ký hợp đồng điện tử

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử dễ dàng, nhanh chóng

Mục lục

1. Ký kết hợp đồng điện tử là gì?

Việc ký kết hợp đồng điện tử là quá trình thiết lập một thỏa thuận sử dụng thông tin số được tạo ra, truyền tải, nhận diện và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống, nhưng mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm thời gian, chi phí, tính linh hoạt và đảm bảo an ninh.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm hợp đồng điện tử nhanh chóng, tiện lợi

ký hợp đồng điện tử

1.1 Vì sao nên ký kết hợp đồng theo phương thức điện tử

Có nhiều lý do để nên ký kết hợp đồng điện tử, trong đó có những ưu điểm sau:

  • Tiện lợi và nhanh chóng: Hợp đồng điện tử có thể ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần gặp mặt trực tiếp, chỉ cần kết nối internet và chữ ký số. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời nâng cao khả năng hợp tác với đối tác trong và ngoài nước.
  • An toàn và pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống khi được ký bằng chữ ký số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực. Chữ ký số bảo mật, không thể sao chép, thay đổi hay giả mạo. Hợp đồng được lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ tra cứu và tìm kiếm.
  • Hiệu quả và tối ưu: Hợp đồng điện tử cho phép chỉnh sửa và cập nhật nội dung một cách dễ dàng, không cần in hoặc ký lại. Nó cũng liên kết với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ giao dịch, thanh toán, kế toán và báo cáo.

1.2 Tại sao ký kết hợp đồng điện tử lại tiết kiệm chi phí và thời gian?

Hợp đồng điện tử mang nhiều ưu điểm hơn so với hợp đồng truyền thống, đặc biệt là về việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho các bên tham gia. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

  • Hợp đồng điện tử không đòi hỏi in ấn, gửi qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, giảm thiểu chi phí cho các hoạt động này. Không cần kho lưu trữ hay nhân viên văn thư, giúp tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản hợp đồng.
  • Hợp đồng điện tử cho phép ký kết từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển. Khả năng chỉnh sửa hợp đồng một cách nhanh chóng và dễ dàng, không đòi hỏi việc in lại hoặc ký lại.
  • Hợp đồng điện tử có thể được quản lý và tra cứu trên các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hợp đồng. Nó cũng có thể liên kết với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ giao dịch, mua bán nhanh chóng và chính xác hơn.

Để ký hợp đồng điện tử hiện nay có nhiều cách như: ký bằng chữ ký số (token); ký bằng chữ ký scan hay ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh. Dưới đây chúng ta sẽ đi chi tiết từng cách ký hợp đồng đồng và tìm ra cách ký hợp đồng tiện lợi cho bạn nhất nhé!

2. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các đơn vị cung cấp uy tín, tuân thủ đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Có thể sử dụng dịch vụ chữ ký số Token của công ty của và cùng thực hiện các bước dưới đây để có thể ký hợp đồng điện tử nhanh chóng với chữ ký số.

Bước 1: Cài đặt phần mềm 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần cắm thiết bị Token vào máy tính và chạy các chương trình cài đặt phần mềm của đơn vị cung cấp. 

Bước 2: Đổi mật khẩu

Đối với lần đầu sử dụng, người dùng phải thực hiện thay đổi mật khẩu (hay còn gọi là “Pin Code”) theo hướng dẫn của phần mềm nhằm bảo vệ thiết bị và tăng tính bảo mật. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn thay đổi mật khẩu bất cứ khi nào cảm thấy cần thiết. 

Bước 3: Tạo mới chữ ký

Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký mới bằng cách chọn Tạo mới chữ ký trên phần mềm kết hợp cùng các lựa chọn có sẵn để tạo chữ ký như mong muốn. 

Bước 4: Mở file hợp đồng, bản thảo hoặc các văn bản cần ký dưới dạng file PDF.

Bước 5: Chọn chức năng ký của phần mềm, chức năng này của phần mềm thường bao gồm:

  • Chọn vị trí nơi chữ ký sẽ hiển thị;
  • Chọn chữ ký của ai (trong trường hợp có nhiều chữ ký đang được sử dụng);
  • Chọn lý do ký văn bản;
  • Chọn form có chứa thông tin của chữ ký, chẳng hạn có cần các thông tin như chức vụ hay một số thông tin đính kèm khác.

Bước 6: Lưu thông tin

Sau khi hoàn tất quá trình chèn chữ ký vào văn bản, hợp đồng, người dùng thực hiện Nhập tên mới cho File nhằm phân biệt với file chưa ký và chọn Lưu lại trên thiết bị. 

Bước 7: Xác nhận thông tin

Sau khi nhấn Lưu, hệ thống sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu người dùng nhập mã pin để truy xuất đến USB Token. Khi mã pin đã được nhập chính xác, phần mềm sẽ tự động ký số vào file văn bản, hợp đồng đó. Thông tin của doanh nghiệp sẽ xuất hiện ngay tại vị trí người dùng đã chọn tại bước 5 và hoàn tất quá trình ký. 

Ngoài ra, sau khi kết thúc quá trình ký số, người dùng có thể kiểm tra và xem lại thông tin chữ ký đã được chèn vào file văn bản bằng chức năng Xem lại của phần mềm. 

3. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng bằng tay ra giấy trắng, sau đó scan chữ ký xuất file dưới dạng ảnh hoặc PDF.

Bước 2: Sử dụng chữ ký này để giao kết cho tất cả các giao dịch hợp đồng điện tử nào và có giá trị tương đương với 1 chữ ký tay.

4. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh 

Quy trình này cũng không quá phức tạp nhưng tiêu hao lớn về thời gian, công sức và được thực hiện bằng 2 bước:

Bước 1: Người thực hiện ký vào hợp đồng sẽ ký bằng tay rồi sử dụng thiết bị có thể ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại phần chữ ký. Loại chữ ký này được gọi là chữ ký ảnh.

Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ chuyển thành file hình ảnh và tiến hành chèn vào các file dữ liệu trong hợp đồng. Như vậy, hợp đồng được thực hiện và có giá trị chữ ký như chữ ký tay.

Kết luận

Để việc ký kết hợp đồng điện tử trở nên thuận lợi hơn, bạn có thể sử dụng ngay các phần mềm hợp đồng điện tử để tạo và quản lý các thỏa thuận một cách hiệu quả. Các phần mềm này cho phép bạn tạo, điều chỉnh, lưu trữ và quản lý các hợp đồng một cách linh hoạt trên nền tảng điện tử, giúp tối ưu hóa quy trình ký kết và giảm thiểu thời gian, chi phí một cách đáng kể.

phần mềm quản lý tài chính trên điện thoại arito

Phần mềm hợp đồng điện tử AritoContract chắc chắn là cái tên bạn nên tham khảo ngay với các lợi ích vượt trội:

  • Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: AritoContract cung cấp một giao diện trực quan, dễ tiếp cận cho người dùng, giúp tạo, chỉnh sửa và quản lý hợp đồng một cách thuận tiện.
  • Tính bảo mật cao: Phần mềm này đảm bảo tính bảo mật thông tin và chữ ký số, giúp bảo vệ các thỏa thuận khỏi rủi ro về an ninh thông tin.
  • Linh hoạt và tùy chỉnh: AritoContract cho phép tùy chỉnh các điều khoản, điều kiện theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng, mang lại tính linh hoạt và linh động cho quá trình thỏa thuận.
  • Tối ưu hóa quy trình: Bằng việc tự động hóa quy trình ký kết, xác nhận và lưu trữ hợp đồng, AritoContract giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc của doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ tích hợp: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như quản lý tài chính, quản lý khách hàng để hỗ trợ toàn diện cho các hoạt động kinh doanh.

Liên hệ ngay với Arito để được tư vấn miễn phí!

Chia sẻ

Bài viết liên quan:

Công nghệ

Giới thiệu phần mềm xử lý hoá đơn điện tử đầu vào tự động ARITO INVOICE

Bạn đang đau đầu với việc xử lý xếp hóa đơn đầu vào chờ ghi sổ. Bạn tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thủ công hóa đơn điện tử. Bạn cảm thấy nhàm chán vì phải lặp đi lặp lại nhiều lần các thao tác để chuyển hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp qua chứng từ kế toán. Bạn lo lắng vì có thể có sai sót trong quá trình nhập liệu hóa đơn đầu vào. Bạn đang rất cần một giải pháp để có thể xử lý tự động, nhanh gọn, chính xác dữ liệu

hoá đơn điện tử hộ kinh doanh
Tin tức chung

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh: Mẫu, Quy định và cách đăng ký

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng công nghệ vào mọi khía cạnh của kinh doanh trở nên không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu bắt buộc để cạnh tranh và phát triển bền vững. Hóa đơn điện tử, với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các hộ kinh doanh. Bài viết này ARITO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, cụ thể là về mẫu hóa đơn điện tử, quy định

phần mềm in hóa đơn bán hàng
Tin tức chung

Top 5 phần mềm in hóa đơn bán hàng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc sử dụng phần mềm in hóa đơn bán hàng đã trở thành một yếu tố không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm in hóa đơn bán hàng khác nhau, từ các phiên bản miễn phí đến những phần mềm trả phí với tính năng cao cấp. Với sự đa dạng này, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp có thể trở nên khó khăn đối với

app quản lý bán hàng miễn phí
Tin khác

10 App quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý kinh doanh mà còn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt, với sự xuất hiện của nhiều ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí, các doanh nghiệp, đặc biệt là những cửa hàng nhỏ và vừa, có thêm nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình. Trong bài viết này, ARITO sẽ giúp chúng ta tìm hiểu về 10 app quản lý

Arito sẽ liên hệ lại quý Anh/Chị ngay!