Mẫu hợp đồng điện tử 2026: 5 mẫu và điều khoản bắt buộc phải có

Hợp đồng điện tử không phải là hợp đồng giấy được quét thành file PDF rồi gửi qua email. Đó là loại văn bản có điều khoản riêng, cách ký riêng và cách lưu trữ riêng, và thiếu bất kỳ phần nào trong ba thứ đó thì khi tranh chấp sẽ rất khó chứng minh.

Bài viết cung cấp 5 mẫu hợp đồng điện tử cho các tình huống phổ biến, kèm sáu điều khoản đặc thù mà mẫu hợp đồng giấy không có nhưng hợp đồng điện tử bắt buộc phải có.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ sở pháp lý hiện hành:

Văn bản	Nội dung liên quan
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hiệu lực từ 01/7/2024	Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giao kết hợp đồng điện tử
Nghị định 23/2025/NĐ-CP	Quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy
Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13	Quy định chung về hợp đồng
Luật Thương mại số 36/2005/QH11	Hợp đồng trong hoạt động thương mại
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14	Cho phép giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử
Nghị định 52/2013/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP	Thương mại điện tử

Nguyên tắc nền của Luật Giao dịch điện tử 2023: thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Bốn điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị

Điều kiện	Nội dung	Cách bảo đảm trong thực tế
Truy cập và sử dụng được	Nội dung đọc được, tham chiếu được khi cần	Lưu ở định dạng phổ biến, không khóa bằng phần mềm độc quyền
Toàn vẹn	Nội dung không bị thay đổi kể từ khi hoàn tất	Dùng chữ ký số, mọi chỉnh sửa sau khi ký đều bị phát hiện
Xác định được người ký	Biết chắc ai đã ký, không thể chối bỏ	Chữ ký số gắn với chứng thư số do tổ chức được cấp phép cấp
Lưu trữ được	Giữ trong thời hạn luật định và xuất trình được	Lưu cả file, chứng thư số và nhật ký giao dịch

Hai điều kiện giữa là nơi hầu hết doanh nghiệp mắc lỗi, vì ảnh chụp chữ ký dán vào file không đáp ứng được cả hai.

Ba loại chữ ký điện tử và loại nào dùng được

Loại	Bản chất	Giá trị pháp lý	Dùng cho
Chữ ký số công cộng	Gắn với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp	Tương đương chữ ký và con dấu của tổ chức	Hợp đồng thương mại, giao dịch với cơ quan nhà nước
Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn	Do tổ chức tự tạo lập để dùng nội bộ hoặc trong phạm vi thỏa thuận, được chứng nhận đủ điều kiện an toàn	Có giá trị trong phạm vi đã thỏa thuận	Giao dịch nội bộ, giao dịch giữa các bên đã thỏa thuận trước
Chữ ký điện tử thông thường	Xác nhận qua email, mã OTP, tích chọn đồng ý	Giá trị chứng minh yếu hơn, phụ thuộc bằng chứng đi kèm	Giao dịch giá trị nhỏ, xác nhận đơn hàng

Không phải chữ ký điện tử: ảnh chụp chữ ký tay dán vào file, chữ ký vẽ bằng chuột lưu dưới dạng hình ảnh, tên gõ ở cuối email. Ba thứ này không xác định được người ký và không phát hiện được thay đổi nội dung.

Quy trình ký đầy đủ có trong bài quy trình ký hợp đồng điện tử.

Giao dịch nào không nên hoặc chưa nên ký điện tử?

Đây là phần các bài về hợp đồng điện tử thường bỏ qua.

Nhóm giao dịch	Lý do cần thận trọng
Giao dịch mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu công chứng, chứng thực	Hình thức bắt buộc theo luật chuyên ngành
Giao dịch phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền	Thủ tục đăng ký có thể yêu cầu bản giấy
Giao dịch liên quan đến bất động sản, thừa kế	Có yêu cầu riêng về hình thức
Hợp đồng với đối tác nước ngoài	Pháp luật nước sở tại có thể có yêu cầu khác
Hợp đồng giá trị rất lớn với đối tác mới, chưa có quan hệ tin cậy	Nên kết hợp bản giấy có dấu để giảm rủi ro

Với các trường hợp này nên hỏi ý kiến pháp chế hoặc luật sư trước, thay vì suy đoán.

Sáu điều khoản đặc thù bắt buộc có trong hợp đồng điện tử

Đây là phần phân biệt một mẫu hợp đồng điện tử thật với một mẫu hợp đồng giấy được gọi là hợp đồng điện tử.

#	Điều khoản	Nội dung cần ghi	Hậu quả nếu thiếu
1	Thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử	Hai bên thống nhất giao kết và thực hiện hợp đồng bằng phương tiện điện tử	Bên kia có thể phản đối hình thức giao kết
2	Hình thức chữ ký được chấp nhận	Loại chữ ký điện tử mỗi bên sử dụng, tổ chức cung cấp chứng thư số	Tranh cãi về việc chữ ký có hợp lệ không
3	Thời điểm giao kết	Hợp đồng được coi là giao kết tại thời điểm nào	Không xác định được ngày bắt đầu tính các mốc thời hạn
4	Địa chỉ điện tử của các bên	Email hoặc tài khoản chính thức để gửi và nhận thông báo	Thông báo gửi đi không có giá trị vì sai địa chỉ
5	Lưu trữ và cung cấp bản sao	Bên nào lưu, lưu bao lâu, cung cấp bản sao thế nào khi có yêu cầu	Khó xuất trình khi tranh chấp
6	Xử lý sự cố kỹ thuật	Cách xử lý khi hệ thống lỗi, khi một bên không truy cập được	Bế tắc khi có sự cố, không rõ ai chịu trách nhiệm

Điều khoản số 1 quan trọng nhất và cũng dễ bổ sung nhất. Chỉ cần một câu trong hợp đồng khung là đủ cho cả quan hệ lâu dài.

Thời điểm giao kết hợp đồng điện tử

Xác định thời điểm giao kết quyết định các mốc thời hạn trong hợp đồng, nên cần ghi rõ trong hợp đồng thay vì để mặc định.

Ba cách xác định thường dùng:

Cách xác định	Áp dụng khi
Thời điểm bên cuối cùng ký số vào hợp đồng	Hợp đồng ký trên nền tảng ký số, phổ biến nhất
Thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận	Giao kết qua trao đổi thông điệp dữ liệu
Thời điểm hệ thống ghi nhận xác nhận đơn hàng	Thương mại điện tử, mua hàng trực tuyến

Nên bổ sung câu: “Hợp đồng này được coi là giao kết vào thời điểm bên cuối cùng thực hiện việc ký số, được ghi nhận trên hệ thống ……………. và thể hiện tại nhật ký giao dịch.”

5 MẪU HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Mẫu 1: Điều khoản bổ sung về giao dịch điện tử

Đây không phải một hợp đồng riêng mà là cụm điều khoản để chèn vào bất kỳ hợp đồng nào khi hai bên muốn ký điện tử. Đây là cách nhanh và an toàn nhất cho doanh nghiệp đã có bộ mẫu hợp đồng sẵn.

TẢI NGAY

Mẫu 2: Hợp đồng mua bán hàng hóa ký điện tử

TẢI NGAY

Giữ nguyên cấu trúc hợp đồng mua bán thông thường, bổ sung cụm điều khoản ở Mẫu 1 và điều chỉnh phần chữ ký:

ĐIỀU 1 đến ĐIỀU 11: nội dung như hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường
(đối tượng, giá cả, thanh toán, giao nhận, kiểm tra, bảo hành,
quyền nghĩa vụ, phạt vi phạm, chấm dứt, bất khả kháng, tranh chấp)

ĐIỀU 12. GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN BẰNG PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ
(chèn toàn bộ nội dung Mẫu 1)

ĐIỀU 13. ĐIỀU KHOẢN CHUNG
13.1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm giao kết nêu tại Điều 12.3.
13.2. Mọi sửa đổi, bổ sung phải được lập thành phụ lục và ký số
      theo cùng phương thức với hợp đồng này.
13.3. Hợp đồng được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, mỗi bên lưu giữ
      một bản có giá trị pháp lý như nhau.

        BÊN A                                BÊN B
   (Ký số của tổ chức)                 (Ký số của tổ chức)

Lưu ý về mức phạt: trần 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại 2005 vẫn áp dụng với hợp đồng ký điện tử. Chi tiết trong bài mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa.

Mẫu 3: Hợp đồng lao động điện tử

Bộ luật Lao động 2019 cho phép giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, và hợp đồng này có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

TẢI NGAY

Ba lưu ý riêng với hợp đồng lao động điện tử:

1. Người lao động thường không có chữ ký số cá nhân. Cần xác định trước hình thức xác thực áp dụng cho phía người lao động và ghi rõ tại khoản 7.2.
2. Phải bảo đảm người lao động thực sự tiếp cận và đọc được nội dung trước khi ký, đồng thời giữ được bản của mình. Đây là nghĩa vụ không thay đổi so với hợp đồng giấy.
3. Với người lao động không thạo công nghệ, nên kết hợp cả bản in có chữ ký để tránh tranh chấp về việc họ có hiểu nội dung hay không.

Mẫu 4: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký điện tử

TẢI NGAY

Mẫu 5: Hợp đồng thương mại điện tử với người tiêu dùng

Áp dụng khi doanh nghiệp bán hàng qua website hoặc ứng dụng cho người tiêu dùng. Hình thức thường là điều khoản và điều kiện mà khách hàng chấp nhận khi đặt hàng, không phải hợp đồng hai bên cùng ký.

TẢI NGAY

Lưu ý với mẫu này: giao dịch với người tiêu dùng chịu điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, trong đó có quy định về các điều khoản không được phép đưa vào hợp đồng theo mẫu. Ngoài ra, từ ngày 01/01/2026 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực, doanh nghiệp cần rà lại mục 7 cho phù hợp. Nên có pháp chế hoặc luật sư rà soát bộ điều khoản này.

Lưu trữ hợp đồng điện tử và giá trị chứng cứ

Lưu mỗi file PDF là chưa đủ. Cần lưu ba thứ:

Thứ cần lưu	Vì sao cần
File hợp đồng đã ký	Bản thân nội dung thỏa thuận
Chứng thư số của các bên tại thời điểm ký	Chứng minh chữ ký hợp lệ vào lúc ký, kể cả khi chứng thư đã hết hạn sau này
Nhật ký giao dịch	Chứng minh trình tự gửi, mở, xác thực và ký

Thời hạn lưu theo quy định pháp luật về lưu trữ và theo tính chất hợp đồng. Với hợp đồng có nghĩa vụ kéo dài, nên lưu ít nhất đến khi hết thời hiệu khởi kiện. Lưu ý thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại là 2 năm theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, ngắn hơn mốc 3 năm của Bộ luật Dân sự.

Bảy lỗi thường gặp

Lỗi	Rủi ro
Dùng ảnh chụp chữ ký thay chữ ký số	Không chứng minh được ai ký, không phát hiện được sửa nội dung
Không có điều khoản thỏa thuận dùng phương tiện điện tử	Bên kia có thể phản đối hình thức giao kết
Không ghi rõ thời điểm giao kết	Không xác định được mốc tính các thời hạn trong hợp đồng
Sửa nội dung sau khi đã có bên ký	Chữ ký trước đó mất hiệu lực, phải ký lại từ đầu
Chỉ lưu file PDF, bỏ chứng thư số và nhật ký	Khó chứng minh tính hợp lệ khi tranh chấp
Ký hợp đồng lao động điện tử mà không đưa bản cho người lao động	Vi phạm nghĩa vụ, dễ dẫn đến tranh chấp lao động
Để chứng thư số hết hạn giữa chừng	Không ký được, hoặc chữ ký không hợp lệ

Giải pháp hợp đồng điện tử của Arito

AritoContract hỗ trợ trọn quy trình từ soạn đến lưu trữ:

• Kho mẫu hợp đồng dùng chung, tạo hợp đồng mới từ mẫu trong vài phút
• Luồng duyệt và ký cấu hình theo cấp thẩm quyền, hỗ trợ ký tuần tự và ký song song
• Tích hợp chữ ký số dạng USB Token và ký số từ xa, xem thêm chữ ký số USB Token
• Ghi nhận đầy đủ nhật ký giao dịch, lưu chứng thư số kèm hợp đồng
• Nhắc tự động các mốc hạn: hạn thanh toán, hạn bảo hành, hạn gia hạn hợp đồng
• Kết nối Arito ERP để hợp đồng gắn với đơn hàng, công nợ và quản lý nhân sự

Xem thêm bài hợp đồng điện tử là gì cho phần khái niệm, hoặc đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử là gì?

Là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Có, khi đáp ứng bốn điều kiện: nội dung truy cập và sử dụng được, bảo đảm toàn vẹn, xác định được người ký và lưu trữ đúng quy định.

Ký hợp đồng bằng ảnh chụp chữ ký có được không?

Không nên. Ảnh chụp chữ ký không xác định được người ký và không phát hiện được thay đổi nội dung sau khi ký, nên không đáp ứng điều kiện cơ bản của chữ ký điện tử có giá trị.

Hợp đồng lao động ký điện tử có hợp pháp không?

Có. Bộ luật Lao động 2019 cho phép giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, và hợp đồng này có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Người lao động không có chữ ký số thì ký thế nào?

Hai bên cần thỏa thuận trước hình thức xác thực áp dụng cho phía người lao động và ghi rõ trong hợp đồng. Với người lao động không thạo công nghệ, nên kết hợp bản in có chữ ký.

Giao dịch nào không nên ký điện tử?

Các giao dịch mà pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền, giao dịch liên quan đến bất động sản và thừa kế, và hợp đồng với đối tác nước ngoài mà luật nước sở tại có yêu cầu khác.

Cần lưu hợp đồng điện tử trong bao lâu?

Theo quy định pháp luật về lưu trữ và theo tính chất hợp đồng. Nguyên tắc an toàn là lưu ít nhất đến khi hết thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp phát sinh từ hợp đồng đó.

Sửa hợp đồng điện tử sau khi ký thế nào?

Không sửa trực tiếp vào file đã ký vì sẽ làm chữ ký mất hiệu lực. Lập phụ lục và ký số theo cùng phương thức với hợp đồng gốc.

Tổng kết

Hợp đồng điện tử không chỉ là hợp đồng giấy chuyển sang file. Nó cần sáu điều khoản đặc thù mà mẫu hợp đồng thông thường không có, trong đó quan trọng nhất là thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử, hình thức chữ ký được chấp nhận và thời điểm giao kết.

Cách nhanh nhất để bắt đầu là dùng Mẫu 1: chèn cụm điều khoản về giao dịch điện tử vào bộ mẫu hợp đồng doanh nghiệp đang có, thay vì soạn lại toàn bộ.

Ba việc nên làm ngay: thay ảnh chụp chữ ký bằng chữ ký số của tổ chức được cấp phép, bổ sung điều khoản thỏa thuận dùng phương tiện điện tử vào các hợp đồng khung, và kiểm tra xem hệ thống đang dùng có lưu nhật ký giao dịch hay chỉ lưu mỗi file.

Bài viết cung cấp thông tin và biểu mẫu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc bộ điều khoản áp dụng cho người tiêu dùng, nên có luật sư rà soát trước khi sử dụng.

Cần tư vấn về giải pháp hợp đồng điện tử, liên hệ với Arito.

Xem thêm:

6 Mẫu Phụ Lục Hợp Đồng Mới 2026 [File Word]