Hàng tồn kho là gì? Cách ghi nhận, tính giá xuất kho và kiểm soát

Hàng tồn kho thường là khoản mục lớn nhất trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Đây cũng là khoản mục dễ sai nhất, vì hai câu hỏi đơn giản lại có nhiều cách trả lời: ghi nhận vào giá gốc bao nhiêu, và khi xuất kho thì tính giá nào.

Bài viết trả lời hai câu hỏi đó bằng ví dụ có số, kèm các chỉ số để biết hàng tồn kho đang được quản lý thế nào.

Hàng tồn kho là gì?

Là tài sản được giữ để bán trong kỳ hoạt động bình thường, hoặc đang trong quá trình sản xuất để bán, hoặc là nguyên vật liệu và công cụ dùng cho sản xuất và bán hàng.

Định nghĩa này quyết định bằng mục đích sử dụng, không bằng loại tài sản. Một chiếc xe tải là hàng tồn kho với công ty bán xe, nhưng là tài sản cố định với công ty vận tải.

Hàng tồn kho gồm những gì

Nhóm	Tài khoản	Nội dung
Hàng mua đang đi đường	151	Đã thanh toán hoặc đã nhận hóa đơn, chưa nhập kho
Nguyên liệu, vật liệu	152	Đầu vào của sản xuất
Công cụ, dụng cụ	153	Giá trị nhỏ, không đủ điều kiện tài sản cố định
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang	154	Sản phẩm chưa hoàn thành
Thành phẩm	155	Do doanh nghiệp tự sản xuất
Hàng hóa	156	Mua vào để bán lại
Hàng gửi đi bán	157	Đã chuyển cho bên nhận, chưa được xác định là đã bán

Hai tài khoản hay bị bỏ sót là 151 và 157. Cả hai đều là hàng tồn kho dù không nằm trong kho của doanh nghiệp. Quyền sở hữu quyết định, không phải vị trí vật lý.

Tài khoản 154 là dấu hiệu quan trọng ở doanh nghiệp sản xuất. Số dư 154 lớn và tăng liên tục nghĩa là sản xuất bị ứ, hoặc là chi phí không được kết chuyển sang thành phẩm đúng kỳ.

Cách xác định giá gốc hàng tồn kho

Đây là chỗ sai nhiều nhất trong thực tế.

Nguyên tắc: giá gốc gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, và mọi chi phí trực tiếp để đưa hàng về trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Vào giá gốc	Không vào giá gốc
Giá mua trên hóa đơn	Thuế GTGT được khấu trừ
Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt	Chi phí bán hàng
Chi phí vận chuyển, bốc xếp	Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bảo hiểm hàng trên đường	Chi phí lưu kho sau khi hàng đã sẵn sàng
Chi phí kiểm định, hao hụt trong định mức	Hao hụt vượt định mức

Hai dòng cuối là hai cái bẫy. Chi phí lưu kho trước khi hàng sẵn sàng thì vào giá gốc, sau đó thì vào chi phí trong kỳ. Hao hụt trong định mức vào giá gốc, vượt định mức vào chi phí.

Ví dụ tính giá gốc

Doanh nghiệp nhập 10.000 kg thép tấm:

Khoản mục	Số tiền	Vào giá gốc
Giá mua 10.000 kg × 20.000 đ	200.000.000	Có
Thuế nhập khẩu 5% trên giá mua	10.000.000	Có
Chi phí vận chuyển về kho	6.000.000	Có
Chi phí bốc xếp, kiểm định	2.000.000	Có
Thuế GTGT 8% được khấu trừ	16.800.000	Không
Chi phí lưu kho tháng sau	3.000.000	Không

Giá gốc bằng 200.000.000 cộng 10.000.000 cộng 6.000.000 cộng 2.000.000 bằng 218.000.000 đồng.

Đơn giá nhập kho bằng 218.000.000 chia 10.000 bằng 21.800 đồng một kg.

Kiểm tra

Đơn giá nhập 21.800 đồng, cao hơn giá mua 20.000 đồng là 1.800 đồng một kg. Nhân với 10.000 kg bằng 18.000.000 đồng, đúng bằng tổng thuế nhập khẩu 10.000.000 cộng vận chuyển 6.000.000 cộng bốc xếp 2.000.000. Khớp.

Nếu ghi nhận sai theo kiểu chỉ lấy giá mua 200.000.000, đơn giá nhập là 20.000 đồng. Chênh lệch 18.000.000 đồng bị đẩy vào chi phí trong kỳ thay vì nằm trong giá trị hàng tồn kho. Kết quả: lợi nhuận kỳ này bị hiểu thấp, giá vốn các kỳ sau bị hiểu thấp.

Thuế GTGT 16.800.000 đồng không vào giá gốc vì được khấu trừ. Nếu doanh nghiệp không được khấu trừ, ví dụ doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp, thì khoản này lại vào giá gốc.

Năm phương pháp tính giá xuất kho

Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025 cho năm phương pháp.

Phương pháp	Cách làm	Phù hợp với
Bình quân gia quyền	Lấy giá bình quân của toàn bộ hàng trong kho	Hàng đồng nhất, số lần nhập nhiều
Nhập trước xuất trước	Xuất theo thứ tự nhập	Hàng có hạn dùng
Thực tế đích danh	Theo đúng lô hàng đã nhập	Hàng giá trị lớn, có mã lô riêng
Giá bán lẻ	Từ giá bán trừ tỷ lệ lãi gộp	Bán lẻ nhiều mặt hàng, giá trị đơn vị nhỏ
Chi phí chuẩn	Theo định mức, chênh lệch xử lý riêng	Sản xuất ổn định, có hệ thống định mức

Hai phương pháp cuối là điểm mới của Thông tư 99/2025. Phương pháp giá bán lẻ giải quyết vấn đề thực tế của siêu thị và chuỗi bán lẻ: hàng nghìn mã hàng, theo dõi giá gốc từng mã là bất khả thi.

Ba điều cần lưu ý

Chọn một phương pháp và giữ nhất quán. Đổi phương pháp giữa các kỳ làm số liệu không so sánh được, và phải trình bày lý do cùng ảnh hưởng.

Bình quân gia quyền có hai biến thể. Bình quân cuối kỳ tính một lần khi khóa sổ, bình quân sau mỗi lần nhập tính lại liên tục. Biến thể thứ hai cho số liệu kịp thời nhưng cần phần mềm.

Phương pháp chi phí chuẩn không tự động hợp lệ. Phải có hệ thống định mức được xây dựng có căn cứ và được cập nhật, và chênh lệch giữa chi phí chuẩn với chi phí thực tế phải được xử lý, không để tồn.

Chi tiết cách tính từng phương pháp xem cách tính hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá trị thuần có thể thực hiện được bằng giá bán dự kiến trừ chi phí hoàn thiện trừ chi phí bán.

Ví dụ

Lô hàng giá gốc 500.000.000 đồng, tồn 18 tháng, mẫu đã lỗi.

Khoản mục	Số tiền
Giá bán dự kiến khi thanh lý	380.000.000
Trừ chi phí bán, vận chuyển	20.000.000
Giá trị thuần có thể thực hiện được	360.000.000
Giá gốc	500.000.000
Mức dự phòng phải lập	140.000.000

Kiểm tra: 500.000.000 trừ 360.000.000 bằng 140.000.000. Khớp.

Hai lỗi thường gặp:

Quên trừ chi phí bán. Nếu chỉ lấy giá bán 380.000.000 so với giá gốc, dự phòng là 120.000.000, thiếu 20.000.000 đồng.

Không lập dự phòng vì chưa bán nên chưa biết lỗ. Nguyên tắc thận trọng yêu cầu ghi nhận tổn thất khi có dấu hiệu, không chờ đến khi bán.

Về tỷ lệ dự phòng và hồ sơ: cần đối chiếu Thông tư 48/2019/TT-BTC và các văn bản sửa đổi để xác định điều kiện và hồ sơ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế. (người duyệt bài kiểm tra hiệu lực hiện hành của Thông tư 48/2019)

Bốn chỉ số cần theo dõi

Phần này là phần bài cũ thiếu hoàn toàn.

Chỉ số	Cách tính	Nói lên điều gì
Vòng quay hàng tồn kho	Giá vốn hàng bán chia tồn kho bình quân	Bán được bao nhiêu lần trong kỳ
Số ngày tồn kho	365 chia vòng quay	Trung bình hàng nằm trong kho bao lâu
Tỷ lệ hàng tồn trên 6 tháng	Giá trị hàng tồn quá 6 tháng chia tổng tồn kho	Mức độ hàng chậm luân chuyển
Độ chính xác kiểm kê	Số mã hàng khớp chia tổng số mã kiểm	Chất lượng ghi chép và kiểm soát kho

Ví dụ tính

Chỉ tiêu	Số liệu
Giá vốn hàng bán năm	14.600.000.000
Tồn kho đầu năm	1.800.000.000
Tồn kho cuối năm	2.200.000.000

Tồn kho bình quân bằng 1.800 cộng 2.200 chia 2 bằng 2.000.000.000 đồng.

Vòng quay bằng 14.600.000.000 chia 2.000.000.000 bằng 7,3 lần một năm.

Số ngày tồn kho bằng 365 chia 7,3 bằng 50 ngày.

Kiểm tra: 7,3 lần một năm nghĩa là mỗi vòng khoảng 50 ngày. 7,3 nhân 50 bằng 365. Khớp.

Cách dùng con số này

50 ngày là tốt hay xấu phụ thuộc ngành. Ngành thực phẩm tươi thì 50 ngày là quá dài. Ngành thiết bị công nghiệp thì 50 ngày là ngắn.

Cách dùng đúng là so với chính mình theo thời gian. Số ngày tồn kho tăng từ 50 lên 65 nghĩa là có thêm khoảng 15 ngày giá vốn bị giữ trong kho, tương đương 14.600.000.000 chia 365 nhân 15 bằng 600.000.000 đồng vốn bị chôn thêm.

Chỉ số thứ ba quan trọng hơn chỉ số thứ nhất. Vòng quay tổng có thể vẫn tốt trong khi một phần hàng đã chết hẳn, vì phần hàng bán nhanh bù cho phần hàng không bán được. Tỷ lệ hàng tồn trên 6 tháng chỉ ra phần đó.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Chỉ ghi giá mua, bỏ chi phí vận chuyển và thuế nhập khẩu	Giá trị tồn kho thấp, chi phí kỳ này cao, giá vốn kỳ sau thấp
Đưa thuế GTGT được khấu trừ vào giá gốc	Giá trị tồn kho bị đẩy lên, sai cả giá vốn
Bỏ tài khoản 151 và 157	Thiếu hàng tồn kho trên báo cáo
Không lập dự phòng cho hàng chậm luân chuyển	Tài sản và lợi nhuận bị hiểu cao
Đổi phương pháp tính giá xuất kho giữa các kỳ	Số liệu không so sánh được
Kiểm kê một lần một năm	Chênh lệch tích lũy cả năm, không truy được nguyên nhân

Lỗi thứ nhất và thứ hai đi ngược nhau và hay xuất hiện cùng lúc ở một bộ sổ. Đây là dấu hiệu việc ghi nhận không theo nguyên tắc nào, mà theo thói quen từng người nhập liệu.

Quản lý hàng tồn kho trên hệ thống Arito

Arito xử lý:

• Tự tính giá gốc từ giá mua cộng các chi phí phân bổ, phân bổ vận chuyển và thuế nhập khẩu theo tiêu chí chọn trước
• Cả năm phương pháp tính giá xuất kho theo Thông tư 99/2025, chọn theo nhóm hàng
• Theo dõi theo kho, vị trí, lô và hạn sử dụng
• Báo cáo tuổi hàng tồn kho theo khoảng thời gian, làm cơ sở xác định hàng cần lập dự phòng
• Bảng tính dự phòng theo giá trị thuần có thể thực hiện được, lưu căn cứ xác định giá bán dự kiến
• Chỉ số vòng quay và số ngày tồn kho theo nhóm hàng và theo kỳ
• Hỗ trợ kiểm kê, đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán, ghi nhận chênh lệch có biên bản
• Chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm quản lý kho hoặc phần mềm ERP.

Câu hỏi thường gặp

Hàng tồn kho là gì?

Là tài sản giữ để bán trong kỳ hoạt động bình thường, đang trong quá trình sản xuất để bán, hoặc là nguyên vật liệu và công cụ dùng cho sản xuất và bán hàng. Xác định theo mục đích sử dụng, không theo loại tài sản.

Hàng tồn kho gồm những tài khoản nào?

151 hàng mua đang đi đường, 152 nguyên vật liệu, 153 công cụ dụng cụ, 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, 155 thành phẩm, 156 hàng hóa, 157 hàng gửi đi bán.

Chi phí vận chuyển có vào giá gốc hàng tồn kho không?

Có. Giá gốc gồm giá mua, thuế không được hoàn lại, và mọi chi phí trực tiếp để đưa hàng về trạng thái sẵn sàng sử dụng, trong đó có vận chuyển và bốc xếp.

Thuế GTGT có vào giá gốc không?

Không, nếu được khấu trừ. Có, nếu không được khấu trừ, ví dụ doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp.

Có mấy phương pháp tính giá xuất kho từ 2026?

Năm. Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 cho bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh, giá bán lẻ và chi phí chuẩn.

Vòng quay hàng tồn kho tính thế nào?

Giá vốn hàng bán chia tồn kho bình quân. Tồn kho bình quân bằng tồn đầu kỳ cộng tồn cuối kỳ chia hai.

Khi nào phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?

Khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc. Giá trị thuần bằng giá bán dự kiến trừ chi phí hoàn thiện và chi phí bán.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng thông tư nào?

Thông tư 133/2016, thông tư này chưa bị thay thế. Thông tư 99/2025 thay Thông tư 200/2014.

Tổng kết

Bốn điều quyết định:

Giá gốc gồm cả chi phí đưa hàng về kho. Chỉ ghi giá mua là sai, và sai này đẩy chi phí sang kỳ này rồi làm giá vốn kỳ sau thấp giả.

Chọn một phương pháp tính giá xuất kho và giữ nhất quán. Từ 2026 có năm phương pháp để chọn, nhưng chọn rồi thì không đổi tùy kỳ.

Theo dõi tỷ lệ hàng tồn trên 6 tháng, không chỉ vòng quay tổng. Vòng quay tổng có thể tốt trong khi một phần hàng đã chết.

Kiểm kê và đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán hằng tháng. Kiểm kê một lần một năm thì chênh lệch không còn truy được nguyên nhân.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Khi áp dụng cần đối chiếu Thông tư 99/2025 hoặc Thông tư 133/2016 tùy chế độ kế toán đang áp dụng.

Bài viết liên quan

• Cách tính hàng tồn kho
• Thẻ kho là gì
• Nghiệp vụ quản lý kho hàng
• Quy trình quản lý kho
• Giá thành và giá vốn
• Phần mềm quản lý kho