10 phần mềm quản lý công việc tốt và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Quản lý công việc là một khía cạnh quan trọng trong việc duy trì và phát triển hiệu suất làm việc của mọi tổ chức. Đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp, sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý công việc đang trở thành điểm đặc biệt quan trọng để đảm bảo rằng công việc được giao và theo dõi một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao việc, tăng cường sự tương tác trong nhóm và đạt được những mục tiêu đã đặt ra một cách có hiệu quả. 

STT	Tên phần mềm	Điện thoại	Máy tính	Miễn phí	Có phí
1	Arito	TRUE	TRUE	TRUE	TRUE
2	1Office	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
3	Asana	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
4	Wrike	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
5	Jira Software	FALSE	TRUE	FALSE	TRUE
6	Lattice	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
7	CloudOffice	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
8	Fastwork	TRUE	TRUE	FALSE	TRUE
9	Evernote	TRUE	TRUE	TRUE	TRUE
10	Notion	TRUE	TRUE	TRUE	TRUE

1.10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1.1. Arito – Hệ thống quản lý công việc tối ưu nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc Arito được phát triển bởi công ty Arito Smart Solutions, một đơn vị uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Với hơn 15.000 người dùng và sự tin dùng của 2000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, Arito đã khẳng định vị thế của mình là giải pháp mạnh mẽ và hiệu quả cho vấn đề quản lý công việc.

Hệ thống quản lý công việc của Arito tập trung chủ yếu vào việc cung cấp giải pháp phần mềm và thiết lập các quy trình triển khai, tư vấn và đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế. Với tỷ lệ triển khai thành công đáng kể lên đến 98%, Arito ERP đã chứng minh khả năng tích hợp linh hoạt với mọi loại doanh nghiệp.

Ngoài ra, Arito ERP còn cung cấp các khóa đào tạo kiến thức và kỹ năng của người dùng về các sản phẩm phần mềm, cấp độ từ cơ bản đến nâng cao. Đồng thời, những dịch vụ liên quan đến chế độ bảo hành, bảo trì, cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật của Arito luôn được đánh giá cao bởi sự đảm bảo tính ổn định và hiệu suất xuyên suốt thời gian khách hàng sử dụng phần mềm.

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Arito:

• Tính năng phân loại công việc bao gồm: công việc cá nhân, công việc hằng ngày, công việc chung, công việc được giao bởi cấp trên,…
• Quản lý công việc của cấp dưới, đánh giá tình trạng công việc để theo dõi, phân bổ và hỗ trợ nhau.
• Giao việc cho cấp dưới, cài đặt thời gian chỉ định hoàn thành công việc, đánh giá mức độ hoàn thành và bình luận.
• Quản lý công việc theo từng dự án, tiến độ của mỗi dự án khác nhau và lưu trữ hồ sơ.
• Đăng ký sử dụng tài nguyên, phòng họp.
• Đề nghị cung cấp và đăng ký sử dụng các công cụ, văn phòng phẩm, thiết bị, bảo hành sản phẩm. 
• Tự động cảnh báo, nhắc nhở theo kịch bản đã cài đặt giúp người dùng kịp thời nắm bắt thông tin, hạn chế tình trạng quên việc và bỏ sót công việc quan trọng.
• Đơn giản hóa công tác giao việc và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng bàn trong tổ chức.
• Hỗ trợ đầy đủ các loại báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo tiến độ dự án giúp quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Dễ dàng tương tác, hỗ trợ thực hiện công việc bằng việc cung cấp môi trường tương tác cho việc làm việc trong nhóm.
• Quản lý tài liệu và đối tượng liên quan từ các file đính kèm, hợp đồng, báo giá, khách hàng, phiếu thu, phiếu chi,…
• Báo cáo và đánh giá kết quả độc lập, đa dạng, trực quan, đầy đủ số liệu giữa người thực hiện với người giao việc.

Đến với phần mềm quản lý công việc của Arito: 

• Doanh nghiệp và nhân sự trong nhóm có thể xem được các danh sách được tạo, nhóm công việc, thời hạn cần hoàn thành, trạng thái và ưu tiên của từng nhiệm vụ.
• Các cấp quản lý có thể xem tiến độ hoàn thành công việc của cấp dưới đang ở trạng thái nào và lý do ra sao.
• Trao đổi trực tiếp trên từng công việc bằng hình thức bình luận và chia sẻ tài liệu liên quan.
• Quản lý doanh nghiệp có thể xem đây là cơ sở để đánh giá KPI cho nhân viên dựa trên khả năng thể hiện trong công việc

Liên hệ ngay đến Arito nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một sự lựa chọn đáng tin cậy!

1.2. 1Office – Phần mềm quản lý công việc hiệu quả 

1Office được biết đến là phần mềm quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam với hơn 5000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Nền tảng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý công việc và dự án từ cơ bản đến nâng cao cho mọi loại hình doanh nghiệp từ Startup, SMEs đến các tập đoàn lớn, quy mô phức tạp, số lượng nhân sự đông. Không những thế, 1Office còn là phần mềm phù hợp với nhiều ngành nghề lĩnh vực kinh doanh như tài chính ngân hàng, sản xuất, dịch vụ, bất động sản, giáo dục, công nghệ thông tin, nhà hàng, khách sạn….

Đây là một phần mềm quản lý công việc thông minh theo phòng ban, đội nhóm, doanh nghiệp với giao diện và cách thức sử dụng đơn giản. 1Office giúp nhà lãnh đạo quản lý công việc và hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả và khoa học.

Ưu điểm của phần mềm quản trị công việc 1Office: 

• Tích hợp đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp quản lý công việc và dự án toàn diện từ khởi tạo, giám sát, theo dõi, nhắc nhở, báo cáo, đánh giá.
• Giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng phù hợp cho cả người dùng mới.
• Bảo mật an toàn thông tin dữ liệu doanh nghiệp, truy cập được trên cả điện thoại và máy tính, mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp quản lý tài nguyên, file đính kèm và các đối tượng liên quan như phiếu chi, hợp đồng, khách hàng…
• Hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng phần mềm và tính phí cụ thể theo từng tính năng sử dụng.
•  Nhận miễn phí bản demo tính năng phần mềm trước khi quyết định sử dụng.

(Nguồn: https://1office.vn/)

1.3. Asana – Phần mềm theo dõi công việc đơn giản

Asana được tạo ra bởi giám đốc kỹ thuật của Facebook – Dustin Moskovitz, và được sử dụng như một ứng dụng web để giúp mọi người trong mỗi nhóm hiểu công việc của họ và xem đồng nghiệp của họ đang làm gì, đã làm đến đâu, nắm bắt được các vấn đề phát sinh để giải quyết cùng nhau.

Đầu năm 2011, Asana được nâng cấp lên thành ứng dụng công nghệ dùng cho mục đích quản lý dự án, đến năm 2012 thì chính thức ra mắt phiên bản thương mại, dành riêng cho doanh nghiệp. Kể từ đó, phần mềm Asana đã được đưa vào trên các thiết bị di động iOS theo nhóm 15 người và đang dần trở nên tương thích với nền tảng Android. Từ đó đến nay, Asana đã được chứng minh là một giải pháp quản lý công việc hữu ích và hiệu quả. Nhiều tập đoàn và tổng công ty lớn sử dụng Asana để trợ giúp các dự án, ví dụ như Airbnb và Foursquare.

Ưu điểm của phần mềm quản lý task Asana: 

• Cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo danh sách nhiệm vụ, giao việc cho đồng nghiệp, lên kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ công việc.
• Ngoài là một phần mềm quản lý công việc trên máy tính, Anasa cũng là phần mềm quản lý công việc trên điện thoại với nhiều tiện ích tối ưu
• Quản lý dự án và nhiệm vụ dễ dàng, người dùng có thể thêm mô tả, mục tiêu, người thực hiện và hạn chót cho từng nhiệm vụ.
• Lên kế hoạch, tổ chức và theo dõi công việc nhờ giao diện trực quan, cho phép giao việc cho các thành viên trong nhóm.
• Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng làm quen 
• Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Slack, Dropbox, Google Drive,…
• Có cộng đồng lớn của người dùng Asana và tài liệu hỗ trợ dễ dàng tiếp cận, giải quyết vấn đề nhanh chóng.

(Nguồn: https://asana.com/fr)

1.4. Wrike – Phần mềm giao việc thông minh

Phần mềm giao việc Wrike được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn để giao việc và quản lý công việc trên máy tính và điện thoại. Phần mềm Wrike hiện đang cung cấp nhiều tính năng gồm quản lý dự án, phân chia công việc, theo dõi tiến độ và báo cáo. 

Các ưu điểm nổi bật của công cụ quản lý công việc này bao gồm:

• Quản lý dự án công việc một cách chi tiết đồng thời tạo danh sách công việc, giao việc và theo dõi tiến độ
• Lên kế hoạch, tổ chức sắp xếp công việc và tạo lịch trình dự án để quản lý thời gian cùng nguồn lực hiệu quả
• Phân chia công việc, giao việc cho các thành viên trong nhóm, thiết lập ưu tiên và xem ai đang làm gì
• Tích hợp email và gửi công việc, theo dõi phản hồi và tương tác với các thành viên trong dự án
• Cung cấp công cụ để tạo báo cáo về tiến độ dự án, năng suất cá nhân và sử dụng tài nguyên
•  Giao diện người dùng thân thiện, trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng tận dụng các tính năng của Wrike một cách nhanh chóng
• Quản lý các dự án và công việc phức tạp với khả năng tạo cấu trúc linh hoạt

(Nguồn: https://www.wrike.com/)

1.5. Jira Software – Phần mềm theo dõi tiến độ công việc

Jira Software là một ứng dụng phần mềm được phát triển bởi công ty Atlassian, một doanh nghiệp có trụ sở tại Úc nhằm hướng đến mục đích sắp xếp và theo dõi công việc cho các nhóm phát triển phần mềm. Với tính linh hoạt, Jira có khả năng tùy chỉnh một cách dễ dàng để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của từng nhóm làm việc.

Ứng dụng quản lý công việc này cho phép mọi nhóm và vị trí tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm một cách hiệu quả. Khả năng linh hoạt của Jira đồng nghĩa với việc nó có thể được điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình làm việc đặc thù của từng nhóm, tạo điều kiện cho mỗi thành viên góp phần và được ghi nhận đúng mức trong quá trình phát triển sản phẩm.

Ưu điểm của hệ thống quản lý công việc Jira Software:

• Quản lý dự án: Jira được trang bị để đảm nhận các yêu cầu quản lý dự án, bao gồm quản lý nhiệm vụ, ước tính quy trình làm việc, ghi nhật ký và tùy chỉnh, tạo báo cáo dự án, phân tích dự án, trao quyền cho người dùng, thông báo qua email,…
• Phát triển phần mềm: Jira có thể theo dõi issue và backlog, lập kế hoạch ra mắt, tích hợp CI/CD và các công cụ dành cho developer,…
• Kiểm thử phần mềm: Từ theo dõi bug đến đặt nhiệm vụ, Jira cho phép Tester xếp mức độ ưu tiên issue và giải quyết các issue trong phần mềm.
• Quản lý sản phẩm: Không chỉ quản lý dự án, Jira cho phép Product Owner thiết lập, hoàn thiện bản đồ lộ trình sản phẩm và chia sẻ với các bên.

(Nguồn: https://www.atlassian.com/software/jira)

1.6. Lattice – Phần mềm quản lý công việc online

Lattice là một phần mềm quản trị công việc online được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các dự án và công việc. Lattice cung cấp nhiều tính năng như quản lý kế hoạch, theo dõi tiến độ làm việc, phân bổ công việc và giao việc cho đội ngũ nhân viên.

Ưu điểm của ứng dụng quản lý công việc Lattice: 

• Tạo các kế hoạch công việc chi tiết với các mục tiêu cụ thể, tiến độ và trạng thái của từng công việc.
• Cho phép người dùng phân bổ công việc cho từng nhân viên và thiết lập các mức độ ưu tiên khác nhau để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình làm việc.
• Theo dõi tiến độ làm việc, giúp người dùng biết được tình trạng của từng công việc và đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng thời hạn.
• Tự động nhắc nhở khi deadline sắp đến hạn để người dùng không quên công việc. 

(Nguồn: https://lattice.com/)

1.7. CloudOffice – Phần mềm quản lý công việc online

Cloud Office là một phần mềm giao việc online được thiết kế để giúp người dùng quản lý các công việc và dự án hiệu quả hơn. Với Cloud Office, người dùng có thể tạo ra các công việc và giao việc cho đồng nghiệp hay đội ngũ nhân viên dễ dàng.

Cloud Office cũng có tính năng lên kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ làm việc, giúp người dùng biết được tình trạng của từng công việc và đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, Cloud Office còn cho phép người dùng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp hay đội ngũ nhân viên để làm việc chung một cách hiệu quả. 

Ưu điểm của phần mềm điều hành công việc CloudOffice:

• Tạo lập công việc từ văn bản đến, công việc phi giấy tờ, tạo lập, theo dõi, đánh giá tiến độ & kết quả thực hiện từng công việc, xây dựng kế hoạch công tác năm, quý hoặc tháng, tuần…
• Sao chép các công việc đã thực hiện trước đó thành công việc mới mà không cần khởi tạo từ đầu
• Người giao việc và người được giao có thể dễ dàng gửi tài liệu, trao đổi ý kiến ngay trên phần mềm
• Lãnh đạo có thể theo dõi hoạt động văn phòng từ xa thông qua SmartPhone, phê duyệt văn bản ở mọi nơi mọi lúc
• Cấp quản lý có thể giao một công việc cho nhiều nhân viên ở các địa điểm khác nhau, huy động sự tham gia của nhiều phòng ban, đơn vị, cá nhân cùng thực hiện
• Mỗi cá nhân tự lập lịch làm việc, nhắc việc của mình, đơn vị lập lịch công tác
• Thảo luận theo nhóm hoặc cá nhân, khảo sát thăm dò ý kiến hoặc biểu quyết qua mạng, gửi thông báo rộng rãi tới nhiều người, gửi tin nhắn SMS tới điện thoại di động của những người trong cơ quan
• Cho phép tích hợp tài khoản đăng nhập với tài khoản Active Directory

(Nguồn: https://cloudoffice.com.vn/)

1.8 Fastwork – Phần mềm quản lý và giao việc theo phòng ban

FastWork là phần mềm được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để quản lý công việc, theo dõi tiến độ và tạo danh sách các đầu việc theo từng bộ phận, phòng ban. Phần mềm mang tính linh hoạt trong việc đáp ứng các yêu cầu của từng doanh nghiệp và sử dụng trên hai nền tảng mobile và desktop.

• Cho phép doanh nghiệp khởi tạo và quản lý các dự án và công việc một cách dễ dàng.
• Nhà quản lý có thể giao việc, phân chia công việc, theo dõi tiến độ và tạo danh sách đầu việc theo từng phòng ban.
• Phù hợp với các doanh nghiệp muốn sử dụng một phần mềm để quản lý công việc và giao việc theo từng đội nhóm, bộ phận.

1.9 Evernote

Evernote là một ứng dụng ghi chú linh hoạt có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Với phần mềm người dùng có thể tạo ra các ghi chú không giới hạn và tổ chức chúng theo danh mục, thẻ hay sổ ghi chú. Bên cạnh đó, Evernote cho phép người dùng thêm các tệp đính kèm, hình ảnh và âm thanh vào ghi chú của mình để tăng tính linh hoạt và tiện lợi.

Với ứng dụng Evernote, người dùng có thể sử dụng các tính năng nhắc nhở để nhận được thông báo về các công việc cần làm. Người dùng có thể thiết lập nhắc nhở theo thời gian hay theo địa điểm, giúp họ không quên các công việc quan trọng trong quá trình làm việc. Ngoài ra, Evernote còn cho phép người dùng chia sẻ ghi chú và danh mục công việc với đồng nghiệp hay bạn bè để làm việc chung.

1.10 Notion

Notion là một ứng dụng ghi chú và lên kế hoạch với nhiều tính năng linh hoạt như tạo ra các trang ghi chú và tổ chức chúng thành các bảng, danh sách hay lưới để quản lý công việc dễ dàng hơn.

Notion cũng có tính năng lên kế hoạch công việc, cho phép người dùng tổ chức các công việc theo tuần hay tháng để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình làm việc. Người dùng có thể thiết lập nhắc nhở để không quên các công việc quan trọng. Ngoài ra, Notion còn cho phép người dùng tạo các mẫu công việc để tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quá trình làm việc.

2. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng hoặc hệ thống được thiết kế để giúp tổ chức và quản lý công việc hiệu quả trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Được xem là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản lý dự án và công việc hàng ngày, phần mềm này giúp tăng cường sự tổ chức, theo dõi tiến độ công việc, và cải thiện tương tác giữa các thành viên trong nhóm. 

Các phần mềm quản lý công việc có thể được triển khai theo nhiều hình thức, từ các ứng dụng trực tuyến đến phần mềm cài đặt trên máy tính. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giúp tối ưu hóa quản lý thời gian và nguồn lực, từ đó đảm bảo thành công của các dự án và công việc.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc

3.1. Đối với nhà quản trị doanh nghiệp: 

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho nhà quản trị doanh nghiệp, có thể kể đến các lợi ích nổi bật như sau:

• Nâng cao khả năng quản trị doanh nghiệp: Phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản trị nâng cao khả năng quản lý doanh nghiệp của mình. Bằng cách tổng hợp thông tin về dự án và công việc từ mọi nguồn, nhà quản trị có thể duyệt xem tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi, tạo ra sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình quản lý.
• Lên kế hoạch chi tiết cho dự án: Phần mềm giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng dự án công việc thông qua việc xác định các yếu tố như thời gian thực hiện, người thực hiện, và người theo dõi, họ có thể phân chia công việc một cách hiệu quả hơn, đồng bộ hóa nhiệm vụ giữa các nhân viên và tăng cường sự hiệu quả làm việc.
• Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất: Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên và tạo ra báo cáo chính xác. Những dữ liệu này giúp nhà quản trị đánh giá hiệu suất làm việc, nhìn nhận những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra quyết định chiến lược để cải thiện chất lượng công việc.
• Ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu chính xác: Phần mềm cung cấp dữ liệu chính xác và cập nhật real-time, giúp nhà quản trị ra quyết định kịp thời và nhanh chóng khi phát sinh vấn đề. Thông tin này là cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn, giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa quy trình giải quyết vấn đề.
• Hỗ trợ thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi: Phần mềm giúp nhà quản trị thích nghi nhanh chóng với sự biến động trong môi trường kinh doanh bằng cách cập nhật thông tin về các thay đổi và ứng dụng công nghệ mới, họ có thể duy trì sự linh hoạt và áp dụng những cải tiến để giữ cho doanh nghiệp luôn đứng vững trong thị trường.
• Quản lý chi phí thông qua tối ưu hóa quy trình: Phần mềm giúp nhà quản trị tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó giảm thiểu chi phí không cần thiết. Bằng cách xác định và giảm rủi ro trong quá trình thực hiện, họ có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả và đảm bảo sự hiệu suất kinh doanh.

3.2. Đối với cá nhân nhân viên:

Bên cạnh các lợi ích đối với nhà quản trị, phần mềm quản trị công việc còn hỗ trợ cho các cá nhân nhân viên trong việc nâng cao hiệu suất và tối ưu thời gian, cụ thể như: 

• Tạo sự tự chủ trong quy trình quản lý công việc: Phần mềm giúp cá nhân nhân viên tự chủ hơn trong quản lý công việc của mình. Cá nhân có thể tự sắp xếp ưu tiên nhiệm vụ, theo dõi tiến độ làm việc và quản lý thời gian một cách linh hoạt, tạo ra sự tự do và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc hoàn thành công việc của chính bản thân họ.
• Hạn chế quên sót công việc và giảm căng thẳng: Các tính năng cảnh báo và nhắc nhở trong phần mềm giúp ngăn chặn tình trạng quên, sót hoặc trễ tiến độ công việc. Nhân viên sẽ luôn nhận được thông báo về các nhiệm vụ cần hoàn thành, giúp họ luôn bám sát và giảm căng thẳng trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày.
• Nâng cao sự hài lòng và cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân: Phần mềm quản lý công việc cho phép nhân viên truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu và trên nhiều thiết bị khác nhau, góp phần tạo điều kiện sự linh hoạt trong lịch trình làm việc, đồng thời còn nâng cao sự hài lòng và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của nhân viên trong doanh nghiệp.
• Làm việc trực tuyến theo cá nhân, bộ phận, phòng ban: Phần mềm cho phép nhân viên làm việc trực tuyến theo cá nhân, bộ phận, hoặc phòng ban. Chính yếu tố này đã tạo ra môi trường và cơ hội cho sự chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ một cách thuận lợi hơn. Các nhóm làm việc có thể tương tác và hợp tác hiệu quả, giúp tăng cường sự hiểu biết và giao tiếp trong tổ chức.

4. Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ quan trọng giúp tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả với các tính năng cơ bản như sau: 

4.1. Theo dõi tiến độ công việc: 

Phần mềm quản lý công việc cung cấp giao diện đơn giản và trực quan cho người quản lý và thành viên nhóm theo dõi tiến độ của các công việc. Thông qua biểu đồ Gantt, bảng Kanban hoặc các công cụ khác, nhà quản lý có thể xem xét tình hình và nhận biết vấn đề sớm. Từ đó có thể tạo điều kiện cho việc thực hiện điều chỉnh linh hoạt để đảm bảo rằng dự án hoặc công việc tiếp tục theo kế hoạch.

4.2. Phân công nhiệm vụ:

Phần mềm quản lý công việc giúp người quản lý phân công nhiệm vụ một cách dễ dàng và hiệu quả. Họ có thể gán công việc cho các thành viên trong nhóm, đồng thời xác định rõ ràng trách nhiệm và mục tiêu của từng người nhằm tăng cường sự minh bạch và hiểu rõ mục tiêu công việc của nhau trong cùng một nhóm.

4.3. Quản lý tài nguyên:

Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực như nhân sự, vật liệu, và thời gian. Bằng cách hiển thị sơ đồ tài nguyên, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi sự phân bổ và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên để giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.

4.4. Tương tác và giao tiếp:

Các công cụ tương tác như bảng trò chuyện, hệ thống ghi chú, và khả năng chia sẻ tài liệu giúp các thành viên trong nhóm tương tác và giao tiếp một cách hiệu quả. Điều này không chỉ thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác mà còn giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.

4.5. Lên lịch và thông báo:

Tính năng lên lịch trong phần mềm điều hành công việc giúp người quản lý đặt lịch công việc một cách logic và hiệu quả. Hệ thống thông báo tự động nhắc nhở thành viên về các sự kiện quan trọng, hạn chót, và thay đổi trong lịch trình. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều nắm bắt thông tin quan trọng và đều đặn.

4.6. Bảo mật thông tin:

Phần mềm quản lý công việc đảm bảo tính bảo mật cho thông tin liên quan đến dự án và công việc, bao gồm các cơ chế xác thực, tính năng quản lý quyền truy cập, và mã hóa dữ liệu để ngăn chặn các lượt truy cập trái phép và bảo vệ quyền riêng tư cho dữ liệu thông tin doanh nghiệp.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí để đảm bảo rằng họ chọn lựa một giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể của chính doanh nghiệp đó. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp có thể xem xét khi chọn lựa:

5.1. Dễ sử dụng và tính linh hoạt:

Một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cần phải có giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng để tối ưu hóa sự nhận thức và chấp nhận từ phía người dùng. Tính linh hoạt là một yếu tố quan trọng, cho phép điều chỉnh dễ dàng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà không gặp khó khăn lớn.

5.2. Tính năng và khả năng mở rộng:

Phần mềm quản lý công việc cần cung cấp một loạt các tính năng quản lý công việc cơ bản như theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ, và lên lịch công việc. Đồng thời, khả năng mở rộng là quan trọng để đáp ứng nhu cầu tăng cường trong tương lai, bảo đảm tính bền vững và linh hoạt của hệ thống.

5.3. Tính tương thích và kết nối:

Một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cần phải tích hợp dễ dàng với các công cụ và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như email, lịch, và các hệ thống quản lý tài nguyên nhân sự. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính thống nhất trong tổ chức.

5.4. Bảo mật thông tin:

Với sự gia tăng về quy mô và quan trọng của dữ liệu doanh nghiệp, tính bảo mật là một tiêu chí hàng đầu. phần mềm quản lý công việc cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn thông tin, bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, và bảo vệ trước các rủi ro an ninh.

5.5. Hỗ trợ và đào tạo:

Một hệ thống phần mềm quản lý công việc tốt nên đi kèm với dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng và tài liệu đào tạo chi tiết. Điều này giúp người dùng nắm bắt nhanh chóng về cách sử dụng hệ thống và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.

5.6. Chi phí và đầu tư tổng thể:

Chi phí triển khai và duy trì phần mềm quản lý công việc là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần xem xét chi phí không chỉ từ góc độ ban đầu mà còn từ khía cạnh đầu tư tổng thể, bao gồm cả chi phí duy trì và nâng cấp trong tương lai.

5.6. Đánh giá và độ tin cậy:

Việc đánh giá độ tin cậy của phần mềm quản lý công việc dựa trên đánh giá từ các doanh nghiệp khác là một tiêu chí quan trọng. Các đánh giá này cung cấp cái nhìn thực tế về trải nghiệm sử dụng và hiệu suất của hệ thống trong điều kiện thực tế.

Với môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý công việc trở nên ngày càng phức tạp và đặt ra nhiều thách thức lớn cho các doanh nghiệp. Vì thế, để có thể giải quyết vấn đề này, sự hỗ trợ từ các ứng dụng quản lý công việc là không thể thiếu. Trong số những ứng dụng quản lý công việc kể trên, Arito nổi bật là phần mềm quản lý công việc tốt nhất khi không chỉ giúp tự động hóa quá trình giao việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể đóng góp và tương tác hiệu quả. Nhờ có Arito, doanh nghiệp sẽ cảm nhận được mức độ hiệu quả mạnh mẽ trong quá trình quản lý công việc.