Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Chức năng đối với doanh nghiệp

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một công cụ đắc lực giúp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ HRMS, doanh nghiệp có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên xuất sắc, góp phần quan trọng vào sự thành công bền vững. Hãy cùng Arito  khám phá chi tiết về các chức năng và tính năng thiết yếu mà một hệ thống quản lý nhân sự cần có qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resource Management System) là một ứng dụng phần mềm chuyên dụng để lưu trữ thông tin nhân viên và hỗ trợ các chức năng nhân sự như chấm công, tính lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, và nhiều hơn nữa.

HRMS giúp ban lãnh đạo và nhà quản lý nhân sự thực hiện các chức năng nhân sự một cách hiệu quả. Do đó, đối tượng sử dụng chính của hệ thống này là ban lãnh đạo và đội ngũ HR của công ty. Hệ thống quản lý nhân sự giúp HR quản lý nhân viên xuyên suốt các giai đoạn trong vòng đời làm việc của họ, từ khi tuyển dụng cho đến khi nghỉ hưu.

Xem thêm: 12 phần mềm quản lý tuyển dụng được tin dùng nhất [2024]

2. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa HRIS (Hệ thống Thông tin Quản lý Nhân sự) và HRMS (Hệ thống Quản lý Nhân sự):

Tiêu chí	HRIS (Human Resource Information System)	HRMS (Human Resource Management System)
Mục đích	Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên	Quản lý toàn diện các chức năng nhân sự
Chức năng chính	Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý thông tin cá nhân, theo dõi các hồ sơ cần thiết (như bảo hiểm, hợp đồng,…)	Tích hợp chức năng của HRIS và thêm các chức năng nâng cao như quản lý chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và quản lý tài năng
Phạm vi sử dụng	Thường chỉ sử dụng cho các chức năng cơ bản của quản lý nhân sự	Sử dụng cho các hoạt động nhân sự toàn diện, từ quản lý hồ sơ đến hỗ trợ phát triển và duy trì nhân tài
Đối tượng sử dụng	Nhân viên HR, quản lý cấp trung	Ban lãnh đạo, quản lý nhân sự, toàn bộ tổ chức
Tính năng bổ sung	Thường không có hoặc rất ít	Có nhiều tính năng bổ sung như phân tích dữ liệu nhân sự, lập kế hoạch nguồn nhân lực, quản lý hiệu suất và lợi ích nhân viên
Mức độ tích hợp	Thường không tích hợp với các hệ thống khác	Thường tích hợp với nhiều hệ thống khác như hệ thống tài chính, quản lý dự án, và quản lý chuỗi cung ứng
Khả năng báo cáo	Báo cáo cơ bản về thông tin nhân viên	Báo cáo chi tiết và phân tích về tất cả các khía cạnh nhân sự
Chi phí	Thường thấp hơn do ít tính năng hơn	Thường cao hơn do tính năng toàn diện và tích hợp nhiều hệ thống

Bảng này tóm tắt sự khác biệt chính giữa HRIS và HRMS, giúp bạn hiểu rõ hơn về mục đích, chức năng và ứng dụng của từng hệ thống trong quản lý nhân sự.

3. Hệ thống quản lý nhân sự cần có chức năng gì?

3.1 Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự

Quản lý nhân sự bằng HRMS giúp công ty thiết lập quy trình tuyển dụng và đào tạo một cách khoa học và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng hỗ trợ của hệ thống như đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng lúc và lọc CV ứng viên theo các tiêu chí cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và tuyển dụng những nhân viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu nhân lực của mình.

3.2 Kiểm soát đơn từ xin phép

HRMS cung cấp các biểu mẫu xin phép đa dạng trên hệ thống, giúp quản lý đơn từ của toàn bộ nhân lực một cách hiệu quả. Các mẫu đơn này được tự động hóa hoàn toàn, đảm bảo tính chính xác và lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống, hạn chế nguy cơ sai sót hoặc thất lạc đơn xin phép.

3.3 Ghi nhận chấm công

Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp chức năng chấm công thông minh, hiển thị đầy đủ giờ làm việc thực tế và mức lương tương ứng mỗi ngày. Điều này giúp người lao động theo dõi sát sao bảng lương của mình trong suốt tháng làm việc, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ kế toán khi thống kê công và tính lương vào cuối tháng.

>>> 17+ bảng chấm công được nhiều HR sử dụng nhất hiện nay

3.4 Tính lương tự động

Dựa trên bảng chấm công được ghi nhận, nền tảng quản lý nhân sự được lập trình để tính lương tự động, giúp giảm chi phí thuê kế toán và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình tính lương nhân viên. Tiền lương sẽ được chuyển vào tài khoản của người lao động đúng hạn mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.

>>> 10 phần mềm tính lương hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

3.5 Cập nhật thông tin doanh nghiệp cho nhân sự

Hệ thống sẽ tự động cập nhật đầy đủ thông tin quan trọng đến nhân sự mà không cần họ phải tải về bộ nhớ cá nhân. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật trên phần mềm và sẽ ngay lập tức gửi thông báo đến nhân viên nếu có thông tin mới. Điều này giúp nhân viên luôn nắm bắt được mọi thông tin quan trọng về doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn.

3.6 Thiết lập quy trình làm việc

Quy trình làm việc được chuẩn hóa thông qua hệ thống nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập và quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Nếu ứng viên đủ điều kiện để làm việc tại doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin về quy trình làm việc, giúp người mới hiểu rõ hơn về chu trình vận hành của doanh nghiệp.

3.7 Đánh giá hiệu suất làm việc

Việc sử dụng công cụ HRMS để quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá chất lượng công việc và hiệu suất lao động của từng nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh và khen thưởng phù hợp để thúc đẩy tinh thần cống hiến của nhân viên.

3.8 Báo cáo và phân tích kết quả

Sau quá trình phân tích thông tin, phần mềm quản lý nhân sự sẽ cung cấp báo cáo kết quả một cách nhanh chóng cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh, thay đổi khi cần thiết. Nhờ đó, quy trình quản lý nhân sự tại công ty trở nên chặt chẽ hơn và mang lại hiệu quả cao.

4. Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp có thể bao gồm những điểm sau:

1. Xác định, đánh giá nguồn lực có sẵn của tổ chức: Phải xác định rõ những thách thức, nhu cầu và mục tiêu về lực lượng lao động lớn nhất của tổ chức.
2. Xác định rõ đối tượng sử dụng hệ thống: Đây bao gồm các đại diện từ nhân sự, CNTT và tài chính, cũng như các quản lý bộ phận và nhân viên sẽ sử dụng phần mềm.
3. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Phải liệt kê những yếu tố quan trọng đối với tổ chức trong một hệ thống phần mềm nhân sự, bao gồm các yêu cầu công nghệ và các vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như nhu cầu tuân thủ quốc tế.
4. Xác định các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của tổ chức: Sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau, từ báo cáo đến trao đổi với các công ty khác, để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu hẹp nó xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp cận để biết thêm thông tin.
5. Xem các bản demo sản phẩm: Đây là cách tốt nhất để đánh giá khả năng của mô-đun hoặc tính năng sản phẩm. Mỗi nhà cung cấp sẽ có một bản demo sản phẩm cụ thể thể hiện được rõ ràng nhất mọi tính năng của sản phẩm để từ đó doanh nghiệp có thể xác định được sản phẩm có phù hợp với yêu cầu của tổ chức hay không.

5. Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động như thế nào?

HRMS sử dụng công nghệ tự động hóa kỹ thuật số để tổ chức và hiển thị mọi dữ liệu liên quan đến ứng viên một cách chi tiết. Hệ thống cũng đặt mức độ bảo mật cao, đảm bảo mỗi người dùng có một tài khoản riêng với nhiều bước xác minh để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Bên cạnh đó, HRMS cung cấp tính năng hạn chế truy cập thông tin cụ thể bằng cách sử dụng phân đoạn. Mọi thay đổi thông tin được lưu trữ theo thời gian thực, giúp quản lý thông tin hiệu quả. Người dùng có thể tự nhập thông tin một cách chủ động mà không cần phải chờ đợi hệ thống.

Trong quá trình xây dựng, HRMS đã tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau như ký tài liệu, lên lịch họp, và tính lương để cung cấp một trải nghiệm toàn diện nhất cho doanh nghiệp.

6. Lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà người dùng sẽ nhận được khi sử dụng HRMS:

1. Tăng hiệu quả: HRMS cung cấp các tính năng tự phục vụ và tự động hóa, giúp điều chỉnh nhân sự và công việc một cách dễ dàng, từ việc lập hồ sơ đến quản lý dữ liệu.
2. Quyết định hoạch định lực lượng: Hệ thống cung cấp dữ liệu tuyển dụng và phân tích cụ thể, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
3. Khả năng giữ chân nhân viên: HRMS giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý công việc một cách phù hợp với từng nhân viên, tạo điều kiện làm việc ý nghĩa và gắn bó lâu dài.
4. Tuyển dụng hiệu quả: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), HRMS giúp doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Biên độ sai số nhỏ: Mặc dù không thể tránh khỏi sai sót, nhưng HRMS được đánh giá có biên độ sai số nhỏ nhất trong thị trường hiện nay, giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý nhân sự.

7. Tại sao hệ thống quản lý nhân sự HRMS lại quan trọng?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vì nó cho phép công ty bắt kịp với tiến độ làm việc. Bằng cách sử dụng HRMS, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Điều này giúp họ cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và giữ chân nhân tài cho công ty.

HRMS không chỉ giúp tổ chức tổ chức thông tin và quản lý nhân sự một cách hiệu quả mà còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo để hỗ trợ quyết định chiến lược. Nó cũng tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp mạnh mẽ giữa các bộ phận trong tổ chức. Điều này cũng đóng góp vào việc tăng cường sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Nhờ vào những lợi ích này, HRMS trở thành một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.

8. Những xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Tự động hóa quy trình quản lý:

Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để tự động hóa và thực hiện mọi công việc đã được lập trình sẵn một cách hiệu quả nhất. Hầu hết các doanh nghiệp hiện đang sử dụng các ứng dụng quản lý với tính năng tự động hóa để tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.

Ứng dụng công nghệ AI:

Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trong hệ thống quản lý nhân sự, giúp quá trình quản lý diễn ra tự động và đảm bảo hiệu quả cao. Điều này giúp giảm bớt các vấn đề thất thoát thông tin nhờ sở hữu công nghệ AI tiên tiến và vượt trội.

Tính năng quản lý từ xa:

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép các công ty theo dõi tiến độ làm việc và hiệu suất lao động của nhân viên từ xa. Điều này đặc biệt hữu ích trong mô hình làm việc kết hợp giữa nhà và văn phòng, giúp quản lý nhân sự hiệu quả hơn và giảm bớt gánh nặng trong vận hành.

Có thể thấy rằng, phần mềm quản lý nhân sự đã được cải tiến và nâng cấp để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tình hình lao động. Tuy nhiên, vẫn có nhiều doanh nghiệp cần một nền tảng uy tín để quản lý nhân sự hiệu quả hơn, và phần mềm quản lý nhân sự ACheckin là một lựa chọn thông minh cho họ.

9. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự Arito Solutions

Arito Solutions đã phát triển phần mềm quản lý nhân sự Arito Solutions được đánh giá cao bởi khả năng cung cấp đầy đủ tính năng quản lý thông minh, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng. Hệ thống này cho phép quản lý nhân sự từ xa, quản lý bán hàng, và quản lý dữ liệu thông tin, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình lao động và thực hiện những thay đổi phù hợp và hiệu quả nhất.

Hệ thống quản lý nhân sự của Arito Solutions hỗ trợ nhiều hình thức chấm công thông minh như AI, mã QR, định vị, wifi, và chấm công từ xa. Điều này đảm bảo tối ưu hóa quyền lợi cho nhân viên, đảm bảo họ được công nhận đúng mức đóng góp và nhận được tiền lương xứng đáng với thành quả lao động của mình.

Arito Solutions cung cấp các phần mềm quản lý nhân lực sẵn có và cũng có thể tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng mọi doanh nghiệp đều có thể tự mình lập kế hoạch và kiểm soát tình hình lao động tại công ty một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Khách hàng có thể yên tâm về chất lượng của các sản phẩm phần mềm quản lý của chúng tôi, vì chúng đều được trang bị công nghệ tiên tiến và cam kết mang lại sự hài lòng cho mọi doanh nghiệp.

Chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm với chính sách bảo hành lâu dài, giúp doanh nghiệp tin tưởng vào chất lượng và dịch vụ của chúng tôi. Nếu bạn cần sử dụng phần mềm quản lý cao cấp của Arito Solutions, hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ đặt hàng nhanh chóng.