tạo chữ ký điện tử

Cách tạo chữ ký điện tử: loại nào có giá trị pháp lý, loại nào không

Mục lục

Vẽ chữ ký trong Word rồi chèn vào hợp đồng là việc nhiều người vẫn làm. Nhưng theo Luật Giao dịch điện tử 2023, ảnh chữ ký không phải chữ ký điện tử.

Bài viết phân biệt rõ loại nào có giá trị pháp lý, loại nào chỉ dùng nội bộ, và cách tạo từng loại.

Chữ ký điện tử là gì?

Là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gích với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Hai chức năng trong định nghĩa là hai điều kiện, và đó là lý do một ảnh chữ ký không đạt: ảnh chữ ký không chứng minh được ai đã ký, cũng không gắn duy nhất với nội dung văn bản.

Ba loại chữ ký điện tử theo luật

Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 phân loại theo phạm vi sử dụng:

Loại Dùng cho Ai cấp
Chữ ký điện tử chuyên dùng Nội bộ của cơ quan, tổ chức tạo lập, theo mục đích riêng của tổ chức đó Do chính tổ chức tạo lập
Chữ ký số công cộng Giao dịch công cộng: hợp đồng, hóa đơn, kê khai thuế, đấu thầu Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép
Chữ ký số chuyên dùng công vụ Hoạt động công vụ của cơ quan nhà nước Cơ quan có thẩm quyền

Với doanh nghiệp, loại cần quan tâm là chữ ký số công cộng. Đây là loại dùng được cho hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội.

Điều kiện để chữ ký số được coi là chữ ký điện tử

Theo khoản 3 Điều 22, chữ ký số được công nhận là chữ ký điện tử khi đáp ứng:

Điều kiện Nghĩa là
Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu Biết chắc ai ký và người đó đồng ý với nội dung
Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận Nội dung bị sửa một ký tự thì chữ ký mất hiệu lực

Điều kiện thứ hai là điều kiện mà ảnh chữ ký không bao giờ đạt được: ảnh dán vào văn bản nào cũng được, và sửa nội dung văn bản thì ảnh vẫn nguyên.

Những thứ KHÔNG phải chữ ký điện tử

Đây là phần quan trọng nhất của bài và bản cũ không có.

Theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, các hình thức sau không phải là chữ ký điện tử:

Hình thức Có phải chữ ký điện tử
Chữ ký scan (scan chữ ký viết tay rồi chèn vào file) Không
Chữ ký hình ảnh (vẽ bằng chuột, ảnh chữ ký) Không
Mật khẩu một lần (OTP) Không
Tin nhắn SMS xác nhận Không

Nhưng không có nghĩa là không dùng được. Khoản 4 Điều 22 quy định việc sử dụng các hình thức xác nhận này được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Đây là lý do ngành ngân hàng vẫn dùng OTP hợp pháp cho giao dịch của mình.

Vậy dùng ảnh chữ ký được ở đâu

Loại văn bản Ảnh chữ ký, chữ ký scan Chữ ký số công cộng
Ghi chú, email nội bộ, bản nháp Được Không cần
Biên bản họp nội bộ, đề xuất nội bộ Được, nếu quy chế nội bộ chấp nhận Không bắt buộc
Hợp đồng với đối tác Không đủ Cần
Hóa đơn điện tử Không đủ Bắt buộc
Hồ sơ khai thuế, bảo hiểm xã hội Không đủ Bắt buộc
Hồ sơ đấu thầu, giao dịch với cơ quan nhà nước Không đủ Bắt buộc
Hợp đồng lao động điện tử Không đủ Cần

Nguyên tắc đơn giản: văn bản chỉ lưu hành trong nội bộ và không phát sinh nghĩa vụ pháp lý với bên ngoài thì ảnh chữ ký dùng được. Văn bản ràng buộc với bên thứ ba hoặc phải nộp cơ quan nhà nước thì phải chữ ký số.

Cách tạo chữ ký số công cộng

Đây là loại có giá trị pháp lý đầy đủ, nên đặt lên trước.

Bước Việc làm
1 Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được cấp phép. Kiểm tra danh sách đơn vị được cấp phép trên cổng thông tin của cơ quan quản lý, không chỉ tin quảng cáo
2 Chuẩn bị hồ sơ: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật
3 Chọn hình thức lưu khóa: USB token (thiết bị cắm vào máy) hoặc chữ ký số từ xa (ký trên điện thoại, máy tính không cần token)
4 Ký hợp đồng, nộp phí, nhận chứng thư số
5 Cài đặt và cấu hình trên phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn, cổng thuế
6 Theo dõi thời hạn hiệu lực của chứng thư và gia hạn trước khi hết hạn

USB token hay chữ ký số từ xa

USB token Chữ ký số từ xa
Cần thiết bị vật lý Có Không
Ký được từ điện thoại Không Có
Nhiều người cùng ký một lúc Khó, phải chuyền token Được
Rủi ro mất thiết bị Có Không
Phù hợp với Doanh nghiệp một người ký, ít giao dịch Doanh nghiệp nhiều người ký, nhiều chi nhánh

Bước 6 hay bị quên nhất. Chứng thư số hết hạn giữa kỳ làm không phát hành được hóa đơn và không nộp được tờ khai, đúng vào lúc sát hạn khai thuế. Nên đặt lịch nhắc trước ít nhất 30 ngày.

Về cách dùng chữ ký số cho hóa đơn, xem bài sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử.

Cách tạo chữ ký hình ảnh cho văn bản nội bộ

Phần này giữ lại từ bản cũ, nhưng đặt đúng ngữ cảnh: chỉ dùng cho văn bản nội bộ, không dùng cho hợp đồng, hóa đơn hay hồ sơ nộp cơ quan nhà nước.

Trong Word

Cách Thao tác
Vẽ trực tiếp Dùng công cụ vẽ trong thẻ Draw hoặc Insert, vẽ chữ ký bằng chuột hoặc bút cảm ứng
Chèn ảnh chữ ký Viết chữ ký lên giấy trắng, chụp hoặc scan, xóa nền cho trong suốt, chèn vào văn bản dưới dạng ảnh
Tạo dòng chữ ký Chèn khối chữ ký có sẵn với các trường tên, chức danh, ngày ký

Mẹo xóa nền ảnh chữ ký: dùng chức năng xóa nền có sẵn trong Word ở thẻ Picture Format, không cần công cụ ngoài. Đây là cách tránh phải tải ảnh chữ ký lên trang web của bên thứ ba.

Trong Excel

Cách làm tương tự Word: chèn ảnh chữ ký hoặc tạo dòng chữ ký. Lưu ý cố định ảnh theo ô để ảnh không xê dịch khi thay đổi độ rộng cột.

Trên file PDF

Phần mềm đọc PDF thông dụng đều có chức năng chèn chữ ký dạng ảnh. Cần phân biệt rõ hai chức năng thường bị nhầm:

Chức năng Kết quả
Chèn chữ ký dạng ảnh, thường gọi là fill and sign Chỉ là ảnh, không có giá trị chữ ký điện tử
Ký bằng chứng thư số, thường gọi là digital sign hoặc certificate Là chữ ký số, có giá trị nếu chứng thư do đơn vị được cấp phép phát hành

Nhiều người dùng chức năng thứ nhất rồi tưởng đã ký số. Nhìn trên màn hình hai thứ có thể giống nhau, nhưng giá trị pháp lý khác hẳn.

Cảnh báo về công cụ tạo chữ ký online

Các trang web tạo chữ ký miễn phí yêu cầu tải ảnh chữ ký lên máy chủ của họ. Ảnh chữ ký là dữ liệu cá nhân.

Từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025 có hiệu lực. Doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi để nhân viên tải ảnh chữ ký lên các trang web không rõ nguồn gốc, đặc biệt là chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Khuyến nghị: làm ảnh chữ ký bằng công cụ có sẵn trên máy, không tải lên trang web bên ngoài.

Năm lỗi thường gặp

Lỗi Hậu quả
Dùng ảnh chữ ký cho hợp đồng với đối tác Hợp đồng có thể bị tranh chấp về giá trị pháp lý
Dùng chức năng chèn ảnh trong PDF rồi tưởng đã ký số Văn bản không có chữ ký điện tử hợp lệ
Để chứng thư số hết hạn mà không gia hạn Không phát hành được hóa đơn, không nộp được tờ khai đúng hạn
Một token dùng chung nhiều người, chuyền tay nhau Không truy được ai đã ký, rủi ro khi có tranh chấp
Tải ảnh chữ ký lên trang web miễn phí Rủi ro về dữ liệu cá nhân

Lỗi thứ tư đáng chú ý với doanh nghiệp vừa và lớn. Nếu nhiều người dùng chung một chứng thư số thì mọi chữ ký đều mang tên một người, và đó là vấn đề khi cần xác định trách nhiệm.

Chữ ký số trên hệ thống Arito

Chữ ký số chỉ phát huy khi gắn vào đúng quy trình duyệt, không phải khi ký rời từng file.

Arito xử lý:

  • Ký số trực tiếp trên hóa đơn điện tử và chứng từ trong hệ thống, không phải xuất file ra rồi ký ngoài
  • Phân quyền ký theo vai và theo hạn mức, mỗi chữ ký gắn với một người cụ thể
  • Cảnh báo trước khi chứng thư số hết hạn
  • Lưu vết ai ký, ký lúc nào, ký chứng từ nào
  • Hỗ trợ cả USB token và chữ ký số từ xa

Xem phần mềm hợp đồng điện tử hoặc phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Chữ ký điện tử là gì?

Là chữ ký dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp lô gích với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó với nội dung.

Có mấy loại chữ ký điện tử?

Ba loại theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023: chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng, và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Doanh nghiệp cần loại thứ hai.

Chữ ký scan có phải chữ ký điện tử không?

Không. Theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký scan, chữ ký hình ảnh, OTP và tin nhắn SMS không phải là chữ ký điện tử. Việc sử dụng các hình thức này theo quy định của pháp luật có liên quan.

Vẽ chữ ký trong Word có dùng cho hợp đồng được không?

Không đủ. Ảnh chữ ký chỉ nên dùng cho văn bản nội bộ. Hợp đồng với đối tác, hóa đơn điện tử, hồ sơ khai thuế đều cần chữ ký số.

Chữ ký số khác chữ ký điện tử thế nào?

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, và được công nhận là chữ ký điện tử khi đáp ứng điều kiện tại khoản 3 Điều 22, trong đó có điều kiện dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn duy nhất với nội dung được chấp thuận.

Chèn chữ ký trong file PDF có phải ký số không?

Tùy chức năng dùng. Chức năng chèn ảnh chữ ký chỉ tạo ra ảnh, không có giá trị chữ ký điện tử. Chức năng ký bằng chứng thư số mới là chữ ký số.

Nên chọn USB token hay chữ ký số từ xa?

Token phù hợp doanh nghiệp một người ký và ít giao dịch. Chữ ký số từ xa phù hợp doanh nghiệp nhiều người ký, nhiều chi nhánh, hoặc cần ký từ điện thoại.

Chứng thư số hết hạn thì sao?

Không phát hành được hóa đơn và không nộp được tờ khai. Nên đặt lịch nhắc gia hạn trước ít nhất 30 ngày.

Tổng kết

Ba điều quyết định:

Ảnh chữ ký và chữ ký scan không phải chữ ký điện tử. Theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023. Chỉ dùng cho văn bản nội bộ.

Hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thuế cần chữ ký số công cộng từ đơn vị được cấp phép. Không có cách rút ngắn.

Mỗi người một chứng thư số. Dùng chung token thì mọi chữ ký đều mang tên một người, và đó là vấn đề khi cần xác định trách nhiệm.

Nội dung mang tính tham khảo. Điều kiện cụ thể của từng loại chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy cần đối chiếu Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

Bài viết liên quan

Chia sẻ

Bài viết liên quan:

Tài nguyên yêu cầu được gửi qua email

Arito sẽ liên hệ lại quý Anh/Chị ngay!