Mẫu biên bản huỷ hoá đơn theo chuẩn thông tư 78 mới nhất

Khi gặp sai sót về thông tin hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Mặc dù không bắt buộc, việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử vẫn được khuyến nghị để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên. Bài viết này từ Arito sẽ cung cấp thông tin về mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư 78 mới nhất.

1. Tổng quan về hủy hóa đơn

1.1. Hủy hóa đơn là gì?

Hủy hóa đơn, theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được định nghĩa là việc làm cho hóa đơn mất đi giá trị sử dụng. Như vậy, hủy hóa đơn điện tử có thể hiểu là quá trình làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng nữa.

1.2. Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?

Nhiều người hiện nay đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm “hủy hóa đơn” và “tiêu hủy hóa đơn”. Dưới đây là một số thông tin giúp bạn đọc phân biệt hai nghiệp vụ này:

• Tiêu hủy hóa đơn: Là việc làm cho hóa đơn biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa. Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.
• Hủy hóa đơn: Là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng nữa, nhưng hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được. Việc hủy hóa đơn có thể diễn ra nhiều lần.

>>> Xem thêm: [Download] 6 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất 2024

2. Khi nào thì cần lập biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn là một loại biên bản được lập ra để ghi nhận việc sai sót hoặc các lý do khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn. Từ đó, hai bên sẽ cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã viết sai này.

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản hủy hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng khi kế toán thực hiện việc hủy hóa đơn trong các trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót

Khoản 1 Điều 19 ghi nhận:

“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”

Theo đó, hủy hóa đơn điện tử sẽ áp dụng đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế. Việc này chỉ áp dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót mà chưa gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

Bên cạnh đó, tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về xử lý hóa đơn có sai sót quy định:

“Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HDĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.”

Theo quy định này, việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đối với hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế trong trường hợp hóa đơn được lập khi người bán cung cấp dịch vụ nhưng sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt.

So với quy định trước đây về hủy hóa đơn giấy, có thể thấy các trường hợp hủy hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành ít hơn.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trình tự hủy hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

• Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới (ký số) theo Mẫu số 04/SS-HDĐT Phụ lục IA;
• Cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Đối với trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không có bước cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi người mua.

4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2024

Bạn có thể tải về miễn phí mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư 78 TẠI ĐÂY

Lời kết

Trên đây là những thông tin chi tiết và mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất năm 2024 mà Arito mang đến cho bạn đọc.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử Arito hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Với nhiều tính năng ưu việt, Arito hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 một cách dễ dàng nhất.