằng 14.400.000. Căn bậc hai bằng 3.795 kg.

Số lần đặt trong năm: 24.000 chia 3.795 bằng 6,32 lần.

Kiểm tra bằng tính chất của EOQ

Loại chi phí	Cách tính	Số tiền
Chi phí đặt hàng cả năm	6,32 lần nhân 1.500.000	9.486.833 đ
Chi phí lưu kho cả năm	Tồn bình quân 3.795 chia 2 bằng 1.897,5 kg, nhân 5.000	9.486.833 đ
Tổng		18.973.666 đ

Hai con số bằng nhau. Đây là phép kiểm tra.

Tại đúng mức EOQ, chi phí đặt hàng cả năm luôn bằng chi phí lưu kho cả năm. Đây là tính chất toán học của công thức, không phải trùng hợp. Nếu tính ra hai số lệch nhau nhiều thì đã nhập sai tham số.

So với cách đặt theo quán tính

Giả sử doanh nghiệp đang đặt hàng mỗi tháng một lần, 2.000 kg mỗi lần:

Loại chi phí	Cách tính	Số tiền
Chi phí đặt hàng	12 lần nhân 1.500.000	18.000.000 đ
Chi phí lưu kho	Tồn bình quân 1.000 kg nhân 5.000	5.000.000 đ
Tổng		23.000.000 đ

Tiết kiệm nếu chuyển sang EOQ: 23.000.000 trừ 18.973.666 bằng 4.026.334 đồng một năm, tương đương 17,5% chi phí.

Kiểm tra: 4.026.334 chia 23.000.000 bằng 0,175.

Đây là con số cho một mặt hàng. Doanh nghiệp có 50 mặt hàng chính thì phép tính này đáng làm cho cả 50.

Hai giới hạn của EOQ

EOQ giả định nhu cầu đều trong năm. Hàng theo mùa thì EOQ không dùng được trực tiếp.

EOQ giả định giá không đổi theo lượng mua. Nếu nhà cung cấp có chiết khấu theo lượng, phải so tổng chi phí ở từng bậc chiết khấu, trong đó tổng chi phí gồm cả giá mua, không chỉ chi phí đặt hàng và lưu kho.

EOQ rất nhạy với hai tham số chi phí. Vì vậy việc xác định chi phí mỗi lần đặt hàng và chi phí lưu kho một đơn vị cần dựa trên số liệu thật, không ước đoán.

Chi phí mỗi lần đặt hàng gồm những gì: thời gian của người mua hàng, chi phí làm hồ sơ, kiểm tra nhận hàng, xử lý thanh toán.

Chi phí lưu kho một đơn vị một năm gồm những gì: chi phí mặt bằng, bảo quản, hao hụt, bảo hiểm, và chi phí vốn bị chôn trong hàng tồn. Khoản cuối là khoản hay bị bỏ và thường là khoản lớn nhất.

Phương pháp 2: ROP, điểm đặt hàng lại

EOQ trả lời đặt bao nhiêu. ROP trả lời khi nào đặt. Hai phương pháp dùng cùng nhau, không thay thế nhau.

Công thức

ROP bằng (Nhu cầu bình quân ngày × Thời gian chờ) + Tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn bằng Nhu cầu bình quân ngày × Số ngày an toàn

Ví dụ tính, tiếp ví dụ trên

Tham số	Giá trị
Nhu cầu bình quân ngày	24.000 chia 300 ngày làm việc bằng 80 kg
Thời gian chờ từ lúc đặt tới lúc nhận	12 ngày
Số ngày an toàn	5 ngày

Tồn kho an toàn: 80 nhân 5 bằng 400 kg.

ROP: 80 nhân 12 cộng 400 bằng 960 cộng 400 bằng 1.360 kg.

Cách dùng hai con số cùng nhau

Khi tồn kho xuống tới 1.360 kg, đặt một đơn 3.795 kg.

Con số	Giá trị	Nghĩa
ROP	1.360 kg	Ngưỡng kích hoạt việc đặt hàng
EOQ	3.795 kg	Lượng đặt mỗi lần
Mức tồn tối đa	1.360 cộng 3.795 bằng 5.155 kg	Mức tồn ngay sau khi nhận hàng

Vì sao cần tồn kho an toàn: 960 kg chỉ đủ dùng đúng 12 ngày chờ hàng, với điều kiện nhu cầu không tăng và hàng về đúng hạn. 400 kg an toàn là đệm cho hai rủi ro đó.

Số ngày an toàn chọn bao nhiêu: phụ thuộc mức độ ổn định của nhà cung cấp và hậu quả của việc thiếu hàng. Nhà cung cấp hay giao chậm thì tăng. Hàng mà thiếu là dừng sản xuất thì tăng.

Đây là chỗ cần cân nhắc, không phải tính toán: mỗi ngày an toàn thêm là 80 kg hàng nằm trong kho, tương đương chi phí lưu kho 80 nhân 5.000 bằng 400.000 đồng một năm.

Phương pháp 3: Min-Max

Cách đơn giản hóa hai phương pháp trên cho doanh nghiệp có nhiều mã hàng.

Thành phần	Giá trị trong ví dụ
Min bằng ROP	1.360 kg
Max bằng ROP cộng EOQ	5.155 kg

Quy tắc: khi tồn xuống tới Min thì mua bù lên Max.

Khi nào dùng Min-Max thay EOQ cộng ROP: khi có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã hàng, và việc tính lại EOQ cho từng mã mỗi kỳ là không khả thi. Đặt Min và Max một lần, rà lại định kỳ.

Kết hợp với phân loại ABC: tính EOQ và ROP cẩn thận cho nhóm A là nhóm chiếm phần lớn giá trị, dùng Min-Max đơn giản cho nhóm C.

Phương pháp 4: MRP, cho vật tư sản xuất

Không dùng EOQ cho vật tư sản xuất theo đơn hàng. Lý do: nhu cầu vật tư không phát sinh từ lịch sử tiêu dùng mà từ định mức nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất.

	EOQ	MRP
Nhu cầu tính từ	Lịch sử tiêu dùng, giả định đều	Định mức nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất
Phù hợp với	Hàng dùng đều, vật tư phụ, hàng hóa thương mại	Nguyên vật liệu chính cho sản xuất
Kết quả	Lượng đặt tối ưu về chi phí	Lượng và thời điểm đặt theo từng kỳ sản xuất

Hai công thức cốt lõi của MRP:

Nhu cầu thuần = Nhu cầu gộp − Tồn kho − Đang đặt về

Thời điểm đặt = Thời điểm cần − Thời gian mua

Chi tiết xem MRP là gì và kế hoạch sản xuất là gì.

Chọn phương pháp nào

Tình huống	Phương pháp
Hàng dùng đều quanh năm, giá không đổi theo lượng	EOQ cộng ROP
Hàng theo mùa, nhu cầu biến động mạnh	Không dùng EOQ. Lập kế hoạch theo dự báo từng kỳ
Nguyên vật liệu cho sản xuất theo đơn hàng	MRP
Hàng giá trị thấp, nhiều mã	Min-Max, kết hợp phân loại ABC
Nhà cung cấp có chiết khấu theo lượng	EOQ là điểm khởi đầu, phải so tổng chi phí ở từng bậc chiết khấu
Hàng có hạn sử dụng ngắn	Ưu tiên vòng quay nhanh hơn chi phí đặt hàng, EOQ có thể cho lượng quá lớn

Dòng cuối là giới hạn ít được nói tới. EOQ không biết hàng có hết hạn hay không. Với thực phẩm hoặc hóa chất có hạn dùng, lượng EOQ tính ra có thể lớn hơn lượng dùng kịp trước khi hết hạn.

Nội dung một kế hoạch mua hàng

Nhóm	Nội dung
Danh mục	Mã hàng, tên, đơn vị tính, nhóm hàng
Lượng và thời điểm	Nhu cầu kỳ, EOQ hoặc lượng theo định mức, ROP, mức tồn tối đa
Ngân sách	Giá trị từng đơn hàng, ngân sách cả kỳ, phân bổ theo tháng
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp dự kiến, thời gian chờ, điều kiện thanh toán
Trách nhiệm	Người phụ trách từng nhóm hàng, tiến độ
Tiêu chí đánh giá	Tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ hàng đạt chất lượng, mức chênh ngân sách

Dòng ngân sách phân bổ theo tháng là dòng hay bị bỏ, và là dòng nối kế hoạch mua hàng với kế hoạch dòng tiền. Biết cả năm cần 2 tỷ đồng là chưa đủ, phải biết tháng nào cần bao nhiêu.

Bốn chỉ số để đo kế hoạch mua hàng

Chỉ số	Cách tính	Nói lên điều gì
Tỷ lệ giao đúng hạn	Số đơn giao đúng hạn chia tổng số đơn	Độ tin cậy của nhà cung cấp, và tính đúng của thời gian chờ đã dùng để tính ROP
Số lần thiếu hàng	Số lần hết hàng gây dừng sản xuất hoặc mất đơn	ROP và tồn kho an toàn đặt có đủ chưa
Chênh lệch ngân sách	Giá trị mua thực tế chia ngân sách kế hoạch	Chất lượng dự báo nhu cầu
Số ngày tồn kho	365 chia vòng quay hàng tồn kho	Lượng đặt có quá lớn so với nhu cầu không

Hai chỉ số đầu đi ngược nhau và phải đọc cùng nhau. Không bao giờ thiếu hàng có thể nghĩa là đang giữ quá nhiều tồn kho. Thiếu hàng thường xuyên nghĩa là ROP đặt quá thấp.

Nếu tỷ lệ giao đúng hạn thấp: vấn đề không nằm ở công thức ROP mà ở thời gian chờ đã dùng. Thời gian chờ thực tế dài hơn con số đã dùng để tính thì ROP tính ra quá thấp.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Chỉ tính đặt bao nhiêu, không tính khi nào đặt	Có EOQ mà không có ROP thì vẫn thiếu hàng
Bỏ chi phí vốn bị chôn khỏi chi phí lưu kho	Chi phí lưu kho bị hiểu thấp, EOQ tính ra quá lớn
Dùng EOQ cho hàng theo mùa	Lượng đặt không khớp nhu cầu thực tế từng kỳ
Dùng EOQ cho nguyên vật liệu sản xuất theo đơn hàng	Phải dùng MRP, tính từ định mức
Dùng thời gian chờ theo cam kết thay vì thời gian chờ thực tế	ROP quá thấp, thiếu hàng
Không phân bổ ngân sách theo tháng	Không nối được với kế hoạch dòng tiền

Lỗi thứ hai là lỗi làm sai lệch EOQ nhiều nhất. Chi phí vốn bị chôn trong hàng tồn thường là thành phần lớn nhất của chi phí lưu kho, và hay bị bỏ vì nó không xuất hiện thành một khoản chi trên sổ.

Lỗi thứ năm dễ phát hiện: so thời gian chờ thực tế trung bình của 10 đơn gần nhất với con số đang dùng.

Lập kế hoạch mua hàng trên hệ thống Arito

Arito xử lý:

• Tính EOQ và ROP theo từng mã hàng, từ dữ liệu nhu cầu và chi phí thực tế trong hệ thống
• Theo dõi thời gian chờ thực tế của từng nhà cung cấp, dùng số thực tế thay vì số cam kết để tính ROP
• Cảnh báo khi tồn kho xuống tới điểm đặt hàng lại, theo từng mã hàng
• Tính nhu cầu vật tư sản xuất theo MRP, từ định mức nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất
• Phân loại ABC theo giá trị, phục vụ chọn phương pháp theo nhóm hàng
• Ngân sách mua hàng phân bổ theo tháng, đối chiếu với thực tế
• Theo dõi tỷ lệ giao đúng hạn và số lần thiếu hàng theo nhà cung cấp
• Nối kế hoạch mua hàng với kế hoạch dòng tiền
• Chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm quản lý kho hoặc phần mềm ERP.

Câu hỏi thường gặp

Kế hoạch mua hàng được tính theo phương pháp nào?

Bốn phương pháp chính: EOQ tính lượng đặt mỗi lần, ROP tính thời điểm đặt, Min-Max là cách đơn giản hóa cho nhiều mã hàng, và MRP cho nguyên vật liệu sản xuất tính từ định mức.

Công thức EOQ là gì?

EOQ bằng căn bậc hai của hai lần nhu cầu năm nhân chi phí mỗi lần đặt hàng, chia chi phí lưu kho một đơn vị một năm.

Làm sao biết EOQ tính đúng?

Tại đúng mức EOQ, tổng chi phí đặt hàng cả năm bằng tổng chi phí lưu kho cả năm. Nếu hai số lệch nhau nhiều thì đã nhập sai tham số.

Công thức ROP là gì?

ROP bằng nhu cầu bình quân ngày nhân thời gian chờ, cộng tồn kho an toàn. Tồn kho an toàn bằng nhu cầu bình quân ngày nhân số ngày an toàn.

EOQ và ROP khác nhau thế nào?

EOQ trả lời mỗi lần đặt bao nhiêu. ROP trả lời khi nào đặt. Hai phương pháp dùng cùng nhau, không thay thế nhau.

Chi phí lưu kho gồm những gì?

Chi phí mặt bằng, bảo quản, hao hụt, bảo hiểm, và chi phí vốn bị chôn trong hàng tồn. Khoản cuối thường lớn nhất và hay bị bỏ.

Khi nào không nên dùng EOQ?

Khi nhu cầu theo mùa, khi nhà cung cấp có chiết khấu theo lượng, khi hàng có hạn sử dụng ngắn, và khi là nguyên vật liệu sản xuất theo đơn hàng.

Nhà cung cấp có chiết khấu theo lượng thì tính thế nào?

EOQ chỉ là điểm khởi đầu. Phải so tổng chi phí ở từng bậc chiết khấu, trong đó tổng chi phí gồm cả giá mua, không chỉ chi phí đặt hàng và lưu kho.

Số ngày an toàn nên chọn bao nhiêu?

Phụ thuộc độ ổn định của nhà cung cấp và hậu quả của việc thiếu hàng. Mỗi ngày an toàn thêm là một lượng hàng nằm trong kho, nên có chi phí tương ứng.

Vì sao vẫn thiếu hàng dù đã tính ROP?

Thường vì dùng thời gian chờ theo cam kết thay vì thời gian chờ thực tế. So thời gian chờ thực tế trung bình của 10 đơn gần nhất với con số đang dùng.

Tổng kết

Bốn điều quyết định:

Cần hai công thức, không phải một. EOQ trả lời đặt bao nhiêu, ROP trả lời khi nào đặt. Có EOQ mà không có ROP thì vẫn thiếu hàng.

Kiểm tra EOQ bằng tính chất hai chi phí bằng nhau. Tại đúng EOQ, chi phí đặt hàng cả năm bằng chi phí lưu kho cả năm.

Đưa chi phí vốn bị chôn vào chi phí lưu kho. Bỏ khoản này làm EOQ tính ra quá lớn, vì nó thường là thành phần lớn nhất.

Dùng thời gian chờ thực tế, không dùng thời gian cam kết. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất của việc thiếu hàng dù đã tính ROP.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Các tham số chi phí cần xác định theo số liệu thực tế của doanh nghiệp, vì EOQ rất nhạy với hai tham số này.

Bài viết liên quan

• MRP là gì
• Kế hoạch sản xuất là gì
• Hàng tồn kho
• Quy trình quản lý kho
• Phần mềm quản lý kho