Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý và những gì đã thay đổi đến 2026

Một bản scan hợp đồng có chữ ký tay không phải là hợp đồng điện tử. Còn một hợp đồng mua bán nhà ký bằng chữ ký số thì từ năm 2024 không còn bị luật cấm như trước.

Bài viết giải thích hợp đồng điện tử là gì, khi nào có giá trị pháp lý, và những thay đổi quan trọng từ 2024 đến 2026.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Căn cứ hiện hành là Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2024, thay thế Luật Giao dịch điện tử 2005.

Nguyên tắc nền tảng của luật: thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Cái gì là hợp đồng điện tử, cái gì không

Đây là chỗ nhầm lẫn phổ biến nhất.

Hình thức	Có phải hợp đồng điện tử không	Giải thích
Hợp đồng soạn trên máy, in ra, ký tay, đóng dấu	Không	Là hợp đồng giấy
Bản scan hoặc ảnh chụp hợp đồng đã ký tay	Không	Là bản sao dạng ảnh của hợp đồng giấy
Hợp đồng lập dưới dạng dữ liệu, ký bằng chữ ký số	Có
Hợp đồng ký bằng chữ ký điện tử đáp ứng điều kiện luật định	Có
Trao đổi email thể hiện đủ các điều khoản và sự đồng ý của hai bên	Có thể	Tùy nội dung và khả năng chứng minh
Chấp nhận điều khoản bằng thao tác bấm đồng ý trên website	Có thể	Phổ biến trong thương mại điện tử

Scan không biến hợp đồng giấy thành hợp đồng điện tử. Bản scan chỉ là bản chụp để tra cứu, giá trị pháp lý vẫn nằm ở bản giấy gốc có chữ ký tươi. Muốn có hợp đồng điện tử thì hợp đồng phải được lập và ký bằng phương tiện điện tử ngay từ đầu.

Chi tiết về giá trị pháp lý của tài liệu số hóa có trong bài số hóa là gì.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu của luật.

Điều kiện để có giá trị pháp lý

Hợp đồng điện tử cần đáp ứng đồng thời hai nhóm điều kiện:

Điều kiện chung của mọi hợp đồng, theo pháp luật dân sự: chủ thể có năng lực, hoàn toàn tự nguyện, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.

Điều kiện riêng của thông điệp dữ liệu, theo Luật Giao dịch điện tử 2023:

Yêu cầu	Ý nghĩa thực tế
Truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần	Mở ra đọc được sau này, không bị khóa hay hỏng định dạng
Nội dung được bảo đảm toàn vẹn	Chứng minh được không bị sửa sau khi ký
Xác định được người khởi tạo, người nhận	Biết chắc ai đã ký
Có chữ ký điện tử phù hợp khi pháp luật yêu cầu	Xem phần chữ ký bên dưới

Yêu cầu về tính toàn vẹn là yêu cầu khó chứng minh nhất nếu dùng công cụ không phù hợp. Một file PDF gửi qua email rồi hai bên tự chèn ảnh chữ ký vào thì rất khó chứng minh không bị sửa, và đó là điểm yếu khi có tranh chấp.

Luật 2023 đã bỏ phạm vi loại trừ

Đây là thay đổi quan trọng nhất và cũng là chỗ thông tin sai phổ biến nhất.

Luật Giao dịch điện tử 2005 loại trừ, không cho áp dụng giao dịch điện tử với:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác
• Văn bản về thừa kế
• Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn
• Giấy khai sinh, giấy khai tử
• Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã bỏ các loại trừ này. Luật mới đi theo hướng không loại trừ phạm vi áp dụng, tạo khung pháp lý thống nhất cho giao dịch điện tử ở mọi lĩnh vực.

Nhưng cần hiểu đúng giới hạn: việc Luật Giao dịch điện tử không còn loại trừ không có nghĩa là mọi loại giao dịch đã làm điện tử được ngay trên thực tế. Một số loại giao dịch vẫn phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật chuyên ngành, ví dụ yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký với cơ quan nhà nước. Việc thực hiện điện tử phụ thuộc vào việc pháp luật chuyên ngành và hệ thống của cơ quan có thẩm quyền đã hỗ trợ hay chưa.

Nói gọn: luật không còn cấm, nhưng với giao dịch cần công chứng hay đăng ký, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra quy định chuyên ngành trước khi làm.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?

Hai khái niệm này hay bị dùng lẫn.

Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, chỉ mọi hình thức ký bằng phương tiện điện tử để xác nhận chủ thể và sự chấp thuận nội dung. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, dùng công nghệ mã hóa và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số.

Phân loại theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023

Theo phạm vi sử dụng, chữ ký điện tử gồm:

Loại	Nội dung
Chữ ký điện tử chuyên dùng	Do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó, phù hợp với chức năng nhiệm vụ
Chữ ký số công cộng	Dùng trong hoạt động công cộng, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng
Chữ ký số chuyên dùng công vụ	Dùng trong hoạt động công vụ, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ

Về giá trị pháp lý: chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy.

Quy định chi tiết về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy nằm ở Nghị định 23/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/4/2025.

So sánh thực tế

Hình thức ký	Mức độ chứng minh khi tranh chấp
Chèn ảnh chụp chữ ký tay vào file	Thấp, dễ bị cho là giả mạo hoặc bị sửa
Bấm nút đồng ý trên hệ thống	Phụ thuộc hệ thống có lưu vết đầy đủ hay không
Chữ ký điện tử kèm xác thực qua mã gửi điện thoại hoặc email	Trung bình, tùy mức độ lưu vết
Chữ ký số với chứng thư hợp lệ	Cao, có giá trị tương đương chữ ký trên giấy

Lời khuyên thực tế: với hợp đồng giá trị lớn hoặc có khả năng tranh chấp, dùng chữ ký số. Chèn ảnh chữ ký vào file PDF là cách làm phổ biến nhưng yếu nhất về mặt chứng minh.

Hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026

Phần này là mới hoàn toàn so với bản cũ.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ 01/01/2026. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức vận hành từ 01/7/2026, theo Nghị định 337/2025 và Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Có bắt buộc không?

Không bắt buộc. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử được khuyến khích để thay thế hợp đồng giấy. Người lao động và người sử dụng lao động được tự lựa chọn hình thức giấy hoặc điện tử, miễn tuân thủ Bộ luật Lao động.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Nếu chọn làm điện tử thì phải đáp ứng gì

Đây là điểm doanh nghiệp hay bỏ sót: không phải cứ ký hợp đồng lao động bằng phần mềm bất kỳ là đúng quy định mới.

Yêu cầu	Nội dung
Giải pháp đủ điều kiện	Có khả năng xác thực, ký số, lưu trữ, chứng thực và kết nối với nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Gửi lên nền tảng để nhận mã định danh	Hợp đồng phải được gửi lên nền tảng để được cấp mã định danh
Thời hạn gửi	Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký, nhà cung cấp giải pháp phải gửi hợp đồng lên nền tảng

Hệ quả với doanh nghiệp đang dùng phần mềm ký hợp đồng: cần hỏi nhà cung cấp đã kết nối với nền tảng hợp đồng lao động điện tử chưa. Phần mềm chỉ ký được mà không kết nối nền tảng thì không đáp ứng quy định mới đối với hợp đồng lao động điện tử.

Liên hệ với nghĩa vụ báo cáo: báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cũng nộp qua nền tảng này. Chi tiết ở bài mẫu danh sách nhân viên công ty.

Các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Loại	Đặc điểm	Lưu ý
Hợp đồng mua bán hàng hóa	Phổ biến nhất giữa doanh nghiệp	Nên kèm điều khoản về hóa đơn điện tử
Hợp đồng dịch vụ	Dịch vụ tư vấn, bảo trì, phần mềm	Thường ký lặp lại, hợp với hợp đồng khung
Hợp đồng lao động	Theo Nghị định 337/2025	Phải kết nối nền tảng nếu làm điện tử
Hợp đồng thương mại điện tử	Chấp nhận điều khoản trên website	Cần lưu vết thao tác đồng ý
Phụ lục hợp đồng	Sửa đổi, bổ sung hợp đồng gốc	Nên cùng hình thức với hợp đồng gốc
Hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng khung	Đặt khung cho nhiều đơn hàng	Các đơn hàng sau có thể xác nhận điện tử

Biểu mẫu từng loại có trong bài mẫu hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử khi có tranh chấp

Đây là câu hỏi quyết định việc có nên dùng hay không, và bản cũ không đề cập.

Hợp đồng điện tử được sử dụng làm chứng cứ. Khả năng chứng minh phụ thuộc vào ba yếu tố:

Yếu tố	Cần chứng minh được
Danh tính người ký	Đúng người có thẩm quyền đã ký, không phải người khác dùng tài khoản
Tính toàn vẹn	Nội dung không bị sửa sau khi ký
Thời điểm	Ký vào lúc nào, trước hay sau sự kiện liên quan

Để chuẩn bị trước cho khả năng tranh chấp:

• Dùng chữ ký số cho hợp đồng giá trị lớn, không dùng ảnh chữ ký chèn vào file
• Chọn giải pháp có dấu thời gian đáng tin cậy và lưu vết toàn bộ quá trình ký
• Lưu trữ hợp đồng ở định dạng mở được lâu dài, kèm dữ liệu xác thực chữ ký
• Xác minh thẩm quyền người ký phía đối tác trước khi ký, như với hợp đồng giấy
• Không để hợp đồng chỉ nằm trong hộp thư của một nhân viên

Ý cuối gây rủi ro thực tế nhiều nhất. Nhân viên nghỉ việc, tài khoản bị xóa, và doanh nghiệp mất luôn bản hợp đồng duy nhất.

Lưu trữ hợp đồng điện tử

Yêu cầu	Cách đáp ứng
Truy cập được trong suốt thời hạn cần lưu	Lưu ở hệ thống tập trung của doanh nghiệp, không để ở máy cá nhân
Giữ nguyên định dạng gốc	Không chuyển đổi làm mất dữ liệu chữ ký
Kiểm chứng được chữ ký sau nhiều năm	Lưu kèm thông tin xác thực chữ ký, lưu ý chứng thư có thời hạn
Phân quyền truy cập	Không để thư mục chung ai cũng mở được

Về thời hạn lưu trữ: hợp đồng là căn cứ của nghiệp vụ kinh tế, cần lưu theo thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định. Hợp đồng điện tử lưu dạng điện tử, không cần in ra giấy để lưu.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP cùng có hiệu lực từ 01/01/2026.

Hợp đồng chứa dữ liệu cá nhân như họ tên, số căn cước, địa chỉ, số tài khoản của người ký. Hợp đồng lao động còn chứa thông tin lương. Hai điểm cần lưu ý:

Chỉ đưa vào hợp đồng thông tin thực sự cần. Nhiều mẫu hợp đồng lưu hành yêu cầu số căn cước kèm ảnh chụp căn cước, trong khi Nghị định 356/2025 đưa ảnh chụp thẻ căn cước vào nhóm dữ liệu nhạy cảm.

Kiểm tra nhà cung cấp dịch vụ ký hợp đồng. Dữ liệu hợp đồng được lưu trên hệ thống của bên thứ ba, nên cần rà trách nhiệm và điều khoản bảo vệ dữ liệu trong hợp đồng với nhà cung cấp.

Lợi ích so với hợp đồng giấy

Tiêu chí	Hợp đồng giấy	Hợp đồng điện tử
Thời gian ký với đối tác ở xa	Vài ngày đến vài tuần, phụ thuộc chuyển phát	Trong ngày
Chi phí in, chuyển phát, lưu kho	Có	Gần như không
Tìm lại hợp đồng cũ	Chậm, phụ thuộc cách sắp xếp tủ hồ sơ	Tìm theo từ khóa
Theo dõi hạn hợp đồng	Thủ công	Cảnh báo tự động được
Rủi ro mất, hỏng	Cháy, ẩm, thất lạc	Mất dữ liệu nếu không sao lưu
Chứng minh khi tranh chấp	Chữ ký tươi, con dấu	Chữ ký số, dấu thời gian, lưu vết

Lợi ích bị đánh giá thấp nhất là theo dõi hạn hợp đồng. Hợp đồng giấy nằm trong tủ thì không ai nhắc khi sắp hết hạn. Hợp đồng điện tử nằm trên hệ thống có thể gắn với cảnh báo, với công nợ, với lịch giao hàng.

Cách ký hợp đồng điện tử

Quy trình từng bước, gồm chuẩn bị chữ ký số, tạo hợp đồng, gửi ký, xác thực và lưu trữ, có trong bài quy trình ký hợp đồng điện tử.

So sánh các phần mềm hỗ trợ ký có trong bài phần mềm hợp đồng điện tử.

Quản lý hợp đồng trên hệ thống

Ký được hợp đồng điện tử chỉ là bước đầu. Giá trị lớn hơn nằm ở việc hợp đồng gắn được với các nghiệp vụ phía sau.

Arito ERP cho phép quản lý hợp đồng trên cùng nền dữ liệu với các phân hệ khác:

• Hợp đồng bán hàng gắn với đơn hàng, giao hàng và hóa đơn điện tử SafeInvoice
• Hợp đồng mua hàng gắn với quy trình mua hàng và đối chiếu công nợ
• Hợp đồng lao động gắn với hồ sơ nhân sự, cảnh báo hết hạn hợp đồng và theo dõi số lần ký
• Công nợ và điều khoản thanh toán theo hợp đồng tự cập nhật sang tài chính kế toán
• Phân quyền truy cập theo vai trò, lưu vết thao tác

Đăng ký demo để xem quy trình trên dữ liệu thật.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử là gì?

Là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2024.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử. Hợp đồng cần đáp ứng điều kiện chung của mọi hợp đồng theo pháp luật dân sự, và điều kiện riêng về khả năng truy cập, tính toàn vẹn, xác định được chủ thể, có chữ ký điện tử phù hợp.

Bản scan hợp đồng có phải hợp đồng điện tử không?

Không. Bản scan là bản sao dạng ảnh của hợp đồng giấy. Giá trị pháp lý vẫn nằm ở bản giấy gốc có chữ ký tươi. Hợp đồng điện tử phải được lập và ký bằng phương tiện điện tử ngay từ đầu.

Hợp đồng mua bán nhà đất có làm điện tử được không?

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã bỏ quy định loại trừ giao dịch liên quan đến bất động sản mà luật 2005 từng áp dụng. Tuy nhiên các giao dịch này vẫn phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật chuyên ngành về công chứng, đăng ký, nên cần kiểm tra quy định chuyên ngành và khả năng hỗ trợ của cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?

Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, chỉ mọi hình thức ký bằng phương tiện điện tử. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử dùng công nghệ mã hóa và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy.

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc từ năm 2026 không?

Không bắt buộc. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026 khuyến khích sử dụng, hai bên tự chọn hình thức giấy hoặc điện tử. Nếu làm điện tử thì từ 01/7/2026 phải dùng giải pháp kết nối được nền tảng hợp đồng lao động điện tử, và hợp đồng phải gửi lên nền tảng trong 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký để nhận mã định danh.

Chèn ảnh chữ ký vào file PDF có hợp lệ không?

Có thể được coi là một hình thức thể hiện ý chí, nhưng rất khó chứng minh khi có tranh chấp, vì khó chứng minh đúng người ký và nội dung không bị sửa. Với hợp đồng giá trị lớn nên dùng chữ ký số.

Hợp đồng điện tử lưu trữ thế nào?

Lưu ở hệ thống tập trung của doanh nghiệp, giữ nguyên định dạng gốc cùng dữ liệu xác thực chữ ký, phân quyền truy cập, và lưu theo thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. Không in ra giấy để lưu vì làm mất dữ liệu xác thực, và không để hợp đồng chỉ nằm trong hộp thư của một nhân viên.

Tổng kết

Ba điều cần nắm về hợp đồng điện tử:

Hợp đồng điện tử phải được lập và ký bằng phương tiện điện tử ngay từ đầu. Scan hợp đồng giấy không tạo ra hợp đồng điện tử.

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã bỏ danh sách loại trừ của luật 2005. Nhiều nguồn vẫn đang sao chép danh sách cũ, nhưng với giao dịch cần công chứng hay đăng ký thì vẫn phải kiểm tra pháp luật chuyên ngành.

Với hợp đồng giá trị lớn hoặc có khả năng tranh chấp, dùng chữ ký số và giải pháp có lưu vết đầy đủ. Chèn ảnh chữ ký vào file là cách phổ biến nhưng yếu nhất khi phải chứng minh.

Riêng hợp đồng lao động điện tử, không bắt buộc, nhưng nếu dùng thì từ 01/7/2026 phải kết nối nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp đang dùng phần mềm ký nên hỏi nhà cung cấp đã kết nối chưa.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và tham vấn ý kiến pháp lý với hợp đồng giá trị lớn hoặc giao dịch cần công chứng, đăng ký. Cần trao đổi về quản lý hợp đồng, liên hệ với Arito.