Thẻ kho là gì? Cách ghi, đối chiếu với sổ kế toán và ví dụ mẫu

Thẻ kho là chứng từ đơn giản nhất trong kho, và cũng là chứng từ hay bị coi là hình thức nhất. Nhưng đây là bản ghi duy nhất theo dõi từng mặt hàng theo thời gian, và là căn cứ để biết chênh lệch kiểm kê phát sinh từ lúc nào.

Bài viết đưa nội dung bắt buộc, một ví dụ mẫu ghi đầy đủ, và cách đối chiếu với sổ kế toán.

Thẻ kho là gì?

Là bản ghi theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của một mặt hàng cụ thể tại một kho cụ thể, theo thứ tự thời gian.

Ba đặc điểm phân biệt thẻ kho với các chứng từ khác:

Đặc điểm	Nội dung
Một thẻ cho một mặt hàng	Không gộp nhiều mặt hàng vào một thẻ
Theo dõi số lượng, không theo dõi giá trị	Giá trị là việc của sổ kế toán
Do thủ kho giữ và ghi	Không phải kế toán ghi

Điểm thứ hai là điểm hay bị nhầm. Thẻ kho ghi số lượng. Việc tính giá trị và giá xuất kho thuộc sổ kế toán, vì nó phụ thuộc phương pháp tính giá xuất kho đã chọn.

Nội dung bắt buộc

Phần	Gồm những gì
Phần đầu thẻ	Tên đơn vị, tên kho, tên và mã hàng, đơn vị tính, quy cách phẩm chất
Số dư đầu kỳ	Số lượng tồn đầu kỳ
Các dòng nghiệp vụ	Ngày, số chứng từ, diễn giải, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn sau mỗi lần
Phần cuối	Tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ, chữ ký thủ kho và kế toán

Cột tồn sau mỗi lần là cột quan trọng nhất và là cột phân biệt thẻ kho ghi đúng cách với một bảng liệt kê nghiệp vụ. Có cột tồn chạy thì bất kỳ lúc nào cũng biết tồn là bao nhiêu, và khi kiểm kê lệch thì truy được lệch từ dòng nào.

Về nội dung bắt buộc của chứng từ, cần đối chiếu Điều 16 Luật Kế toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp tự thiết kế mẫu theo Thông tư 99/2025.

Ví dụ mẫu thẻ kho ghi đầy đủ

Phần này là phần người đọc cần nhất.

THẺ KHO

Kho: Kho vật tư số 1 · Tên hàng: Thép tấm CT3 · Mã hàng: VT-TH-001 · Đơn vị tính: kg

Tháng 3 năm 2026

Ngày	Số chứng từ	Diễn giải	Nhập	Xuất	Tồn
01/3		Tồn đầu kỳ			2.000
15/3	PN-031	Nhập mua từ Công ty X	5.000		7.000
18/3	PX-045	Xuất cho lệnh sản xuất LSX-012		3.000	4.000
22/3	PN-037	Nhập mua từ Công ty X	2.000		6.000
28/3	PX-052	Xuất cho lệnh sản xuất LSX-015		4.500	1.500
31/3		Cộng phát sinh	7.000	7.500
31/3		Tồn cuối kỳ			1.500

Thủ kho: ……………. · Kế toán: …………….

Kiểm tra số học

Kiểm tra theo cột tồn chạy: 2.000 cộng 5.000 bằng 7.000. Trừ 3.000 bằng 4.000. Cộng 2.000 bằng 6.000. Trừ 4.500 bằng 1.500. Khớp.

Kiểm tra theo tổng: tồn đầu 2.000 cộng tổng nhập 7.000 trừ tổng xuất 7.500 bằng 1.500, đúng bằng tồn cuối kỳ. Khớp.

Hai phép kiểm tra này phải cùng cho một kết quả. Nếu lệch thì có dòng ghi sai, và cột tồn chạy giúp tìm ra ngay dòng nào.

Bốn điều ví dụ trên thể hiện

Mỗi dòng có số chứng từ. Không có số chứng từ thì không đối chiếu được với phiếu nhập xuất và với sổ kế toán.

Diễn giải ghi rõ mục đích xuất, ở đây là xuất cho lệnh sản xuất nào. Đây là thông tin cần cho việc tập hợp chi phí theo đối tượng tính giá thành.

Cột tồn cập nhật sau mỗi dòng, không chỉ ở cuối kỳ.

Có cả dòng cộng phát sinh và dòng tồn cuối kỳ, để kiểm tra chéo hai chiều.

Cách đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán

Đây là công dụng chính của thẻ kho và là việc hay bị bỏ.

Bên	Theo dõi gì
Thẻ kho, do thủ kho giữ	Số lượng nhập xuất tồn
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, do kế toán giữ	Cả số lượng và giá trị

Đối chiếu phần số lượng của hai bên. Bốn con số phải khớp: tồn đầu kỳ, tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ.

Bảng đối chiếu

Chỉ tiêu	Thẻ kho	Sổ kế toán	Khớp
Tồn đầu kỳ	2.000	2.000	Có
Tổng nhập trong kỳ	7.000	7.000	Có
Tổng xuất trong kỳ	7.500	7.500	Có
Tồn cuối kỳ	1.500	1.500	Có

Khi lệch thì tìm ở đâu

Nguyên nhân lệch	Dấu hiệu
Có phiếu nhập xuất mà thủ kho chưa ghi thẻ	Sổ kế toán có, thẻ kho không có dòng đó
Thủ kho ghi mà kế toán chưa nhận được phiếu	Thẻ kho có, sổ kế toán không có
Ghi sai số lượng ở một bên	Cả hai đều có dòng nhưng số khác nhau
Ghi vào sai mặt hàng	Hai mặt hàng lệch ngược chiều nhau

Cách tìm nhanh: so tổng nhập và tổng xuất trước. Lệch ở tổng nhập thì tìm trong các phiếu nhập, lệch ở tổng xuất thì tìm trong các phiếu xuất. Sau đó dùng cột tồn chạy để khoanh vùng theo ngày.

Tần suất đối chiếu: hằng tháng, trước khi khóa sổ. Đối chiếu mỗi quý hoặc mỗi năm thì sai sót tích lũy quá nhiều và không truy được nguyên nhân.

Thẻ kho và kiểm kê

Thẻ kho là căn cứ để so số sổ sách với số thực đếm.

Bước	Việc làm
1	Chốt số tồn trên thẻ kho tại thời điểm kiểm kê
2	Đếm thực tế, ghi vào biên bản kiểm kê
3	So hai số, xác định chênh lệch từng mặt hàng
4	Dùng thẻ kho truy nguyên nhân: xem các dòng gần nhất, tìm dòng ghi thiếu hoặc ghi sai
5	Lập biên bản, xử lý chênh lệch qua tài khoản chờ xử lý

Bước 4 là lý do thẻ kho phải ghi liên tục và có cột tồn chạy. Không có thẻ kho ghi đầy đủ thì chênh lệch kiểm kê chỉ biết là có, không biết phát sinh từ lúc nào.

Về hạch toán chênh lệch: thiếu thì ghi Nợ tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý, Có tài khoản hàng tồn kho. Thừa thì ghi Nợ hàng tồn kho, Có phải trả phải nộp khác. Không ghi thẳng vào chi phí hoặc thu nhập.

Thẻ kho giấy và thẻ kho trên phần mềm

	Thẻ kho giấy	Trên phần mềm
Cập nhật tồn sau mỗi nghiệp vụ	Thủ công, dễ sai số học	Tự động
Đối chiếu với sổ kế toán	Thủ công, thường làm cuối tháng	Tự động, phát hiện lệch ngay
Truy lịch sử một mặt hàng	Phải tìm thẻ	Tra theo mã hàng
Ai sửa gì lúc nào	Không truy được nếu sửa bằng bút	Nhật ký thao tác đầy đủ
Rủi ro mất, hỏng	Có	Cần sao lưu

Điểm khác biệt quan trọng nhất là dòng thứ tư. Thẻ kho giấy bị sửa bằng bút thì không truy được ai sửa và sửa lúc nào. Đây là điểm cơ quan thuế và kiểm toán quan tâm.

Nếu vẫn dùng thẻ kho giấy: không dùng bút xóa, sai thì gạch một đường và ghi lại bên cạnh kèm chữ ký người sửa.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Không ghi cột tồn sau mỗi dòng, chỉ tính tồn cuối kỳ	Không truy được chênh lệch phát sinh từ lúc nào
Gộp nhiều mặt hàng vào một thẻ	Không theo dõi được từng mặt hàng
Không ghi số chứng từ	Không đối chiếu được với phiếu và với sổ kế toán
Ghi thẻ kho theo giá trị thay vì số lượng	Sai chức năng, và giá trị phụ thuộc phương pháp tính giá xuất kho
Chỉ đối chiếu với sổ kế toán vào cuối năm	Sai sót tích lũy cả năm, không truy được nguyên nhân
Thủ kho vừa giữ hàng vừa ghi thẻ vừa tự kiểm kê	Không còn ai kiểm tra ai

Lỗi cuối là lỗi về thiết kế tổ chức, không phải lỗi kỹ thuật. Thủ kho ghi thẻ là đúng, nhưng người kiểm kê không nên là thủ kho.

Quản lý thẻ kho trên hệ thống Arito

Arito xử lý:

• Thẻ kho sinh tự động từ phiếu nhập xuất, cột tồn cập nhật sau mỗi nghiệp vụ
• Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán tự động, cảnh báo ngay khi lệch thay vì chờ cuối tháng
• Tra lịch sử nhập xuất tồn của một mặt hàng theo bất kỳ khoảng thời gian
• Theo dõi theo kho, vị trí, lô và hạn sử dụng
• Nhật ký thao tác đầy đủ, truy được ai sửa gì lúc nào
• Hỗ trợ kiểm kê, ghi nhận chênh lệch qua tài khoản chờ xử lý có biên bản
• Biểu mẫu theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm quản lý kho hoặc hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

Thẻ kho là gì?

Là bản ghi theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của một mặt hàng cụ thể tại một kho cụ thể, theo thứ tự thời gian. Một thẻ cho một mặt hàng.

Thẻ kho theo dõi số lượng hay giá trị?

Số lượng. Việc tính giá trị và giá xuất kho thuộc sổ kế toán, vì phụ thuộc phương pháp tính giá xuất kho đã chọn.

Ai ghi thẻ kho?

Thủ kho ghi và giữ. Kế toán giữ sổ chi tiết vật tư hàng hóa, và hai bên đối chiếu với nhau.

Thẻ kho gồm những nội dung gì?

Tên kho, tên và mã hàng, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, các dòng nghiệp vụ gồm ngày và số chứng từ cùng số lượng nhập xuất và tồn sau mỗi lần, tổng phát sinh, tồn cuối kỳ, và chữ ký thủ kho cùng kế toán.

Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán thế nào?

So bốn con số về số lượng: tồn đầu kỳ, tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ. Nên đối chiếu hằng tháng trước khi khóa sổ.

Từ 2026 có được tự thiết kế mẫu thẻ kho không?

Được. Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 cho biểu mẫu tại phụ lục mang tính tham khảo, doanh nghiệp tự thiết kế với điều kiện đảm bảo yêu cầu tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận trong sổ tay kế toán của đơn vị.

Ghi sai trên thẻ kho giấy thì sửa thế nào?

Không dùng bút xóa. Gạch một đường lên số sai, ghi số đúng bên cạnh kèm chữ ký người sửa.

Tổng kết

Ba điều quyết định:

Cột tồn phải cập nhật sau mỗi dòng, không chỉ cuối kỳ. Đây là điều giúp truy được chênh lệch kiểm kê phát sinh từ lúc nào.

Đối chiếu với sổ kế toán hằng tháng. Đối chiếu cuối năm thì sai sót đã tích lũy quá nhiều.

Thủ kho ghi thẻ, nhưng người kiểm kê không nên là thủ kho. Đây là thiết kế tổ chức, không phần mềm nào thay được.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Biểu mẫu cần đối chiếu Thông tư 99/2025 và Điều 16 Luật Kế toán.

Bài viết liên quan

• Hàng tồn kho
• Cách tính hàng tồn kho
• Nghiệp vụ quản lý kho hàng
• Quy trình quản lý kho
• Phần mềm quản lý kho