Hướng dẫn cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78

Hiện nay, nhiều khách hàng vẫn còn băn khoăn về trách nhiệm của đơn vị trong việc hủy hóa đơn điện tử và về giá trị sử dụng của hóa đơn sau khi đã được hủy. Cùng Arito tìm hiểu về cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định trong Thông tư 78 trong bài viết dưới đây.

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 10 Điều 3 của Nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là hành động làm cho hóa đơn, chứng từ trở thành vô hiệu, không có giá trị pháp lý.

Để phân biệt với hành động tiêu hủy hóa đơn, người nộp thuế cần lưu ý theo quy định tại Khoản 11 Điều 3 của cùng nghị định, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp xóa bỏ hóa đơn, chứng từ điện tử đó khỏi hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu đến bất kỳ thông tin nào trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai hành động khác nhau, với các phương thức thực hiện và tác dụng khác nhau.

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử viết sai đã được cấp mã nhưng chưa được gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập lại hóa đơn mới. Tuy nhiên, nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua thì không thể hủy mà chỉ được thực hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp 2: Khi chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này để đảm bảo tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng bên bán phát hiện có sai sót trước khi gửi cho bên mua, thủ tục hủy hóa đơn được thực hiện như sau:

1. Thông báo với cơ quan thuế: Người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mau-04-SS-HDDT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đề xuất cấp mã hóa đơn mới thay thế.
2. Lập hóa đơn điện tử mới: Sau khi cơ quan thuế chấp thuận hủy hóa đơn, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và cấp mã hóa đơn mới để gửi cho bên mua.
3. Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót: Sau khi đã lập hóa đơn điện tử mới, người bán phải xóa hoặc hủy bỏ hóa đơn điện tử đã có sai sót.
4. Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ: Để bảo vệ quyền lợi, người bán nên lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn với bên mua.
5. Kiểm tra trạng thái hóa đơn: Để đảm bảo hóa đơn đã được hủy bỏ thành công, người bán cần kiểm tra trạng thái của hóa đơn trên trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.

Trường hợp 2: Khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

1. Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn: Trừ khi là hộ hoặc cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện kế toán.
2. Lập bảng kiểm kê hóa đơn: Doanh nghiệp lập bảng kiểm kê chi tiết các hóa đơn giấy cần tiêu hủy.
3. Lập biên bản hủy hóa đơn: Hội đồng tiêu hủy ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của các thông tin trong biên bản này.
4. Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải lập và gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm 2 bản (một bản lưu và một bản gửi đi).
5. Thời hạn thực hiện: Thời hạn chậm nhất để tiêu hủy hóa đơn là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Nếu hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn để tiêu hủy là 10 ngày kể từ ngày thông báo hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

4. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:

Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo đó, mức phạt có thể từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy thuộc vào hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Ngoài ra, chủ thể vi phạm cũng sẽ bị buộc phải hủy, tiêu hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả do vi phạm này gây ra.

5. Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn

Ngoài ra, một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:

• Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 
• Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót

6. Giới thiệu về phần mềm hoá đơn điện tử Arito Solutions

Arito là một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử hiệu quả và tiện lợi, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các giao dịch tài chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tại sao nên chọn Arito?

1. Tiện lợi và dễ sử dụng: Arito cung cấp giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng tạo và quản lý các loại hóa đơn điện tử như hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi và nhiều loại chứng từ khác.
2. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Với tính năng linh hoạt, Arito phù hợp với các doanh nghiệp từ nhỏ đến vừa, giúp họ tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình kế toán.
3. Tuân thủ pháp luật: Arito được thiết kế tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam, giúp người dùng yên tâm về tính pháp lý và tránh các rủi ro liên quan đến thiếu sót về hành vi kinh doanh.
4. Hỗ trợ khách hàng tận tình: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của Arito luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng sản phẩm.
5. Tính năng bảo mật cao: Arito đảm bảo an toàn thông tin của người dùng với các biện pháp bảo mật nâng cao, bao gồm mã hóa dữ liệu và các công nghệ bảo mật tiên tiến.

Với những lợi ích nổi bật và sự đảm bảo về chất lượng dịch vụ, phần mềm hóa đơn điện tử Arito không chỉ là một giải pháp kinh doanh mà còn là đối tác tin cậy cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy trải nghiệm Arito ngay hôm nay để tối ưu hóa quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.