Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp đúng quy định 2025

Trong quản lý kho hàng, phiếu nhập kho đóng vai trò rất quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận thông tin về hàng hóa được nhập mà còn là căn cứ để kiểm soát tình hình tài sản. Với quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc lập phiếu nhập kho được quy định rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình quản lý. Trong bài viết này của Arito Solutions, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về nội dung và mẫu phiếu nhập kho mới nhất, từ đó nắm bắt được cách thức lập phiếu đúng quy định.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là một chứng từ quan trọng trong quy trình nhập hàng và quản lý kho, giúp doanh nghiệp ghi nhận và theo dõi tình hình tài sản. Phiếu này cung cấp thông tin chi tiết về nguồn gốc tài sản và các biến động liên quan, tạo cơ sở cho việc quản lý sổ chi tiết, thẻ kho, cũng như việc theo dõi nguyên vật liệu, hàng hóa và tài sản cố định có trong kho của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong quản lý tồn kho và hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính một cách hiệu quả.

Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp mới nhất được quy định như thế nào?

Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp được quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, trong đó nội dung và hình thức phiếu nhập kho phải tuân thủ một số tiêu chí nhất định. Phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng dùng để xác nhận số lượng, giá trị hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ nhập vào kho, đồng thời là căn cứ để ghi sổ kế toán và quản lý hàng hóa trong kho.

1. Nội dung mẫu phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm các thông tin chính sau:

• Tên đơn vị: Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức lập phiếu, kèm theo mã số thuế (nếu có).
• Tên bộ phận nhập kho: Bộ phận thực hiện việc nhập kho hàng hóa, vật tư.
• Số phiếu nhập kho: Ghi số thứ tự của phiếu nhập kho.
• Ngày, tháng, năm lập phiếu: Thời điểm lập phiếu nhập kho.
• Họ tên người giao hàng: Ghi rõ họ tên của người giao hàng.
• Số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho: Số hóa đơn hoặc chứng từ liên quan đến việc nhập kho hàng hóa.
• Tên kho, địa điểm kho: Tên kho và địa điểm cụ thể nơi hàng hóa sẽ được nhập.

2. Bảng kê chi tiết

• Cột A: Số thứ tự của các mặt hàng.
• Cột B: Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1: Số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập kho).
• Cột 2: Số lượng thực nhập vào kho do thủ kho ghi.
• Cột 3: Đơn giá hạch toán hoặc giá theo hóa đơn (do kế toán ghi).
• Cột 4: Thành tiền, tính theo đơn giá và số lượng thực nhập (do kế toán ghi).

3. Phần tổng hợp

• Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các loại hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ nhập kho trong phiếu nhập kho.
• Dòng số tiền bằng chữ: Ghi số tiền tổng cộng bằng chữ.

4. Chữ ký xác nhận

Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của các bên liên quan:

• Người lập phiếu: Người lập phiếu nhập kho.
• Người giao hàng: Người thực hiện giao hàng.
• Thủ kho: Người nhận và quản lý hàng hóa trong kho.
• Kế toán trưởng: Người chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi sổ kế toán.

5. Số liên phiếu nhập kho

• Phiếu nhập kho thường được lập thành 2 liên đối với hàng mua ngoài và 3 liên đối với hàng tự sản xuất:
  • Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
  • Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán.
  • Liên 3 (nếu có): Người giao hàng giữ.

6. Biểu mẫu

Phiếu nhập kho thường được thiết kế trên giấy A4 hoặc A5, với mẫu biểu có sẵn theo quy định hoặc tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Lưu ý: Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để lập và in phiếu nhập kho nhằm đảm bảo tính chính xác và tiện lợi trong quản lý.

Hướng dẫn viết phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp mới nhất?

Để lập phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bạn cần tuân thủ các bước sau:

1. Thông tin cơ bản:
   • Góc trên bên trái của phiếu nhập kho cần ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, cùng với thông tin bộ phận thực hiện nhập kho. Phiếu nhập kho được sử dụng cho các trường hợp nhập vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện qua kiểm kê.
2. Ghi thông tin lập phiếu:
   • Trên phiếu nhập kho, cần ghi rõ số phiếu, ngày lập, họ tên người giao hàng, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, cùng với tên kho và địa điểm kho nơi hàng hóa sẽ được nhập.
3. Thông tin chi tiết:
   • Cột A, B, C, D: Ghi thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
   • Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).
   • Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế đã nhập vào kho.
   • Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính tổng số tiền của từng loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.
4. Tổng hợp và xác nhận:
   • Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập trong cùng một phiếu nhập kho.
   • Dòng số tiền bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.
5. Số liên và phân phối phiếu:
   • Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc sản xuất lập thành 2 liên (cho vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (cho vật tư tự sản xuất) với giấy than để ghi một lần. Người lập phiếu ký tên rõ ràng, sau đó người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa.
6. Ký xác nhận:
   • Sau khi nhập kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký tên cùng với người giao hàng. Liên 2 được thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ. Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, và liên 3 (nếu có) sẽ được giao cho người giao hàng.

Bằng cách tuân thủ đúng quy trình này, bạn sẽ đảm bảo phiếu nhập kho được lập đúng quy định và hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý hàng hóa trong kho.

Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp đúng quy định 2025

Hiện nay Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp mới nhất được quy định tại Mẫu số 01- VT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

TẢI NGAY MẪU PHIẾU NHẬP KHO

Đơn vị:……………….		Mẫu số 01 – VT
Bộ phận:…………….		(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
		Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

	PHIẾU NHẬP KHO
	Ngày….tháng….năm …….	Nợ …………………….
	Số: ……………………………	Có …………………….

 

– Họ và tên người giao: ……………………………………………………………………………

– Theo ……………… số ……….. ngày ….. tháng ….. năm ….. của ………………………

Nhập tại kho: …………………………………….địa điểm………………………………………

S	Tên, nhãn hiệu, quy cách,		Đơn	Số lượng
T	phẩm chất vật tư, dụng cụ	Mã	vị	Theo	Thực	Đơn	Thành
T	sản phẩm, hàng hoá	số	tính	chứng từ	nhập	giá	tiền
A	B	C	D	1	2	3	4
	Cộng	x	x	x	x	x

 

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………………………….

 

			Ngày … tháng…  năm…
Người lập phiếu	Người giao hàng	Thủ kho	Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Hoặc bộ phận
			có nhu cầu nhập)
		(Ký, họ tên)

Giới thiệu phần mềm quản lý kho Arito Solution

Arito Solution là phần mềm quản lý kho hàng tiên tiến, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ, vận chuyển và kiểm soát hàng hóa. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Arito Solution giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt và triển khai các tính năng cần thiết để theo dõi tình trạng kho hàng một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật của Arito Solution:

1. Quản lý hàng hóa: Arito Solution cho phép quản lý thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa, từ mã số, tên, số lượng đến đơn vị tính. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hàng tồn kho và cập nhật số liệu theo thời gian thực.
2. Theo dõi nhập xuất kho: Phần mềm hỗ trợ lập phiếu nhập kho và xuất kho nhanh chóng, giúp người dùng ghi nhận và theo dõi mọi biến động về hàng hóa một cách chính xác. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quy trình.
3. Báo cáo và phân tích: Arito Solution cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kho, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Người dùng có thể xem báo cáo về hàng tồn kho, lịch sử nhập xuất hàng hóa và nhiều thống kê khác.
4. Tính năng đa nền tảng: Phần mềm Arito Solution có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý kho hàng mọi lúc, mọi nơi.
5. Hỗ trợ tích hợp: Arito Solution có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, bao gồm phần mềm kế toán và CRM, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.

Với những tính năng nổi bật này, Arito Solution không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn về hàng hóa mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu chi phí lưu kho. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng của mình.

Tóm lại, phiếu nhập kho không chỉ là một chứng từ cần thiết trong quản lý kho mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong việc theo dõi hàng hóa và tài sản. Việc lập phiếu nhập kho theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở vững chắc cho việc quản lý tài sản, đồng thời hỗ trợ cho công tác kế toán và lập báo cáo tài chính. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng và quản lý quy trình nhập kho hiệu quả.