Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý và Giao kết của E-contract

Việc ứng dụng hợp đồng điện tử trong quá trình ký kết hợp tác doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể. Nhờ vào quy trình ký kết tự động và nhanh chóng, việc thực hiện các thỏa thuận và đàm phán trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động chiến lược, phát triển kinh doanh một cách hiệu quả.

Hãy cùng Arito tìm hiểu ngay về hợp đồng điện tử ở bài viết dưới đây.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử Econtract là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Mà thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định:

1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.
2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

2. Phân loại hợp đồng điện tử

Có nhiều cách phân loại hợp đồng điện tử như: theo hình thức hay theo mục đích sử dụng, dưới các cách phân loại sẽ có tương ứng với nhiều loại hợp đồng điện tử khác nhau, cùng tìm hiểu nhé!

2.1. Phân loại hợp đồng điện tử theo hình thức hợp đồng

Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website

Loại hợp đồng này ban đầu được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và tải lên trang web để các bên tham gia ký kết. Các hợp đồng trên trang web thường có định dạng file PDF, có nút xác nhận đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng, kèm theo hai nút lựa chọn cho việc đồng ý hoặc không đồng ý ký kết hợp đồng.

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung trên hợp đồng không được soạn sẵn mà được tạo ra bởi giao dịch tự động. Nội dung của hợp đồng sẽ tự động hình thành và xử lý bởi máy tính trong quá trình giao dịch, dựa trên các thông tin mà khách hàng cung cấp.

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung điều khoản. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như: mail, fax, số điện thoại,…

Hợp đồng hình thành qua email (thư điện tử)

Đây là hình thức sử dụng email để ký hợp đồng. Các quy trình tương tự như hợp đồng truyền thống, nhưng điểm khác biệt là phương tiện để thực hiện hợp đồng là máy tính, email,…

Một số lợi ích của hợp đồng điện tử qua email bao gồm tốc độ nhanh, tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế của hình thức này như tính bảo mật thấp, dễ bị tiết lộ thông tin cũng như trách nhiệm của các bên chưa được đảm bảo.

2.2. Chia theo mục đích hợp đồng

Hợp đồng kinh tế điện tử (hợp đồng thương mại điện tử)

Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính vừa quy định về việc sử dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước: “Hợp đồng điện tử được phép sử dụng trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng giấy.”

Hợp đồng kinh tế, hay còn gọi là hợp đồng thương mại điện tử, là loại hợp đồng mà một bên là thương nhân, bên kia phải có tư cách pháp lý để xác định hợp đồng thông qua dữ liệu điện tử. Các thông tin dữ liệu cần tuân thủ các quy định nhất định.

Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử bao gồm:

• Có ít nhất hai chủ thể, một bên là thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.
• Mục tiêu chính của hợp đồng là lợi nhuận kinh doanh.
• Đối tượng chính của loại hợp đồng này là hàng hóa. Hợp đồng kinh tế/thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 14 của Bộ Luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được ký kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản.

Hợp đồng lao động điện tử là sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm của mỗi bên, … những thông tin này được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử và có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là có hai chủ thể chính là người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Các dạng hợp đồng lao động điện tử phổ biến bao gồm:

• Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn không xác định.
• Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn xác định.
• Hợp đồng lao động (HĐLĐ) được tính theo mùa vụ hoặc một công việc cụ thể.

Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự được thiết lập thông qua phương tiện điện tử là một sự thỏa thuận giữa các bên tham gia để xác định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử.

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, một số lĩnh vực không áp dụng hình thức ký này bao gồm: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Vì vậy, để xác định tính chất và giá trị pháp lý, chúng ta cần phải đặt trong bối cảnh của mỗi quan hệ và giao dịch cụ thể. Tuy hợp đồng điện tử có thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, nhưng tính pháp lý vẫn được thừa nhận theo quy định của pháp luật và có thể sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không tuân theo những điều khoản đã thỏa thuận.

>>>> Xem thêm: Cách làm hợp đồng điện tử nhanh chóng chính xác

3. Đặc điểm của hợp đồng điện tử là gì?

• Được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu: Điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
• Thể hiện qua thông điệp dữ liệu điện tử: Khác biệt so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được ghi lại dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Có ít nhất ba chủ thể tham gia: Ngoài hai bên chính là bên bán và bên mua, còn có một chủ thể thứ ba đứng giữa hai bên kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ ba và không tham gia vào quá trình ký kết hợp đồng mà chỉ đảm bảo hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng.
• Thực hiện mọi lúc, mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng online được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, hai bên không cần phải gặp nhau mà có thể ký kết trực tuyến một cách nhanh chóng ở bất kỳ đâu và bất cứ khi nào.
• Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường ảo, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì chúng không thể chạm vào, nắm trong tay, chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bằng các dữ liệu điện tử.

4. Lợi ích của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy

Dưới đây là một số các lợi ích mà hợp đồng điện tử vượt trội hơn hẳn hợp đồng giấy thông thường:

• Tiện lợi và linh hoạt: Hợp đồng điện tử cho phép người dùng ký kết và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng qua mạng internet từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào, giảm bớt thủ tục giấy tờ và thời gian di chuyển.
• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, gửi thư và lưu trữ vật lý. Hợp đồng điện tử giảm thiểu các chi phí liên quan đến giấy tờ và việc quản lý văn bản.
• Bảo mật và dễ kiểm tra: Cung cấp khả năng bảo mật thông tin cao hơn với việc mã hóa và chữ ký điện tử. Dễ dàng kiểm tra sửa đổi, lịch sử, và xác thực các phiên bản hợp đồng.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy, mực in, và rác thải giấy, góp phần vào việc bảo vệ môi trường.
• Khả năng tích hợp và tự động hóa: Hợp đồng điện tử có thể dễ dàng được tích hợp với các hệ thống quản lý thông tin và quy trình tự động hóa, tạo ra hiệu suất cao hơn trong công việc và quản lý dữ liệu.

5. Quy định về hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

5.1 Về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử Econtract

Theo quy định tại Luật giao dịch điện tử 2023, tham khảo từ cổng thông tin điện tử chính phủ, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống. Cụ thể:

“Hợp đồng điện tử vẫn được công nhận giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản thông thường dù không có sự can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể hay vào hợp đồng.”

Đồng thời, tại Điều 34 Luật này cũng có quy định

“Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.”

Dù được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử, tính pháp lý của hợp đồng điện tử Econtract vẫn được công nhận theo quy định của pháp luật và được sử dụng như là chứng cứ trong trường hợp một trong hai bên tham gia không tuân thủ đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Tuy nhiên, hợp đồng online phải đáp ứng những điều kiện sau đây để được coi là hợp lệ:

• Nội dung phải được bảo tồn nguyên vẹn và không có sự thay đổi, trừ trường hợp có thay đổi trong quá trình truyền và lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
• Nội dung phải có thể mở, đọc hoặc xem được thông qua các phương tiện mã hóa hợp pháp mà cả hai bên thỏa thuận.

Pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử Econtract nếu chúng tuân thủ đúng quy định. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tin tưởng sử dụng hình thức giao kết hợp đồng điện tử Econtract để tối ưu quá trình kinh doanh và giảm thiểu chi phí hoạt động.

5.2 Về giao kết hợp đồng Econtract

Nguyên tắc giao kết

Khi giao kết và thực hiện quy trình hợp đồng điện tử Econtract, các bên cần tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 36 của Luật Giao dịch Điện tử 2023:

• Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu hoặc các phương tiện điện tử để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
• Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử.
• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Giao dịch Điện tử, cũng như các quy định về hợp đồng và các quy định pháp luật liên quan khác.

Quy định giao kết

Điều 35 của Luật Giao dịch Điện tử 2023 quy định về việc giao kết hợp đồng điện tử như sau:

• Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
• Các đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử sẽ được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ khi có sự thỏa thuận khác giữa các bên.

5.3 Về thời điểm, địa điểm nhận, gửi hợp đồng điện tử

Thời điểm và địa điểm nhận gửi hợp đồng điện tử được quy định rõ tại Luật giao dịch điện tử 2023 là thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu. Cụ thể:

Về thời điểm, địa điểm gửi hợp đồng điện tử

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 15, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:

1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin;
2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Về thời điểm, địa điểm nhận hợp đồng điện tử

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 17, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:

1. Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được; nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận và có thể truy cập được;
2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được nhận thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

5.4 Về chữ ký điện tử sử dụng ký hợp đồng điện tử

Để đảm bảo an toàn khi ký hợp đồng điện tử thì chữ ký điện tử cần đáp ứng được các điều kiện sau:

1. a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
2. b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
3. c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
4. d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử đã được chứng thực từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực được xem là đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định.

6. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử E-contract chuẩn pháp luật

Việc ký kết hợp đồng điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng truyền thống và chữ ký số sử dụng trên hợp đồng điện tử được coi như chữ ký viết tay hay dấu doanh nghiệp trong giao dịch hợp đồng giấy.

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên thường diễn ra qua 4 bước cụ thể:

Bước 1: Bên đề xuất hợp đồng thiết lập hợp đồng điện tử trực tuyến trên phần mềm chuyên dụng.

Bước 2: Bên bán tạo luồng ký, thực hiện chữ ký số, tạo liên kết hợp đồng và gửi cho bên mua qua email.

Bước 3: Bên mua truy cập liên kết hợp đồng điện tử, thực hiện chữ ký số trên hợp đồng nếu đồng ý với các điều khoản.

Bước 4: Các bên hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng.

Sau khi ký kết thành công hợp đồng điện tử Econtract, bên bán sẽ tạo và gửi hóa đơn điện tử VAT cùng yêu cầu thanh toán. Khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin, tiến hành thanh toán và hoàn tất quá trình giao kết hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sau khi được ký kết sẽ được lưu trữ lại để tra cứu khi cần thiết.

7. Giới thiệu về Hợp đồng điện tử AritoContract

Để việc ký kết hợp đồng điện tử diễn ra thuận lợi hơn, Arito giới thiệu đến bạn phần mềm AritoContract với nhiều tính năng nổi bật: 

• Ký kết thông minh: Có thể ký từ xa, mọi lúc mọi nơi ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Tự động hóa quy trình: Tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ tài liệu một cách tự động.
• Ký hàng loạt: Tăng tốc quá trình ký với hàng loạt tài liệu cùng một lúc, tránh tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến công việc.
• Quản lý tài liệu tập trung: Kết hợp các nền tảng trực tuyến, dễ dàng lưu trữ, phân loại và tra cứu tài liệu, giúp hạn chế mất mát tài liệu.
• Phân quyền linh hoạt: Cho phép phân quyền xem, ký, điều phối, tải tài liệu theo từng bộ phận, phòng ban, giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin.
• An toàn bảo mật: Áp dụng cơ chế xác thực người ký mật khẩu, mã OTP để đảm bảo tính an toàn.
• Chi phí hợp lý: Phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp: Được chứng thực bởi Bộ Công Thương, đảm bảo tính hợp pháp và uy tín.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!