Cách làm hợp đồng điện tử: sáu bước và điều kiện có giá trị pháp lý

Hợp đồng điện tử không phải là hợp đồng giấy scan lại rồi gửi qua email. Đó là cách làm phổ biến nhất và cũng là cách không có giá trị chữ ký điện tử.

Bài viết đi qua ba điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị, sáu bước thực hiện, và những loại hợp đồng cần lưu ý riêng.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Văn bản	Nội dung	Hiệu lực
Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15	Thay Luật Giao dịch điện tử 2005. Bỏ toàn bộ các loại trừ của luật cũ. Điều 22 phân loại chữ ký điện tử	01/7/2024
Nghị định 23/2025/NĐ-CP (10/4/2025)	Chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy	2025
Bộ luật Lao động 2019, Điều 14	Hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản
Nghị định 337/2025/NĐ-CP	Hợp đồng lao động điện tử	01/01/2026
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 + Nghị định 356/2025	Xử lý dữ liệu cá nhân trong hợp đồng	01/01/2026

Thay đổi quan trọng nhất: Luật Giao dịch điện tử 2005 loại một số loại giao dịch ra khỏi phạm vi áp dụng. Luật 2023 không còn loại trừ nào, nên phạm vi giao dịch làm được bằng phương thức điện tử rộng hơn hẳn.

Ba điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý

Điều kiện	Nội dung	Hay sai ở đâu
1. Nội dung có thể truy cập và sử dụng được	Thông điệp dữ liệu toàn vẹn, mở ra đọc được, in ra được khi cần	Lưu ở định dạng mà vài năm sau không mở được
2. Có chữ ký điện tử hợp lệ của các bên	Chữ ký số công cộng với hợp đồng thương mại. Không phải ảnh chữ ký hay chữ ký scan	Đây là chỗ sai phổ biến nhất
3. Lưu trữ được và toàn vẹn	Giữ được bản gốc, chứng minh được nội dung không bị sửa sau khi ký	Chỉ lưu bản PDF không có chữ ký số

Về điều kiện 2, điều kiện hay sai nhất

Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 phân chữ ký điện tử thành ba loại theo phạm vi sử dụng: chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng, và chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Khoản 4 Điều 22 quy định các hình thức sau không phải là chữ ký điện tử:

Hình thức	Có giá trị chữ ký điện tử
Chữ ký scan, ảnh chữ ký chèn vào file	Không
Vẽ chữ ký bằng chuột rồi chèn vào hợp đồng	Không
Mật khẩu một lần (OTP)	Không
Tin nhắn SMS xác nhận	Không
Chữ ký số công cộng từ đơn vị được cấp phép	Có

Khoản 4 cũng quy định việc sử dụng các hình thức xác nhận trên được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan, nên trong một số lĩnh vực như ngân hàng chúng vẫn được dùng hợp pháp cho giao dịch của lĩnh vực đó.

Với hợp đồng thương mại giữa hai doanh nghiệp, cần chữ ký số công cộng.

Chi tiết về các loại chữ ký, xem bài cách tạo chữ ký điện tử.

Sáu bước làm hợp đồng điện tử

Bước	Việc làm	Lưu ý
1. Chuẩn bị chữ ký số	Cả hai bên phải có chữ ký số công cộng còn hiệu lực	Kiểm tra thời hạn chứng thư số trước khi bắt đầu, không phải lúc chuẩn bị ký
2. Soạn nội dung hợp đồng	Đầy đủ điều khoản như hợp đồng giấy, thêm điều khoản về phương thức giao kết điện tử	Nên ghi rõ hợp đồng được giao kết bằng phương thức điện tử và có giá trị như bản giấy
3. Thống nhất nội dung	Trao đổi, chỉnh sửa, chốt bản cuối	Giữ lại lịch sử trao đổi. Đây là bằng chứng về quá trình thỏa thuận
4. Ký số theo thứ tự	Từng bên ký bằng chữ ký số của mình	Ghi rõ thứ tự ký nếu hợp đồng yêu cầu. Người ký phải đúng thẩm quyền
5. Xác nhận và gửi bản đã ký đủ	Mỗi bên nhận bản có đủ chữ ký của các bên	Không chỉ nhận bản mình đã ký
6. Lưu trữ	Lưu file gốc có chữ ký số, không chỉ bản PDF in ra	Thời hạn theo loại hợp đồng và theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán nếu là chứng từ kế toán

Bước 1 hay bị làm sau và gây tắc. Phát hiện chứng thư số hết hạn vào lúc cần ký gấp là tình huống rất phổ biến.

Bước 4 cần chú ý thẩm quyền ký. Chữ ký số của người không có thẩm quyền ký hợp đồng thì hợp đồng vẫn có vấn đề, dù chữ ký số hợp lệ về kỹ thuật. Đây là điểm khác so với hợp đồng giấy: trên giấy còn có con dấu, còn chữ ký số thì gắn với một cá nhân hoặc một tổ chức cụ thể.

Bước 6 là bước hay bị bỏ nhất. In hợp đồng ra rồi lưu bản giấy, xóa file gốc, là làm mất toàn bộ giá trị chứng minh của chữ ký số.

Loại hợp đồng nào làm điện tử được

Sau khi Luật Giao dịch điện tử 2023 bỏ toàn bộ loại trừ, phạm vi rộng hơn trước nhiều.

Loại hợp đồng	Làm điện tử được	Lưu ý riêng
Hợp đồng mua bán hàng hóa	Được	Cần chữ ký số công cộng của cả hai bên
Hợp đồng dịch vụ, tư vấn	Được
Hợp đồng thuê, cho thuê tài sản	Được
Hợp đồng lao động	Được	Có quy định riêng, xem mục bên dưới
Hợp đồng có yếu tố nước ngoài	Được	Cần xem chữ ký điện tử nước ngoài có được công nhận theo quy định hay không
Hợp đồng liên quan bất động sản, thừa kế, giao dịch phải công chứng	Cần kiểm tra quy định chuyên ngành	Luật Giao dịch điện tử không còn loại trừ, nhưng pháp luật chuyên ngành có thể có yêu cầu riêng về công chứng, chứng thực

Nguyên tắc chung: Luật Giao dịch điện tử 2023 không loại trừ loại giao dịch nào, nhưng pháp luật chuyên ngành vẫn có thể quy định hình thức bắt buộc cho một số giao dịch. Với các giao dịch phải công chứng hoặc chứng thực, cần đối chiếu quy định chuyên ngành trước khi làm điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử

Nhóm có quy định riêng và mới nhất.

Nội dung	Quy định
Giá trị pháp lý	Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản
Văn bản hướng dẫn	Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/01/2026
Có bắt buộc không	Không bắt buộc. Doanh nghiệp vẫn được dùng hợp đồng giấy
Nền tảng của cơ quan quản lý	Dự kiến hoạt động từ 01/7/2026
Thông tư liên quan	Thông tư 08/2026/TT-BNV
Nghĩa vụ về mã định danh	Có yêu cầu về thời hạn tải dữ liệu lên, trong đó có mốc 24 giờ

Người duyệt bài cần đối chiếu chính văn Nghị định 337/2025 và Thông tư 08/2026/TT-BNV để xác nhận nội dung cụ thể của nghĩa vụ này, vì đây là quy định rất mới.

Xem thêm hợp đồng lao động điện tử là gì và quy trình ký hợp đồng lao động điện tử.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng

Nội dung mới từ 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

Hợp đồng điện tử chứa dữ liệu cá nhân: họ tên, số căn cước, địa chỉ, số điện thoại của người đại diện và của người lao động.

Ba việc nên rà lại:

Ai trong doanh nghiệp có quyền xem hợp đồng đã ký. Hợp đồng lao động là nhóm nhiều người không cần thấy.

Hợp đồng có bị gửi qua email cá nhân hoặc ứng dụng chat không. Đây là chỗ mất kiểm soát phổ biến nhất.

Nền tảng ký hợp đồng lưu dữ liệu ở đâu, và hợp đồng với nhà cung cấp nền tảng có điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân chưa.

Nội dung cụ thể về nghĩa vụ của bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu cần đối chiếu chính văn.

So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

	Hợp đồng giấy	Hợp đồng điện tử
Thời gian hoàn tất	Vài ngày đến vài tuần nếu khác tỉnh	Trong ngày
Chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho	Có	Không
Xác thực người ký	Chữ ký tay và con dấu	Chữ ký số gắn với chứng thư của một chủ thể cụ thể
Phát hiện sửa nội dung sau khi ký	Khó	Chữ ký số mất hiệu lực nếu nội dung bị sửa một ký tự
Tìm lại hợp đồng cũ	Phải tìm trong kho	Tra cứu theo nhiều tiêu chí
Rủi ro chính	Mất, cháy, ẩm mốc	Mất file gốc, chứng thư số hết hạn

Điểm mạnh thật của hợp đồng điện tử không phải nhanh hơn, mà là khả năng chứng minh toàn vẹn. Với hợp đồng giấy, sửa một con số rồi in lại là việc khó phát hiện. Với chữ ký số, nội dung bị sửa thì chữ ký mất hiệu lực ngay.

Bảy lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Scan hợp đồng giấy đã ký tay rồi gửi email, coi đó là hợp đồng điện tử	Không có chữ ký điện tử hợp lệ
Chèn ảnh chữ ký vào file rồi gửi cho đối tác	Không có giá trị chữ ký điện tử
In hợp đồng ra lưu giấy, xóa file gốc	Mất toàn bộ giá trị chứng minh của chữ ký số
Chỉ lưu bản PDF không kèm chữ ký số	Không chứng minh được tính toàn vẹn
Không kiểm tra thời hạn chứng thư số trước khi ký	Tắc vào lúc cần ký gấp
Người ký không đúng thẩm quyền	Hợp đồng có vấn đề dù chữ ký số hợp lệ về kỹ thuật
Chỉ nhận bản mình đã ký, không nhận bản có đủ chữ ký các bên	Không có bản hoàn chỉnh để đối chiếu khi tranh chấp

Ba lỗi đầu là ba lỗi phổ biến nhất và cùng một nguyên nhân: hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng dạng file, thay vì hợp đồng có chữ ký điện tử hợp lệ.

Quản lý hợp đồng điện tử trên hệ thống Arito

Hợp đồng chỉ phát huy giá trị khi gắn với nghiệp vụ, không phải khi nằm trong thư mục.

Arito xử lý:

• Ký số trực tiếp trên hợp đồng trong hệ thống, không xuất file ra ký ngoài rồi tải lại
• Luồng duyệt nhiều cấp trước khi ký, phân quyền theo vai và hạn mức
• Gắn hợp đồng với đơn hàng, hóa đơn và công nợ phát sinh từ hợp đồng đó
• Lưu file gốc có chữ ký số, tra cứu theo đối tác, thời hạn, giá trị
• Cảnh báo trước khi chứng thư số hết hạn và trước khi hợp đồng đến hạn
• Lưu vết ai ký, ký lúc nào, phiên bản nào

Xem phần mềm hợp đồng điện tử hoặc hợp đồng kinh tế.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có, khi đáp ứng ba điều kiện: nội dung có thể truy cập và sử dụng được, có chữ ký điện tử hợp lệ của các bên, và lưu trữ được đảm bảo toàn vẹn.

Scan hợp đồng đã ký tay rồi gửi email có phải hợp đồng điện tử không?

Không. Theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh không phải chữ ký điện tử.

Cần loại chữ ký nào cho hợp đồng thương mại?

Chữ ký số công cộng, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép phát hành.

Hợp đồng nào không làm điện tử được?

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã bỏ toàn bộ các loại trừ của luật 2005. Tuy nhiên với giao dịch mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu công chứng hoặc chứng thực thì cần đối chiếu quy định chuyên ngành.

Hợp đồng lao động có làm điện tử được không?

Được. Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Nghị định 337/2025/NĐ-CP hướng dẫn, hiệu lực từ 01/01/2026, và không bắt buộc doanh nghiệp phải dùng.

Lưu hợp đồng điện tử thế nào?

Lưu file gốc có chữ ký số. In ra lưu bản giấy rồi xóa file gốc là làm mất giá trị chứng minh của chữ ký số.

Chứng thư số hết hạn thì hợp đồng đã ký có còn giá trị không?

Hợp đồng đã ký khi chứng thư còn hiệu lực vẫn giữ giá trị. Nhưng chứng thư hết hạn thì không ký được hợp đồng mới, nên cần theo dõi và gia hạn trước.

Tổng kết

Ba điều quyết định:

Hợp đồng điện tử không phải hợp đồng dạng file. Điểm quyết định là chữ ký điện tử hợp lệ, và ảnh chữ ký hay chữ ký scan không đạt.

Phạm vi đã rộng hơn từ 01/7/2024. Luật Giao dịch điện tử 2023 bỏ toàn bộ loại trừ của luật 2005, nhưng pháp luật chuyên ngành vẫn có thể yêu cầu hình thức riêng.

Lưu file gốc, không lưu bản in. Đây là lỗi làm mất toàn bộ giá trị của việc ký số.

Nội dung mang tính tham khảo. Nghị định 337/2025 về hợp đồng lao động điện tử và Nghị định 23/2025 về chữ ký điện tử cần đối chiếu chính văn.

Bài viết liên quan

• Hợp đồng điện tử là gì
• Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử
• Cách tạo chữ ký điện tử
• Hợp đồng lao động điện tử là gì
• Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử
• Phần mềm hợp đồng điện tử