12 cách quản lý công việc hiệu quả mà bạn nên ứng dụng

Chắc chắn bạn đã từng gặp trường hợp bạn có nhiều công việc cần phải quản lý và hoàn thành trong cùng 1 ngày, nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu? nên làm gì cho đúng? Vì vậy, ta có thể thấy việc quản lý công hiệu quả là điều cần thiết. Tuy nhiên quản lý như nào cho đúng và mang về hiệu quả công việc cao. Dưới đây, trong bài viết này, hãy cùng Arito tìm hiểu về cách quản lý công việc hiệu quả.

Thế nào là quản lý công việc hiệu quả?

Quy trình quản lý công việc hiệu quả là quá trình tổ chức và điều phối các nhiệm vụ hiện tại và trong tương lai. Nó tập trung vào việc tạo ra, sắp xếp, theo dõi, và hoàn thiện các công việc một cách có kế hoạch và có logic. Mục tiêu là tăng cường năng suất, hiệu quả và đơn giản hóa quy trình làm việc.

Kỹ năng quản lý công việc có cần thiết không?

Kỹ năng quản lý công việc không chỉ quan trọng trong cả cuộc sống cá nhân lẫn môi trường làm việc. Nó hỗ trợ việc sắp xếp thời gian, ưu tiên nhiệm vụ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Bằng cách này, nó giúp giảm áp lực, căng thẳng và tăng cường khả năng đạt được các mục tiêu cá nhân và chuyên môn.

Vậy làm sao để quản lý công việc hiệu quả? Dưới đây là những công việc mà bạn nên thử áp dụng để có có được kỹ năng quản lý công việc.

Tại sao quản lý công việc lại quan trọng?

Tại sao một chủ doanh nghiệp hoặc quản lý lại quan tâm đến những công việc hàng ngày khi có những thách thức lớn hơn tồn tại?

Nhưng, việc làm đúng các công việc hàng ngày có thể có tác động tích cực lớn đối với mọi mặt của doanh nghiệp của bạn.

Từ việc tăng sản xuất đến việc giúp hình thành các thói quen làm việc tốt hơn cho nhân viên, những lợi ích của kỹ năng quản lý công việc hàng ngày tích tụ nhanh chóng.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn về cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn.

Tăng hiệu quả công việc

Bằng cách biết chính xác những gì cần làm, bạn hoàn thành một cách nhanh chóng từ công việc này sang công việc khác, thay vì do dự về công việc nào cần thực hiện, bạn đã chuyển sang bước tiếp theo.

Giảm căng thẳng

Có một sự yên bình ẩn sau sự dự đoán được. Với một ngày được lên kế hoạch, thay vì bị mắng mỏ vì những nhiệm vụ quên lãng, bạn hoạt động một cách tích cực, dẫn đến công việc tập trung và hiệu quả hơn trong suốt cả ngày.

Đảm bảo những việc quan trọng được thực hiện

Trong khi các công việc khẩn cấp la hét mạnh mẽ, những công việc quan trọng thì nhẹ nhàng. Quản lý hàng ngày tốt đẹp đảm bảo bạn nghe thấy những tiếng thì thầm đó. Ví dụ, việc trả lời một khách hàng có thể là công việc khẩn cấp, nhưng lập kế hoạch chiến lược kinh doanh là quan trọng.

Kế hoạch rõ ràng cho mọi người

Một lộ trình minh bạch không chỉ dành cho bạn. Đội ngũ của bạn phát triển khi có sự rõ ràng. Với điều đó, bạn loại bỏ sự nhầm lẫn, dẫn đến ít lỗi hơn và tăng động lực. Khi mọi người đều biết về vai trò và mong đợi của họ, điều đó tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và tự tin.

Tạo ra các thói quen làm việc

Sự nhất quán tạo nên sự xuất sắc. Các công việc hàng ngày đều đặn, có cấu trúc là nền tảng cho những thói quen mà theo thời gian, trở thành các trụ cột của thành công. Đó giống như việc tưới nước thường xuyên cho cây cối để nó phát triển khỏe mạnh.

12 cách quản lý công việc hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Dưới đây, Arito liệt kê cho bạn đọc các cách quản lý công việc hiểu quả mà bạn nên áp dụng:

1. Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng

Việc thiết lập cho mình những mục tiêu rõ ràng mỗi ngày sẽ giúp bạn không phải tốn thời gian để suy nghĩ về những gì mình làm có hiệu quả như thế nào và có sự cần thiết ra sao.

Bằng cách liên tục đặt ra mục tiêu hàng ngày, bạn mang lại mục đích và hướng đi cho ngày của mình, làm cho việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, việc đạt được những mục tiêu này là một cấp độ mạnh mẽ giúp tạo đà cho những ngày tiếp theo.

2. Liệt kê các công việc cần làm

Đây là bước quan trọng đầu tiên trong việc quản lý công việc một cách hiệu quả. Bạn cần dành thời gian nhỏ để suy nghĩ và liệt kê rõ ràng những nhiệm vụ cần thực hiện, giúp bạn kiểm soát công việc trong ngày. Tiếp theo, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành trước và đặt ra deadline phù hợp.

Hơn nữa, việc ghi chép vào sổ tay hoặc lịch trình cá nhân sẽ giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và toàn diện, đặc biệt khi bạn để chúng ở những nơi dễ nhìn để không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Một lời khuyên nhỏ là hãy đối mặt đồng thời cả với những công việc khó và dễ để mang lại hiệu quả tối đa!

3. Tạo lịch trình cho các nhiệm vụ sẽ thực hiện

Cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là xác định thời gian phù hợp. Sử dụng thời gian cuối tuần để sắp xếp công việc và deadline cho tuần tiếp theo sẽ thúc đẩy động lực và chuẩn bị tốt cho việc thực hiện nhiệm vụ.

Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, đặt deadlines cụ thể giúp theo dõi và thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo ra thói quen tốt, giúp nhắc nhở bản thân tuân thủ kế hoạch đã đặt ra!

4. Đặt thời hạn (deadline) để hoàn thành công việc

Việc đặt deadline cụ thể cho từng đầu công việc giúp tăng động lực cho việc thực hiện. Tuy nhiên, cần tránh tình trạng “đợi đến gần deadline mới hành động”, một thói quen mà nhiều người mắc phải. Nếu rơi vào tình trạng này, kết quả và chất lượng công việc sẽ không đạt được như mong đợi.

5. Luôn có thời gian dự phòng

Đây là một lời khuyên quan trọng trong việc quản lý công việc mà bạn không nên bỏ qua. Khi lên lịch làm việc, hãy dành một khoảng thời gian dự phòng để xử lý các vấn đề đột xuất khi chúng xảy ra. Điều này giúp bạn duy trì sự kiểm soát trong công việc và không bị bất ngờ khi đối mặt với những tình huống khẩn cấp.

6. Không ôm đồm mọi việc

Một phương pháp quản lý công việc hiệu quả là không nên áp đặt quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của kế hoạch ban đầu. Bạn có thể thảo luận với người quản lý để điều chỉnh số lượng công việc và deadline sao cho phù hợp hơn.

Khi cảm thấy khối lượng công việc quá lớn, hãy xem xét và yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Chia sẻ việc thực hiện các nhiệm vụ có thể tạo ra một môi trường làm việc gắn kết hơn và tương tác tích cực trong công ty.

7. Giữ gìn sức khỏe thể chất và cả tinh thần

Để quản lý công việc hiệu quả, sức khỏe là yếu tố hàng đầu có thể giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách xuất sắc nhất. Dù lịch trình bận rộn đến đâu, hãy dành thời gian để chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và có chế độ ăn uống cân đối. Điều này sẽ giúp bạn tái tạo năng lượng tích cực và duy trì sự sẵn sàng cho một ngày làm việc dài.

Để quản lý công việc hiệu quả, không chỉ cần chăm sóc sức khỏe cơ thể mà còn quan trọng là sức khỏe tinh thần. Việc duy trì tinh thần lạc quan, cân bằng và đối diện với căng thẳng giúp tăng cường khả năng tập trung, sáng tạo và thích ứng linh hoạt trong môi trường làm việc. Sức khỏe tinh thần là nền tảng quan trọng để duy trì hiệu suất làm việc ổn định và đạt được thành công trong công việc hàng ngày.

8. Luôn giữ không gian làm việc sạch sẽ

Việc dọn dẹp nơi làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc hiệu quả. Sự gọn gàng là yếu tố quan trọng giúp duy trì động lực trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Bàn làm việc bị lộn xộn với quá nhiều giấy tờ khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn. Thay vào đó, dành thời gian để sắp xếp chúng một cách gọn gàng và có trật tự sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả hơn.

Để thực hiện điều này hiệu quả, bạn nên dọn dẹp ngay sau mỗi buổi làm việc. Tài liệu quan trọng cho từng công việc nên được sắp xếp riêng tại vị trí dễ nhớ nhất. Đồng thời, những giấy tờ không cần thiết hoặc đã lưu trữ điện tử có thể được vứt vào sọt rác để tránh tình trạng lộn xộn.

9. Giữ tinh thần kỷ luật cao

Việc thiết lập những nguyên tắc nghiêm ngặt để tuân thủ và duy trì kỷ luật trong công việc là rất quan trọng. Khi đã đề ra kế hoạch, cần cố gắng tập trung để hoàn thành đúng tiến độ mà không để bị lạc hậu hoặc mất tập trung, điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

10. Luôn chuẩn bị sổ tay ghi chú công việc

Để quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, hãy luôn có sẵn một cuốn sổ tay để ghi chép tất cả các nhiệm vụ và deadline một cách chính xác. Khi có thông tin quan trọng hoặc thay đổi trong kế hoạch, bạn chỉ cần ghi chú kỹ lưỡng vào sổ tay để có thể quản lý công việc một cách thông minh.

11. Sắp xếp công việc đúng thời điểm

Đây là một bước quan trọng trong việc quản lý công việc hiệu quả. Buổi sáng thường là thời điểm tốt nhất cho sự tập trung và sự minh mẫn tinh thần của con người, vì vậy hãy sử dụng thời gian này để giải quyết những công việc phức tạp nhất!

Ngoài ra, thời điểm lý tưởng để lên lịch họp hoặc thảo luận về công việc là gần trưa. Việc duy trì thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát và xử lý công việc một cách có trật tự, đồng thời tăng cường hiệu quả trong quản lý thời gian.

12. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phương pháp quản lý công việc hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất hiện nay đó là dùng phần mềm quản lý công việc để hỗ trợ lên kế hoạch. Phần mềm quản lý công việc Arito là công cụ tiện ích mà bạn có thể tham khảo. 

Với phần mềm quản lý công việc Arito bạn có thể thực hiện các tính năng như: 

• Phân loại công việc: công việc cá nhân/ công việc hằng ngày/ công việc chung/ công việc được giao
• Quản lý công việc của cấp dưới, nhân viên để có thể đánh giá tình trạng công việc để theo dõi và hỗ trợ kịp thời
• Giao việc cho cấp dưới ngay trong phần mềm với sự chỉ định thời gian hoàn thành, đánh giá mức độ hoàn thành và đánh giá.
• Đăng ký phòng họp
• Đăng ký, đề nghị công cụ, văn phòng phẩm, thiết bị và bảo hành sản phẩm

>>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Cùng nhiều tính năng thú vị và dễ sử dụng khác. Hãy liên hệ ngay với Arito thông qua: 

Địa chỉ: 

• Tp. Hồ Chí Minh: 597m Tên Lửa, Bình Trị Đông B, Bình Tân, Tp. Hồ Chí Minh.
• Hà Nội: 61 Vũ Phạm Hàm, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
• Đà Nẵng: 01 Trịnh Lỗi, Ngũ Hành Sơn, Tp. Đà Nẵng
• Cần Thơ: B101 Trần Hoàng Na, Cái Răng, Tp. Cần Thơ
• Điện thoại: +028 7101 2288
• Email: contact@arito.vn
• Website: https://arito.vn/