Giới thiệu các phân hệ của ERP quan trọng với doanh nghiệp

Các phân hệ của ERP là những nhóm tính năng được thiết kế chuyên biệt với các chức năng và dữ liệu khác nhau, nhằm hỗ trợ quá trình quản lý tại các bộ phận hoặc lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ tập trung vào một lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp và được tích hợp chặt chẽ với nhau. Trong bài viết hôm nay, Arito sẽ giúp bạn khám phá chi tiết về các phân hệ ERP.

Tham khảo thêm: ERP là gì? Ứng dụng của phần mềm ERP trong doanh nghiệp

1. Các phân hệ phổ biến của ERP

Phân hệ ERP (ERP Module) là những nhóm tính năng quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, được thiết kế để phục vụ các yêu cầu quản lý của từng bộ phận hoặc lĩnh vực chuyên môn khác nhau.

Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, mức độ phức tạp và các tính năng của từng phân hệ ERP có thể khác nhau. Dưới đây là 8 phân hệ ERP cơ bản mà bạn cần biết:

1.1. Phân hệ Quản lý tài chính kế toán 

Phân hệ tài chính kế toán là một trong những phân hệ cốt lõi của hệ thống ERP, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ này cung cấp giải pháp toàn diện để tự động hóa các quy trình kế toán, nâng cao hiệu suất và độ chính xác trong quản lý tài chính.

Để đáp ứng nhu cầu phức tạp của các bộ phận, phân hệ quản lý tài chính kế toán có thể được chia thành 9 thành phần nhỏ như sau:

• Kế toán tổng hợp
• Kế toán phải trả
• Kế toán phải thu
• Kế toán ngân hàng
• Thiết lập và kiểm soát ngân sách
• Quản lý tài sản cố định
• Quản lý quỹ
• Quản lý chiều phân tích và trung tâm chi phí
• Giao dịch nội bộ

Phân hệ Quản lý Tài chính Kế toán được xem như “xương sống” của mọi doanh nghiệp.

1.2. Phân hệ Quản lý sản xuất Phân hệ 

Quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và đảm bảo công suất máy móc cũng như sự sẵn có của nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Phân hệ này cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ sản xuất và đảm bảo hàng hóa được sản xuất theo đúng lịch trình hoạch định.

Ngoài ra, phần mềm quản lý sản xuất còn có thể dự đoán và cảnh báo lỗi, giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục các sự cố để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. Các tính năng chính bao gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất
• Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu
• Điều phối nguồn lực sản xuất
• Quản lý phân xưởng và nhà máy
• Quản lý lệnh sản xuất
• Khai báo công thức và định mức nguyên liệu
• Khai báo dây chuyền sản xuất
• Tính giá thành sản phẩm

1.3. Phân hệ Quản lý bán hàng 

Phân hệ Quản lý bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đẩy mạnh hoạt động bán hàng một cách hiệu quả. Phân hệ này giúp chuẩn hóa các quy trình bán hàng, xác định nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chất lượng, đàm phán giá cả và tạo đơn đặt hàng.

Người quản lý có thể giám sát toàn bộ hoạt động bán hàng thông qua các biểu đồ báo cáo trực quan, kiểm soát tình hình bán hàng theo thời gian thực. Quản lý bán hàng hiệu quả còn giúp tối ưu hóa mức tồn kho, tiết kiệm không gian lưu trữ và giảm chi phí đầu vào. Một số tính năng chính bao gồm:

• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin, theo dõi lịch sử giao dịch, phân loại khách hàng tiềm năng.
• Quản lý đơn hàng: Tạo, theo dõi, cập nhật trạng thái đơn hàng.
• Quản lý báo giá: Tạo, gửi báo giá cho khách hàng.
• Quản lý kênh phân phối: Theo dõi hiệu quả bán hàng qua từng kênh phân phối.
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi lịch trình, báo cáo hiệu quả hoạt động của nhân viên bán hàng.
• Báo cáo bán hàng: Cung cấp các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả bán hàng.

1.4. Phân hệ Quản lý hàng tồn kho 

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng, tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu và đảm bảo độ chính xác cao.

Phân hệ này có thể tích hợp nhiều công nghệ quản lý tồn kho thông minh, giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu việc nhập liệu thủ công. Với chỉ một lần quét mã vạch hoặc QR code, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin về hàng hóa, đồng thời kết nối với các phần mềm liên quan để thực hiện các thủ tục xuất/nhập kho một cách nhanh chóng.

Một số tính năng chính bao gồm:

• Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa dựa trên nhu cầu bán hàng và khả năng sản xuất
• Ghi nhận và theo dõi các hoạt động nhập xuất kho hàng hóa
• Theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho theo từng loại và từng kho
• Phân loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí: chủng loại, kích thước, màu sắc, giá trị, …
• Phân tích dữ liệu để ra quyết định quản lý tồn kho hiệu quả
• Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho

Phân hệ Quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.

1.5. Phân hệ Quản lý vận chuyển

Phân hệ Quản lý vận chuyển tối ưu hóa các quy trình từ nhà cung cấp đến sản xuất và phân phối, đảm bảo kết nối mạch lạc trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Quản lý vận tải là một trong những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa, từ nhà cung cấp nhỏ đến nhà cung cấp lớn, nhà sản xuất, nhà phân phối và cuối cùng là nhà bán lẻ hoặc khách hàng.

Các quy trình liên quan đến sản phẩm như trả lại, đổi hàng hoặc hoàn tiền cũng có thể được quản lý thông qua phân hệ này.

Phân hệ Quản lý vận chuyển giúp quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến hàng hóa.

1.6. Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) 

Việc xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng là điều quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, triển khai phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong hệ thống ERP là cần thiết.

Phân hệ CRM cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý mối quan hệ với khách hàng, từ thông tin liên hệ đến chiến lược tiếp thị, giúp doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

1.7. Phân hệ Quản lý nhân sự 

Phân hệ Quản lý nhân sự là nơi lưu trữ thông tin chi tiết về lực lượng lao động của doanh nghiệp, bao gồm thông tin tuyển dụng, hợp đồng lao động, quản lý chấm công, tính lương,…

Phân hệ này giúp quản lý theo dõi giờ làm việc, năng suất của nhân viên, đồng thời theo dõi số ngày nghỉ phép có lương hoặc không lương. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ thông tin cần thiết.

Phân hệ Quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.

1.8. Phân hệ Quản lý dự án 

Phân hệ Quản lý dự án cải thiện việc quản lý dự án bằng các công cụ trực quan để theo dõi lịch trình, ngân sách và tài nguyên.

Phân hệ này cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều dự án cùng lúc, phân bổ tài nguyên dễ dàng và quản lý ngân sách hiệu quả hơn, từ đó tăng doanh số và cải thiện lòng trung thành của khách hàng.

Các tính năng chính bao gồm:

• Lập kế hoạch tổng thể cho dự án
• Tổ chức phân bổ nguồn lực
• Quản lý dự án
• Lập báo cáo tiến độ theo quy trình
• Tổng hợp kết quả làm việc
• Thống kê chi phí dự án

2. Các phân hệ cốt lõi trong hệ thống ERP 

Những phân hệ cốt lõi trong hệ thống ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có năm phân hệ cơ bản được xem là nền tảng cho mọi hệ thống ERP hiệu quả:

• Quản lý tài chính/kế toán: Được coi là trái tim của ERP, module này theo dõi tất cả thông tin và báo cáo tài chính quan trọng.
• Quản lý bán hàng (CRM): Đây là phân hệ phổ biến vì mọi doanh nghiệp đều có khách hàng và đơn hàng cần quản lý.
• Quản lý hàng tồn kho và Quản lý chuỗi cung ứng: Rất cần thiết cho các doanh nghiệp sản xuất.
• Quản lý nhân sự: Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và lớn.
• Quản lý sản xuất: Không thể thiếu cho các doanh nghiệp sản xuất.

3. Tầm quan trọng của việc lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với doanh nghiệp 

Để tối ưu hóa quá trình vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh, việc lựa chọn phân hệ ERP phù hợp là rất quan trọng.

• Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp: Để lựa chọn phân hệ ERP phù hợp, bạn cần xác định rõ những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm ngành nghề hoạt động, quy mô doanh nghiệp và mục tiêu phát triển trong tương lai.
• Khả năng tùy chỉnh và mở rộng: Một phân hệ ERP phù hợp cần có khả năng tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng được nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian.
• Tích hợp dữ liệu: Các phân hệ ERP phải có khả năng tích hợp dữ liệu một cách mượt mà, đảm bảo thông tin được chia sẻ giữa các bộ phận và phòng ban một cách dễ dàng.
• Độ tin cậy và bảo mật: Khi lựa chọn phân hệ ERP, bạn cần đặc biệt quan tâm đến tính tin cậy và bảo mật của hệ thống, đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ an toàn.

4. Kết luận 

Các phân hệ của ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ về các phân hệ cơ bản và cốt lõi của ERP, bạn có thể dễ dàng lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình, từ đó đạt được những kết quả kinh doanh vượt trội.