Chữ ký điện tử là gì? Các quy định và cách đăng ký chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống số. Nó đóng vai trò như một “chìa khóa” giúp chúng ta xác thực danh tính, bảo mật thông tin và thực hiện các giao dịch trực tuyến an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên, với sự phổ biến của nó, nhiều người vẫn còn hoài nghi về bản chất và hiệu quả thực sự của chữ ký điện tử. Vậy chính xác, chữ ký điện tử là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng đến vậy? Trong bài viết này, hãy cùng ARITO khám phá sâu hơn về khái niệm này, cũng như những quy định và quy trình cần thiết để đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử một cách hiệu quả.

1. Chữ ký điện tử là gì?

1.1 Khái niệm 

Chữ ký điện tử là một phương tiện điện tử được sử dụng để xác nhận và chứng thực danh tính của cá nhân hoặc tổ chức trong các giao dịch trực tuyến. Tương tự như chữ ký truyền thống trên giấy tờ, chữ ký điện tử cung cấp một phương tiện để chứng thực rằng người ký đã xác nhận và đồng ý với nội dung của văn bản điện tử.

Thường được tạo ra thông qua các công nghệ mã hóa và hệ thống khóa công khai, chữ ký điện tử không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu mà còn cung cấp bằng chứng về sự xác nhận từ phía người ký, đồng thời giúp ngăn chặn sự thay đổi bất hợp pháp sau khi tài liệu đã được ký. Điều này giúp tăng cường tính bảo mật và tin cậy trong các giao dịch trực tuyến, giảm thiểu rủi ro và chi phí liên quan đến việc sử dụng giấy tờ truyền thống.

1.2 Khái niệm của Chữ ký điện tử theo luật Giao dịch điện tử

Theo quy định của Điều 21 trong Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử được xác định dưới dạng các yếu tố như từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác, sử dụng các phương tiện điện tử. Chữ ký này được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận danh tính của người ký thông điệp dữ liệu và sự đồng ý của họ với nội dung của thông điệp đó.

Chữ ký điện tử chỉ được coi là an toàn nếu nó tuân thủ đầy đủ các điều kiện được quy định tại khoản 1 của Điều 22 trong Luật Giao dịch điện tử 2005.

Ngoài ra, để tăng thêm tính tin cậy và uy tín cho chữ ký điện tử, có thể sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được cung cấp bởi một tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.

2. Một số thuật ngữ về chữ ký điện tử

Một số thuật ngữ quan trọng liên quan đến chữ ký điện tử được định nghĩa một cách cụ thể trong Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử 2023, và việc nắm vững những định nghĩa này là rất quan trọng để hiểu rõ hơn về khái niệm và quy trình liên quan đến chữ ký điện tử. Dưới đây là các thuật ngữ và định nghĩa chi tiết:

• Chứng thư điện tử: Đây là một loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận hoặc văn bản chấp thuận khác, được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền phát hành dưới dạng dữ liệu điện tử. Trong bối cảnh điện tử, chứng thư này thường được sử dụng để xác nhận danh tính của người dùng và thông tin liên quan.
• Chứng thư chữ ký điện tử: Đây là một thông điệp dữ liệu cụ thể được tạo ra nhằm xác nhận rằng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Trong trường hợp của chữ ký số, chứng thư này được gọi là chứng thư chữ ký số.
• Dữ liệu điện tử: Đây là mọi loại dữ liệu được tạo ra, xử lý và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Dữ liệu điện tử có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video và bất kỳ loại dữ liệu nào khác được biểu diễn và truyền tải qua các thiết bị điện tử.

Việc hiểu rõ những thuật ngữ này là một phần quan trọng trong việc thực hiện và áp dụng chữ ký điện tử trong các hoạt động giao dịch điện tử. Định nghĩa chính xác của các thuật ngữ này giúp đảm bảo tính minh bạch, an toàn và pháp lý của các giao dịch trực tuyến.

3. Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng

Trong thực tế, có nhiều loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, mỗi loại có những đặc điểm và ứng dụng riêng biệt. Dưới đây là một số loại chữ ký điện tử phổ biến và cách chúng hoạt động:

• Chữ ký số: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử cơ bản nhưng mạnh mẽ. Tương tự như chữ ký truyền thống, chữ ký số cũng là biểu hiện của sự cam kết không thể thay đổi từ phía người ký. Tuy nhiên, khác với chữ ký trên giấy, chữ ký số không sử dụng giấy mực mà thay vào đó, nó gắn liền với các thông tin nhận dạng điện tử của người ký. Chữ ký số thường được coi như một phần quan trọng trong các giao dịch trực tuyến và được công nhận pháp lý.
• Chữ ký scan: Loại chữ ký này là kết quả của việc ký tay trên một tờ giấy, sau đó được chụp lại thông qua máy quét để chuyển đổi thành dữ liệu điện tử. Chữ ký scan thường được sử dụng trong trường hợp cần giữ nguyên vẹn văn bản hoặc chứng từ trên giấy trong môi trường điện tử, nơi mà việc sử dụng chữ ký số không phù hợp.
• Chữ ký hình ảnh: Đây là loại chữ ký được tạo ra bằng cách ký tay trên giấy, sau đó chụp ảnh và chuyển đổi thành dữ liệu hình ảnh. Chữ ký hình ảnh thường được sử dụng trong các tình huống đòi hỏi tính cá nhân hoá cao hoặc trong trường hợp không thể sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký scan.

Mỗi loại chữ ký điện tử đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và sự lựa chọn giữa chúng thường phụ thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể của người dùng và yêu cầu pháp lý.

4. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Trong môi trường internet, chữ ký điện tử và chữ ký số được coi là các loại chữ ký điện tử. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của chúng phụ thuộc vào các yếu tố cụ thể và vai trò trong giao dịch.

Theo quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch Điện tử năm 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Khi pháp luật yêu cầu văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử xác minh được người ký và chứng minh sự đồng ý của họ với nội dung của văn bản/hợp đồng.
• Phương pháp tạo chữ ký điện tử đảm bảo độ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các quy định pháp luật.

Khi pháp luật yêu cầu văn bản/hợp đồng cần có dấu của cơ quan/tổ chức, chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức sẽ có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ liên quan đến duy nhất người ký trong quá trình sử dụng.
• Thay đổi của chữ ký điện tử cần được phát hiện sau thời điểm ký và bất kỳ sự thay đổi nào của nội dung cũng phải có thể phát hiện được.

Việc đảm bảo các yếu tố này sẽ giúp chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử. Điều này khuyến khích việc sử dụng chữ ký điện tử rộng rãi hơn trong cộng đồng, phục vụ cho sự phát triển và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

Về điều kiện đảm bảo an toàn

Theo quy định tại Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, để đảm bảo tính an toàn của chữ ký điện tử, các điều kiện sau được áp đặt và phải được tuân thủ:

• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng: Điều này đảm bảo rằng chữ ký điện tử chỉ liên quan đến người ký cụ thể và không thể bị sử dụng hoặc biến đổi bởi bất kỳ bên thứ ba nào khác.
• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký: Điều này đảm bảo rằng quá trình tạo ra chữ ký điện tử chỉ có thể được thực hiện bởi người ký và không thể can thiệp từ bên ngoài.
• Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện: Hệ thống cần có khả năng phát hiện bất kỳ sự thay đổi nào của chữ ký sau khi đã được ký, nhằm bảo đảm tính toàn vẹn và không thể chỉnh sửa của nó.
• Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện: Ngoài việc phát hiện sự biến đổi của chữ ký, cần có khả năng phát hiện bất kỳ sự thay đổi nào của nội dung dữ liệu ký sau khi đã ký, nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của thông điệp.
• Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên: Việc chứng thực bởi một đơn vị đáng tin cậy giúp đảm bảo rằng chữ ký điện tử đã được kiểm tra và đáng tin cậy trước khi được sử dụng trong giao dịch.

5. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Sử dụng chữ ký điện tử giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các bước thủ tục rườm rà liên quan đến việc in, ký, quét và lưu trữ tài liệu trên giấy. Thay vào đó, mọi quy trình có thể được thực hiện trực tuyến một cách nhanh chóng và tiện lợi, giảm thiểu thời gian và công sức đòi hỏi của quy trình truyền thống. Việc này cũng giảm thiểu chi phí liên quan đến việc mua giấy, mực in và các tài liệu văn phòng khác.

Tăng tính bảo mật và toàn vẹn

• Chữ ký điện tử được mã hóa mạnh mẽ và thường đi kèm với các biện pháp bảo mật chuyên sâu như mã hóa RSA hoặc ECC. Điều này làm cho việc giả mạo chữ ký trở nên khó khăn và bảo vệ thông tin khỏi sự truy cập trái phép. Hơn nữa, chữ ký điện tử thường đi kèm với một quá trình xác nhận định danh người ký, đảm bảo tính xác thực của tài liệu và người ký.

Tăng cường tính pháp lý

• Việc sử dụng chữ ký điện tử thường được công nhận pháp lý và có giá trị tương đương với chữ ký truyền thống. Điều này giúp tăng cường tính pháp lý của các giao dịch và hợp đồng điện tử, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cơ hội thành công trong các tranh chấp pháp lý.

Giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý

• Sử dụng chữ ký điện tử giảm bớt sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý, giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc tài liệu. Việc này cũng giúp giảm lượng giấy tiêu hao và tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng rác thải văn phòng.

Tăng cường hiệu quả và linh hoạt

• Chữ ký điện tử cho phép giao dịch và ký kết tài liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, từ xa hoặc trực tiếp trên các thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân. Điều này tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong quản lý thời gian và công việc, giúp các tổ chức và cá nhân hoàn thành các giao dịch một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tóm lại, việc sử dụng chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường tính bảo mật và pháp lý, giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý và tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong quản lý công việc.

6. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Giống nhau

Điểm giống nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là cả hai đều được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử.

Khác nhau

Đặc Điểm	Chữ Ký Điện Tử	Chữ Ký Số
Khái Niệm	Thông tin đi kèm hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu, được tạo ra và chỉ do người ký tạo ra	Thông tin số gắn liền với thông điệp dữ liệu, được tạo ra bằng phương pháp mã hóa
Định Dạng	Hình ảnh, văn bản, âm thanh, video, tùy thuộc vào cách thức tạo ra và lưu trữ	Mã hóa, sử dụng thuật toán mã hóa không đối xứng
Giá Trị Pháp Lý	Không có giá trị pháp lý tuyệt đối, phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch	Có giá trị pháp lý tương đương chữ ký viết tay, được quy định tại Luật Giao dịch Điện tử và các quy định liên quan
Ứng Dụng	Nhiều lĩnh vực, bao gồm ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ, đăng ký tài khoản trực tuyến, giao dịch ngân hàng trực tuyến	Trong các giao dịch điện tử quan trọng, đòi hỏi tính xác thực và an toàn cao, như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị cao, v.v.
Độ Bảo Mật	Thấp hơn chữ ký số, dễ bị giả mạo	Cao hơn, khó bị giả mạo, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu

 

7. Quy định mới nhất về mẫu chữ ký điện tử

7.1 Quy định về mẫu chữ ký điện tử

Quy định về mẫu chữ ký điện tử là một phần quan trọng của việc xác định cách thức biểu diễn chữ ký trong môi trường điện tử. Mỗi loại chữ ký, bao gồm chữ ký của cá nhân và chữ ký của doanh nghiệp, có các quy định cụ thể riêng biệt.

Đối với cá nhân, chữ ký điện tử đóng vai trò là biểu tượng của tính cá nhân hóa trong các giao dịch điện tử. Điều này được thể hiện thông qua việc sử dụng hình ảnh chữ ký tay của người ký. Màu sắc và định dạng của chữ ký điện tử cá nhân cũng được quy định một cách cụ thể để đảm bảo tính nhất quán và sự nhận dạng dễ dàng. Chính vì vậy, hình ảnh chữ ký này bắt buộc phải có màu xanh và được lưu dưới dạng đuôi .png, tạo ra sự nhận biết và phân biệt với các loại chữ ký khác.

Đối với doanh nghiệp, sử dụng chữ ký điện tử như một biểu tượng của tính chính thức và uy tín của tổ chức. Thay vì hình ảnh chữ ký tay, chữ ký điện tử của doanh nghiệp thường được biểu thị bằng hình ảnh con dấu đỏ, thể hiện sự chính xác và pháp lý của các giao dịch. Kích thước của con dấu cần phải bằng kích thước thật của nó và được lưu dưới dạng đuôi .png để đảm bảo độ rõ nét và sự nhận dạng chính xác.

Trong khi chữ ký điện tử của cá nhân không yêu cầu phải hiển thị thông tin về người ký, chữ ký điện tử của doanh nghiệp lại cần phải hiển thị đầy đủ thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký để tạo ra sự minh bạch và chính xác trong các giao dịch. Đồng thời, vị trí đặt chữ ký cũng phụ thuộc vào yêu cầu của từng văn bản cụ thể, nhưng thường được quy định một cách cụ thể để tạo ra sự đồng nhất và dễ nhận biết.

Ngoài ra, mẫu chữ ký điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phù hợp với quy định của pháp luật về chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các giao dịch.
• Không gây nhầm lẫn với chữ ký điện tử của người khác để tránh sự hiểu nhầm hoặc lạm dụng thông tin.
• Có thể được sử dụng để xác minh tính xác thực của người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy của dữ liệu được ký kết.

7.2 Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử 

Khi áp dụng chữ ký điện tử trong các giao dịch điện tử, việc tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử 2005 là điều cực kỳ quan trọng. Cụ thể, các bên tham gia giao dịch điện tử cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Quyền Lựa Chọn: Trừ trường hợp có quy định khác từ pháp luật, các bên tham gia giao dịch có quyền thỏa thuận về việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch. Họ cũng có quyền lựa chọn việc sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực hay không, cũng như chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phù hợp.
• Chứng Thực Chữ Ký của Cơ Quan Nhà Nước: Chữ ký điện tử của các cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và uy tín của chữ ký trong các giao dịch liên quan đến cơ quan nhà nước.

7.3 Về hình ảnh và thông tin hiển thị chữ ký

Đối với Doanh Nghiệp
Hình Ảnh	Hình ảnh chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ, cần có kích thước bằng với kích thước thật của con dấu và được lưu dưới dạng đuôi .png
Thông Tin	Đảm bảo khai đầy đủ các thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601.

Đối với Cá Nhân
Hình Ảnh	Là hình ảnh chữ ký tay của người đại diện, bắt buộc có màu xanh và được lưu trữ dưới dạng đuôi .png
Thông Tin	Chữ ký số cá nhân không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.

7.4 Nghĩa vụ của các bên tham gia

Nghĩa vụ của các bên khi sử dụng chữ ký điện tử là một phần quan trọng của quy trình giao dịch điện tử và được quy định cụ thể trong Điều 25 và 26 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Dưới đây là một phân tích chi tiết về nghĩa vụ của mỗi bên:

Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử:

Người ký chữ ký điện tử hoặc người đại diện hợp pháp của họ là người chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống ký điện tử và sử dụng thiết bị này để xác nhận ý chí của họ đối với thông điệp dữ liệu được ký. Họ có những nghĩa vụ cụ thể như sau:

• Cần phải thực hiện các biện pháp để ngăn chặn việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu để tạo ra chữ ký điện tử của mình.
• Nếu phát hiện chữ ký điện tử của họ có thể bị mất kiểm soát, họ phải sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho bên nhận và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
• Phải áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin trong chứng thư điện tử nếu chứng thư điện tử được sử dụng để chứng thực chữ ký điện tử.
• Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ các quy định nêu trên.

Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử:

Bên chấp nhận chữ ký điện tử là bên đã thực hiện các nội dung trong thông điệp dữ liệu nhận được dựa trên tin cậy vào chữ ký điện tử và chứng thư điện tử của bên gửi. Nghĩa vụ của họ bao gồm:

• Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận nó.
• Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan khi sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
• Bên chấp nhận chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ các quy định tại mục này.

Điều này chỉ ra rằng việc sử dụng chữ ký điện tử không chỉ là một quy trình đơn giản mà còn mang theo nhiều trách nhiệm pháp lý quan trọng mà các bên phải tuân thủ.

8. Cách tạo chữ ký điện tử

Để tạo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ cơ bản như sử dụng các ứng dụng như Words, Excel, PDF đến sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý bằng dịch vụ chữ ký số ARITO:

Bước 1: Trước hết, bạn cần truy cập vào cài đặt hệ thống bằng cách chọn biểu tượng mũi tên trên góc phải của màn hình, sau đó chọn “Cài đặt hệ thống”. Tiếp theo, bạn chọn “Hệ thống” và sau đó là “Chữ ký số”. Ở đây, bạn sẽ thấy một tùy chọn “Tạo mới”, hãy chọn nó.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhập thông tin cần thiết để tạo chữ ký số. Các trường thông tin bao gồm:

• Tiêu đề: Đặt tên cho chữ ký số của bạn.
• Nhà cung cấp chữ ký số: Chọn nhà cung cấp chữ ký số mà bạn muốn sử dụng.
• Tên đăng nhập và mật khẩu: Nhập thông tin đăng nhập được cung cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số.
• Loại chữ ký số: Chọn loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu của bạn. Có thể là “Chữ ký công cộng” hoặc “Chữ ký chuyên dùng nội bộ”.

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hãy bấm vào nút “Cập nhật” để hoàn tất quá trình tạo chữ ký số. Một số tác vụ khác trong màn hình danh sách chữ ký bao gồm:

• Cho phép chọn chữ ký mặc định: Chỉ chữ ký ở trạng thái “Đang hoạt động” mới được chọn làm mặc định.
• Cho phép chia sẻ chữ ký đối với loại chữ ký công cộng (không áp dụng với chữ ký được chia sẻ bởi người khác).
• Trong màn hình Cấu hình chữ ký: Tự động lưu; Chỉnh sửa chữ ký; Tải chữ ký.

Qua các bước trên, bạn sẽ có thể tạo ra một chữ ký điện tử có giá trị pháp lý thông qua dịch vụ chữ ký số ARITO một cách dễ dàng và hiệu quả.