10 phần mềm giao việc hiệu quả nhất dành cho lãnh đạo

Quản lý giao việc hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng năng suất, cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí. Việc lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu này. Trong bài viết dưới đây, ARITO sẽ giới thiệu 10 phần mềm quản lý nhân sự và giao việc hiệu quả tại Việt Nam, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

1. Những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý và giao công việc

Quản lý quy trình được coi là trọng tâm quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của một doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp thường gặp phải nhiều vấn đề xoay quanh việc quản lý quy trình, làm chậm tiến độ và tăng chi phí sản xuất. Cụ thể, một số vấn đề thường gặp bao gồm:

1.1 Thiếu minh bạch và chuẩn hóa

Khi quy trình không được định nghĩa rõ ràng, các nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hiểu rõ nhiệm vụ của họ và cách thực hiện chúng. Điều này có thể dẫn đến sự không chắc chắn và hiệu suất làm việc giảm đi. Ngoài ra, khi không có một hệ thống chuẩn hóa, mỗi phòng ban hoặc nhân viên có thể thực hiện các quy trình theo cách riêng, dẫn đến sự không nhất quán trong hoạt động của công ty.

1.2 Rò rỉ thông tin và mất kiểm soát

Thiếu hệ thống quản lý quy trình có thể dẫn đến việc mất kiểm soát về thông tin và dữ liệu. Các tài liệu quan trọng có thể bị rò rỉ hoặc thất lạc, gây ra nguy cơ về bảo mật thông tin. Hơn nữa, việc không có một hệ thống lưu trữ tài liệu và thông tin có thể khiến cho việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu trở nên khó khăn và tốn thời gian.

1.3 Chậm trễ và gian lận

Quy trình thủ công thường đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để hoàn thành, làm chậm trễ tiến độ công việc và dự án. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và uy tín của công ty. Ngoài ra, khi không có kiểm soát chặt chẽ, có nguy cơ cao về gian lận hoặc sử dụng sai mục đích thông tin và tài liệu.

1.4 Khó khăn trong quản lý và phân công

Khi các quy trình không được phân chia rõ ràng và không có sự giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận, việc quản lý và phân công nhiệm vụ trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong việc thực hiện nhiệm vụ và khó khăn trong việc xác định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc cụ thể.

1.5 Khả năng mở rộng hạn chế

Khi không có một hệ thống quản lý quy trình linh hoạt, việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh có thể gặp khó khăn. Các quy trình thủ công có thể không thích ứng được với nhu cầu tăng cao và mở rộng của doanh nghiệp, gây ra rủi ro về sự không ổn định và không đáng tin cậy trong hoạt động kinh doanh.

1.6 Quản lý rủi ro kém

Thiếu khả năng theo dõi và đánh giá rủi ro có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không thể dự đoán và ứng phó với các tình huống không mong muốn một cách hiệu quả. Việc quản lý rủi ro kém có thể gây ra những tổn thất lớn đối với doanh nghiệp, từ việc mất dữ liệu quan trọng đến việc gây thiệt hại cho uy tín của công ty.

1.7 Thất thoát thời gian và nguồn lực

Trong một môi trường không có phần mềm quản lý quy trình, việc thực hiện các quy trình thủ công thường đòi hỏi rất nhiều công sức và tốn thời gian. Nhân viên phải dành hàng giờ để thực hiện các nhiệm vụ như ghi chú, tổ chức thông tin, và theo dõi tiến độ công việc. Điều này không chỉ làm mất đi thời gian mà còn làm tăng chi phí doanh nghiệp do việc sử dụng nguồn lực không hiệu quả. Thay vì tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và phát triển kinh doanh, nhân viên phải dành quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công, làm giảm hiệu suất làm việc và tiềm năng tăng trưởng của công ty.

1.8 Khả năng tra cứu kém

Trong một môi trường không có hệ thống quản lý quy trình, việc tìm kiếm thông tin và dữ liệu có thể trở nên vô cùng phức tạp và mất thời gian. Không có cơ chế tra cứu và theo dõi lịch sử hoạt động làm cho việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và mất thời gian đáng kể. Nhân viên có thể phải tốn nhiều giờ đồng hồ để tìm kiếm thông tin cần thiết từ các hồ sơ giấy tờ hoặc trong hệ thống không có tổ chức. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn làm tăng nguy cơ sai sót và gây cản trở cho quá trình ra quyết định.

1.9 Giao việc truyền thống

Phương pháp này thường dẫn đến nhiều vấn đề. Thay vì sử dụng các phương tiện ghi chép cụ thể, công việc thường được giao bằng cách truyền đạt miệng, không có sự tường minh về các yêu cầu và mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ. Điều này có thể tạo ra sự hiểu lầm và bất đồng trong việc thực hiện công việc, khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc nắm bắt và thực hiện đúng các yêu cầu.

1.10 Sự mơ hồ trong quy trình phân công công việc

Việc phân công không được đặc thù hóa và ghi chép cụ thể, không có tài liệu giao việc rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng công việc bị trùng lặp hoặc không có người chịu trách nhiệm cụ thể cho một nhiệm vụ nhất định. Sự không rõ ràng trong quy trình này có thể gây ra sự phân tán và mất mát tài nguyên, góp phần vào sự không hiệu quả của tổ chức.

1.11 Kiểm soát tiến độ

Đây cũng là một vấn đề đáng quan ngại. Hiện không có hệ thống đáng tin cậy để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc, từ việc tra soát những công việc đã hoàn thành cho đến việc xác định thời gian và nguồn lực đã được sử dụng. Điều này làm mất đi sự minh bạch và khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng của công việc.

Theo nghiên cứu của McKinsey, trung bình mỗi doanh nghiệp tốn khoảng 2.000 giờ mỗi năm cho các công việc thủ công, với chỉ số năng suất sử dụng chỉ ở mức 50%. Điều này cho thấy cần có sự cải thiện đáng kể trong quản lý quy trình công việc để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm giao việc miễn phí

2.1 Đối với doanh nghiệp

Tăng hiệu quả và năng suất:

• Tự động hóa các tác vụ thủ công: Giảm thiểu thời gian và công sức dành cho các công việc lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Loại bỏ các bước không cần thiết: Giúp quy trình làm việc trở nên gọn gàng và hiệu quả hơn.
• Sắp xếp hợp lý quy trình làm việc: Đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng thứ tự và thời gian quy định.

Cải thiện chất lượng:

• Đảm bảo tính nhất quán: Đảm bảo các quy trình được thực hiện theo đúng quy định và tiêu chuẩn, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót do con người gây ra, giúp nâng cao chất lượng công việc.
• Tăng cường khả năng truy cập thông tin: Giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết để thực hiện công việc.

Nâng cao khả năng hiển thị:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện: Giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và đưa ra quyết định.
• Theo dõi hiệu quả hoạt động: Cung cấp các báo cáo và phân tích giúp đánh giá hiệu quả của các quy trình.
• Xác định các điểm nghẽn: Giúp xác định các điểm nghẽn trong quy trình và đưa ra giải pháp cải thiện.

Tăng cường tuân thủ:

• Đảm bảo các quy trình được thực hiện theo đúng quy định: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành.
• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế rủi ro pháp lý và tài chính do vi phạm quy định.
• Nâng cao tính minh bạch: Giúp tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.

Cải thiện chất lượng dịch vụ:

• Đảm bảo tính nhất quán trong việc cung cấp dịch vụ: Giúp khách hàng nhận được dịch vụ chất lượng cao một cách nhất quán.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường.

2.2 Đối với cá nhân

Nâng cao hiệu quả làm việc:

• Sắp xếp hợp lý quy trình làm việc giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và hoàn thành công việc.
• Cung cấp thông tin cần thiết giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn.

Tăng cường khả năng cộng tác:

• Giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ công việc với nhau.
• Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Nâng cao sự hài lòng của nhân viên:

• Giúp nhân viên cảm thấy công việc được hỗ trợ tốt hơn.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

3. Những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm giao việc thường có

Một phần mềm giao việc hiệu quả cần có các tính năng cơ bản sau:

Thiết kế và lập bản đồ quy trình:

• Cho phép tạo và chỉnh sửa các biểu đồ quy trình trực quan.
• Hỗ trợ các ký hiệu BPMN tiêu chuẩn.
• Cung cấp các mẫu quy trình sẵn có cho các ngành và chức năng khác nhau.

Tự động hóa quy trình:

• Cho phép tự động hóa các tác vụ thủ công trong quy trình.
• Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP, email, v.v.
• Cung cấp các quy tắc và điều kiện để tự động hóa việc chuyển hướng công việc.

Theo dõi và giám sát:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của các quy trình.
• Theo dõi hiệu suất của các quy trình bằng các chỉ số KPI.
• Gửi thông báo và cảnh báo khi có sự cố xảy ra.

Phân tích và báo cáo:

• Cung cấp các báo cáo và phân tích về hiệu quả của các quy trình.
• Cho phép xác định các điểm nghẽn và đưa ra giải pháp cải thiện.
• Hỗ trợ xuất báo cáo sang các định dạng khác nhau như PDF, Excel, v.v.

Quản lý tài liệu:

• Cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến quy trình.
• Hỗ trợ kiểm soát phiên bản tài liệu.
• Cung cấp quyền truy cập vào tài liệu cho các nhân viên liên quan.

Quản lý người dùng và quyền truy cập:

• Cho phép tạo và quản lý tài khoản người dùng.
• Cấp quyền truy cập vào các quy trình và tài liệu dựa trên vai trò của người dùng.
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Khả năng tùy chỉnh:

• Cho phép tùy chỉnh giao diện và chức năng của phần mềm.
• Tích hợp với các hệ thống khác thông qua API.
• Mở rộng chức năng bằng cách cài đặt các add-on.

Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng:

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn và đào tạo sử dụng phần mềm.
• Hỗ trợ khách hàng trực tuyến hoặc qua điện thoại.
• Cập nhật phần mềm thường xuyên với các tính năng mới và sửa lỗi.

Ngoài những tính năng cơ bản trên, một số phần mềm BPM còn có các tính năng nâng cao như:

• Quản lý dự án
• Quản lý hợp đồng
• Quản lý rủi ro
• Phân tích dữ liệu quy trình
• Trí tuệ nhân tạo (AI)

6. Top 10 phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

6.1 ARITO

Phần mềm giao việc ARITO không chỉ là một công cụ đơn thuần để ghi chép công việc mà còn là một hệ thống hoàn chỉnh giúp tổ chức, lập kế hoạch và giám sát mọi khía cạnh của công việc. Quản lý giao việc là một quá trình tinh tế, bao gồm việc lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên và giám sát các nhiệm vụ cụ thể, nhằm đảm bảo rằng mỗi công việc được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng tốt nhất. Đây không chỉ là một phần quan trọng của quản lý dự án mà còn là trụ cột của hiệu suất làm việc và thành công tổng thể của một tổ chức.

Lợi ích của phần mềm quản lý ARITO

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc của ARITO, doanh nghiệp và nhân sự trong nhóm có khả năng truy cập vào một danh sách được tạo ra, bao gồm các nhóm công việc, thời hạn cần hoàn thành, trạng thái hiện tại và mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan và linh hoạt về công việc cần thực hiện.

Ngoài ra, các cấp quản lý có khả năng theo dõi tiến độ hoàn thành của công việc của cấp dưới, hiểu rõ tình trạng hiện tại của từng nhiệm vụ và lý do tại sao công việc đang ở trạng thái đó. Điều này tạo ra một cơ hội cho họ để cung cấp hỗ trợ và chỉ đạo kịp thời đến các thành viên trong nhóm.

Phần mềm cũng cung cấp một nền tảng để trao đổi thông tin trực tiếp về từng công việc thông qua tính năng bình luận và chia sẻ tài liệu liên quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp trong nhóm và giúp mọi người hiểu rõ hơn về các yêu cầu và định hướng công việc.

Cuối cùng, phần mềm quản lý công việc của ARITO không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là cơ sở cho việc đánh giá KPI (Chỉ số hiệu suất chính) của nhân viên dựa trên khả năng thể hiện trong công việc. Điều này giúp tổ chức đánh giá và định hình hiệu suất làm việc của nhân viên một cách rõ ràng và công bằng.

Các tính năng chính trong phân hệ quản lý công việc ARITO bao gồm:

• Phân loại công việc: Phân chia công việc thành các loại như công việc cá nhân, công việc hàng ngày, công việc chung và công việc được giao. Điều này giúp tổ chức tổ chức và quản lý công việc một cách cụ thể và hiệu quả hơn.
• Quản lý công việc của cấp dưới: Cho phép quản lý đánh giá tình trạng của các công việc dưới sự quản lý của họ, từ đó có thể theo dõi, phân bổ tài nguyên và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
• Giao việc: Cung cấp khả năng giao việc cho các thành viên trong tổ chức, bao gồm việc chỉ định thời hạn hoàn thành, xác định mức độ hoàn thành và cho phép nhận xét và đánh giá bằng các bình luận.
• Quản lý công việc dự án: Theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án cụ thể, bao gồm việc lưu trữ hồ sơ liên quan để dễ dàng truy cập và tham khảo.
• Đăng ký tài nguyên và phòng họp: Cho phép đăng ký và quản lý tài nguyên như phòng họp, thiết bị và vật liệu văn phòng để đảm bảo sự hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên.
• Đăng ký và đề nghị vật phẩm: Cho phép đăng ký và yêu cầu các công cụ, văn phòng phẩm, thiết bị và dịch vụ khác cần thiết để thực hiện công việc.
• Hệ thống chuông cảnh báo: Cung cấp hệ thống cảnh báo thông minh để người dùng có thể nhận thông tin quan trọng và cập nhật kịp thời. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo về các sự kiện quan trọng và cần thiết.

Ứng dụng liên kết đa dạng cho doanh nghiệp:

• AritoERP – Quản lý doanh nghiệp: Bao gồm quản lý tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý tài sản, quản lý phê duyệt, vận chuyển, quản lý khách hàng (CRM), quản lý nhân sự (HRM), quản lý công việc (TASK), quản lý xuất nhập khẩu (EXIM), quản lý bán lẻ (POS), Website thương mại điện tử (E-Commerce), quản lý bảo hiểm, và hợp nhất dữ liệu.
• Quản trị mở rộng: Bao gồm ứng dụng di động (MobieApp), kết nối với các hệ thống khác (API), tùy chỉnh theo yêu cầu, kết nối xử lý hóa đơn, kết nối ứng dụng Zalo, SMS, kết nối ngân hàng điện tử, và kết nối thiết bị mã vạch (PDA).
• Sản phẩm phân phối: Bao gồm chữ ký số token (USB), chữ ký số HSM (hệ thống), chứng từ điện tử (TTNCN), bảo hiểm điện tử, và hóa đơn điện tử.
• Nội dung: Cung cấp tư vấn và triển khai giải pháp, đào tạo và hướng dẫn sử dụng, dịch vụ bảo hành và bảo trì, và dịch vụ công nghệ thông tin.

6.2 Viidoo

Phần mềm quản lý dự án Viindoo Project, sử dụng nền tảng đám mây, là giải pháp đáp ứng toàn diện mọi nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay. Phần mềm quản lý quy trình của Viindoo giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các dự án hiện tại. Bằng cách lập kế hoạch và phân công công việc trên một phần mềm duy nhất, người quản lý có thể tối ưu hóa quản lý công việc.

Giao diện trực quan, đơn giản và dễ sử dụng của phần mềm Viindoo giúp đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng hay thiếu hụt trong việc theo dõi tiến độ của dự án.

Viindoo Project tích hợp nhiều tính năng xuất sắc để quản lý quy trình công việc một cách hiệu quả. Tính năng này giúp người dùng xử lý các tác vụ được giao một cách dễ dàng. Các chức năng nổi bật bao gồm:

• Kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc, đảm bảo việc hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng.
• Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
• Dự báo chính xác nhu cầu và nguồn lực.
• Cung cấp thống kê đầy đủ và báo cáo chi tiết.
• Tích hợp tốt với các ứng dụng khác của hệ sinh thái Viindoo.

6.3 Quixy 

Quixy là một giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình quản lý công việc từ cơ bản đến chuyên sâu với chi phí thấp. Theo Matt Long – CEO của công ty Groove Technology Company, Quixy đã loại bỏ các quy trình thủ công và biến ý tưởng của nhân viên thành các hoạt động kinh doanh mới mẻ một cách nhanh chóng.

Ứng dụng quản lý quy trình Quixy cung cấp phiên bản di động, cho phép người dùng hoàn tác và tùy chỉnh các ứng dụng có sẵn trên phần mềm trong vài phút. Ngoài ra, Quixy còn tích hợp nhiều tính năng nâng cao như:

• Hiện thông báo và lời nhắc cho từng bước trong quy trình làm việc.
• Tương thích với mọi trình duyệt và có thể sử dụng ở trạng thái ngoại tuyến.
• Cung cấp khả năng xuất dữ liệu trên nhiều định dạng và tự động lập lịch gửi báo cáo.
• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba thông qua Webhook, API và các phương tiện khác.

6.4 Fastwork 

Fastwork Workflow là một giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa mọi hoạt động nhằm tối ưu hóa quy trình hiện tại. Bằng cách kết nối các phòng ban trong công ty, giờ đây họ có thể làm việc cùng nhau trên cùng một nền tảng để đảm bảo sự suôn sẻ trong việc hoàn thành công việc. Thông tin cũng được truyền đi một cách mượt mà và nhanh chóng.

Phần mềm quản lý quy trình Fastwork Workflow giúp tối ưu quá trình giao việc cho nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các thao tác thừa và lặp đi lặp lại. Cụ thể, Fastwork Workflow mang đến cho doanh nghiệp những tiện ích tuyệt vời như:

• Kết nối các phòng ban trong công ty để tạo nền tảng cho việc làm việc cộng tác.
• Hạn chế tối đa các hiểu lầm xảy ra do thiếu thông tin.
• Số hóa quy trình làm việc và tự động hóa việc phân công công việc cho nhân viên.
• Kiểm soát công việc và đo lường hiệu suất thường xuyên.

6.5 QNTRL 

Ứng dụng QNTRL được phát triển để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường. Phần mềm này nhằm mục đích tối ưu hóa việc cải thiện, giám sát và nâng cao hiệu quả của quy trình hiện tại.

Các tiện ích tuyệt vời tích hợp trong ứng dụng giúp giảm thời gian giám sát và kiểm tra quy trình làm việc của nhân viên. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể tập trung vào việc phát triển những mục tiêu to lớn hơn.

Phần mềm quản lý quy trình này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của các doanh nghiệp, với những tính năng vượt trội sau:

• Kiểm soát quy trình: Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý mọi quy trình và công việc phức tạp trên nền tảng kỹ thuật số, giúp xử lý sự cố hiệu quả và tăng hiệu suất.
• Quản lý thủ tục: Cung cấp khả năng thiết lập và chỉnh sửa các thủ tục hiện có trên hệ thống.
• Quản lý biểu mẫu: Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu có sẵn.
• Kiểm soát biểu mẫu thông tin: Cho phép tạo, chỉnh sửa và xóa biểu mẫu thông tin để xây dựng nền tảng dữ liệu cho việc sử dụng trong tương lai.
• Kiểm soát hồ sơ đã đăng ký: Thống kê và phân loại hồ sơ một cách rõ ràng và minh bạch, thuận tiện cho việc tra cứu.

6.6 Asana 

Asana là một ứng dụng quản lý công việc mạnh mẽ và linh hoạt, cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo danh sách nhiệm vụ, giao việc cho đồng nghiệp, lên kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ công việc. Phần mềm này có sẵn trên cả phiên bản trên máy tính và điện thoại.

Asana cho phép người dùng dễ dàng quản lý dự án và nhiệm vụ bằng cách thêm mô tả, mục tiêu, người thực hiện và hạn chót cho từng nhiệm vụ. Giao diện trực quan của nó giúp lên kế hoạch, tổ chức và theo dõi công việc một cách hiệu quả, cho phép giao việc cho các thành viên trong nhóm.

Một số ưu điểm của Asana bao gồm:

• Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với nó.
• Tích hợp đa nền tảng với ứng dụng di động và phiên bản web, cho phép bạn làm việc trên nhiều thiết bị và nền tảng.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Slack, Dropbox, Google Drive,…
• Có cộng đồng lớn của người dùng Asana và tài liệu hỗ trợ dễ dàng tiếp cận, giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

6.7 Wrike 

Phần mềm giao việc Wrike là một giải pháp được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn, cung cấp khả năng quản lý công việc và giao việc trên cả máy tính và điện thoại. Điều này bao gồm nhiều tính năng như quản lý dự án, phân chia công việc, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo. Các điểm nổi bật của nền tảng này bao gồm:

• Quản lý dự án: Cho phép chi tiết hóa công việc và tạo danh sách công việc, giao việc và theo dõi tiến độ.
• Lên kế hoạch và tổ chức: Sắp xếp công việc và tạo lịch trình dự án để quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả.
• Phân chia công việc: Giao việc cho các thành viên trong nhóm, thiết lập ưu tiên và theo dõi tiến độ làm việc.
• Tích hợp email: Gửi công việc qua email, theo dõi phản hồi và tương tác với thành viên trong dự án.
• Tạo báo cáo: Cung cấp công cụ để tạo báo cáo về tiến độ dự án, năng suất cá nhân và sử dụng tài nguyên.

Wrike là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp mong muốn sử dụng một phần mềm quản lý công việc thông minh, có tính năng giao việc hiệu quả và theo dõi tiến độ công việc.

Ưu điểm của Wrike bao gồm:

• Giao diện người dùng thân thiện, trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng làm quen và tận dụng các tính năng.
• Khả năng quản lý các dự án và công việc phức tạp với khả năng tạo cấu trúc linh hoạt.

6.8 Zoho 

Zoho Creator là một phần mềm tạo quy trình công việc hữu ích, giúp cải thiện quản lý doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ người dùng thiết lập workflow tùy chỉnh và tự động hóa các nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của Zoho Creator bao gồm:

• Tính linh hoạt: Cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình công việc của mình, bao gồm việc lọc dữ liệu, định dạng biểu mẫu, cấu hình thông báo và phân quyền truy cập.
• Cơ sở dữ liệu mạnh mẽ: Zoho Creator cung cấp một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ để lưu trữ và quản lý dữ liệu quy trình của doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều loại dữ liệu khác nhau như văn bản, số, ngày tháng, địa chỉ email, URL, hình ảnh, tệp đính kèm, v.v.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Zoho Creator tích hợp tốt với các ứng dụng khác như Google Sheets, Zapier, MailChimp và Salesforce.

Ưu điểm của Zoho Creator bao gồm:

• Giá cả phải chăng: Zoho Creator có giá cả phải chăng và cung cấp các tính năng miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Bảo mật và phân quyền truy cập: Nó cung cấp tính năng bảo mật và phân quyền truy cập, giúp người dùng có thể kiểm soát và bảo vệ dữ liệu của mình.

6.9 Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc được xây dựng trên cơ sở của mô hình Kanban, một hình thức sắp xếp công việc thành các danh sách và thẻ. Giao diện quản lý của Trello được biểu diễn dưới dạng một bảng thông tin, thể hiện trạng thái và tiến độ công việc thông qua các cột như “To do”, “Doing”, và “Done”.

Với thiết kế đơn giản nhất, Trello giúp người quản lý dễ dàng theo dõi các luồng công việc, người được phân công và nhiệm vụ tương ứng. Việc thay đổi thời gian hoàn thành hoặc trạng thái công việc được thực hiện một cách dễ dàng thông qua việc kéo thả thẻ giữa các cột.

Một số tính năng của Trello bao gồm:

• Tạo công việc với hạn hoàn thành, phân loại công việc theo vị trí và trạng thái.
• Chia sẻ tài liệu và bình luận, đóng góp ý kiến.
• Thông báo nhắc nhở và nhiều tính năng tiện ích khác.

Ưu điểm của Trello:

• Giao diện đơn giản, thân thiện, tương tự như việc sử dụng các tờ note dán trên màn hình.
• Dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
• Quản lý công việc theo từng giai đoạn và trạng thái.
• Tương tác, trao đổi thông tin và đính kèm tài liệu với công việc một cách nhanh chóng.
• Tự động hóa quy trình làm việc thông qua tích hợp với Butler.

6.10 Base 

Base Workflow là một ứng dụng quản lý và tự động hóa các loại quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, được thiết kế để giúp tổ chức quản lý công việc một cách hiệu quả và tối ưu năng suất làm việc. Dưới đây là một số tính năng nổi bật và ưu điểm của Base Workflow:

Tính năng nổi bật:

• Quản lý quy trình công việc: Base Workflow cho phép người dùng tạo, định nghĩa, theo dõi và tối ưu hóa quy trình công việc của họ.
• Phân bổ công việc: Người dùng có thể dễ dàng phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm, xác định thời gian hoàn thành và theo dõi tiến độ của từng công việc.
• Biểu đồ Gantt và bảng Kanban: Base Workflow cung cấp các công cụ hiển thị tiến độ công việc một cách trực quan với biểu đồ Gantt và bảng Kanban, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý dự án.

Ưu điểm:

• Khả dụng trên nhiều thiết bị và hệ điều hành: Base Workflow có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau, đảm bảo tính khả dụng cao và thuận tiện cho người dùng.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ: Ứng dụng này được tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau để nâng cao tính năng và hiệu quả làm việc, giúp người dùng tối ưu hóa quy trình công việc của mình.

Base Workflow là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp muốn tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa năng suất làm việc của nhóm.

7. Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc 

Việc lựa chọn phần mềm quản lý quy trình công việc hay phần mềm giao việc là một quyết định quan trọng và cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng mà bạn có thể xem xét khi chọn phần mềm quản lý quy trình công việc:

• Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Phần mềm có cho phép bạn tùy chỉnh quy trình công việc theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hay không? Tính linh hoạt trong việc điều chỉnh các quy trình là rất quan trọng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.
• Giao diện và trải nghiệm người dùng: Giao diện của phần mềm có thân thiện và dễ sử dụng không? Một giao diện trực quan và dễ tiếp cận giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
• Tính tương thích và tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng không? Tính tương thích và tích hợp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tránh được việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng.
• Cơ chế bảo mật: Phần mềm có cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp không? Bảo mật là một yếu tố quan trọng, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng hoặc dữ liệu nội bộ của tổ chức.
• Tính năng phân tích và báo cáo: Phần mềm có cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để bạn có thể đánh giá hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình không? Các công cụ này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hoạt động của tổ chức và đưa ra các cải tiến phù hợp.
• Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo: Phần mềm có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ và tài liệu đào tạo để giúp người dùng làm quen và tận dụng tối đa tính năng của nó không?
• Giá cả và mô hình cung cấp: Giá thành của phần mềm phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp và mô hình cung cấp của nó có linh hoạt không? Đôi khi, việc lựa chọn phần mềm có thể phụ thuộc vào ngân sách và nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể và ưu tiên của doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng các tiêu chí này để chọn lựa phần mềm quản lý quy trình công việc phù hợp nhất.