Phiếu Nhập Kho Là Gì? Mẫu 01-VT Theo Thông Tư 200, 133 Và Cách Viết [Tải Miễn Phí]

Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán xác nhận số lượng vật tư, hàng hóa, công cụ, sản phẩm thực tế nhập vào kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán và ghi sổ kế toán. Bài viết giải thích phiếu nhập kho là gì, cung cấp mẫu phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 200 và Thông tư 133 (tải miễn phí Excel, Word), hướng dẫn viết chi tiết từng cột, số liên và luồng lưu chuyển, kèm ví dụ điền mẫu và những lỗi thường gặp.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận việc nhập vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa vào kho của doanh nghiệp. Mục đích là xác nhận số lượng thực nhập, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của những người liên quan.

Đây là một trong những chứng từ cơ bản nhất trong quản lý kho. Mọi lần hàng vào kho đều nên có phiếu nhập kho để số liệu tồn kho khớp với thực tế và có căn cứ đối chiếu khi kiểm kê hay quyết toán thuế.

Phiếu nhập kho dùng trong những trường hợp nào?

Phiếu nhập kho áp dụng khi nhập kho vật tư, hàng hóa từ nhiều nguồn:

• Mua ngoài từ nhà cung cấp.
• Tự sản xuất, thành phẩm từ xưởng nhập về kho.
• Thuê ngoài gia công, chế biến xong nhập lại.
• Nhận góp vốn bằng vật tư, hàng hóa.
• Hàng thừa phát hiện khi kiểm kê.

Mẫu phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Mẫu phiếu nhập kho chuẩn là Mẫu số 01-VT, được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp lớn và mọi loại hình) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa).

Điểm cần lưu ý: cấu trúc và các cột của Mẫu 01-VT theo hai thông tư gần như giống nhau, chỉ khác dòng ghi căn cứ ban hành ở góc trên bên phải phiếu. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán nào thì dùng mẫu ghi theo thông tư đó.

Cấu trúc các cột của Mẫu 01-VT

Cột	Content	Ai ghi
A	Số thứ tự	Người lập phiếu
B	Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa	Người lập phiếu
C	Mã số	Người lập phiếu
D	Đơn vị tính	Người lập phiếu
1	Số lượng theo chứng từ (hóa đơn, lệnh nhập)	Người lập phiếu
2	Số lượng thực nhập	Thủ kho
3	Đơn giá	Kế toán
4	Thành tiền (cột 2 nhân cột 3)	Kế toán

Hướng dẫn viết phiếu nhập kho

Phần đầu phiếu:

• Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận ở góc trên bên trái.
• Ghi số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu.
• Ghi họ tên người giao hàng, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho và địa điểm nhập.

Phần bảng kê:

• Người lập phiếu ghi các cột A, B, C, D và cột 1 (số lượng theo chứng từ).
• Thủ kho ghi cột 2 (số lượng thực nhập) sau khi kiểm đếm.
• Kế toán ghi cột 3 (đơn giá) và cột 4 (thành tiền), sau đó cộng tổng và ghi tổng số tiền bằng chữ.

Phần cuối phiếu:

• Ghi số chứng từ gốc kèm theo.
• Ký đủ các bên: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng.

Số liên và luồng lưu chuyển phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập:

• 2 liên: với vật tư, hàng hóa mua ngoài.
• 3 liên: với vật tư, sản phẩm tự sản xuất.

Sau khi nhập kho, thủ kho ghi ngày nhập và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Cách lưu chuyển:

• Liên 1: lưu tại nơi lập phiếu.
• Liên 2: thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển kế toán ghi sổ.
• Liên 3 (nếu có): người giao hàng giữ.

Ví dụ điền phiếu nhập kho

Công ty A mua 100 thùng sơn từ nhà cung cấp, đơn giá 850.000 đồng/thùng, nhập đủ 100 thùng:

A	B	C	D	1	2	3	4
1	Sơn nước nội thất	SN01	thùng	100	100	850.000	85.000.000
	Cộng						85.000.000

Tổng số tiền viết bằng chữ: Tám mươi lăm triệu đồng.

Phân biệt phiếu nhập kho với chứng từ liên quan

Chứng từ	Dùng khi nào	Vai trò
Phiếu nhập kho (01-VT)	Hàng nhập vào kho	Ghi nhận nhập, làm căn cứ ghi thẻ kho, sổ kế toán
Phiếu xuất kho (02-VT)	Hàng xuất khỏi kho	Ghi nhận xuất, tính giá vốn
Biên bản giao nhận	Bàn giao hàng giữa hai bên	Xác nhận đã giao nhận, chưa thay thế phiếu nhập
Biên bản kiểm nghiệm (03-VT)	Cần kiểm tra chất lượng trước khi nhập	Xác nhận chất lượng hàng nhập

Tải mẫu phiếu nhập kho 01-VT (Excel, Word)

Bấm để tải về, mở bằng Excel hoặc Word và điền theo doanh nghiệp của bạn. Bản Excel đã cài công thức tự tính thành tiền và cộng tổng.

Biểu mẫu	Tải Excel	Tải Word
Phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 200	Tải file Excel	Tải file Word
Phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 133	Tải file Excel	Tải file Word

Những lỗi thường gặp khi lập phiếu nhập kho

• Ghi số lượng theo chứng từ nhưng quên đối chiếu thực nhập: cột 1 và cột 2 lệch nhau mà không ghi rõ lý do.
• Thiếu chữ ký: phiếu thiếu chữ ký thủ kho hoặc kế toán trưởng sẽ không hợp lệ.
• Không ghi số hóa đơn, lệnh nhập: khó đối chiếu khi kiểm tra sau này.
• Dùng sai mẫu theo thông tư: doanh nghiệp áp dụng TT133 nhưng dùng mẫu ghi theo TT200 và ngược lại.
• Lập phiếu chậm: nhập hàng xong lâu mới lập phiếu khiến tồn kho trên sổ không khớp thực tế.

Số hóa phiếu nhập kho với phần mềm Arito

Lập phiếu nhập kho thủ công dễ sai sót và mất thời gian đối chiếu khi số giao dịch tăng. Phân hệ quản lý kho của Arito giúp doanh nghiệp:

• Lập phiếu nhập kho theo mẫu chuẩn Thông tư 200 và 133, tự động đánh số và lưu vết người thao tác.
• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực ngay khi nhập, quản lý theo lô, hạn sử dụng và vị trí.
• Liên thông với quản lý mua hàng để đối chiếu phiếu nhập với đơn đặt hàng và hóa đơn.
• Kết nối kế toán để giá trị hàng nhập tự động vào sổ.

Tìm hiểu thêm về quy trình nhập kho hàng hóa để áp dụng phiếu nhập kho vào đúng quy trình. Tất cả nằm trong nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp Arito ERP.

Muốn xem phiếu nhập kho được lập và cập nhật tồn tự động ra sao? Đăng ký nhận demo miễn phí để đội ngũ Arito tư vấn theo đặc thù ngành của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Phiếu nhập kho theo mẫu nào?

Theo Mẫu số 01-VT, quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Cấu trúc hai mẫu gần như giống nhau, chỉ khác dòng ghi căn cứ ban hành.

Phiếu nhập kho lập thành mấy liên?

Thường lập 2 liên với hàng mua ngoài và 3 liên với vật tư, sản phẩm tự sản xuất. Liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 thủ kho giữ rồi chuyển kế toán, liên 3 người giao hàng giữ.

Ai ký vào phiếu nhập kho?

Phiếu nhập kho cần chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng để hợp lệ.

Cột số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhập khác nhau thế nào?

Cột 1 là số lượng ghi trên hóa đơn hoặc lệnh nhập, do người lập phiếu ghi. Cột 2 là số lượng thực tế nhập kho, do thủ kho kiểm đếm và ghi. Nếu hai cột lệch nhau, cần ghi rõ lý do và lập biên bản.

Doanh nghiệp nhỏ dùng mẫu phiếu nhập kho theo thông tư nào?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 dùng Mẫu 01-VT ghi theo Thông tư 133. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200 dùng mẫu ghi theo Thông tư 200.

Kết luận

Phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu để ghi nhận hàng vào kho, làm căn cứ ghi thẻ kho và sổ kế toán. Hãy dùng đúng Mẫu 01-VT theo chế độ kế toán đang áp dụng, ghi đầy đủ các cột, ký đủ các bên và lập phiếu ngay khi nhập hàng. Khi số giao dịch lớn, dùng phần mềm sẽ giúp lập phiếu nhanh, cập nhật tồn chính xác và liên thông với mua hàng, kế toán.